The post has been translated automatically. Original language: Russian
Sometimes the best way to speed up your work is to stop doing unnecessary work.
In recent months, I've been coming across an interesting thought more and more often.
We talk a lot about AI, automation, digitalization, and efficiency improvement.
Automate it. Hurry up. Optimize it. Remove manual labor.
And it really works.
But one day I caught myself asking:
Does everything that can be automated really need to be automated?
The more I think about it, the more interesting the answer becomes.
Sometimes the problem is not that the work is done manually.
Let's imagine a typical situation.
The employee receives the information.
Transfers it to a single table.
Then some of this information is transferred to another one.
After that, he prepares the document.
Sends it for approval.
Receives several comments.
Makes changes.
Sends it again.
And so on in a circle.
The first wish will probably be obvious now.:
"Let's automate this!"
But I would ask another question first.:
"Why do we need all these actions at all?"
Perhaps the two tables appeared because it was once convenient.
It's possible that almost no one uses a report that takes several hours to prepare.
Perhaps information is transferred between systems several times simply because no one thought to combine the processes.
Or perhaps the approval goes through five people, although the decision is actually made by one.
And then an interesting situation turns out.
We can spend time and money automating an inefficient process.
And eventually get it...
an automated inefficient process.
Pain No. 1 — "We've always done this"
I think this is one of the strongest reasons why processes rarely change.
To the question:
"Why are we doing this?"
You can often hear:
"It's customary."
Or:
"We've always done that."
Or:
"It was done before my time."
There's nothing unusual about that.
When a person works with one process for a long time, he ceases to perceive it as something that can be changed.
He just knows the sequence of actions.
Opened.
Copied it.
Inserted it.
I checked it out.
Sent.
He repeated it.
And after a while, it's hard to figure out where the really necessary work is and where it's just a habit.
Pain No. 2 — constant copying of information
Another familiar situation is when the same information appears in multiple places.
Table.
Letter.
Report.
Presentation.
Another table.
And somewhere there must be a person who must make sure that the numbers match everywhere.
This is where AI and automation can really help.
But again, the question arises:
And why is the same information stored in five places at all?
Maybe it would be more correct to change the very structure of the work?
Pain No. 3 — Reports for the sake of reports
Another topic that I find very interesting.
Sometimes we create reports because there needs to be a report.
Not because someone really uses this information to make decisions.
It turns out a strange chain:
a person collects data → another person checks → someone draws up → the supervisor receives → the document is saved.
And then the next month begins.
And everything repeats itself.
Here, automation can reduce labor costs.
But it's even more interesting to ask:
"And if you stop making this report altogether, will anyone notice?"
If the answer is "no", it's possible that the problem is solved much easier.
Pain #4 — Too many approvals
There is another process that is familiar to many:
"Send it for approval."
Sent.
You're waiting.
Reminded me.
I sent it again.
Received a comment.
Fixed it.
I sent it again.
Then it turned out that the person who was supposed to approve the document was on vacation.
And the process starts all over again.
You can automate notifications.
You can set up routes.
Electronic approval can be done.
But sometimes it's worth starting with another question.:
"Do all five people really need to coordinate this document?"
Automation is not an end in itself
I think that's where the important difference comes in.
The goal of automation is not to make a person perform fewer clicks.
The goal is to make the useful result appear faster, easier and with fewer errors.
And sometimes the best way to achieve this is not to automate an existing process.
And change it or remove it altogether.
I like a simple sequence.:
1. Remove the excess.
2. Simplify what is needed.
3. And only then automate it.
Perhaps, after the first two steps, only a few actions will remain from the big process.
And automating them will already be much easier.
And where is the AI here?
This is where it gets especially interesting for me.
AI can be used not only for writing text, creating images, or searching for information.
You can try to describe the workflow to him.:
"This is what our work looks like now. Here are the actions we perform. Where are the extra steps here? What can be simplified? What can be automated?"
Of course, AI doesn't know all the specifics of a particular organization.
And his suggestions should definitely be checked.
But sometimes a fresh look from the outside helps to see what we are already used to.
And perhaps this is one of the interesting roles of AI.:
it is not necessary to do the work instead of the person, but to help the person ask the right questions about their work.
And now I'm really interested in your opinion.
I am not writing these articles as an automation expert.
I myself am in the process of studying and experimenting.
That's why I'm particularly interested in hearing the real-life experiences of people from different companies and fields.
Write one thing in the comments.:
Which workflow annoys you the most with its pointless routine?
For example:
- constantly copy data from one table to another;
- make the same report every month;
- collect signatures and approvals;
- search for the desired file among hundreds of documents;
- reply to identical emails;
- manually transfer information between systems;
- prepare identical documents;
- check something several times.
You can even do it without the company name and specific details.
Just write:
"We have a process where we have to ________".
It is interesting for me to collect such examples myself.
Perhaps there is a person among the comments who has already solved just such a problem.
Or maybe we'll find out together that some processes don't need to be automated at all — it's time to just stop doing them.
And which process in your work would you cancel first if you got the right to change only one thing tomorrow?
Иногда лучший способ ускорить работу — перестать делать лишнюю работу.
В последние месяцы я всё чаще сталкиваюсь с одной интересной мыслью.
Мы много говорим об AI, автоматизации, цифровизации, повышении эффективности.
Автоматизируй. Ускоряй. Оптимизируй. Убирай ручной труд.
И это действительно работает.
Но однажды я поймал себя на вопросе:
А обязательно ли всё, что можно автоматизировать, действительно нужно автоматизировать?
Чем больше я об этом думаю, тем интереснее становится ответ.
Иногда проблема не в том, что работа выполняется вручную
Представим обычную ситуацию.
Сотрудник получает информацию.
Переносит её в одну таблицу.
Потом часть этой информации переносит в другую.
После этого готовит документ.
Отправляет его на согласование.
Получает несколько комментариев.
Вносит изменения.
Отправляет снова.
И так по кругу.
Первое желание сейчас, наверное, будет очевидным:
«Давайте это автоматизируем!»
Но я бы сначала задал другой вопрос:
«А зачем нам вообще нужны все эти действия?»
Возможно, две таблицы появились потому, что когда-то так было удобно.
Возможно, отчет, который готовится несколько часов, практически никто не использует.
Возможно, информация несколько раз переносится между системами просто потому, что никто не подумал объединить процессы.
А возможно, согласование проходит через пять человек, хотя решение фактически принимает один.
И тогда получается интересная ситуация.
Мы можем потратить время и деньги на автоматизацию неэффективного процесса.
И в итоге получить...
автоматизированный неэффективный процесс.
Боль №1 — «Мы всегда так делали»
Мне кажется, это одна из самых сильных причин, почему процессы редко меняются.
На вопрос:
«Почему мы делаем именно так?»
часто можно услышать:
«Так принято».
Или:
«Мы всегда так делали».
Или:
«Так было сделано еще до меня».
В этом нет ничего необычного.
Когда человек долго работает с одним процессом, он перестает воспринимать его как что-то, что можно изменить.
Он просто знает последовательность действий.
Открыл.
Скопировал.
Вставил.
Проверил.
Отправил.
Повторил.
И через некоторое время уже сложно понять, где здесь действительно необходимая работа, а где просто привычка.
Боль №2 — постоянное копирование информации
Еще одна знакомая ситуация — когда одна и та же информация появляется в нескольких местах.
Таблица.
Письмо.
Отчет.
Презентация.
Еще одна таблица.
И где-то обязательно находится человек, который должен следить, чтобы цифры везде совпадали.
Здесь AI и автоматизация действительно могут помочь.
Но опять возникает вопрос:
А почему одна и та же информация вообще хранится в пяти местах?
Может быть, правильнее изменить саму структуру работы?
Боль №3 — отчеты ради отчетов
Еще одна тема, которая мне кажется очень интересной.
Иногда мы создаем отчеты, потому что отчет должен быть.
Не потому что кто-то действительно использует эту информацию для принятия решений.
Получается странная цепочка:
человек собирает данные → другой человек проверяет → кто-то оформляет → руководитель получает → документ сохраняется.
А потом начинается следующий месяц.
И всё повторяется.
Здесь автоматизация может сократить трудозатраты.
Но еще интереснее спросить:
«А если этот отчет вообще перестать делать — кто-нибудь заметит?»
Если ответ «нет», возможно, проблема решается гораздо проще.
Боль №4 — слишком много согласований
Есть еще один процесс, который знаком многим:
«Отправьте на согласование».
Отправил.
Ждешь.
Напомнил.
Еще раз отправил.
Получил комментарий.
Исправил.
Снова отправил.
Потом выяснилось, что человек, который должен был согласовать документ, в отпуске.
И процесс начинается заново.
Можно автоматизировать уведомления.
Можно настроить маршруты.
Можно сделать электронное согласование.
Но иногда стоит начать с другого вопроса:
«А всем ли пяти людям действительно нужно согласовывать этот документ?»
Автоматизация — не самоцель
Мне кажется, здесь и появляется важное различие.
Цель автоматизации — не сделать так, чтобы человек выполнял меньше кликов.
Цель — сделать так, чтобы полезный результат появлялся быстрее, проще и с меньшим количеством ошибок.
А иногда лучший способ добиться этого — не автоматизировать существующий процесс.
А изменить или вообще убрать его.
Мне нравится простая последовательность:
1. Убрать лишнее.
2. Упростить необходимое.
3. И только потом автоматизировать.
Возможно, после первых двух шагов от большого процесса останется всего несколько действий.
И автоматизировать их уже будет намного проще.
А где здесь AI?
Вот здесь для меня становится особенно интересно.
AI можно использовать не только для написания текста, создания изображений или поиска информации.
Можно попробовать описать ему рабочий процесс:
«Вот как сейчас выглядит наша работа. Вот какие действия мы выполняем. Где здесь есть лишние шаги? Что можно упростить? Что можно автоматизировать?»
Конечно, AI не знает всех особенностей конкретной организации.
И его предложения обязательно нужно проверять.
Но иногда свежий взгляд со стороны помогает увидеть то, к чему мы уже привыкли.
И, возможно, в этом одна из интересных ролей AI:
не обязательно делать работу вместо человека, а помогать человеку задавать правильные вопросы о своей работе.
А теперь мне действительно интересно ваше мнение
Я пишу эти статьи не как эксперт по автоматизации.
Я сам нахожусь в процессе изучения и экспериментов.
Поэтому здесь мне особенно интересно услышать реальный опыт людей из разных компаний и сфер.
Напишите в комментариях одну вещь:
Какой рабочий процесс больше всего раздражает вас своей бессмысленной рутиной?
Например:
- постоянно копировать данные из одной таблицы в другую;
- делать один и тот же отчет каждый месяц;
- собирать подписи и согласования;
- искать нужный файл среди сотен документов;
- отвечать на одинаковые письма;
- вручную переносить информацию между системами;
- готовить одинаковые документы;
- что-то проверять по нескольку раз.
Можно даже без названия компании и конкретных деталей.
Просто напишите:
«У нас есть процесс, где приходится ________».
Мне самому интересно собрать такие примеры.
Возможно, среди комментариев найдется человек, который уже решил именно такую проблему.
А возможно, мы вместе обнаружим, что некоторые процессы вообще не нужно автоматизировать — их пора просто перестать делать.
А какой процесс в вашей работе вы бы отменили первым, если бы завтра получили право изменить только одну вещь?
Share
