The post has been translated automatically. Original language: Russian
In export—oriented industrial companies, contract approval rarely looks like a technical formality - this is the point where sales, finance, lawyers and logistics converge, and any delay directly affects delivery times. As long as the accounting system knows everything about the transaction, and the workflow lives separately from it, this point remains a bottleneck even with a high level of digitalization of the rest of the business.
It was at this point that Kazakhstan Petrochemical Industries, one of the largest Kazakhstani producers and exporters of polypropylene, found itself.
The gap between SAP and workflow
Supply agreements and additional agreements to them were prepared manually: data on the counterparty and the terms of the transaction were already in SAP, but they were transferred to the document anyway. Each edit meant a re—approval, and the status of the contract could only be obtained directly from the responsible person - the system did not show it.
Four divisions participated in the process at once — customer service, financial and legal departments, supply and logistics. In the absence of a single digital circuit, the file was transferred from department to department sequentially, with the risk of differing versions at each step.
The lack of integration with SAP exacerbated the problem at the system level: the data for document formation was manually typed each time, and any such manual entry point was a potential error.
The goal is to remove the person from the approval process.
The company has formulated a broader goal than "make it faster": to transfer the entire cycle of preparation, approval and signing of agreements to a digital environment so that the document is generated from SAP data automatically, without manual input. Hence the composition of the tasks:
— full integration with SAP instead of point uploads; — automatic formation of a contract according to a template immediately after the data appears in SAP; — signing via EDS with instant transmission to the counterparty; — built-in version control instead of manual status tracking.
What does the new contour look like?
The solution is based on the integration of SAP, Directum RX and IDocs. As soon as the transaction data appears in SAP, Directum RX determines the type of incoming document itself and fills out the card. For this, it was necessary to create a separate document type with the logic of auto—filling in the details. Next, the contract management module comes into effect: flexible approval scenarios for different types of contracts, automatic reminders to those responsible, and centralized storage — from contract initiation to the archive.
At the same time, manual entry in the document cards is completely excluded: if the data is in SAP, they are no longer reprinted.
Six months to rebuild the process, not to implement the module
The project ran from January 1 to June 12, 2024. Formally, this was a refinement of the integration between SAP and Directum, but in essence it was a complete reassembly of the process: first, we dismantled the current logic and bottlenecks, then built end—to—end data transfer between the systems, introduced new reference books and templates for document standardization, configured automatic routing with version control, and only after that reviewed the interaction between the departments themselves. The pilot launch and employee training closed the project.
Where the process resisted
Three points turned out to be atypical and required separate refinement.
Some of the data needed for the document was simply not in the EDMS — we had to refine the reference books and implement the logic of auto-filling in the missing fields. The document numbers did not always fit into the standard format, and a separate processing mechanism was needed for them. And some of the data for the final form did not come from either SAP or EDMS — this gap was closed by auto-completing the template, taking into account the specifics of the specific output form.
What changed at the exit
It takes 10 minutes to prepare an agreement instead of 50, despite the fact that previously this time included manual data transfer, which is no longer needed. Errors in the document cards are practically eliminated due to auto-completion, and delays in signing have gone away along with the paper cycle: the document goes to the counterparty immediately after signing the EDS. The approval status is visible in real time, without a separate request.
In terms of figures for the first year: the time to prepare agreements decreased by 30%, the use of paper — by 20%, and budget savings amounted to 40%. Automation covered 7 employees, including 3 top managers who had not previously worked directly in the system.
What's next
The company is already looking beyond the current contour: integration with MEDO between Kazakhstan and Russia for legally significant cross-border signing, analytics on top of accumulated data to predict delays, and Directum Ario for auto-filling cards of new types of contracts without manually configuring logic.
The case of Kazakhstan Petrochemical Industries shows a pattern that is increasingly evident in capital—intensive export industries: the next step of digitalization is the complete elimination of manual data transfer between the accounting system and the document.
В экспортно ориентированных промышленных компаниях согласование договора редко выглядит как техническая формальность — это точка, где сходятся отдел продаж, финансы, юристы и логистика, а любая задержка напрямую сказывается на сроках поставки. Пока учётная система знает о сделке всё, а документооборот живёт отдельно от неё, эта точка остаётся узким местом даже при высоком уровне цифровизации остального бизнеса.
Именно в такой точке оказалась Kazakhstan Petrochemical Industries — один из крупных казахстанских производителей и экспортёров полипропилена.
Разрыв между SAP и документооборотом
Соглашения на поставку и дополнительные соглашения к ним готовились вручную: данные о контрагенте и условиях сделки уже были в SAP, но в документ их всё равно переносили руками. Каждая правка означала повторное согласование, а статус договора можно было узнать только напрямую у ответственного — система его не показывала.
В процессе участвовали сразу четыре подразделения — клиентский сервис, финансовый и юридический департаменты, снабжение и логистика. При отсутствии единого цифрового контура файл передавали от отдела к отделу последовательно, с риском разойтись в версиях на каждом шаге.
Отсутствие интеграции с SAP усиливало проблему на системном уровне: данные для формирования документа каждый раз перепечатывали вручную, и любая такая точка ручного ввода была потенциальной ошибкой.
Цель — убрать человека из процесса согласования
Компания сформулировала цель шире, чем «сделать быстрее»: перевести весь цикл подготовки, согласования и подписания соглашений в цифровую среду так, чтобы документ формировался из данных SAP автоматически, без ручного ввода. Отсюда и состав задач:
— полная интеграция с SAP вместо точечных выгрузок; — автоматическое формирование договора по шаблону сразу после появления данных в SAP; — подписание через ЭЦП с мгновенной отправкой контрагенту; — встроенный контроль версий вместо ручного отслеживания статуса.
Как выглядит новый контур
Решение построено на интеграции SAP, Directum RX и IDocs. Как только данные о сделке появляются в SAP, Directum RX сам определяет вид поступающего документа и заполняет карточку — для этого потребовалось завести отдельный вид документа с логикой автозаполнения реквизитов. Дальше в силу вступает модуль управления договорами: гибкие сценарии согласования под разные типы контрактов, автоматические напоминания ответственным и централизованное хранение — от инициирования договора до архива.
Ручной ввод в карточках документов при этом исключён полностью: если данные есть в SAP, их больше не перепечатывают.
Полгода на пересборку процесса, а не на внедрение модуля
Проект шёл с 1 января по 12 июня 2024 года. Формально это была доработка интеграции между SAP и Directum, но по существу — пересборка процесса целиком: сначала разобрали текущую логику и узкие места, затем выстроили сквозную передачу данных между системами, завели новые справочники и шаблоны под стандартизацию документов, настроили автоматическую маршрутизацию с контролем версий и только после этого — пересмотрели взаимодействие между самими департаментами. Пилотный запуск и обучение сотрудников закрывали проект.
Где процесс сопротивлялся
Три момента оказались нетиповыми и потребовали отдельной доработки.
Часть данных, нужных для документа, в СЭД просто не было — пришлось доработать справочники и реализовать логику автозаполнения недостающих полей. Номера документов не всегда укладывались в стандартный формат, и для них понадобился отдельный механизм обработки. А часть данных для итоговой формы не приходила ни из SAP, ни из СЭД — этот пробел закрыли автозаполнением шаблона с учётом специфики конкретной выходной формы.
Что изменилось на выходе
Подготовка соглашения занимает 10 минут вместо 50 — при том что раньше в это время входил именно ручной перенос данных, который теперь не нужен. Ошибки в карточках документов практически исключены за счёт автозаполнения, а задержки в подписании ушли вместе с бумажным циклом: документ уходит контрагенту сразу после подписания ЭЦП. Статус согласования виден в реальном времени, без отдельного запроса.
В цифрах за первый год: время на подготовку соглашений снизилось на 30%, использование бумаги — на 20%, а экономия бюджета составила 40%. Автоматизация охватила 7 сотрудников, включая 3 топ-менеджеров, которые раньше не работали в системе напрямую.
Что дальше
Компания уже смотрит за пределы текущего контура: интеграция с МЭДО между Казахстаном и Россией для юридически значимого трансграничного подписания, аналитика поверх накопленных данных для предсказания задержек и Directum Ario для автозаполнения карточек новых видов договоров без ручной настройки логики.
Кейс Kazakhstan Petrochemical Industries показывает закономерность, которая всё чаще проявляется в капиталоёмких экспортных отраслях: следующий шаг цифровизации — это полное исключение ручного переноса данных между учётной системой и документом.
Share
