The post has been translated automatically. Original language: Russian
I I have been working in the field of business automation for 10 years. And here's what I realized: most of the company's problems are not in the program.
Over the years, I have seen dozens of companies that have tried to solve their problems by purchasing a new program.
The warehouse is not working — let's change the system.
Employees make mistakes, which means that the program is inconvenient.
The supervisor doesn't see the numbers — the program doesn't count correctly.
But very often the problem is in a completely different place, and there is another interesting point here. Very often, the company that maintains the system turns out to be the last one.
The employee speaks out loud to the supervisor:
— the program is not working;
— the system freezes constantly;
— We can't work properly because of the program.;
— support doesn't do anything, etc.
Director, Naturally, he listens to the employees and concludes: "The problem is with the service company and their program."
Complaints, calls, demands to fix something, or even talks about changing the program and supplier begin. But it's not always someone who tries to figure out the root cause, and that's where the fun begins.
Sometimes the phrase "the program is not working correctly" hides a completely different problem. In my practice, I have repeatedly encountered situations where the actions of employees themselves were hidden under the guise of a technical problem: manipulations with sales, refunds, write-offs, balances or other operations. And then a completely logical situation arises.:
if an employee commits fraud, the reporting really starts to show numbers that don't match the real picture of the business. Therefore, the program does not fix the bad process. She automates it. And if the process is set up incorrectly, automation sometimes just allows you to do the wrong things faster.
That is why auditing and analyzing the situation before changing the system is an extremely important stage. Because if you just change the program without understanding the reasons for the discrepancies, you can get a paradoxical result.:
the problem will remain, and the money will be spent on solving it.
Moreover, a company can spend significant funds on a new system, equipment, implementation, employee training, and data migration — and after a while face the same problem.
Therefore , before blaming the program or the service company, I always think it's right to go through several stages.:
check if the system is actually working incorrectly.;
check the settings;
analyze transactions and reports;
compare system data with actual balances and sales;
check user actions;
figure out at what stage the discrepancy occurs;
and only after that, make a conclusion about the cause of the problem.
Because the phrase "our program is not working" is not a diagnosis.
A manager should ask himself the question, what is really going on inside the business? And how does the process work?
And only after that it is worth deciding what exactly to change. A team or a program.
Я 10 лет работаю в сфере автоматизации бизнеса. И вот что я понял: большинство проблем компании — не в программе.
За эти годы я видел десятки компаний, которые пытались решить свои проблемы покупкой новой программы.
Не работает склад — давайте поменяем систему.
Сотрудники ошибаются — значит, программа неудобная.
Руководитель не видит цифры — программа не правильно считает.
Но очень часто проблема находится совсем в другом месте. И здесь есть ещё один интересный момент. Очень часто крайней оказывается компания, которая обслуживает систему
Сотрудника в голос говорят руководителю:
— программа не работает;
— система постоянно зависает;
— из-за программы мы не можем нормально работать;
— поддержка ничего не делает. и.т.д.
Руководитель, естественно, прислушивается к сотрудникам и делает вывод: «Проблема в обслуживающей компании и их программе».
Начинаются претензии, звонки, требования что-то исправить или даже разговоры о смене программы и поставщика. Но при этом далеко не всегда кто-то пытается разобраться в первопричине. И вот здесь начинается самое интересное.
Иногда за фразой «программа работает некорректно» скрывается совсем другая проблема. В моей практике неоднократно встречались ситуации, когда под видом технической проблемы скрывались действия самих сотрудников: манипуляции с продажами, возвратами, списаниями, остатками или другими операциями. И тогда возникает вполне закономерная ситуация:
если сотрудник совершает махинации, отчётность действительно начинает показывать цифры, которые не сходятся с реальной картиной бизнеса. Потому программа не исправляет плохой процесс. Она его автоматизирует. И если процесс выстроен неправильно, автоматизация иногда просто позволяет делать неправильные вещи быстрее.
Именно поэтому аудит и анализ ситуации до смены системы — крайне важный этап. Потому что если просто поменять программу, не разобравшись в причинах расхождений, можно получить парадоксальный результат:
проблема останется, а деньги на её решение будут потрачены.
Более того, компания может потратить значительные средства на новую систему, оборудование, внедрение, обучение сотрудников и перенос данных — а через некоторое время столкнуться с той же самой проблемой.
Поэтому перед тем, как обвинять программу или обслуживающую компанию, я всегда считаю правильным пройти несколько этапов:
проверить, действительно ли система работает некорректно;
проверить настройки;
проанализировать операции и отчёты;
сопоставить данные системы с фактическими остатками и продажами;
проверить действия пользователей;
разобраться, на каком этапе возникает расхождение;
и только после этого делать вывод о причине проблемы.
Потому что фраза «у нас не работает программа» — это ещё не диагноз.
Руководитель должен сам задать себе вопрос что на самом деле происходит внутри бизнеса? И как устроен процесс?
И только после этого стоит принимать решение, что именно менять. Коллектив или программу.
