The post has been translated automatically. Original language: Russian
For more than five years I worked as a senior communications electromechanic on the railway, and every month I saw the same thing. Work permits for high-hazard work are issued on paper. Safety briefings are recorded in the foreman's journal. Medical checks — in the medic's journal. Qualifications — with HR. Certification deadlines — in the occupational safety engineer's spreadsheet. To find out whether a person can be admitted to work, you need confirmation from four different people. In practice, checks are selective, and responsibility for admission lies with whoever issued the permit.
We are building a product that calculates this automatically. And in the very first conversation with any enterprise, we ran into the same question: does an electronic document have the same legal force as a paper one?
Nobody had an official answer. So we sent an inquiry to the Ministry of Labor and Social Protection of the Population of the Republic of Kazakhstan, and in August 2026 we received an official clarification.
What the Ministry said:
- The Rules for Conducting High-Hazard Work and the Rules for Keeping Briefing Registration Journals do not specifically require a paper medium.
- Work permits and briefing journals in electronic form, certified with a digital signature (EDS), are equivalent to paper documents bearing a handwritten signature.
- A separate internal act of the employer is not mandatory, but the employer is entitled to regulate the procedure internally.
To be clear: this is not about abandoning documents. All requirements for issuing work permits and keeping journals remain fully in force — only the medium changes, and the handwritten signature becomes an electronic digital signature.
This is the foundation of Ortaq Hub. The platform keeps every admission element together with its validity period and, at the moment a permit is issued, calculates the readiness of each crew member. If a requirement for a specific type of work is not met, the system does not add the worker to the permit and states the exact reason: for example, the fourth electrical safety group is required, but the observer has the third.
To be honest about our stage: the product is deployed and running, but there are no external implementations yet. We are looking for an enterprise willing to pilot the electronic work permit in one division.
If you face the same problem with paper journals, write in the comments — I will share the full text of our inquiry and the Ministry's reply.
Больше пяти лет я работал старшим электромехаником связи на железной дороге и каждый месяц видел одно и то же. Наряд-допуск на работы повышенной опасности выписывается на бумаге. Инструктажи — в журнале у мастера. Медосмотр — в журнале у медика. Квалификация — у кадровика. Сроки аттестаций — в таблице у инженера по охране труда. Чтобы понять, можно ли допускать человека к работе, нужно получить подтверждение у четырёх разных людей. На практике проверяют выборочно, а отвечает за допуск тот, кто выписал наряд.
Мы делаем продукт, который считает это автоматически. И на первом же разговоре с любым предприятием упирались в один вопрос: сохраняет ли электронный документ юридическую силу наравне с бумажным.
Официального ответа не было ни у кого. Поэтому мы отправили запрос в Министерство труда и социальной защиты населения РК и в августе 2026 года получили официальное разъяснение.
Что ответило министерство:
- Правила проведения работ повышенной опасности и правила ведения журналов регистрации инструктажей не устанавливают требования именно к бумажному носителю.
- Наряд-допуск и журналы инструктажей в электронной форме, удостоверенные ЭЦП, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью.
- Отдельный внутренний акт работодателя не обязателен, но работодатель вправе урегулировать порядок у себя.
Подчеркну: речь не об отказе от документов. Все требования к оформлению наряда-допуска и ведению журналов сохраняются полностью — меняется только носитель, а подпись из собственноручной становится электронной цифровой.
На этом мы строим Ortaq Hub. Платформа держит все элементы допуска со сроками действия и в момент выдачи наряда считает готовность каждого работника бригады. Если требование по конкретному виду работ не выполнено, система не включает работника в наряд и прямо называет причину: например, нужна четвёртая группа по электробезопасности, а у наблюдающего третья.
Честно о стадии: продукт развёрнут и работает, но внешних внедрений пока нет. Ищем предприятие, готовое обкатать электронный наряд-допуск на одном подразделении.
Если у вас та же боль с бумажными журналами — напишите в комментариях, поделюсь текстом запроса и ответом целиком.
Share
