The post has been translated automatically. Original language: Russian
In the world of global business, where speed and employee engagement are the main strategic advantage, waiting a few days for a vacation application to complete a paper quest is an unacceptable luxury. It is this outdated paradigm that we are destroying.
Docrobot Central Asia is proud to announce the completion of a large–scale digital transformation of personnel document management in the Kazakh division of Amway, the world leader in the field of health and beauty.
Cooperation with a corporation like Amway (known for its multi-level structure and strict standards) has become a litmus test: we have proved that even the most complex HR processes can be instant and transparent. The company now has an intuitive interface that covers the entire employee's life cycle: from the first day of work to dismissal.
A new level of convenience for each employee
"This project with Amway is a vivid example of how modern CAD transforms HR from a service function into a strategic asset. We have created a platform that at times accelerates decision-making, whether it's taking parental leave or personnel transfer. And this directly affects the loyalty and speed of the business. We have set a new standard of efficiency for global retail," Timur Marusiak, Executive Director Docrobot Central Asia.
Timur Marusiak, Executive Director of Docrobot Central AsiaPlatform Docrobot has reached 100% of Amway's full-time employees in Kazakhstan.
The system has fully automated and configured such critical processes as:
- Getting started: hiring an employee and completion of the full package of documents.
- Schedule: all types of vacations, including child care, as well as maternity leave.
- Career development: personnel transfers and changes in working conditions.
- Motivation and Support: registration of benefits, financial assistance and bonuses.
- Completion Cooperation: the dismissal procedure.
Project For Amway, Docrobot KEDO is interesting not just for the fact of implementation, but for real achievements, confirmed by figures:
1. Highest engagement from day one
The system has covered 100% of Amway's full-time employees. After just one training session, 78.3% of the staff started actively using the platform. Such a high engagement rate at the start demonstrates the exceptional simplicity and intuitiveness of the platform.
2. Instant volume of operations
After the launch, more than 1,000 electronic documents were sent across the entire company. These are more than half a thousand acts, statements and orders that previously would have required paper, couriers, manual approval and processing.
3. Intelligent Premium Automation
As part of our collaboration with Amway, we have focused on one of the most important processes for their business, the Recommend a Friend program. Previously, the entire mechanics of the program required a lot of manual approvals and reconciliations between different departments, which stretched its execution over several business days.
Thanks to the implementation of our automation system, we managed to achieve an excellent effect. The entire work cycle has now become a seamless cascade of automatic actions. The process begins with submitting an electronic application in the system. The application is immediately automatically validated and sent along a clearly defined route. System independently determines the route of the document and, in case of successful approval, instantly generates an order for payment of the premium already inside 1C. This transition from days of manual, error-prone work to instant and controlled automation directly accelerates the payment of remuneration, which in turn significantly increases loyalty and motivation to continue participating in the program, while reducing operational costs, eliminating the risk of human error and being a good instant incentive.
A project that inspires
Our project on KEDO is interesting because it has created a self-regulating digital environment. We helped Amway not only save time, but also direct the resources of the HR team to strategic business development tasks.
Aigerim Kaligozhina, Amway's Lead HR Specialist" Unification, transparency and speed are critically important for our structure. Before the introduction of Docrobot's QED, processes such as taking parental leave or awarding bonuses for recommendations could take days. These are now minutes available from any device. For us, as a modern company that is conscious of time, resources and process sustainability, the transition to electronic document management has become a logical step. Thus, we have strengthened our principles of thrift, environmental friendliness and convenience for employees. This is incredibly important for us," says Lead HR. Specialist Amway Aigerim Kaligozhina.
Docrobot Central Asia continues to create tools that help global companies set business trends by ensuring transparency and efficiency. HR processes in the region.
В мире глобального бизнеса, где скорость и вовлеченность персонала являются главным стратегическим преимуществом, ждать несколько дней, пока заявление на отпуск пройдет бумажный квест, – непозволительная роскошь. Именно эту устаревшую парадигму мы и разрушаем.
Docrobot Центральная Азия с гордостью объявляет о завершении масштабной цифровой трансформации кадрового документооборота в казахстанском подразделении Amway – мировом лидере в сфере здоровья и красоты.
Сотрудничество с такой корпорацией, как Amway (известной своей многоуровневой структурой и строгими стандартами), стало лакмусовой бумажкой: мы доказали, что даже самые сложные HR-процессы могут быть мгновенными и прозрачными. Теперь в распоряжении компании интуитивный интерфейс, охватывающий весь жизненный цикл сотрудника: от первого рабочего дня до увольнения.
Новый уровень удобства для каждого сотрудника
«Этот проект с Amway – яркий пример того, как современный КЭДО превращает HR из сервисной функции в стратегический актив. Мы создали платформу, которая в разы ускоряет принятие решений, будь то оформление отпуска по уходу за ребенком или кадровый перевод. А это напрямую влияет на лояльность и скорость бизнеса. Мы установили новый стандарт эффективности для глобального ритейла», – Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot Центральная Азия.
Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot Центральная АзияПлатформа Docrobot охватила 100% штатных сотрудников Amway в Казахстане.
В системе полностью автоматизированы и настроены такие критически важные процессы, как:
- Начало работы: прием сотрудника и оформление полного пакета документов.
- График: все виды отпусков, включая по уходу за ребенком, а также отпуска по беременности и родам.
- Развитие карьеры: кадровые переводы и изменения условий труда.
- Мотивация и поддержка: оформление льгот, материальной помощи и премирования.
- Завершение сотрудничества: процедура увольнения.
Проект Docrobot КЭДО для Amway интересен не просто фактом внедрения, а реальными достижениями, подтвержденными цифрами:
1. Высочайшая вовлеченность с первого дня
Система охватила 100% штатных сотрудников Amway. После всего одного проведенного обучения 78,3% персонала начали активно использовать платформу. Такой высокий коэффициент вовлеченности на старте демонстрирует исключительную простоту и интуитивность платформы.
2. Мгновенный объем операций
После запуска было отправлено более 1 000 электронных документов в разрезе всей компании. Это более полутысячи актов, заявлений и приказов, которые раньше потребовали бы бумаги, курьеров, ручного согласования и обработки.
3. Интеллектуальная автоматизация премий
В рамках нашего сотрудничества с Amway мы сосредоточились на одном из значимых для их бизнеса процессов – программе «Порекомендуй друга». Ранее вся механика программы требовала множества ручных согласований и сверок между различными отделами, что растягивало его выполнение на несколько рабочих дней.
Благодаря внедрению нашей системы автоматизации удалось добиться отличного эффекта. Весь цикл работы теперь превратился в бесшовный каскад автоматических действий. Процесс начинается с подачи электронного заявления в системе. Заявка немедленно проходит автоматическую валидацию и направляется по четко заданному маршруту. Система самостоятельно определяет маршрут документа и, в случае успешного утверждения, моментально генерирует приказ о выплате премии уже внутри 1С. Этот переход от дней ручной, подверженной ошибкам работы, к мгновенной и контролируемой автоматизации напрямую ускоряет выплату вознаграждения, что в свою очередь значительно повышает лояльность и мотивацию к дальнейшему участию в программе, одновременно снижая операционные затраты, устраняя риск человеческой ошибки и являясь хорошим мгновенным стимулом.
Проект, который вдохновляет
Наш проект по КЭДО интересен тем, что он создал саморегулируемую цифровую среду. Мы помогли Amway не только сэкономить время, но и направить ресурсы HR-команды на стратегические задачи развития бизнеса.
Айгерим Калигожина, Lead HR Specialist Amway«Для нашей структуры критически важны унификация, прозрачность и скорость. До внедрения КЭДО от Docrobot такие процессы, как оформление отпуска по уходу за ребенком или начисление премий за рекомендации, могли занимать дни. Теперь это минуты, доступные с любого устройства. Для нас, как для современной компании, которая осознанно относится к времени, ресурсам и устойчивости процессов, переход на электронный документооборот стал логичным шагом. Таким образом мы усилили наши принципы – бережливость, экологичность и удобство для сотрудников. Для нас это невероятно важно», – делится результатами Lead HR Specialist Amway Айгерим Калигожина.
Docrobot Центральная Азия продолжает создавать инструменты, которые помогают глобальным компаниям задавать бизнес-тренды, обеспечивая прозрачность и эффективность HR-процессов в регионе.
Share
