The post has been translated automatically. Original language: Russian
When the team grows to 8-10 people, the tasks in the messenger start to get lost. We at Mango Development went through this ourselves and gathered practices that helped us.
- The task has one responsible person and a deadline. "Someone look at it" doesn't work: if there are two performers, the task is a draw.
- The task lives outside of correspondence. We agreed in the chat, immediately record what to do, who is doing it, by what date and what is considered the result.
- Statuses instead of the question "what's up?". New, in progress, under review, ready. The supervisor looks at the status, rather than writing to everyone.
- The delay is visible in advance. It is better to look at tasks with a deadline for tomorrow every day than to sort through the broken ones on Friday.
- Approvals are not lost in the mail. The document, who approves it and by what date: all in one place.
- The report is collected from data, not from memory. If the tasks and statuses are in the same system, the monthly report turns into an upload, rather than an evening in Excel.
We have incorporated these practices into Electronic Note, our task management system. It contains tasks, approvals, documents, and chats in one place. There is a supervisor panel and an AI assistant that sets tasks by voice or text command and collects a monthly report. The system works on the web and on iOS and Android, the data is stored in Kazakhstan. We are currently expanding the pilot and are ready to connect 10 more teams: startups, companies and government agencies.
And how do you set tasks: in a chat, in a spreadsheet, or in a separate system? Share it in the comments, it's interesting to compare.
Когда команда вырастает до 8–10 человек, задачи в мессенджере начинают теряться. Мы в Mango Development прошли через это сами и собрали практики, которые нам помогли.
- У задачи один ответственный и срок. «Посмотрите кто-нибудь» не работает: если исполнителей двое, задача ничья.
- Задача живёт вне переписки. Договорились в чате, сразу зафиксируйте: что сделать, кто делает, к какому сроку и что считать результатом.
- Статусы вместо вопроса «ну что там?». Новая, в работе, на проверке, готово. Руководитель смотрит статус, а не пишет каждому.
- Просрочку видно заранее. Лучше каждый день смотреть задачи со сроком на завтра, чем в пятницу разбирать сорванные.
- Согласования не теряются в почте. Документ, кто его утверждает и до какого числа: всё в одном месте.
- Отчёт собирается из данных, а не по памяти. Если задачи и статусы в одной системе, месячный отчёт превращается в выгрузку, а не в вечер в Excel.
Эти практики мы заложили в Electronic Note, нашу систему управления задачами. В ней задачи, согласования, документы и чаты собраны в одном месте. Есть панель руководителя и ИИ-ассистент, который ставит задачи по голосовой или текстовой команде и собирает отчёт за месяц. Система работает в вебе и на iOS и Android, данные хранятся в Казахстане. Сейчас мы расширяем пилот и готовы подключить ещё 10 команд: стартапы, компании и госструктуры.
А как задачи ставят у вас: в чате, в таблице или в отдельной системе? Поделитесь в комментариях, интересно сравнить.
Share
