The post has been translated automatically. Original language: Russian
The most difficult conversations with the customer happen when they are the last to find out about the problem. The delivery was delayed a month ago, and it was reported only now, a week before delivery. After that, it takes longer to restore trust than to solve the problem itself.
A short weekly status helps prevent this. An email or message answers only three questions. What was done in a week? What is planned for the next one? Where is the customer's help or solution needed? It takes about fifteen minutes to prepare, and the customer needs two minutes to understand how the project is going.
The main rule of the status is honesty. Bad news is reported immediately, along with a plan of action, rather than hiding until the last. The "need help" section is also important: often a delay occurs due to the fact that the customer did not give access, did not approve the document, or did not appoint a responsible person. If you write about it every week, such issues will be resolved faster and without conflicts.
Regular status is also useful for the team itself. He forces you to stop once a week and honestly look at your progress, not just your current tasks. For the customer, this is a sign of reliability: a contractor who keeps him informed himself is more trustworthy than someone who has to call with the question "how are things?".
Самые тяжёлые разговоры с заказчиком случаются тогда, когда он узнаёт о проблеме последним. Поставка задержалась месяц назад, а сообщили об этом только сейчас, за неделю до сдачи. После такого доверие восстанавливать дольше, чем решать саму проблему.
Предотвратить это помогает короткий еженедельный статус. Письмо или сообщение отвечает всего на три вопроса. Что сделано за неделю? Что планируется на следующей? Где нужна помощь или решение заказчика? На подготовку уходит около пятнадцати минут, а заказчику хватает двух минут, чтобы понять, как идёт проект.
Главное правило статуса — честность. Плохие новости сообщаются сразу, вместе с планом действий, а не прячутся до последнего. Раздел «нужна помощь» тоже важен: часто задержка возникает из-за того, что заказчик не дал доступ, не согласовал документ или не назначил ответственного. Если писать об этом каждую неделю, такие вопросы решаются быстрее и без конфликтов.
Регулярный статус полезен и самой команде. Он заставляет раз в неделю остановиться и честно посмотреть на прогресс, а не только на текущие задачи. Для заказчика же это знак надёжности: подрядчик, который сам держит его в курсе, вызывает больше доверия, чем тот, кому приходится звонить с вопросом «как там дела?».
Share
