The post has been translated automatically. Original language: Russian
According to a study by the Central Asian Academic Research Center, about 70-80% of large organizations in Kazakhstan have already implemented digital infrastructure and use basic digital solutions. However, deeper automation of processes is developing much more slowly.
This means that digital tools have already become the norm. But with them came a new challenge — to make them faster, more transparent, and less dependent on manual work.
This is where artificial intelligence is increasingly being used.
AI takes over the routine
There are a lot of expectations around corporate AI. It often seems that his main tasks are to create texts, answer FAQ, or fully automate the work of employees.
Artificial intelligence shows the greatest effect where dozens of similar operations are repeated daily: registration of documents, their classification, information search, preparation of draft resolutions, control of execution.
It is these tasks that take time, but they practically do not require expert human involvement.
Where is it noticeable in daily work?
Incoming documents
Processing incoming correspondence is rarely considered a difficult task. But if dozens or hundreds of documents pass through the company every day, employees spend hours registering, determining the type of document, filling out cards and transferring materials further along the route.
AI is able to automatically classify a document, extract the necessary data, register it, and even prepare a draft resolution for the supervisor.
As a result, employees are less engaged in mechanical work, and the manager receives information that has already been prepared for decision-making.
Contractual work
The problem with contracts is rarely the agreement itself.
Much more often, difficulties arise later.:
which version is current?;
- which version is current?;
- who made the latest changes;
- where are the comments?;
- why has the approval stopped?;
- who is currently responsible for the next stage.
If the process is built in a single system, AI helps to reduce the number of manual actions, and the process itself remains transparent to all participants.
Financial documents
The value of automation when working with financial documents is particularly noticeable.
During an audit, audit, or preparation of a company's financial statements, it is important to quickly understand:
where is the document located;
- who approved it;
- when were the changes made?;
- whether all necessary actions have been completed.
When this information is collected manually, the organization loses time and increases the risk of errors.
Automation allows you to reduce the search time and speed up the passage of documents along approved routes.
What the business gets
In corporate processes, AI is beneficial because it saves employees from a large number of similar operations on a daily basis.
As a result, the company receives:
- reduction of document processing time;
- fewer manual actions and repetitive operations;
- more transparent processes;
- faster information search;
- the opportunity for managers to devote more time to management rather than operational control.
How it is implemented in practice
Today, such scenarios are already becoming part of corporate platforms.
For example, in Directum EDMS+, artificial intelligence is integrated into the daily processes of working with documents: it helps to register incoming correspondence, classify documents, prepare draft resolutions and speed up the execution of standard operations.
At the same time, his task is not to replace a person, but to remove the routine, while retaining decision-making and control over the process for employees.
What about you?
Which operations still take up the most time for your team when working with documents?
Perhaps they will be the first candidates for automation using AI.
По данным исследования Central Asian Academic Research Center, около 70–80% крупных организаций Казахстана уже внедрили цифровую инфраструктуру и используют базовые цифровые решения. Однако более глубокая автоматизация процессов развивается значительно медленнее.
Это означает, что цифровые инструменты уже стали нормой. Но вместе с ними появилась новая задача — сделать их быстрее, прозрачнее и менее зависимыми от ручной работы.
Именно здесь всё чаще начинают использовать искусственный интеллект.
AI забирает рутину
Вокруг корпоративного AI много ожиданий. Часто кажется, что его главными задачами становятся создание текстов, отвечать на FAQ или полная автоматизация работы сотрудников.
Наибольший эффект искусственный интеллект показывает там, где ежедневно повторяются десятки однотипных операций: регистрация документов, их классификация, поиск информации, подготовка проектов резолюций, контроль исполнения.
Именно эти задачи отнимают время, но практически не требуют экспертного участия человека.
Где это заметно в ежедневной работе
Входящие документы
Обработка входящей корреспонденции редко считается сложной задачей. Но если ежедневно через компанию проходят десятки или сотни документов, сотрудники тратят часы на регистрацию, определение типа документа, заполнение карточек и передачу материалов дальше по маршруту.
AI способен автоматически классифицировать документ, извлечь необходимые данные, зарегистрировать его и даже подготовить проект резолюции для руководителя.
В результате сотрудники меньше занимаются механической работой, а руководитель получает уже подготовленную информацию для принятия решения.
Договорная работа
Проблема договоров редко заключается в самом согласовании.
Гораздо чаще сложности возникают позже:
какая версия является актуальной;
- какая версия является актуальной;
- кто внёс последние изменения;
- где находятся замечания;
- почему согласование остановилось;
- кто сейчас отвечает за следующий этап.
Если процесс выстроен в единой системе, AI помогает сократить количество ручных действий, а сам процесс остаётся прозрачным для всех участников.
Финансовые документы
Особенно заметна ценность автоматизации при работе с финансовыми документами.
Во время проверки, аудита или подготовки отчётности компании важно быстро понимать:
где находится документ;
- кто его согласовал;
- когда были внесены изменения;
- выполнены ли все необходимые действия.
Когда эта информация собирается вручную, организация теряет время и увеличивает риск ошибок.
Автоматизация позволяет сократить время поиска и ускорить прохождение документов по утверждённым маршрутам.
Что получает бизнес
В корпоративных процессах AI приносит пользу потому, что ежедневно избавляет сотрудников от большого количества однотипных операций.
В результате компания получает:
- сокращение времени обработки документов;
- меньше ручных действий и повторяющихся операций;
- более прозрачные процессы;
- более быстрый поиск информации;
- возможность руководителям уделять больше времени управлению, а не операционному контролю.
Как это реализовано на практике
Сегодня подобные сценарии уже становятся частью корпоративных платформ.
Например, в Directum СЭД+ искусственный интеллект встроен в повседневные процессы работы с документами: помогает регистрировать входящую корреспонденцию, классифицировать документы, готовить проекты резолюций и ускорять выполнение типовых операций.
При этом его задача не заменить человека, а убрать рутину, сохранив за сотрудниками принятие решений и контроль над процессом.
А как у вас?
Какие операции при работе с документами по-прежнему занимают у вашей команды больше всего времени?
Возможно, именно они станут первыми кандидатами на автоматизацию с помощью AI.
Share
