The post has been translated automatically. Original language: Russian
At Satti Zhuldyz JSC, they came to personnel electronic document management not because of the fashion for digitalization, but out of a pragmatic calculation. An internal analysis of business processes helped to identify hidden reserves: the traditional paper format required significant time resources: printing forms, collecting signatures, scanning, accumulating bundles of documents for managers and managing a growing archive. The transition to digital was conceived as a strategic step to completely eliminate the risk of delays and ensure the safety of each document at all stages of approval.
When choosing QEDO, the key was the price-performance ratio: the system had to cover real personnel processes, be simple for employees and not create additional burden on HR and the IT department.
Timur Marusiak, Executive Director of Docrobot Central Asia: "We have gone the way of deeply customizing the solution to the specifics of the customer. We have been building the foundation for the growth of Satti Zhuldyz for years to come, taking into account the nuances of the labor legislation of the Republic of Kazakhstan and the need for full mobility of employees."
Timur Marusiak, Executive Director of Docrobot Central AsiaToday, CED is a familiar working environment for employees. It is on the KEDO platform from Docrobot Central Asia" applications are being created, approvals are underway and signing is underway. The platform has demonstrated high fault tolerance: the system easily handles the existing document flow.
For electronic signatures, most employees use eGov Mobile. This method of storing EDS keys is perceived as the most secure and, last but not least, convenient. The document can be opened and signed directly from the phone – without a computer and additional actions. Some of the employees, especially the most mobile ones, actually work with KEDO exclusively via smartphone.
"The transition to QED from Docrobot allowed us to automate work with a significant number of personnel operations. We stopped managing papers and started managing processes. This is indeed a major upgrade of the HR department and the transition to a new standard of efficiency," Polina Logacheva, Director of the HR Department at Satti Zhuldyz JSC.
Polina Logacheva, Director of the HR Department of Satti Zhuldyz JSCSimplicity is one of the key reasons for the adoption of the system. It's impossible to get confused in Docrobot's QEDO: The interface is intuitive, and the logic of the processes is obvious. Previously, an employee had to search for the right form in network folders, request templates from colleagues, or store versions of documents on a work computer, but now all personnel processes they are assembled in one system. It is enough to go to KEDO to see the full list of available scenarios: from vacation to business trip.
Automation of calculations deserves special attention. For example, travel expenses are now calculated by the Docrobot KEDO platform itself. The employee fills in simple parameters: dates, time, direction. And the system performs all calculations automatically. A process that used to require care, checks, and adjustments has become a routine operation without the risk of mistakes.
On the personnel administration side, the effect is even more pronounced. Thanks to the on-premise solution (hosted at the customer's facilities) and integration with 1C:ZUP, it takes an average of several seconds to complete a personnel document: 1 second to receive a document from the CED in 1C, 1 second to accept an application, 1 second to automatically create an order with the 1C module, 3 seconds to check the order before sending, and 1 one second to send the order back to KEDO for signing. The specialist does not need to manually create orders or retype data. The document is sequentially downloaded from the platform, accepted, and an order is automatically generated based on it , after which it is sent back to the CED. In fact, the statement "turns" into an order without intermediate operations and unnecessary actions.
The changes are especially noticeable for regional employees. What used to take days due to shipments now fits into hours. KADO removed the feeling of distance and aligned processes for all employees, regardless of their location.
As a result, QED is perceived not as a separate HR system, but as a natural part of daily work - a tool that makes HR processes faster and clearer.
В АО «Сәтті Жұлдыз» к кадровому электронному документообороту пришли не из-за моды на цифровизацию, а из прагматичного расчета. Внутренний анализ бизнес-процессов помог выявить скрытые резервы: традиционный бумажный формат требовал значительных временных ресурсов: печать бланков, сбор подписей, сканирование, накопление пачек документов для руководителей и управление растущим архивом. Переход к цифровому аналогу был задуман как стратегический шаг, чтобы полностью исключить риск задержек и гарантировать сохранность каждого документа на всех этапах согласования.
При выборе КЭДО ключевым стало соотношение цены и функциональности: система должна была закрывать реальные кадровые процессы, быть простой для сотрудников и не создавать дополнительной нагрузки на HR и отдел ИТ.
Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия»: «Мы прошли путь глубокой настройки решения под специфику заказчика. Мы строили фундамент для роста «Сәтті Жұлдыз» на годы вперед, учитывая нюансы трудового законодательства РК и потребность в полной мобильности сотрудников».
Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная АзияСегодня КЭДО – это привычная рабочая среда для сотрудников. Именно на платформе КЭДО от «Docrobot Центральная Азия» создаются заявления, проходят согласования и выполняется подписание. Платформа продемонстрировала высокую отказоустойчивость: система легко справляется с имеющимся потоком документов.
Для электронной подписи большинство сотрудников используют eGov Mobile. Такой способ хранения ключей ЭЦП воспринимается как наиболее безопасный и, что не менее важно, удобный. Документ можно открыть и подписать прямо с телефона – без компьютера и дополнительных действий. Часть сотрудников, особенно самых мобильных, фактически работает с КЭДО исключительно через смартфон.
«Переход на КЭДО от Docrobot позволил нам автоматизировать работу со значительным количеством кадровых операций. Мы перестали управлять бумагами и начали управлять процессами. Это, действительно, большой апгрейд отдела кадров и переход на новый стандарт эффективности», – Полина Логачева, директор департамента по работе с персоналом АО «Сәтті Жұлдыз».
Полина Логачева, директор департамента по работе с персоналом АО «Сәтті Жұлдыз»Простота – одна из ключевых причин принятия системы. В КЭДО от Docrobot невозможно запутаться: интерфейс интуитивен, а логика процессов очевидна. Если раньше сотруднику нужно было искать нужный бланк в сетевых папках, запрашивать шаблоны у коллег или хранить версии документов на рабочем компьютере, то теперь все кадровые процессы собраны в одной системе. Достаточно зайти в КЭДО, чтобы увидеть полный перечень доступных сценариев: от отпуска до командировки.
Отдельного внимания заслуживает автоматизация расчетов. Например, командировочные расходы теперь рассчитываются самой платформой Docrobot КЭДО. Сотрудник заполняет простые параметры: даты, время, направление. И система автоматически выполняет все вычисления. Процесс, который раньше требовал внимательности, проверок и корректировок, стал рутинной операцией без риска ошибок.
На стороне кадрового администрирования эффект выражен еще нагляднее. Благодаря on-premise решению (размещение на мощностях заказчика) и интеграции с 1С:ЗУП оформление кадрового документа занимает в среднем несколько секунд: 1 секунда на получение документа из КЭДО в 1С, 1 секунда на принятие заявления, 1 секунда на автоматическое создание приказа модулем 1С, 3 секунды на проверку приказа перед отправкой и 1 секунда на отправку приказа обратно в КЭДО на подписание. Специалисту не нужно вручную создавать приказы или перепечатывать данные. Документ последовательно загружается с платформы, принимается, на его основе автоматически формируется приказ, после чего он отправляется обратно в КЭДО. Фактически заявление «превращается» в приказ без промежуточных операций и лишних действий.
Особенно заметны изменения для региональных сотрудников. То, что раньше занимало дни из-за пересылок, теперь укладывается в часы. КЭДО убрал ощущение дистанции и выровнял процессы для всех сотрудников, независимо от их местонахождения.
В результате КЭДО воспринимается не как отдельная HR-система, а как естественная часть повседневной работы – инструмент, который делает кадровые процессы быстрее и понятнее.
Share
