The post has been translated automatically. Original language: Russian
10 Tasks that I stopped Doing Manually thanks to AI
When I first tried ChatGPT, it seemed to me that artificial intelligence is something like a Swiss knife: it can do anything, but it's not always clear why you need it.
At first, like many people, I asked him random questions, asked him to write congratulations and checked how "smart" he was. But the real effect came later, when I started using AI not for the sake of AI itself, but to solve specific work tasks.
That's when I realized one important thing.:
AI has not replaced my work. He helped me stop wasting time on things that used to take hours.
In recent months, I've noticed that there are tasks that I've practically stopped doing manually.
Here is my personal list.
1. Preparation of memos and official letters ✍️
Earlier:
- I opened old documents;
- I was looking for similar formulations;
- I rewrote the text several times;
- I was coordinating the structure.
⏱ Time: 30-60 minutes
Now:
I use ChatGPT and Claude to prepare the first draft.
I describe the situation, attach the source documents and receive a structured text, which I then refine for a specific task.
⏱ Time: 5-15 minutes
Conclusion:
You don't have to write from scratch if you can edit a high-quality draft.
2. Analysis of contracts and voluminous documents 📄
Earlier:
- I read the entire document;
- I wrote out the risks manually;
- I compared the editorial offices.
⏱ Time: 1-3 hours
Now:
I upload the documents to Claude and ask:
- Highlight key commitments;
- show disputed points;
- prepare a comparison table.
⏱ Time: 15-30 minutes
Conclusion:
AI speeds up the analysis, but does not remove responsibility for the final decision.
3. Preparation of presentations 📊
Earlier:
The most difficult part was not the animation, but the search for the logic of the narrative.
Where to begin? Which blocks should I select? What should I remove?
⏱ Time: 2-4 hours
Now:
I use ChatGPT and Claude to build the structure:
- purpose;
- problems;
- decisions;
- conclusions.
⏱ Time: 20-40 minutes
Conclusion:
The most valuable help of AI is the structuring of thoughts.
4. Search for information in multiple sources 🔍
Earlier:
I opened dozens of tabs and tried to put together the big picture.
⏱ Time: 1-2 hours
Now:
I use:
- ChatGPT;
- Claude;
- NotebookLM.
They help you quickly compare data and highlight the main thing.
⏱ Time: 20-30 minutes
Conclusion:
Information is no longer in short supply. Attention has become a deficit.
5. Creation of training materials 🎓
Earlier:
The instructions looked like a 30-page PDF that no one had read.
⏱ Time: several days
Now:
Using Claude and Cursor, I create:
- interactive instructions;
- HTML courses;
- tests;
- certificates.
⏱ Time: several hours
Conclusion:
Training should be convenient, not just mandatory.
6. Preparation of tests and attestations 📝
Earlier:
Coming up with good questions was more difficult than checking the answers.
⏱ Time: 3-4 hours
Now:
AI helps:
- form questions;
- create response options;
- prepare error analysis.
⏱ Time: 30-40 minutes
Conclusion:
A good test tests comprehension, not memory.
7. Generating scripts and templates
Earlier:
I started over every time.
⏱ Time loss: constant
Now:
I've got my own library.:
- promtov;
- templates;
- instructions.
AI helps to develop it.
Conclusion:
Repetitive tasks like standardization.
8. Working with large amounts of data
Earlier:
Pivot tables, manual sorting, endless checks.
⏱ Time: hours
Now:
AI helps:
- structure the data;
- Look for patterns;
- find errors;
- suggest visualization methods.
⏱ Time: several times less
Conclusion:
Data is useful only when conclusions can be drawn from it.
9. Preparation of publications and posts 💬
Earlier:
The hardest part was getting started.
⏱ Time: 1-2 hours
Now:
AI helps:
- come up with a structure;
- suggest headline options;
- improve the readability of the text.
⏱ Time: 20-30 minutes
Conclusion:
Editing is much easier than writing from scratch.
10. Brainstorming and searching for ideas 💡
Earlier:
If the idea didn't come right away, you had to postpone the task.
Now:
I use AI as an interlocutor.
He helps:
- to look at the problem from a different angle;
- suggest alternative approaches;
- check the weak points of the idea.
Conclusion:
Sometimes the best way to come up with a good idea is to hear ten bad ones first.
What AI has not yet been able to replace for me
Despite all the advantages, there are things that still remain an exclusively human area of responsibility.
AI has not replaced me.:
- management decision-making;
- understanding the internal context of the company;
- responsibility for the result;
- negotiations and live communication;
- professional intuition;
- a final fact check.
AI remains an assistant, not a full-fledged substitute for human expertise.
Unexpected conclusion
When I first started using AI, it seemed to me that its main value was the speed of creating texts.
But over time, it turned out that this was not the case at all.
The most valuable thing is the opportunity to free up time for tasks where a person is really needed: analysis, decision—making, communication and strategic thinking.
AI hasn't made me any less busy.
But he made my employment more meaningful.
Instead of a conclusion
The introduction of AI does not require a large-scale digital transformation.
It is not necessary to automate everything at once.
It is enough to choose one repetitive task and try to solve it in a new way.
Perhaps it will give you back that extra hour a day that is so lacking.
And then you'll be surprised how many processes can be rethought.
And what tasks have you stopped doing manually thanks to AI?
Which automation has given you the greatest effect?
If you had to leave only one AI tool, which one would you choose and why?
10 задач, которые я перестал делать вручную благодаря ИИ
Когда я впервые попробовал ChatGPT, мне казалось, что искусственный интеллект — это что-то вроде швейцарского ножа: умеет всё, но не всегда понятно, зачем это нужно именно тебе.
Первое время я, как и многие, задавал ему случайные вопросы, просил написать поздравления и проверял, насколько он «умный». Но настоящий эффект появился позже — когда я начал использовать ИИ не ради самого ИИ, а для решения конкретных рабочих задач.
Именно тогда я понял одну важную вещь:
ИИ не заменил мою работу. Он помог перестать тратить время на то, что раньше отнимало часы.
За последние месяцы я заметил, что есть задачи, которые я практически перестал выполнять вручную.
Вот мой личный список.
1. Подготовка служебных записок и официальных писем ✍️
Раньше:
- открывал старые документы;
- искал похожие формулировки;
- по несколько раз переписывал текст;
- согласовывал структуру.
⏱ Время: 30–60 минут
Сейчас:
Использую ChatGPT и Claude для подготовки первого черновика.
Я описываю ситуацию, прикладываю исходные документы и получаю структурированный текст, который затем дорабатываю под конкретную задачу.
⏱ Время: 5–15 минут
Вывод:
Не обязательно писать с нуля, если можно редактировать качественный черновик.
2. Анализ договоров и объемных документов 📄
Раньше:
- читал документ целиком;
- вручную выписывал риски;
- сравнивал редакции.
⏱ Время: 1–3 часа
Сейчас:
Загружаю документы в Claude и прошу:
- выделить ключевые обязательства;
- показать спорные пункты;
- подготовить сравнительную таблицу.
⏱ Время: 15–30 минут
Вывод:
ИИ ускоряет анализ, но не снимает ответственность за итоговое решение.
3. Подготовка презентаций 📊
Раньше:
Самой сложной частью была не анимация, а поиск логики повествования.
С чего начать? Какие блоки выделить? Что убрать?
⏱ Время: 2–4 часа
Сейчас:
Использую ChatGPT и Claude для построения структуры:
- цель;
- проблемы;
- решения;
- выводы.
⏱ Время: 20–40 минут
Вывод:
Самая ценная помощь ИИ — структурирование мыслей.
4. Поиск информации в нескольких источниках 🔍
Раньше:
Открывал десятки вкладок и пытался собрать общую картину.
⏱ Время: 1–2 часа
Сейчас:
Использую:
- ChatGPT;
- Claude;
- NotebookLM.
Они помогают быстро сопоставлять данные и выделять главное.
⏱ Время: 20–30 минут
Вывод:
Информация перестала быть дефицитом. Дефицитом стало внимание.
5. Создание обучающих материалов 🎓
Раньше:
Инструкции выглядели как PDF на 30 страниц, которые никто не читал.
⏱ Время: несколько дней
Сейчас:
С помощью Claude и Cursor создаю:
- интерактивные инструкции;
- HTML-курсы;
- тесты;
- сертификаты.
⏱ Время: несколько часов
Вывод:
Обучение должно быть удобным, а не просто обязательным.
6. Подготовка тестов и аттестаций 📝
Раньше:
Придумывать хорошие вопросы было сложнее, чем проверять ответы.
⏱ Время: 3–4 часа
Сейчас:
ИИ помогает:
- формировать вопросы;
- создавать варианты ответов;
- готовить разбор ошибок.
⏱ Время: 30–40 минут
Вывод:
Хороший тест проверяет понимание, а не память.
7. Генерация промтов и шаблонов 🤖
Раньше:
Каждый раз начинал заново.
⏱ Потери времени: постоянные
Сейчас:
У меня появилась собственная библиотека:
- промтов;
- шаблонов;
- инструкций.
ИИ помогает её развивать.
Вывод:
Повторяющиеся задачи любят стандартизацию.
8. Работа с большими объемами данных 📈
Раньше:
Сводные таблицы, ручная сортировка, бесконечные проверки.
⏱ Время: часы
Сейчас:
ИИ помогает:
- структурировать данные;
- искать закономерности;
- находить ошибки;
- предлагать способы визуализации.
⏱ Время: в разы меньше
Вывод:
Данные полезны только тогда, когда из них можно сделать выводы.
9. Подготовка публикаций и постов 💬
Раньше:
Самым сложным было начать.
⏱ Время: 1–2 часа
Сейчас:
ИИ помогает:
- придумать структуру;
- предложить варианты заголовков;
- улучшить читаемость текста.
⏱ Время: 20–30 минут
Вывод:
Редактировать гораздо легче, чем писать с чистого листа.
10. Мозговой штурм и поиск идей 💡
Раньше:
Если идея не приходила сразу, приходилось откладывать задачу.
Сейчас:
Использую ИИ как собеседника.
Он помогает:
- посмотреть на проблему под другим углом;
- предложить альтернативные подходы;
- проверить слабые места идеи.
Вывод:
Иногда лучший способ придумать хорошую идею — сначала услышать десять плохих.
Что ИИ пока не смог у меня заменить
Несмотря на все преимущества, есть вещи, которые по-прежнему остаются исключительно человеческой зоной ответственности.
ИИ не заменил мне:
- принятие управленческих решений;
- понимание внутреннего контекста компании;
- ответственность за результат;
- переговоры и живое общение;
- профессиональную интуицию;
- окончательную проверку фактов.
ИИ остаётся помощником, а не полноценной заменой экспертизы человека.
Неожиданный вывод
Когда я только начинал использовать ИИ, мне казалось, что его главная ценность — скорость создания текстов.
Но со временем оказалось, что дело совсем не в этом.
Самое ценное — возможность высвободить время для задач, где действительно нужен человек: анализа, принятия решений, общения и стратегического мышления.
ИИ не сделал меня менее занятым.
Но он сделал мою занятость более осмысленной.
Вместо заключения
Внедрение ИИ не требует масштабной цифровой трансформации.
Не обязательно автоматизировать всё сразу.
Достаточно выбрать одну повторяющуюся задачу и попробовать решить её по-новому.
Возможно, именно она вернёт вам тот самый дополнительный час в день, которого так не хватает.
А дальше вы сами удивитесь, насколько много процессов можно переосмыслить.
❓ А какие задачи вы уже перестали делать вручную благодаря ИИ?
❓ Какая автоматизация дала вам наибольший эффект?
❓ Если бы вам пришлось оставить только один AI-инструмент, какой бы вы выбрали и почему?