The post has been translated automatically. Original language: Russian
The contract is signed by the director, the technical specifications are approved by the chief engineer, but completely different people will come to sign the acceptance certificate. Operators who will work with the system every day, labor protection service, financial department. If they are remembered only at the end, acceptance can easily be delayed for weeks: everyone has their own comments that no one has taken into account.
Therefore, even at the start of the project, it is worth making a list of stakeholders. These are all those who are affected by the project and who can influence the project. It's worth understanding for everyone what they expect, what might not suit them, and how much their opinion influences the final decision.
It is convenient to arrange everyone along two axes: influence and interest in the project. They work closely with those with high influence and high interest: they meet regularly and coordinate key decisions. Those with high influence and low interest are kept informed of the main things without overloading them with details. Operators and other users are regularly informed and involved in testing, because they are the ones who work with the result.
Such a map takes an hour of work, but it changes the whole course of the project. The team knows in advance whose opinion it needs to get before making a decision. There are fewer unexpected demands at the last moment, and the acceptance process is faster because all the participants were involved from the very beginning.
Договор подписывает директор, ТЗ согласовывает главный инженер, но подписывать акт приёмки придут совсем другие люди. Операторы, которые будут работать с системой каждый день, служба охраны труда, финансовый отдел. Если о них вспомнили только в конце, приёмка легко затягивается на недели: у каждого находятся свои замечания, которые никто не учёл.
Поэтому ещё на старте проекта стоит составить список заинтересованных сторон. Это все, на кого проект влияет и кто может повлиять на проект. Для каждого стоит понять, чего он ожидает, что может его не устроить и насколько сильно его мнение влияет на итоговое решение.
Удобно разложить всех по двум осям: влияние и интерес к проекту. С теми, у кого высокое влияние и высокий интерес, работают плотно: регулярно встречаются и согласовывают ключевые решения. Тех, у кого влияние высокое, а интерес небольшой, держат в курсе главного, не перегружая деталями. Операторов и других пользователей регулярно информируют и привлекают к тестированию, ведь именно им работать с результатом.
Такая карта занимает час работы, но меняет весь ход проекта. Команда заранее знает, чьё мнение нужно получить, прежде чем принимать решение. Неожиданных требований в последний момент становится меньше, а приёмка проходит быстрее, потому что все её участники были вовлечены с самого начала.
Share
