The post has been translated automatically. Original language: Russian
""""Add another screen," "and you can output a couple more sensors," "let's connect the second workshop at the same time." Each such request seems like a small thing, and the team agrees so as not to argue with the customer. After a couple of months, it turns out that the project has grown by a third, but the deadlines and budget have remained the same.
The problem is not that the customer wants changes. Requirements are always clarified, especially in automation projects, where the needs become clear only during the course of work. The problem is that the changes are accepted verbally and no one estimates what they cost.
The solution is a simple process of change. Any new request is made in writing, even if it is a short letter. The team evaluates how the change will affect the timing, cost, and risks, and transmits the assessment to the customer. Then the customer decides for himself whether to accept the change with the new conditions or postpone it to the next stage. Important changes are fixed by an additional agreement to the agreement.
This process does not interfere with the work with the client, but makes it more honest. The customer sees the real price of their solutions, and the team stops working for free and in emergency mode. At the same time, the project remains manageable: everyone knows what is included in the scope of work, what is not, and why.
«Добавьте ещё один экран», «а можно выводить ещё пару датчиков», «давайте заодно подключим второй цех». Каждая такая просьба кажется мелочью, и команда соглашается, чтобы не спорить с заказчиком. Через пару месяцев оказывается, что проект вырос на треть, а сроки и бюджет остались прежними.
Проблема не в том, что заказчик хочет изменений. Требования уточняются всегда, особенно в проектах автоматизации, где потребности становятся понятны только в ходе работы. Проблема в том, что изменения принимают устно и никто не оценивает, во что они обходятся.
Решение — простой процесс изменений. Любая новая просьба оформляется письменным запросом, пусть даже коротким письмом. Команда оценивает, как изменение повлияет на сроки, стоимость и риски, и передаёт оценку заказчику. Дальше заказчик сам решает, принять изменение с новыми условиями или отложить его на следующий этап. Важные изменения закрепляются дополнительным соглашением к договору.
Такой процесс не мешает работе с клиентом, а делает её честнее. Заказчик видит реальную цену своих решений, а команда перестаёт работать бесплатно и в авральном режиме. Проект при этом остаётся управляемым: все знают, что входит в объём работ, что нет и почему.
Share
