The post has been translated automatically. Original language: Russian
One day I decided to honestly write down what I spend my working time on. I've been recording every task for a week. The result was surprising: the sales themselves, that is, conversations with customers, took less than a day.
Where did the time go: — filling out CRM and reports; — search for the necessary information in correspondence and files; — writing the same type of letters; — coordination of meeting times ("is it convenient for you on Tuesday? and on Wednesday?"); — switching between tasks and messengers; — prepare KP from scratch every time.
All of this needs to be done, but none of it directly makes money.
Try it yourself:
- Within 3-5 days, write down everything you do with an approximate time.
- Divide the tasks into three groups: sales, necessary routine, and unnecessary.
- See which of the "necessary routines" is repeated every day.
Read below how to shorten them.:
Step 1. Find what repeats (day 1-2)
Write down all the tasks you do during the day. Mark the ones that are repeated daily or several times a week.
Step 2. Filter out the excess (day 3) Ask yourself about each task the question: what happens if I stop doing it? Some of the reports, calls, and correspondence will be unnecessary. They can simply be removed.
Step 3. Create templates (day 4) Turn everything you write more than once into a template: letters, answers to frequently asked questions, KP, reminder messages.
Step 4. Hand over the AI's routine (day 5) Drafts of emails, meeting results, preparation for calls, processing notes: the AI makes the first version in minutes, you just have to finalize it.
Step 5. Automate reminders and meetings (day 6) . Set up tasks with dates in CRM and send clients a link to make an appointment instead of lengthy approvals.
Step 6. Group what's left (Day 7) Mail, CRM, Reports into separate time blocks. Calls and meetings are for the time when you have the most energy.
The main principle is: don't try to implement everything at once. One completed routine task per week for a month makes a significant difference.
Однажды я решила честно записать, на что трачу рабочее время. Неделю фиксировала каждую задачу. Результат удивил: на сами продажи, то есть разговоры с клиентами, уходила меньшая часть дня.
Куда утекало время: — заполнение CRM и отчётов; — поиск нужной информации в переписках и файлах; — написание однотипных писем; — согласование времени встреч («вам удобно во вторник? а в среду?»); — переключение между задачами и мессенджерами; — подготовка КП с нуля каждый раз.
Всё это нужно делать, но ничего из этого напрямую не приносит денег.
Попробуйте сами:
- В течение 3–5 дней записывайте всё, что делаете, с примерным временем.
- Разделите задачи на три группы: продажи, нужная рутина, лишнее.
- Посмотрите, что из «нужной рутины» повторяется каждый день.
Как их сократить читай ниже:
Шаг 1. Найдите, что повторяется (день 1–2)
Записывайте все задачи, которые делаете в течение дня. Отметьте те, что повторяются ежедневно или несколько раз в неделю.
Шаг 2. Отсейте лишнее (день 3) Задайте себе про каждую задачу вопрос: что будет, если я перестану это делать? Часть отчётов, созвонов и переписок окажется ненужной. Их можно просто убрать.
Шаг 3. Создайте шаблоны (день 4) Всё, что пишете чаще одного раза, превратите в шаблон: письма, ответы на частые вопросы, КП, сообщения-напоминания.
Шаг 4. Передайте рутину ИИ (день 5) Черновики писем, итоги встреч, подготовка к звонкам, обработка заметок: ИИ делает первую версию за минуты, вам остаётся только доработать.
Шаг 5. Автоматизируйте напоминания и встречи (день 6) Настройте в CRM задачи с датами и отправляйте клиентам ссылку для записи на встречу вместо долгих согласований.
Шаг 6. Сгруппируйте то, что осталось (день 7) Почта, CRM, отчёты — в отдельные временные блоки. Звонки и встречи — на время, когда у вас больше всего энергии.
Главный принцип: не пытайтесь внедрить всё сразу. Одна убранная рутинная задача в неделю за месяц даёт ощутимую разницу.
Share
