The post has been translated automatically. Original language: Russian
AI consultant on WhatsApp with access to the account system: current balances, prices and consultations 24/7
It seems that an AI consultant for business today will not surprise anyone. There are more and more of them: someone connects ChatGPT to WhatsApp, someone makes Telegram bots, someone automates answers to standard questions.
But there is one problem!
Almost all such solutions know only what they have been told in advance.
They can beautifully maintain a dialogue, talk about the company, and answer questions from the instructions. But as soon as the customer asks for something really important for the purchase, the restrictions begin.
For example:
— Is this product in stock?
— What warehouse is it in now?
— What price is valid today?
— Is there a cheaper analogue?
— How much is left in the warehouse in Astana?
And that's where most AI assistants stop being useful.
It's not because they don't know how to communicate well.
That's because they don't have access to business data.
AI should work not with the price list, but with the accounting system.
This is exactly the task we have solved.
We have developed an AI consultant for WhatsApp that can access the company's account system directly and receive up-to-date information at the moment of communication with the client.
In other words, the AI is not responding to an Excel file that someone uploaded a week ago.
And not according to the PDF catalog.
He accesses the same data that company employees use every day.
Therefore, the client receives relevant information here and now.
For example, the AI may respond:
The Grundfos UPS 25-60 pump is available.
• Almaty — 12 pcs.
• Shymkent — 5 pcs.
• Retail price — 64,800 ₸.
• A separate price category is available for dealers.
In fact, AI becomes the first line of sales.
Three sources of knowledge instead of one
For AI to truly replace the first line of consultants, a language model alone is not enough.
Our solution uses three sources of information at once.
1. The company's operating rules
The first level is a kind of digital regulation.
We set AI communication rules, communication style, consultation sequence, restrictions, and scenarios for handling different situations.
In fact, these are the instructions that the best manager of the company uses.
Thanks to this, AI responds not just competently, but exactly the way it is accepted in a particular business.
2. The company's knowledge base
Not all customer questions are related to products.
Very often people ask:
- how many years has the company been operating;
- what are the terms of delivery;
- how to issue a guarantee;
- what payment methods are available;
- what services the company provides.
Instead of storing all this information inside the model, the AI, if necessary, accesses the corporate knowledge base through the MCP and receives only an up-to-date response.
If the information has changed, it is enough to update the knowledge base — there is no need to retrain the model.
3. Access to the commodity accounting system
This is where the main value of the solution lies.
During communication, the AI can learn in real time:
- remnants of goods;
- stock availability;
- current prices;
- different price categories;
- product features;
- articles;
product analogues.
In other words, AI does not work with a copy of the data, but with the accounting system itself.
This is what allows him to advise clients the way an experienced manager does.
AI does not replace managers. He gets them out of the routine.
Sometimes it seems that the introduction of AI is an attempt to replace employees.
In practice, the opposite happens.
Most of the managers' working time is spent on recurring issues.
Is there a product?
What is the price?
When can you deliver it?
What are the analogues?
AI takes on these tasks.
And when the client is ready to place an order, receive a commercial offer, or discuss individual terms, the dialog is automatically transmitted to the manager.
Moreover, the manager already gets a "warm" client who knows the assortment, has received answers to questions and is ready to move on.
Why WhatsApp?
WhatsApp has long been the main channel of communication with customers for most companies in Kazakhstan.
People don't want to install individual apps or sign up for new services.
They are more accustomed to just open WhatsApp and write to the company.
That's why we've made AI available where customers are already every day.
At the same time, the solution runs on its own server infrastructure, which allows it to safely integrate with the company's internal systems and build more complex automation scenarios.
Who is this solution for?
We see the greatest effect in companies with a large range of products.
These can be:
- building materials;
- engineering equipment;
- plumbing;
- electrical engineering;
- Wholesale suppliers;
- manufacturing enterprises;
- online stores;
- B2B distributors.
The larger the range and the more often customers ask questions about the availability and cost of goods, the more noticeable the effect of the introduction of an AI consultant becomes.
Instead of output
Over the past year, a huge number of AI bots have appeared.
But, in my opinion, the real next stage in the development of artificial intelligence for business is not the ability to conduct a beautiful dialogue. Modern models have already learned this.
The real value begins when AI gets access to corporate data and can work with it in real time. That's when he stops being just a chatbot and becomes a full-fledged digital employee who knows the company's products, sees current balances, understands prices, advises customers, and helps the sales department work faster and more efficiently.
AI-консультант в WhatsApp с доступом к учетной системе: актуальные остатки, цены и консультации 24/7
Кажется, что AI-консультант для бизнеса сегодня уже никого не удивит. Их появляется все больше: кто-то подключает ChatGPT к WhatsApp, кто-то делает Telegram-ботов, кто-то автоматизирует ответы на типовые вопросы.
Но есть одна проблема!
Практически все такие решения знают только то, что им заранее рассказали.
Они могут красиво поддержать диалог, рассказать о компании, ответить на вопросы из инструкции. Но как только клиент спрашивает что-то действительно важное для покупки, начинаются ограничения.
Например:
— Есть ли этот товар в наличии?
— На каком складе он сейчас лежит?
— Какая цена действует сегодня?
— А есть ли аналог дешевле?
— А сколько осталось на складе в Астане?
И вот здесь большинство AI-ассистентов перестают быть полезными.
Не потому что они плохо умеют общаться.
А потому что у них нет доступа к данным бизнеса.
AI должен работать не с прайс-листом, а с учетной системой
Именно эту задачу мы решили.
Мы разработали AI-консультанта для WhatsApp, который умеет обращаться напрямую к учетной системе компании и получать актуальную информацию в момент общения с клиентом.
То есть AI отвечает не по файлу Excel, который кто-то выгрузил неделю назад.
И не по PDF-каталогу.
Он обращается к тем же данным, которыми каждый день пользуются сотрудники компании.
Поэтому клиент получает актуальную информацию здесь и сейчас.
Например, AI может ответить:
Насос Grundfos UPS 25-60 есть в наличии.
• Алматы — 12 шт.
• Шымкент — 5 шт.
• Розничная цена — 64 800 ₸.
• Для дилеров доступна отдельная категория цен.
По сути, AI становится первой линией продаж.
Три источника знаний вместо одного
Чтобы AI действительно мог заменить первую линию консультантов, одной языковой модели недостаточно.
В нашем решении используются сразу три источника информации.
1. Правила работы компании
Первый уровень - это некий цифровой регламент.
Мы задаем AI правила общения, стиль коммуникации, последовательность консультации, ограничения и сценарии обработки разных ситуаций.
По сути, это инструкции, по которым работает лучший менеджер компании.
Благодаря этому AI отвечает не просто грамотно, а именно так, как принято в конкретном бизнесе.
2. База знаний компании
Не все вопросы клиентов связаны с товарами.
Очень часто спрашивают:
- сколько лет компания работает;
- какие условия доставки;
- как оформить гарантию;
- какие способы оплаты доступны;
- какие услуги оказывает компания.
Вместо того чтобы хранить всю эту информацию внутри модели, AI при необходимости обращается к корпоративной базе знаний через MCP и получает только актуальный ответ.
Если информация изменилась, достаточно обновить базу знаний — переобучать модель не нужно.
3. Доступ к товароучетной системе
Именно здесь находится главная ценность решения.
Во время общения AI может в режиме реального времени узнать:
- остатки товаров;
- наличие по складам;
- актуальные цены;
- разные категории цен;
- характеристики товара;
- артикулы;
аналоги продукции.
То есть AI работает не с копией данных, а с самой системой учета.
Именно это позволяет ему консультировать клиентов так, как это делает опытный менеджер.
AI не заменяет менеджеров. Он избавляет их от рутины.
Иногда складывается впечатление, что внедрение AI — это попытка заменить сотрудников.
На практике происходит наоборот.
Большая часть рабочего времени менеджеров уходит на повторяющиеся вопросы.
Есть ли товар?
Какая цена?
Когда сможете доставить?
Какие есть аналоги?
AI берет эти задачи на себя.
А когда клиент уже готов оформить заказ, получить коммерческое предложение или обсудить индивидуальные условия, диалог автоматически передается менеджеру.
Причем менеджер получает уже "теплого" клиента, который знает ассортимент, получил ответы на вопросы и готов двигаться дальше.
Почему именно WhatsApp
Для большинства компаний Казахстана WhatsApp давно стал основным каналом общения с клиентами.
Люди не хотят устанавливать отдельные приложения или регистрироваться на новых сервисах.
Им привычнее просто открыть WhatsApp и написать компании.
Именно поэтому мы сделали AI доступным там, где клиенты уже находятся каждый день.
При этом решение работает на собственной серверной инфраструктуре, что позволяет безопасно интегрировать его с внутренними системами компании и строить более сложные сценарии автоматизации.
Для кого это решение
Наибольший эффект мы видим в компаниях с большим ассортиментом товаров.
Это могут быть:
- строительные материалы;
- инженерное оборудование;
- сантехника;
- электротехника;
- оптовые поставщики;
- производственные предприятия;
- интернет-магазины;
- B2B-дистрибьюторы.
Чем больше ассортимент и чем чаще клиенты задают вопросы о наличии и стоимости товаров, тем заметнее становится эффект от внедрения AI-консультанта.
Вместо вывода
За последний год появилось огромное количество AI-ботов.
Но, на мой взгляд, настоящий следующий этап развития искусственного интеллекта для бизнеса - это не умение красиво вести диалог. Этому современные модели уже научились.
Настоящая ценность начинается тогда, когда AI получает доступ к корпоративным данным и может работать с ними в режиме реального времени. Именно тогда он перестает быть просто чат-ботом и становится полноценным цифровым сотрудником, который знает товары компании, видит актуальные остатки, понимает цены, консультирует клиентов и помогает отделу продаж работать быстрее и эффективнее.
