The post has been translated automatically. Original language: Russian
Most plans are disrupted even before the start of work, right at the moment they are drawn up. The customer needs it by the end of the quarter, so the team adjusts the plan for this date. Tasks shrink, stocks disappear, and any delay in delivery or approval immediately shifts the entire project.
An honest assessment begins with the fact that the plan is based on tasks, not on the desired date. The project is divided into understandable works and evaluated separately. A simple technique works well for evaluation: to name not one digit, but three. An optimistic timeframe if everything goes smoothly. The most likely scenario is if everything is as usual. And pessimistic if the main risks work out.
From these three figures, a realistic estimate is obtained. The classic PERT formula is an optimistic timeframe plus the four most likely plus a pessimistic one, all divided by six. For example, the supply of equipment was estimated at 4, 6 and 10 weeks. The plan should include about 6.3 weeks, not 4, as we would like. The difference seems small, but for dozens of tasks it is what distinguishes an achievable plan from an impossible one.
If a realistic deadline does not suit the customer, this is an excuse for a conversation, and not to silently undercut the estimates. You can reduce the volume of the first stage, pre-order long components, or add people for critical tasks. Such a conversation at the beginning of a project is unpleasant, but it is much better than talking about missed deadlines at the end.
Большинство планов срываются ещё до начала работ, прямо в момент их составления. Заказчику нужно к концу квартала, поэтому команда подгоняет план под эту дату. Задачи сжимаются, запасы исчезают, и любая задержка поставки или согласования сразу сдвигает весь проект.
Честная оценка начинается с того, что план строят от задач, а не от желаемой даты. Проект разбивают на понятные работы и оценивают каждую отдельно. Для оценки хорошо работает простой приём: называть не одну цифру, а три. Оптимистичный срок, если всё пойдёт гладко. Наиболее вероятный, если всё как обычно. И пессимистичный, если сработают основные риски.
Из этих трёх цифр получается реалистичная оценка. Классическая формула PERT: оптимистичный срок плюс четыре наиболее вероятных плюс пессимистичный, всё делённое на шесть. Например, поставку оборудования оценили в 4, 6 и 10 недель. В план стоит заложить около 6,3 недели, а не 4, как хотелось бы. Разница кажется небольшой, но на десятках задач именно она отличает выполнимый план от невыполнимого.
Если реалистичный срок не устраивает заказчика, это повод для разговора, а не для того, чтобы молча подрезать оценки. Можно сократить объём первого этапа, заранее заказать долгие комплектующие или добавить людей на критичные задачи. Такой разговор в начале проекта неприятен, но он намного лучше разговора о сорванных сроках в конце.
Share
