The post has been translated automatically. Original language: Russian
Virtual Data Rooms Mobile Application
Recently, there has been a need to apply mobile application development in order to improve the user's convenience and speed up the user's work in the system and thereby solve tasks faster, close production risks and find new points for product growth. In this post, we will talk about the development of an SFDMS (Security-First Document Management System) type system aimed at fulfilling the following key points:
- Ensuring the integrity of data stored in remote storage on the server (it can be S3-compatible web storage or a file database)
- Establishment of clear, delimited access rights to all confidential or public documents and papers for all employees of the company or departments in general (control over actions with particularly valuable data)
- Recording of each employee's action performed in relation to valuable information, files, and archives of the company (transparency of employees' activities according to their job descriptions)
Problem
In the era of widespread digitalization of human commercial activity, there is a significant acceleration in the work of company employees who can perform completely different roles, but at the same time work for the benefit of one goal. During the routine, it is necessary to exchange various documents, as well as conduct business activities in relation to these documents: sign legal papers, conclude contracts, establish agreements, and record and save related information on the company's target activities.
At the same time, there is a need to delegate to a certain group of employees who can manage documents more fully, while limiting other employees from this classified information to prevent possible leaks.
Companies lose a lot of money by saving on security, allowing insider threats with the subsequent theft of employee data, as well as the company itself, undermining its core activities. You may also lose control over the management and storage of various important information when the same information passes through multiple hands and you need to determine at what stage this or that information could have been compromised or violated by which employee. When installing expensive document management systems, it may be difficult to set up access rights to prevent access to documents, and if you use open online web storages, there is a risk that third-party systems will receive data and leave a trace in the digital field through the service provider itself.
Decision
Here we consider one of the approaches to solving the problem in the form of a mobile application for quick and secure access to important company documents, divided into projects where certain documents (Projects) are applied and used, access levels to these documents are controlled in relation to a group of people or to specific employees, as well as the assignment of topics for notifications for instant notification of who is currently using which file and who is leaving changes there and what actions are being performed.
Advantages of the mobile app
- Biometrics as an implementation of the "zero-tolerance" requirement in an information system - to ensure a reliable authentication and authorization system for application users, who will be employees of the same company, are divided into the following three main classes of users:
- The company director is an employee of the company with the most complete, extended access rights to all company data available through the application. Can appoint Project Managers;
- A project manager is an employee who has the right to determine which employees have access to which documents and/or perform other tasks with documents. In particular, Project managers assign actions for which warnings can be sent via push notifications on the phone.;
- An employee is an ordinary employee who works with company documents.
Upon first contact with the application, the user finds himself with the authorization form shown in the figure below - the user is dealing with a dedicated account manager to log in to the system.
If the user has lost access to the application, it doesn't matter. An employee can restore access on their own by sending a confirmation code to the linked email address and entering a new password.
Upon successful login, the user leaves biometric data that is stored strictly inside the device and is not distributed outside the system. This ensures personal use of the application without interference from third parties.
2. File storage and intelligent information retrieval
Here, tasks are implemented to quickly find relevant information, depending on the contextual information about the project that is being actively implemented. First, the employee sees a list of projects with the option to select a specific project or get the appropriate required project types.
The manager can go to the list of groups and users who have access to the project.
The clear segregation of documents into projects managed by different groups and users takes the system beyond the "convenient disk" with the contents
3. Logging user actions
One of the notable features is the logging of the actions of the company's employees, which make it possible to make the workflow of employees with important documents transparent with 100% confidence, the integrity of which cannot be violated. To view the log, the period of interaction with the documents is indicated and you can select the actions for which you want to see the user history.
Thanks to this, no user action will go unnoticed.
4. Log notifications with a selection of users whose actions need to be recorded
To send push notifications, it is specified which user groups should receive push notifications for which events. This allows you to immediately see the full picture of what is happening with the stored data in real time.
The following image shows an example of receiving such a notification.
Conclusion
The advantage of implementing mobile platforms is, first of all, the acceleration of the workflow related to the main activities of companies. Practice shows that even systems hidden by access level can be successfully used if confidentiality and privacy are maintained using the built-in means of a mobile device.
A sequence diagram showing how several parts of the system interact sequentially with the appropriate implementation. VVT Group specializes in the design of such solutions and in the implementation of end products using modern architectural patterns.
Мобильное приложение Virtual Data Rooms
В последнее время обнаруживается необходимость в применении разработки мобильных приложений для того, чтобы улучшить удобство и ускорить работу пользователя в системе и тем самым быстрее решать поставленные задачи, закрывать производственные риски и находить новые точки для роста продукта. В данном посте пойдет речь о разработке системы типа SFDMS (Security-First Document Management System) нацеленной на выполнение следующих ключевых пунктов:
- Обеспечение целостности данных, хранимых в удалённом хранилище на сервере (это может быть S3-совместимое веб-хранилище или файловая база данных)
- Установление чётких, разграниченных прав доступа ко всем конфиденциальным или публичным документам и бумагам для всех сотрудников компании или отделов в целом (контроль над действиями с особо ценными данными)
- Фиксация каждого выполненного действия сотрудника в отношении ценной информации, файлами, архивами компании (прозрачность деятельности работников согласно их должностным инструкциям)
Проблема
В эпоху повсеместной цифровизации коммерческой деятельности человека наблюдается существенное ускорение в работе сотрудников компании, которые могут выполнять совершенно разные роли, но при этом работать во благо одной цели. В процессе рутины необходимо обмениваться различными документами, а также вести деловую деятельность по отношению к этим документам: подписывать юридические бумаги, заключать договора, устанавливать соглашения, также записывать и сохранять сопутствующую информацию по целевой деятельности компании.
Вместе с этим возникает потребность делегировать определённой группе сотрудников, которые могут управлять документами в более полной мере, при этом ограничивая других сотрудников от данной секретной информации для недопущения возможных утечек.
Компании теряют большие деньги, экономя на безопасности, допуская инсайдерские угрозы с последующей кражей данных сотрудников, а также самой компании, подрывая основную её деятельность. Также может потеряться контроль над управлением и сохранением различных важных сведений, когда одна и та же информация проходит через множество рук и нужно установить на каком этапе та или иная информация могла быть скомпрометирована или нарушена каким сотрудником. При установке дорогостоящих систем документооборота может наблюдаться сложность в настройке прав доступа для препятствования к доступу к документам, а в случае пользования открытыми веб-хранилищами в формате онлайн формируется риск и получения данными сторонними системами и оставления их следа в цифровом поле посредством самого провайдера услуги
Решение
Здесь рассматривается один из подходов решения проблемы в виде мобильного приложения для быстрого и безопасного доступа к важным документам компании с разделением на проекты, где применяются и используются те или иные документы (Проекты), управляются уровни доступа к данным документам по отношению к группе лиц или к конкретным сотрудникам, а также назначение топиков для уведомлений для мгновенного оповещения о том, кто на данный момент каким файлом пользуется и кто оставляет там изменения и какие действия производит
Преимущества мобильного приложения
- Биометрия как реализация требования "zero-tolerance" в информационной системе - для обеспечения надёжной системы аутентификации и авторизации пользователей приложения, которые будут работники одной фирмы разбиваются на следующие три основных класса пользователей:
- Директор компании - сотрудник компании с наиболее полными, расширенными правами доступа ко всем данным компании, доступным через приложением. Может назначать Менеджеров Проектов;
- Менеджер проекта - сотрудник, наделённый правом определять какие сотрудники к каким документами имеют право получить доступ и/или выполнять другие задачи с документами. В том числе Менеджеры проекта назначают действия, по которым могут присылаться предупреждения через push-уведомления телефона;
- Сотрудник - рядовой сотрудник, работающий с документами компании
При первом контакте с приложением пользователь оказывается с формой авторизации, продемонстрированный на рисунке ниже - пользователь имеет дело с выделенной учётной записью менеджером для входа в систему
Если пользователь потерял доступ к приложению - не беда. Сотрудник может самостоятельно восстановить доступ благодаря отправке подтверждающего кода по привязанной электронной почте и вводу нового пароля
По успешному входу пользователь оставляет биометрические данные, которые сохраняются строго внутри устройства и не распространяются вне системы. Это обеспечивает личное использование приложения без вмешательства третьих лиц.
2. Файловая память и интеллектуальный поиск информации
Здесь реализуются требованию по быстрому поиску актуальной информации в зависимости от контекстной информации по проекту, по которому ведётся активная деятельность. Сперва сотрудник видит список проектов с возможностью выбрать определённый проект или получить соответствующие необходимые типы проектов
Менеджер может перейти в список групп и пользователей, у которых есть доступ к проекту
Четкая сегрегация документов на проекты под управлением различных групп и пользователей выносит систему за рамки "удобного диска" с содержимым
3. Журналирование действий пользователей
Одной из примечательных черт является журналирование действий сотрудников компании, которые позволяют с 100%-ной уверенностью сделать прозрачным рабочий процесс сотрудников с важными документами, целостность которых нарушать нельзя. Для просмотра журнала указывается период взаимодействия с документами и можно выбрать действия, по которым хочется увидеть историю по пользователям
Благодаря этому ни одно действие пользователя не останется незамеченным
4. Уведомления по логам с выбором пользователей, действия которых нужно фиксировать
Для отправки push-уведомлений указывается от каких групп пользователей по каким события должны приходить push-уведомления. Это позволяет в режиме реального времени сразу видеть полную картину происходящего с хранимыми данными
На следующем снимке показывается пример получения подобного уведомления
Вывод
Плюсом внедрения мобильных платформ прежде всего является ускорение рабочего процесса, связанного с основной деятельностью компаний. Практика показывает, что даже скрытые по уровню доступа системы могут быть успешно использованы при условии сохранения конфиденциальности и приватности с помощью встроенных средств мобильного устройства
Диаграмма последовательности, показывающая каким образом взаимодействую несколько частей системы последовательно при соответствующей реализации. Компания VVT Group специализируется в проектировании подобных решений и в реализации конечных продуктов, применяя современные архитектурные паттерны
Share
