The post has been translated automatically. Original language: Russian
Keep final demos moving by preparing one team list, allowing time for handovers, and checking the next team before announcing it. Give the host the running order and put a coordinator beside the stage to confirm who is ready.
This workflow is for teams presenting one after another at a hackathon final. It does not replace the event’s judging rules. All team examples are fictional. The organizer decides presentation length and late arrival procedures before the session.
Give the host and coordinator the same list
For each team, record the project number, team name, presenter, waiting point, and position in the lineup. Use a project number when names are similar. The public list does not need participants’ personal phone numbers.
Keep the current list in one shared place. Both people should read the same version. If a team changes its presenter, update the row before its turn so the coordinator is looking for the right person.
Count the handover as part of the session
The previous demo ends, but the next person still has to connect a laptop and open the right window. Allow for this transition separately from speaking time. Test the cable, sound, and screen arrangement during rehearsal.
Source: MLH Hackathon Organizer Guide, Judging Plan. The guide recommends allowing setup time for the next group in final presentations. Choose timings that fit your event. The workflow here is an original planning example, rather than a universal MLH or Stavleak rule.
Check readiness before the host calls a name
While one team presents, confirm that the next team is at the waiting point and warn the team after it. Use plain notes such as expected, beside the stage, presenting, and finished. Beside the stage should mean somebody actually checked.
For a fictional rehearsal, North presents, Beacon waits beside the stage, and Shore receives an advance reminder. The coordinator tells the host only what has been confirmed. These names do not describe a real event or customer.
Decide what happens when a team is absent
The host should not invent a late arrival procedure in front of the audience. Tell participants who can approve a change and how it affects the lineup. Moving a team must not quietly change its judging conditions.
Record the reason and ask the responsible organizer to apply the published procedure. If a move is allowed, update the order used by both staff members. Do not promise another attempt when the rules do not provide one.
Rehearse the transition as well as the pitch
Ask two practice teams to finish a demo, leave the space, connect the next laptop, and wait for the introduction. Measure the actual transition. If it takes longer than the planned gap, revise the session plan before the final.
Check who stops the timer, who introduces the next team, and who helps with the connection. Avoid assigning one person to look for an absent team while also keeping the presentation screen ready.
Before the session, give both staff members the final order, check the first two teams, and name the person who can approve changes. Find the hackathon rules template in Stavleak’s organizer materials when preparing the wider process. The company profile opens the Stavleak website. Finish with a rehearsal that shows the handover fits the available time.
Чтобы финальные демо шли по понятному порядку, подготовьте список команд, время перехода и отметку присутствия перед каждым выступлением. Один ведущий объявляет очередь, а координатор у сцены проверяет, готова ли следующая команда.
Ниже предложен рабочий порядок для последовательных выступлений на финале хакатона. Он не заменяет регламент оценки. Все примеры вымышлены; длительность демо и действия при опоздании организатор согласует заранее.
Составьте один список для ведущего и координатора
В каждой строке укажите номер команды, название проекта, имя выступающего, место ожидания и порядок выхода. Одинаковые названия команд различайте номером проекта. Не добавляйте в публичную очередь личные телефоны участников.
Храните актуальный список в одном месте. Ведущий и координатор должны видеть одну версию. Если команда сменила выступающего, обновите строку до её выхода, чтобы человека не искали по старому имени.
Отведите время на переход между командами
Демо заканчивается, но следующему участнику ещё нужно подключить ноутбук и открыть нужное окно. Заложите этот переход отдельно от времени презентации. Проверьте кабель, звук и способ показа на репетиции.
Источник: MLH Hackathon Organizer Guide, Judging Plan. Руководство советует учитывать подготовку следующей группы при финальных выступлениях. Конкретное время выбирайте по формату своего события; пример ниже не является правилом MLH или Stavleak.
Проверяйте следующую команду до объявления
Пока выступает текущая команда, координатор отмечает присутствие следующей и предупреждает ещё одну. Достаточно ясных отметок: ожидаем, у сцены, выступает, завершила. Запись «у сцены» означает, что человек действительно пришёл.
Учебный пример: команда «Север» показывает проект, «Маяк» уже у сцены, а «Берег» получил предупреждение. Координатор сообщает ведущему только подтверждённую готовность. Названия вымышлены и не описывают реальный финал.
Договоритесь, что делать при отсутствии команды
Если следующей команды нет, ведущий не должен придумывать решение на ходу. Заранее объясните участникам, кто принимает решение о переносе и как это отражается в очереди. Изменение порядка не должно незаметно менять условия оценки.
Координатор фиксирует причину и сообщает ответственному организатору. Если перенос разрешён, обе рабочие копии получают новый порядок. Не обещайте дополнительную попытку без основания в правилах события.
Репетируйте сам переход, а не только речь
Попросите две учебные команды пройти полный переход: закончить показ, освободить место, подключить следующий ноутбук и дождаться объявления. Засеките реальное время. Если переход занимает больше запланированного, исправьте сетку до финала.
Отдельно проверьте, кто останавливает таймер, кто объявляет следующего и кто помогает с подключением. Один человек не должен одновременно искать отсутствующую команду и следить за работающим экраном.
Перед стартом раздайте ведущему и координатору финальный порядок, проверьте первую пару команд и назначьте ответственного за изменения. Для подготовки общих правил найдите шаблон регламента в материалах Stavleak. Сайт доступен из профиля компании ИП Stavleak. После репетиции убедитесь, что переход действительно помещается в выделенное время.
Share
