The post has been translated automatically. Original language: Russian
Rubus is a cloud-based pharmacy automation system that helps companies keep inventory records, monitor sales and balances, manage purchases, and analyze business performance. One of the tools of the ABC-XYZ system is assortment analysis
When a company works with hundreds or thousands of product lines, it becomes more and more difficult to manage the assortment based on experience alone.
Which products make up the bulk of sales? What positions do you need to keep available at all times? Which products are selling steadily, and which are difficult to predict the demand for?
With a small assortment, these issues can be solved manually. But as the number of products increases, analyzing each item takes more and more time, and the likelihood of errors increases.
Analytical tools are used to systematize the product range. One of them is ABC-XYZ analysis.
It allows you to look at the assortment from two sides at once.:
- ABC analysis shows the product's contribution to the overall result;
- XYZ analysis shows the stability of demand for the product.
Together, these indicators help you navigate the product range faster, plan purchases, and make decisions based on the data.
What is ABC analysis?
ABC analysis is based on the Pareto principle: a relatively small part of the objects often forms a significant part of the overall result.
In relation to the product range, products are divided into three groups depending on their contribution to the selected indicator, for example, the number of sales or the volume of sales.
A - positions that form the largest share of the result.
B - positions with an average contribution.
C - positions whose share in the total result is relatively small.
It is important to understand that belonging to category C does not in itself mean that the product must be excluded from the range.
For example, it could be:
- recently added position;
- seasonal goods;
- a product with a rare but important demand;
- the item required for the completeness of the product range.
Therefore, ABC analysis should be used as a tool for assortment segmentation, and the final decision should be made taking into account the specifics of a particular business.
How is ABC analysis calculated?
For the analysis, you need to select the period and the indicator by which the products will be compared.
For example:
- Number of sales;
- the amount of sales.
After that, its share in the total result is calculated for each item.
The products are sorted from a higher value to a lower value, and then the cumulative share is calculated.
One of the common classification options is as follows:
| Class | Cumulative share |
| A | up to about 70-80% |
| B | the next 15-20% |
| C | the remaining part |
The company can determine the specific boundaries independently, depending on the specifics of the business.
Let's take a simplified example of the number of sales:
| Product Name | Number of sales | Percentage of the total, % | Cumulative, % | Class |
| Product 1 | 55 | 19 | 19 | But |
| Product 2 | 50 | 18 | 37 | B |
| Product 3 | 45 | 16 | 53 | B |
| Product 4 | 35 | 12 | 65 | B |
| Product 5 | 30 | 11 | 75 | B |
| Product 6 | 25 | 9 | 84 | C |
| Product 7 | 20 | 7 | 91 | C |
| Product 8 | 15 | 5 | 96 | C |
| Product 9 | 10 | 4 | 100 | C |
In this example, the first positions form the majority of all sales and require increased attention when planning purchases.
In Rubus, the analysis can be performed on several indicators, so one product item can receive different categories depending on the selected criterion.
What is XYZ analysis?
If ABC analysis answers the question "how significant is this product?", then XYZ analysis helps answer another question.:
"How stable is it selling?"
XYZ analysis divides goods into three groups depending on the stability of their movement.
X - stable demand. Sales are relatively uniform, so the need for a product is easier to predict.
Y - demand is changing more strongly. Seasonality, stocks, or other factors may be affected.
Z -demand is unstable, so predicting future demand is more difficult.
At the same time, the result must also be considered in context.
For example, unstable sales may occur not because of a lack of demand, but because the product was periodically out of stock.
How XYZ analysis is calculated
To calculate it, you need to look at the sales of each position for separate time periods, for example, by month.
Three main indicators are used:
The average value is the average number of product sales for the selected periods.
Standard deviation - shows how much the individual values differ from the average.
Coefficient of variation (CV) is the ratio of the standard deviation to the average value, expressed as a percentage.
Formula:
CV = standard deviation / mean × 100%
The lower the coefficient of variation, the more stable the sales.
The following ranges are used for classification: up to 10% is a stable indicator, from 10% to 50% is moderate, and from 50% and above is unstable.
Accordingly:
| Class | Coefficient of variation |
| X | up to 10% |
| Y | from 10% to 50% |
| Z | from 50% |
| Product Name | January | February | March | The average value | Standard deviation | CV,% | Class |
| Product 1 | 0 | 0 | 1 | 0,33 | 0,47 | 141 | Z |
| Product 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | X |
| Product 3 | 2 | 1 | 3 | 2 | 0,82 | 41 | Y |
| Product 4 | 0 | 5 | 0 | 1,67 | 2,36 | 141 | Z |
The example clearly shows that the product has 2 sales that are completely stable: the same amount is sold every month.
Product 4 has the opposite situation: sales change dramatically from month to month, so the item belongs to category Z.
What does combining ABC and XYZ do?
The combination of two types of analysis is of the greatest practical value.
As a result, each product item receives a characteristic in two directions at once: its importance for sales and the stability of demand.
For example:
AX is a significant position with stable demand.
AY is a significant position, the demand for which is changing.
AZ is a significant position with unstable demand.
BX, BY, and BZ are medium-value products with varying sales stability.
CX, CY, CZ are positions with a relatively small share in the total result and varying demand predictability.
If several ABC analyses are performed simultaneously in Rubus, for example, separately by number and volume of sales, the final designation may contain additional letters.
How to use ABC-XYZ analysis in practice
The report itself does not make a decision for the user. His task is to help you quickly determine which positions need to be given attention.
Procurement planning
For products with a large contribution to sales and stable demand, it is easier to calculate the required quantity of goods for the next period.
This helps to avoid both shortages and excess inventory.
Formation of an insurance reserve
For the most important products, missing a position in the sale can mean lost sales.
ABC-XYZ analysis helps to identify positions for which it is especially important to maintain a sufficient balance.
Dealing with unstable goods
Category Z, a reason to further understand the causes of instability.
For example:
- seasonality;
- absence of the product from the supplier;
- periodic availability defects;
- marketing campaigns;
- single large sales.
That is, instability in itself is not a reason to exclude a product from the range.
Product range optimization
The analysis allows you to identify positions that require special attention.
For one group, it may be necessary to increase the stock, for another to review the frequency of purchases, and for the third to figure out why the product is practically not involved in sales.
Budget planning
If an organization understands which goods are sold regularly and how stable their demand is, it becomes easier to plan future purchases and allocate working capital.
It is the planning of purchases, insurance inventory, work with individual product groups and budgeting that is the main scenario for applying the report.
ABC-XYZ analysis in Rubus
You can perform such an analysis yourself, for example in Excel.
However, with an assortment of several thousand items, it is necessary to regularly collect data, calculate indicators, sort products, and update the classification.
In Rubus, ABC-XYZ analysis is formed based on the data accumulated in the system on the movement of goods.
The user does not need to manually calculate the indicators for each position. The finished report allows you to segment the product range and use the information obtained when:
- sales analysis;
- procurement planning;
- inventory control;
- finding positions that require attention;
- budget planning.
ABC-XYZ analysis does not replace a specialist and should not be used as an automatic command to buy or exclude a certain product.
This is a tool that allows you to process a large amount of information faster and make decisions based not only on the subjective perception of the assortment, but also on the data.
Conclusion
The larger the range, the more difficult it is to analyze each item manually.
ABC analysis helps to understand the contribution of the product to the overall result, XYZ analysis helps to assess the stability of demand, and using them together allows you to get a more complete picture of the range movement.
For businesses, this means the ability to quickly find important positions, monitor the availability of goods, plan purchases, and pay attention to exactly those product groups where necessary.
In Rubus, ABC-XYZ analysis is available as a ready-made report, so the user does not need to independently collect data and perform calculations for each item.
Rubus это облачная система автоматизации торговли в аптеках, которая помогает компаниям вести товарный учёт, контролировать продажи и остатки, работать с закупками и анализировать показатели бизнеса. Один из инструментов системы ABC-XYZ-анализ ассортимента
Когда компания работает с сотнями или тысячами товарных позиций, управлять ассортиментом только на основании опыта становится всё сложнее.
Какие товары формируют основную часть продаж? Какие позиции необходимо постоянно поддерживать в наличии? Какие товары продаются стабильно, а спрос на какие сложно прогнозировать?
При небольшом ассортименте эти вопросы можно решать вручную. Но по мере роста количества товаров анализ каждой позиции требует всё больше времени, а вероятность ошибок возрастает.
Для систематизации ассортимента используются аналитические инструменты. Один из них ABC-XYZ-анализ.
Он позволяет посмотреть на ассортимент сразу с двух сторон:
- ABC-анализ показывает вклад товара в общий результат;
- XYZ-анализ показывает стабильность спроса на товар.
Вместе эти показатели помогают быстрее ориентироваться в ассортименте, планировать закупки и принимать решения на основании данных.
Что такое ABC-анализ
В основе ABC-анализа лежит принцип Парето: относительно небольшая часть объектов часто формирует значительную часть общего результата.
Применительно к ассортименту товары разделяются на три группы в зависимости от их вклада в выбранный показатель - например, количество продаж или объём продаж.
A - позиции, формирующие наибольшую долю результата.
B - позиции со средним вкладом.
C - позиции, доля которых в общем результате относительно невелика.
Важно понимать, что принадлежность товара к категории C сама по себе не означает, что товар необходимо исключить из ассортимента.
Например, это может быть:
- недавно добавленная позиция;
- сезонный товар;
- товар с редким, но важным спросом;
- позиция, необходимая для полноты ассортимента.
Поэтому ABC-анализ следует использовать как инструмент для сегментации ассортимента, а окончательное решение принимать с учётом особенностей конкретного бизнеса.
Как рассчитывается ABC-анализ
Для анализа необходимо выбрать период и показатель, по которому будут сравниваться товары.
Например:
- количество продаж;
- сумма продаж.
После этого для каждой товарной позиции рассчитывается её доля в общем результате.
Товары сортируются от большего значения к меньшему, а затем рассчитывается накопительная доля.
Один из распространённых вариантов классификации выглядит следующим образом:
| Класс | Накопительная доля |
| A | примерно до 70–80% |
| B | следующие 15–20% |
| C | оставшаяся часть |
Конкретные границы компания может определять самостоятельно в зависимости от особенностей бизнеса.
Рассмотрим упрощённый пример по количеству продаж:
| Наименование товара | Количество продаж | Доля от общего, % | Накопительный, % | Класс |
| Товар 1 | 55 | 19 | 19 | А |
| Товар 2 | 50 | 18 | 37 | B |
| Товар 3 | 45 | 16 | 53 | B |
| Товар 4 | 35 | 12 | 65 | B |
| Товар 5 | 30 | 11 | 75 | B |
| Товар 6 | 25 | 9 | 84 | C |
| Товар 7 | 20 | 7 | 91 | C |
| Товар 8 | 15 | 5 | 96 | C |
| Товар 9 | 10 | 4 | 100 | C |
В таком примере первые позиции формируют большую часть всех продаж и требуют повышенного внимания при планировании закупок.
В Rubus анализ может выполняться по нескольким показателям, поэтому одна товарная позиция может получить разные категории в зависимости от выбранного критерия.
Что такое XYZ-анализ
Если ABC-анализ отвечает на вопрос «насколько значим этот товар?», то XYZ-анализ помогает ответить на другой вопрос:
«Насколько стабильно он продаётся?»
XYZ-анализ разделяет товары на три группы в зависимости от стабильности их движения.
X - стабильный спрос. Продажи относительно равномерны, поэтому потребность в товаре проще прогнозировать.
Y - спрос изменяется сильнее. Возможно влияние сезонности, акций или других факторов.
Z - спрос нестабилен, поэтому прогнозировать будущую потребность сложнее.
При этом результат также необходимо рассматривать в контексте.
Например, нестабильные продажи могут возникнуть не из-за отсутствия спроса, а из-за того, что товар периодически отсутствовал в наличии.
Как рассчитывается XYZ-анализ
Для расчёта необходимо посмотреть продажи каждой позиции по отдельным временным периодам, например, по месяцам.
Используются три основных показателя:
Среднее значение - среднее количество продаж товара за выбранные периоды.
Стандартное отклонение - показывает, насколько сильно отдельные значения отличаются от среднего.
Коэффициент вариации (CV) - отношение стандартного отклонения к среднему значению, выраженное в процентах.
Формула:
CV = стандартное отклонение / среднее значение × 100%
Чем меньше коэффициент вариации, тем стабильнее продажи.
Для классификации используются следующие диапазоны: до 10% - стабильный показатель, от 10% до 50% - умеренный, от 50% и выше - нестабильный.
Соответственно:
| Класс | Коэффициент вариации |
| X | до 10% |
| Y | от 10% до 50% |
| Z | от 50% |
| Наименование товара | Январь | Февраль | Март | Среднее значение | Стандартное отклонение | CV,% | Класс |
| Товар 1 | 0 | 0 | 1 | 0,33 | 0,47 | 141 | Z |
| Товар 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | X |
| Товар 3 | 2 | 1 | 3 | 2 | 0,82 | 41 | Y |
| Товар 4 | 0 | 5 | 0 | 1,67 | 2,36 | 141 | Z |
На примере хорошо видно, что у товара 2 продажи полностью стабильны: каждый месяц продаётся одинаковое количество.
У товара 4 ситуация противоположная: продажи резко меняются от месяца к месяцу, поэтому позиция относится к категории Z.
Что даёт объединение ABC и XYZ
Наибольшую практическую ценность представляет объединение двух видов анализа.
В результате каждая товарная позиция получает характеристику сразу по двум направлениям: её значимость для продаж и стабильность спроса.
Например:
AX - значимая позиция со стабильным спросом.
AY - значимая позиция, спрос на которую меняется.
AZ - значимая позиция с нестабильным спросом.
BX, BY, BZ - товары средней значимости с различной стабильностью продаж.
CX, CY, CZ - позиции с относительно небольшой долей в общем результате и разной предсказуемостью спроса.
Если в Rubus одновременно проводится несколько ABC-анализов, например, отдельно по количеству и объёму продаж, итоговое обозначение может содержать дополнительные буквы.
Как использовать ABC-XYZ-анализ на практике
Сам по себе отчёт не принимает решение за пользователя. Его задача помочь быстрее определить, каким позициям необходимо уделить внимание.
Планирование закупок
Для товаров с большим вкладом в продажи и стабильным спросом проще рассчитать необходимое количество товара на следующий период.
Это помогает избежать как дефицита, так и избыточного запаса.
Формирование страхового запаса
Для наиболее значимых товаров отсутствие позиции в продаже может означать потерянные продажи.
ABC-XYZ-анализ помогает определить позиции, для которых особенно важно поддерживать достаточный остаток.
Работа с нестабильными товарами
Категория Z, повод дополнительно разобраться в причинах нестабильности.
Например:
- сезонность;
- отсутствие товара у поставщика;
- периодические дефекты наличия;
- маркетинговые акции;
- единичные крупные продажи.
То есть нестабильность сама по себе не является причиной исключать товар из ассортимента.
Оптимизация ассортимента
Анализ позволяет выделить позиции, которые требуют отдельного внимания.
Для одной группы может потребоваться увеличить запас, для другой пересмотреть частоту закупки, а для третьей разобраться, почему товар практически не участвует в продажах.
Планирование бюджета
Если организация понимает, какие товары продаются регулярно и насколько стабилен их спрос, становится проще планировать будущие закупки и распределять оборотные средства.
Именно планирование закупок, страхового запаса, работа с отдельными товарными группами и бюджетирование основной сценарий применения отчёта.
ABC-XYZ-анализ в Rubus
Провести такой анализ можно самостоятельно, например в Excel.
Однако при ассортименте в несколько тысяч позиций необходимо регулярно собирать данные, рассчитывать показатели, сортировать товары и обновлять классификацию.
В Rubus ABC-XYZ-анализ формируется на основании накопленных в системе данных о движении товаров.
Пользователю не требуется вручную рассчитывать показатели для каждой позиции. Готовый отчёт позволяет сегментировать ассортимент и использовать полученную информацию при:
- анализе продаж;
- планировании закупок;
- контроле товарных запасов;
- поиске позиций, требующих внимания;
- планировании бюджета.
ABC-XYZ-анализ при этом не заменяет специалиста и не должен использоваться как автоматическая команда купить или исключить определённый товар.
Это инструмент, который позволяет быстрее обработать большой объём информации и принимать решения, опираясь не только на субъективное восприятие ассортимента, но и на данные.
Вывод
Чем больше ассортимент, тем сложнее анализировать каждую товарную позицию вручную.
ABC-анализ помогает понять вклад товара в общий результат, XYZ-анализ оценить стабильность спроса, а их совместное использование позволяет получить более полную картину движения ассортимента.
Для бизнеса это означает возможность быстрее находить важные позиции, контролировать наличие товаров, планировать закупки и уделять внимание именно тем группам ассортимента, где это необходимо.
В Rubus ABC-XYZ-анализ доступен в виде готового отчёта, поэтому пользователю не требуется самостоятельно собирать данные и выполнять расчёты для каждой товарной позиции.
Share
