The post has been translated automatically. Original language: Russian
In programming, good code is not necessarily the longest. If one task can be solved more simply, without unnecessary constructions and repetitions, why complicate it?
It's about the same with workflows: sometimes the day is 100% full, tasks are closed one after another, and an important project has barely moved forward. Because employment and outcome are not the same thing.
According to Asana, intellectual labor employees can spend about 60% of their working time on “work about work” — coordinating, searching for information, switching between tools, unnecessary meetings, and other activities around their main job.
Microsoft also records a lack of concentration: 68% of employees say that they do not have enough continuous time for focused work, and 62% believe that they spend too much time searching for information.
It turns out to be a paradox: sometimes productivity does not increase when we add another tool, meeting, or process.
And when we delete something.
What can be “refactored" in the working day
01. Before the task, ask: does it even need to be done?
Before the question:
how can I make it faster?
It's worth asking another one:
Why are we doing this?
Especially if the task is:
→ repeats every week → not used by anyone after execution → exists only because "we've always done this" → appeared a few months ago and lost its meaning a long time ago
Automating an unnecessary process is like doing unnecessary work very quickly.
02. Remove duplication
The same data lives on:
in Jira
in the table
in the presentation
in the chat
Somewhere else, just in case
And then someone regularly transfers information between them manually.
Asana estimates that, on average, a knowledge worker can spend about 209 hours per year on duplicate work.
Good question for the team:
where do we enter or transmit the same information twice?
03. Check appointments for necessity
The meeting should have at least one clear result.:
decision
brainstorm
problem solving
alignment
If the purpose of the meeting is simply to convey information, perhaps a message or document will suffice.
According to Asana, on average, unnecessary meetings can take more than 100 working hours per year.
Sometimes the best meeting is the one that has been deleted from the calendar.
04. Do not create a process for exclusion
One unusual situation happened once, and after it appeared:
new table,
another agreement,
new form,
mandatory weekly report.
A year later, no one remembers why all this was created.
Before adding a new process, it is useful to ask:
Is this a systemic problem or an isolated case?
05. Automate repeatable
If an action is regularly repeated using the same algorithm, it is a candidate for:
template
automation
integration
AI
But you should not start by searching for a tool, but first describe the process and remove unnecessary things from it. And only then automate what's left.
06. Limit the number of channels
When one task is discussed simultaneously in the mail, Telegram, corporate messenger, and task comments, part of the working time is no longer spent on solving the problem, but on restoring the context.
A useful rule:
one type of information means one clear storage location.
To avoid searching for the final version of the file with the name:
final_v7_really_final_NEW2
07. Carry out regular refactoring of processes
In development, no one assumes that the code was written once , and now it will forever remain perfect.
For some reason, this is often the case with workflows.
Once a month or quarter, you can go through the team's recurring actions and ask three questions:
What can be deleted? What can be simplified? What can be automated?
Sometimes saving time does not start with a new productive tool, but with the delete button.
A good workflow is similar to a good code: there are no lines in it that exist only because someone once decided to add them.
В программировании хороший код — не обязательно самый длинный. Если одну задачу можно решить проще, без лишних конструкций и повторений, зачем усложнять?
С рабочими процессами примерно так же: иногда день заполнен на 100%, задачи закрываются одна за другой, а важный проект почти не сдвинулся. Потому что занятость и результат — не одно и то же.
По данным Asana, сотрудники интеллектуального труда могут тратить около 60% рабочего времени на “work about work” — координацию, поиск информации, переключение между инструментами, ненужные встречи и другие действия вокруг основной работы.
Microsoft тоже фиксирует дефицит концентрации: 68% сотрудников говорят, что им не хватает непрерывного времени для сфокусированной работы, а 62% считают, что слишком много времени уходит на поиск информации.
Получается парадокс: иногда продуктивность растёт не тогда, когда мы добавляем ещё один инструмент, встречу или процесс.
А когда что-то удаляем.
Что можно “отрефакторить” в рабочем дне
01. Перед задачей спросить: а её вообще нужно делать?
До вопроса:
как сделать быстрее?
стоит задать другой:
зачем мы это делаем?
Особенно если задача:
→ повторяется каждую неделю → никем не используется после выполнения → существует только потому, что «мы всегда так делали» → появилась несколько месяцев назад и давно потеряла смысл
Автоматизировать ненужный процесс — всё равно что очень быстро выполнять ненужную работу.
02. Убирать дублирование
Одни и те же данные живут:
в Jira
в таблице
в презентации
в чате
ещё где-то на всякий случай
А потом кто-то регулярно переносит информацию между ними вручную.
Asana подсчитала, что в среднем knowledge worker может тратить около 209 часов в год на дублирующую работу.
Хороший вопрос для команды:
где мы вводим или передаём одну и ту же информацию дважды?
03. Проверять встречи на необходимость
У встречи должен быть хотя бы один понятный результат:
decision
brainstorm
problem solving
alignment
Если задача встречи — просто передать информацию, возможно, хватит сообщения или документа.
По данным Asana, в среднем на ненужные встречи может уходить более 100 рабочих часов в год.
Иногда лучшая встреча — та, которую удалили из календаря.
04. Не создавать процесс для исключения
Одна нестандартная ситуация произошла один раз — и после неё появилась:
новая таблица,
ещё одно согласование,
новая форма,
обязательный еженедельный отчёт.
Через год никто уже не помнит, зачем всё это было создано.
Перед добавлением нового процесса полезно спросить:
Это системная проблема или единичный случай?
05. Автоматизировать повторяемое
Если действие регулярно повторяется по одному алгоритму, оно кандидат на:
template
automation
integration
AI
Но начинать стоит не с поиска инструмента, а сначала описать процесс и убрать из него лишнее. И только потом автоматизировать то, что осталось.
06. Ограничивать количество каналов
Когда одна задача обсуждается одновременно в почте, Telegram, корпоративном мессенджере и комментариях к таску, часть рабочего времени уходит уже не на решение задачи, а на восстановление контекста.
Полезное правило:
один тип информации — одно понятное место хранения.
Чтобы не искать финальную версию файла с названием:
final_v7_really_final_NEW2
07. Проводить регулярный refactoring процессов
В разработке никто не предполагает, что код однажды написали — и теперь он навсегда останется идеальным.
С рабочими процессами почему-то часто именно так.
Раз в месяц или квартал можно пройтись по повторяющимся действиям команды и задать три вопроса:
Что можно удалить? Что можно упростить? Что можно автоматизировать?
Иногда экономия времени начинается не с нового продуктивного инструмента,а с кнопки delete.
Хороший рабочий процесс похож на хороший код: в нём нет строк, которые существуют только потому, что когда-то кто-то решил их добавить.
Share
