The post has been translated automatically. Original language: Russian
There's a strange feeling that I've been noticing lately.
Sometimes the day ends, but it doesn't seem to have done anything particularly difficult.
But I'm tired.
And the question arises:
From what?
There was no hard physical work.
There was no one huge task.
It's just that something's been going on all day.
A letter has arrived.
Answered.
Opened the table.
I received a question in the messenger.
Switched over.
I went back to the table.
The phone rang.
After the call, you need to find the document.
Found.
I opened the mail.
I saw another letter.
Then I remembered the task I started this morning.
And by the evening, it feels like I've been working all day, but I still haven't been able to concentrate properly.
And it seems to me that this is one of the interesting problems of modern work.
We've learned how to speed up individual tasks, but we haven't learned how to protect our attention.
Today we have a huge number of tools.
Mail.
Messengers.
Cloud documents.
Video calls.
CRM.
Excel.
Power BI.
AI.
Automation.
Each tool by itself should help you work faster.
But together they sometimes create a completely different effect.
There are more tools, and less quiet time for work.
You seem to be busy all the time.
But being busy doesn't always mean being productive.
The most expensive button is "check notifications"
Sometimes it seems:
"I'll just take a quick look at the message."
Opened.
I read it.
Answered.
Then another message.
Then the link.
Then the letter.
And after 15 minutes, I completely forgot what I was doing before.
And the most interesting thing is that each individual switch seems small.
Five minutes here.
Three minutes there.
Another ten minutes to remember where I left off.
But if you collect everything in a working day, you get quite a lot of time.
And here I started to look at AI a little differently.
I used to think:
"What can AI do for me?"
Now sometimes I think:
"How do I make it so that I have to make fewer switches at all?"
Maybe we don't need another program.
This is an interesting paradox.
When a problem arises, we often look for a new tool.
Don't have time to respond to emails?
We'll find a service.
Is it difficult to work with tasks?
Let's install the app.
Is there a lot of information?
Let's add AI.
Is it difficult to control documents?
Let's create another system.
And at some point, a person gets:
10 tools for job management.
And a separate task is not to forget where everything is.
🙂
That's why I'm leaning more and more towards a simple thought.:
Sometimes the best digital tool is not a new tool, but a well—organized existing process.
But what if we start with the question "what can we stop doing?"
We've already talked about automation.
But it seems to me that there is one more step to it.
Not:
"What can we automate?"
But:
"Which of these is even necessary?"
Do I need to send this email?
Do I need to make this report every week?
Do I need to hold another meeting?
Do I need to store the same information in three places?
Do I need to reply to this message right now?
Do I need to do this task myself?
And sometimes the answers are unexpected.
The AI here may not be the performer, but the interlocutor.
I like using AI not only to get the finished result.
Sometimes it's much more interesting to describe the situation to him and ask:
"Look at this workflow from the outside. Where are the main time losses here? Where do we switch too often? What can be removed, combined, or simplified?"
Of course, AI doesn't know all the nuances of a particular job.
Therefore, his suggestions need to be checked.
But it can help to look at the familiar process with a fresh look.
And sometimes that's exactly what we lack.
Because when we work inside the same system for a long time, some inconveniences cease to seem like inconveniences.
We're just starting to consider them the norm.
What I want to try to change
I guess my next experiment won't be related to some new AI service.
I want to try to take a closer look at my own workday.
And ask yourself a few simple questions.:
What took up the most time today?
Where did I switch most often?
What have I done several times?
What could you not do at all?
What could be done once instead of five times?
And only after that, look for a technological solution.
I think it's much more interesting than just constantly learning new tools.
Because the goal is not to use as much technology as possible.
The goal is to free up time and attention for really important work.
And now I want to ask you
Here I am particularly interested in the experience of people from different fields.
What takes your work attention the most?
Not necessarily the most difficult task.
Exactly what is constantly distracting:
, endless emails , messages in messengers 📊 table 📄 documents , recurring tasks , endless matching 📞 calls 📅 appointments , information search Permanent "urgent"
Write in the comments in just one sentence.:
"What distracts me the most is ______."
And if you have already managed to solve this problem, tell us how.
Perhaps your method will be useful to someone else.
And I, in turn, will try to collect the most interesting answers and make a separate material from them.
Sometimes the best way to learn something is not to look for the answer yourself, but to ask people who have already encountered this problem.
Есть странное ощущение, которое я в последнее время стал замечать за собой.
Иногда день заканчивается, а вроде бы ничего особенно сложного не сделал.
Но устал.
И возникает вопрос:
От чего?
Не было тяжелой физической работы.
Не было какой-то одной огромной задачи.
Просто весь день что-то происходило.
Пришло письмо.
Ответил.
Открыл таблицу.
Пришел вопрос в мессенджере.
Переключился.
Вернулся к таблице.
Позвонили.
После звонка нужно найти документ.
Нашел.
Открыл почту.
Увидел еще одно письмо.
Потом вспомнил про задачу, которую начал утром.
А к вечеру появляется ощущение, что весь день работал, но так и не смог нормально сосредоточиться.
И мне кажется, это одна из интересных проблем современной работы.
Мы научились ускорять отдельные задачи, но не научились защищать своё внимание
Сегодня у нас огромное количество инструментов.
Почта.
Мессенджеры.
Облачные документы.
Видеозвонки.
CRM.
Excel.
Power BI.
AI.
Автоматизация.
Каждый инструмент сам по себе должен помогать работать быстрее.
Но вместе они иногда создают совершенно другой эффект.
Инструментов становится больше, а спокойного времени на работу — меньше.
Ты вроде бы постоянно занят.
Но занятость не всегда означает продуктивность.
Самая дорогая кнопка — «проверить уведомления»
Иногда кажется:
«Я только быстро посмотрю сообщение».
Открыл.
Прочитал.
Ответил.
Потом еще одно сообщение.
Потом ссылка.
Потом письмо.
А через 15 минут уже совершенно забыл, чем занимался до этого.
И самое интересное — каждое отдельное переключение кажется маленьким.
Пять минут здесь.
Три минуты там.
Еще десять минут на то, чтобы вспомнить, где остановился.
Но если собрать всё за рабочий день, получается довольно много времени.
И здесь я начал смотреть на AI немного иначе.
Раньше я думал:
«Что AI может сделать за меня?»
Теперь иногда думаю:
«Как сделать так, чтобы мне вообще приходилось делать меньше переключений?»
Возможно, нам нужна не еще одна программа
Это интересный парадокс.
Когда появляется проблема, мы часто ищем новый инструмент.
Не успеваем отвечать на письма?
Найдем сервис.
Сложно работать с задачами?
Установим приложение.
Много информации?
Добавим AI.
Сложно контролировать документы?
Создадим еще одну систему.
И в какой-то момент у человека появляется:
10 инструментов для управления работой.
И отдельная задача — не забыть, где что находится.
🙂
Поэтому я всё больше склоняюсь к простой мысли:
Иногда лучший цифровой инструмент — это не новый инструмент, а правильно организованный существующий процесс.
А что если начать с вопроса «что можно перестать делать?»
Мы уже говорили об автоматизации.
Но мне кажется, есть еще один шаг до нее.
Не:
«Что мы можем автоматизировать?»
А:
«Что из этого вообще необходимо?»
Нужно ли отправлять это письмо?
Нужно ли делать этот отчет каждую неделю?
Нужно ли проводить еще одну встречу?
Нужно ли хранить одну и ту же информацию в трех местах?
Нужно ли отвечать на это сообщение прямо сейчас?
Нужно ли мне самому выполнять эту задачу?
И иногда ответы оказываются неожиданными.
AI здесь может быть не исполнителем, а собеседником
Мне нравится использовать AI не только для получения готового результата.
Иногда гораздо интереснее описать ему ситуацию и попросить:
«Посмотри на этот рабочий процесс со стороны. Где здесь основные потери времени? Где мы слишком часто переключаемся? Что можно убрать, объединить или упростить?»
Конечно, AI не знает всех нюансов конкретной работы.
Поэтому его предложения нужно проверять.
Но он может помочь посмотреть на привычный процесс свежим взглядом.
А иногда именно этого нам и не хватает.
Потому что когда мы долго работаем внутри одной системы, некоторые неудобства перестают казаться неудобствами.
Мы просто начинаем считать их нормой.
Что я хочу попробовать изменить
Наверное, мой следующий эксперимент будет не связан с каким-то новым AI-сервисом.
Я хочу попробовать внимательнее посмотреть на собственный рабочий день.
И задать себе несколько простых вопросов:
Что сегодня забрало больше всего времени?
Где я чаще всего переключался?
Что я делал несколько раз?
Что можно было не делать вообще?
Что можно было сделать один раз вместо пяти?
И только после этого искать технологическое решение.
Мне кажется, это намного интереснее, чем просто постоянно изучать новые инструменты.
Потому что цель ведь не в том, чтобы использовать как можно больше технологий.
Цель — освободить время и внимание для действительно важной работы.
А теперь хочу спросить вас
Здесь мне особенно интересен опыт людей из разных сфер.
Что больше всего забирает ваше рабочее внимание?
Не обязательно самая сложная задача.
Именно то, что постоянно отвлекает:
📩 бесконечные письма 💬 сообщения в мессенджерах 📊 таблицы 📄 документы 🔄 повторяющиеся задачи 👥 бесконечные согласования 📞 звонки 📅 встречи 🔍 поиск информации ⚡ постоянные «срочно»
Напишите в комментариях буквально одной фразой:
«Больше всего меня отвлекает ______».
А если у вас уже получилось решить эту проблему — расскажите как.
Возможно, ваш способ окажется полезным кому-то еще.
А я, в свою очередь, попробую собрать самые интересные ответы и сделать из них отдельный материал.
Иногда лучший способ чему-то научиться — не искать ответ самому, а спросить у людей, которые уже столкнулись с этой проблемой.
Share
