The post has been translated automatically. Original language: Russian
After the first two posts, I caught myself thinking: it's good to notice repetitive tasks — this is just the beginning.
The next question turned out to be much more interesting:
And which of these things can I really simplify?
Don't build a complex system. Don't write a program from scratch. Instead, just take one regular work task and try to make it a little easier.
That's where I decided to start my first experiments with automation.
Where should I start if you are not a programmer?
When you hear the word "automation", it's easy to imagine a complex IT system, servers, programming, and a large number of technical settings.
That's how I used to imagine it, too.
But I gradually realized that automation can start much easier.
For example:
- the same document is created almost from scratch every time.;
- the same information has to be transferred between tables;
- You need to prepare similar emails regularly.;
- certain data has to be checked manually;
- You need to send the same information to several people.;
- you have to constantly look for the same information.
If you look at the workflow carefully, there may be quite a lot of such little things.
And each of them seems insignificant.
But if you multiply a few minutes by the number of repetitions, you get a completely different number.
The first principle is not to automate everything.
Here I have made an important conclusion for myself.
Not every task needs to be automated.
If the operation takes a minute and is performed several times a month, it may be easier to continue doing it manually.
But if the same action is repeated every day, every week, or performed dozens of times, then it makes sense to look for a solution.
So I started looking at workflows a bit like a constructor.
Where is the repetition?
Where does a person just transfer information?
Where is the same template constantly used?
Where do you have to do what was already done yesterday, a week ago and a month ago?
These are the places that become the first candidates for automation.
Where does AI help here?
In my opinion, one of the most useful AI features for a beginner is not necessarily to perform the automation itself.
Sometimes it helps to understand what can be changed at all.
You can describe the workflow to him in ordinary words.:
"First I get the information, then I transfer it to a table, after that I check several fields, create a document and send it to my colleagues."
And ask a simple question.:
"How can we reduce the number of manual actions in this process?"
Sometimes the answer is unexpected.
You can use a template.
You can change the structure of the table.
You can add automatic verification.
You can link multiple tools.
And sometimes it turns out that the problem is not the lack of automation at all, but that the process itself is initially inconvenient.
And this is also a useful discovery.
The most difficult thing is not the technology
I guess I expected that the most difficult part would be figuring out the tools.
But in practice, another thing turned out to be more difficult — to correctly describe the process itself.
While the task is in my head, it seems that everything is simple.:
"Received → processed → sent."
But when you start writing down the actions in order, suddenly there are additional steps.:
get information → check → find the desired file → open the table → transfer data → check again → prepare the document → save → send → wait for a response → make changes.
And then it becomes clear why some processes take so long.
We simply stop noticing individual actions because we perform them automatically.
It didn't work out the first time, and that's okay.
One more thing I realized during the experiments:
automation rarely works perfectly on the first try.
You can come up with a beautiful solution, and then discover that there are exceptions in real work.
One document has a different name.
The other file has a different structure.
Sometimes the necessary information is missing.
Sometimes a person has to make a decision that cannot be fully conveyed to automation.
Therefore, the process has to be changed, simplified and tried again.
And here I stopped perceiving a mistake as a failure.
If after the experiment it became clear what exactly was not working, this is already a useful result.
Sometimes the best result is just to remove one extra step.
I particularly liked one idea that gradually formed during these experiments.
It is not necessary to create a huge system that will completely replace the existing process.
Sometimes it's enough to remove one unnecessary step.
For example, if previously information had to be transferred manually, but now it automatically appears in the right place, this is an improvement.
If instead of ten identical emails, you can use one good template, too.
If, instead of constantly searching for the right document, you can organize a clear storage structure, this is also a kind of automation.
It turns out that automation is not always about artificial intelligence.
Sometimes it's just a reasonably organized job.
What I understood at this stage
After the first experiments, I came to a fairly simple conclusion.:
Good automation does not start with a tool, but with understanding the process.
First we need to understand what exactly we are doing.
Then find repetitive actions.
Then determine which ones are really worth changing.
And only then choose a tool.
In this process, AI becomes not a magic button, but an assistant that allows you to search for options faster.
But the final decision is still up to the person.
What's next?
Right now, I'm interested in continuing to experiment with small tasks.
Do not try to automate all the work at once, but move in small steps.
One task.
One experiment.
One result.
If the solution really works, save it and move on to the next task.
Perhaps this approach will allow us to gradually change much more than trying to build some large and complex system right away.
And this is probably the main conclusion of my third stage.:
You don't have to start with a lot of automation. Sometimes it's enough to find one small task that you no longer want to do manually.
And now a question for you:
What routine task in your work would you be happy to delegate to automation?
Perhaps someone already has a ready—made solution, and your experience will help another person save several hours of work.
После первых двух публикаций я поймал себя на мысли: хорошо замечать повторяющиеся задачи — это только начало.
Следующий вопрос оказался гораздо интереснее:
А что из этого я действительно могу упростить?
Не построить сложную систему. Не написать программу с нуля. А просто взять одну обычную рабочую задачу и попробовать сделать ее немного проще.
Именно с этого я решил начать свои первые эксперименты с автоматизацией.
С чего начать, если ты не программист?
Когда слышишь слово «автоматизация», легко представить себе сложную IT-систему, серверы, программирование и большое количество технических настроек.
Я тоже раньше примерно так это представлял.
Но постепенно понял, что автоматизация может начинаться гораздо проще.
Например:
- один и тот же документ каждый раз создается практически с нуля;
- одинаковую информацию приходится переносить между таблицами;
- регулярно нужно готовить похожие письма;
- определенные данные приходится проверять вручную;
- одну и ту же информацию нужно отправлять нескольким людям;
- приходится постоянно искать одни и те же сведения.
Если посмотреть на рабочий процесс внимательно, таких мелочей может оказаться довольно много.
И каждая из них кажется незначительной.
Но если умножить несколько минут на количество повторений, получается уже совсем другое число.
Первый принцип: не автоматизировать всё подряд
Здесь я сделал для себя важный вывод.
Не каждую задачу нужно автоматизировать.
Если операция занимает минуту и выполняется несколько раз в месяц — возможно, проще продолжать делать ее вручную.
А вот если одно и то же действие повторяется каждый день, каждую неделю или выполняется десятки раз, тогда уже появляется смысл поискать решение.
Поэтому я начал смотреть на рабочие процессы немного как на конструктор.
Где есть повторение?
Где человек просто переносит информацию?
Где постоянно используется один и тот же шаблон?
Где приходится делать то, что уже делалось вчера, неделю назад и месяц назад?
Именно такие места становятся первыми кандидатами на автоматизацию.
Где здесь помогает AI?
На мой взгляд, одна из самых полезных возможностей AI для новичка — не обязательно выполнять саму автоматизацию.
Иногда он помогает понять, что вообще можно изменить.
Можно описать ему рабочий процесс обычными словами:
«Сначала я получаю информацию, потом переношу ее в таблицу, после этого проверяю несколько полей, создаю документ и отправляю его коллегам».
И задать простой вопрос:
«Как можно сократить количество ручных действий в этом процессе?»
Иногда ответ оказывается неожиданным.
Можно использовать шаблон.
Можно изменить структуру таблицы.
Можно добавить автоматическую проверку.
Можно связать несколько инструментов.
А иногда выясняется, что проблема вообще не в отсутствии автоматизации, а в том, что сам процесс изначально построен неудобно.
И это тоже полезное открытие.
Самое сложное — не технология
Наверное, я ожидал, что самой сложной частью будет разобраться с инструментами.
Но на практике сложнее оказалось другое — правильно описать сам процесс.
Пока задача находится в голове, кажется, что всё просто:
«Получил → обработал → отправил».
Но когда начинаешь записывать действия по порядку, внезапно появляются дополнительные шаги:
получить информацию → проверить → найти нужный файл → открыть таблицу → перенести данные → проверить еще раз → подготовить документ → сохранить → отправить → дождаться ответа → внести изменения.
И тут становится понятно, почему некоторые процессы занимают столько времени.
Мы просто перестаем замечать отдельные действия, потому что выполняем их на автомате.
Не получилось с первого раза — и это нормально
Еще одна вещь, которую я понял во время экспериментов:
автоматизация редко получается идеально с первой попытки.
Можно придумать красивое решение, а потом обнаружить, что в реальной работе есть исключения.
У одного документа другое название.
У другого файла другая структура.
Иногда отсутствует необходимая информация.
Иногда человек должен принять решение, которое невозможно полностью передать автоматике.
Поэтому процесс приходится менять, упрощать и пробовать снова.
И здесь я перестал воспринимать ошибку как неудачу.
Если после эксперимента стало понятно, что именно не работает, это уже полезный результат.
Иногда лучший результат — просто убрать один лишний шаг
Мне особенно понравилась одна мысль, которая постепенно сформировалась во время этих экспериментов.
Не обязательно создавать огромную систему, которая полностью заменит существующий процесс.
Иногда достаточно убрать один ненужный шаг.
Например, если раньше информацию приходилось переносить вручную, а теперь она автоматически появляется в нужном месте — это уже улучшение.
Если вместо десяти одинаковых писем можно использовать один хороший шаблон — тоже.
Если вместо постоянного поиска нужного документа можно организовать понятную структуру хранения — это тоже своего рода автоматизация.
Получается, что автоматизация — это не всегда про искусственный интеллект.
Иногда это просто разумно организованная работа.
Что я понял на этом этапе
После первых экспериментов я пришел к достаточно простому выводу:
Хорошая автоматизация начинается не с инструмента, а с понимания процесса.
Сначала нужно понять, что именно мы делаем.
Потом найти повторяющиеся действия.
Затем определить, какие из них действительно стоит изменить.
И только после этого выбирать инструмент.
AI в этом процессе становится не волшебной кнопкой, а помощником, который позволяет быстрее искать варианты.
А окончательное решение всё равно остается за человеком.
Что дальше?
Сейчас мне интересно продолжать экспериментировать с небольшими задачами.
Не пытаться автоматизировать всю работу сразу, а двигаться маленькими шагами.
Одна задача.
Один эксперимент.
Один результат.
Если решение действительно работает — сохранить его и перейти к следующей задаче.
Возможно, именно такой подход позволит постепенно изменить гораздо больше, чем попытка сразу построить какую-нибудь большую и сложную систему.
И, наверное, это главный вывод моего третьего этапа:
не обязательно начинать с большой автоматизации. Иногда достаточно найти одну маленькую задачу, которую больше не хочется делать вручную.
А теперь вопрос к вам:
Какую рутинную задачу в своей работе вы бы с удовольствием передали автоматизации?
Возможно, у кого-то уже есть готовое решение — и ваш опыт поможет другому человеку сэкономить несколько часов работы.
Share
