The post has been translated automatically. Original language: Russian
When a time or room changes, update the official schedule first, then send one message linking to it. Participants need the new time, place and next action quickly. Several different schedule images in chats force them to decide which one to trust.
This is an original working procedure for organizers of an in-person or online hackathon. The rescheduling example is fictional. A person authorized by the event rules must approve any change to submission deadlines or participation conditions before it is announced.
Choose one official source
Before the event, choose the page that holds the current schedule and give it a clear permanent link. Use that address in chats, emails and at the support desk. Name an editor and a backup person if the editor is unavailable.
MLH's hackathon website guide recommends updating the schedule for delays or room changes and providing a channel for event-day communication. Source: MLH Hackathon Organizer Guide, Main Website. The steps below propose a specific order for making those updates.
Record the decision before sending messages
In the team's working record, keep the old detail, new detail, affected participants, approver and time the change takes effect. Check neighboring activities. A mentor session, break or demo preparation may depend on the move.
Fictional training example: a presentation consultation on October 10 moves from 14:00 in room A to 14:30 in room B, time zone UTC+5. This is an invented scenario, not an announcement for a real event. The project submission deadline stays the same in this example; the organizer must check that separately.
Update the page and check it
The editor changes the time and place in the official schedule, adds an update date and a short explanation. A colleague opens the page on a phone as a regular reader and checks the new item, link and time zone.
If the schedule has several language versions, update every current version. Hold the announcement while one still shows the old room. The link must open information participants can read without an organizer account.
Send a message with four parts
Give the activity name, new time with date and time zone, new location and schedule link. Finish with the participant's next action. For the training example: “Presentation consultation: October 10, 14:30 UTC+5, room B. Updated schedule: [address]. Go directly to room B.”
Add a contact for questions about an accessible route or online connection. If only one track is affected, name it. Avoid “everything moves by half an hour” when other activities retain their original times.
Find old copies and hand over the shift
Correct the pinned message and the caption beside the old schedule image. If editing is unavailable, leave a visible update with a link to the current version beside it. Check signs at the venue and the information held by support staff.
Ask a colleague to follow the participant's route: open the pinned link, find the activity and state its time and place. A message's view count does not confirm that every reader understood the move.
For public event announcements, browse Stavleak’s hackathon catalog. Open the website from the ИП Stavleak company profile and choose English. Before the next shift, hand over the changed activities, official address and questions still awaiting an answer.
Если время или зал изменились, сначала обновите официальное расписание, затем отправьте одно сообщение со ссылкой на него. Участнику нужно быстро понять новое время, место и своё следующее действие. Несколько разных картинок в чатах заставляют его выбирать, чему верить.
Ниже предложен порядок для организаторов очного или онлайн-хакатона. Это авторская рабочая схема, а пример переноса учебный. Любое изменение дедлайна или условий участия сначала утверждает человек, которому это разрешено правилами события.
Назначьте один официальный источник
До старта выберите страницу, где хранится действующее расписание. Дайте ей понятную постоянную ссылку. В чатах, письмах и у стойки поддержки указывайте этот адрес. Назначьте редактора и запасного ответственного, если первый недоступен.
MLH в руководстве по сайту хакатона рекомендует обновлять расписание при задержках и смене залов, а также дать участникам канал для сообщений в день события. Источник: MLH Hackathon Organizer Guide, Main Website. Следующие шаги предлагают конкретный порядок такого обновления.
Запишите решение до рассылки
В рабочей записи команды сохраните, что было, что станет, кого касается изменение, кто его утвердил и когда оно действует. Проверьте соседние пункты: менторская сессия, перерыв и подготовка к демонстрации могут зависеть от переноса.
Учебный пример: консультация по презентации переносится с 14:00 в зал A на 14:30 в зал B, дата 10 октября, часовой пояс UTC+5. Это вымышленная ситуация, а не объявление реального события. Срок сдачи проектов в этом примере остаётся прежним; организатор должен проверить это отдельно.
Обновите страницу и проверьте её
Редактор меняет время и место в официальном расписании. Рядом добавляет дату обновления и короткое пояснение. Коллега открывает страницу как обычный читатель с телефона и проверяет новый пункт, ссылку и часовой пояс.
Если расписание опубликовано на нескольких языках, обновите каждую действующую версию. Не отправляйте рассылку, пока одна из них показывает старый зал. Ссылка должна приводить к тексту, который участник может открыть без кабинета организатора.
Отправьте сообщение из четырёх частей
Укажите название пункта, новое время с датой и часовым поясом, новое место и ссылку на расписание. Завершите действием для участника. Для учебного примера: «Консультация по презентации: 10 октября, 14:30 UTC+5, зал B. Обновлённое расписание: [адрес]. Приходите сразу в зал B».
Добавьте контакт для вопросов о доступном маршруте или подключении. Если перенос касается только одного трека, назовите его. Не пишите «всё сдвигается на полчаса», когда остальные пункты остаются прежними.
Найдите старые копии и передайте смену
Исправьте закреплённое сообщение и подпись к старому изображению расписания. Если редактирование недоступно, рядом оставьте заметное сообщение со ссылкой на новую версию. Проверьте указатели на площадке и информацию у сотрудников поддержки.
Попросите коллегу проверить маршрут глазами участника: открыть закреплённую ссылку, найти нужный пункт и назвать время и место. Количество просмотров сообщения не подтверждает, что каждый понял перенос.
В материалах Stavleak найдите гайд о коммуникации на хакатоне, чтобы подготовить весь порядок обновлений. Сайт открыт из профиля компании ИП Stavleak. Перед следующей сменой передайте список изменённых пунктов, официальный адрес и вопросы, которые ещё ждут ответа.
Share
