The post has been translated automatically. Original language: Russian
The project team has been creating something for several months.
Developed, tested, and launched. All the main tasks are closed.
You can disperse :)
It's not until the next day that the project result begins to lead a normal life.
The user's access is not working.
Something needs to change.
An error has been found.
There is a new employee who needs to be connected.
A month later, a question arose that no one expected at all during development.
And then suddenly it turns out that the project is over, and it's unclear who should go with all this now.
It seems to me that the transfer of the result should not be considered on the last day.
Even before the project is completed, it is useful to determine:
Who is responsible for what we have created?
To whom do we send the instructions and necessary materials?
Have all the necessary access rights been granted?
Are there any other issues that the project team did not manage to resolve?
Who will deal with them after completion?
And most importantly, does the receiving party understand what exactly has become its responsibility now?
Because technically, it's possible to send someone a folder with documents and write "everything has been transferred" pretty quickly.
But this does not mean that a person will be able to work with it normally tomorrow.
I would generally separate the two points.
First, we have finished working on the project.
The second is that the result of the project has actually been transferred to those who will continue to use, support and develop it.
And sometimes there is still a decent chunk of work between the first and second point.
Therefore, the closure of the project for me is not only the last check mark in the plan.
Probably, it is really finished when there is no question after the departure of the project team.:
"And now whose is it anyway?"
Бывает встреча, после которой выходишь с ощущением:
Ну вот, наконец-то обо всем договорились.
Обсудили вопрос.
Нашли решение.
Никто не спорит.
Все кивнули.
Можно работать дальше.
А через несколько дней выясняется что-то интересное :)
Один участник встречи понял, что нужно изменить только одну часть процесса.
Другой решил, что меняем весь процесс.
Третий вообще ждет дополнительного подтверждения и поэтому пока ничего не делает.
При этом каждый совершенно уверен, что именно об этом и договорились.
Мне кажется, проблема здесь не всегда в том, что кто-то невнимательно слушал.
Мы просто можем услышать одну и ту же фразу и немного по-разному понять, что она означает именно для нашей работы.
Особенно если решение касается нескольких людей или команд.
Поэтому в конце важных обсуждений мне нравится очень простой прием.
Не спрашивать:
«Всем все понятно?»
На такой вопрос обычно отвечают:
«Да».
Лучше попробовать проговорить результат немного иначе:
«Давайте проверим, одинаково ли мы поняли, что сейчас решили».
И дальше буквально несколько вещей.
Что именно меняется?
Что остается как было?
Кто делает следующий шаг?
Что должно получиться в результате?
Иногда на этом месте неожиданно начинается еще пять минут обсуждения.
И это хорошо.
Потому что лучше обнаружить разные представления сейчас, чем через неделю, когда каждый уже сделал свою часть так, как понял.
Мне кажется, для начинающего PM здесь есть важный момент.
Договориться и одинаково понять договоренность — не совсем одно и то же.
Можно провести отличную встречу.
Можно даже записать принятое решение.
Но если после нее пять человек пошли делать пять разных вещей, сама встреча мало что решила.
Поэтому иногда самые полезные несколько минут встречи — последние.
Когда кажется, что уже все обсудили.
И остается только проверить:
мы действительно уходим отсюда с одним и тем же пониманием?
Share
