The post has been translated automatically. Original language: Russian
It seems to me that this is generally a common story in projects.
We gathered at a meeting, discussed the issue, argued, and finally seemed to come to an agreement.
Everyone dispersed.
A week later, we return to this topic, and it begins:
"We decided to do it this way."
"No, we agreed to check another option first."
"And I actually realized that this question has been postponed for now" :)
And the most interesting thing is that everyone can quite sincerely remember the conversation that way.
Especially if the project has been going on for several months, there are many meetings, there are also many participants, and decisions are made constantly.
Therefore, I would simply record important agreements.
Moreover, it is not necessary to write a huge protocol for several pages after each meeting.
Sometimes a few lines are enough:
What have you decided?
When?
Who was involved in making the decision?
Why did you choose this option?
What needs to be done now and who is responsible for it?
And the point "why we decided that way" seems to me to be especially useful.
Because after two months, the old solution sometimes looks quite strange.
Why did you choose this particular option? Why didn't they make it easier?
And then you open the record and you see: at that time there was a limited budget. Or there was no technical option. Or the customer has set a specific condition.
Circumstances may change later, and then the old decision may well be reconsidered.
For a small project, a regular table is generally sufficient.
The main thing is to have one place where you can quickly see what was actually agreed upon, rather than looking for it by mail, correspondence and memoirs of the participants.
Because everyone has a good memory.
It's just that sometimes everyone has their own :)
Мне кажется, в проектах это вообще обычная история.
Собрались на встрече, обсудили вопрос, поспорили, в итоге вроде договорились.
Все разошлись.
Через неделю возвращаемся к этой теме, и начинается:
«Мы же решили делать так».
«Нет, мы договорились сначала проверить другой вариант».
«А я вообще поняла, что этот вопрос пока отложили» :)
И самое интересное, что каждый может совершенно искренне помнить разговор именно так.
Особенно если проект идет несколько месяцев, встреч много, участников тоже много и решения принимаются постоянно.
Поэтому важные договоренности я бы просто фиксировала.
Причем совсем не обязательно после каждой встречи писать огромный протокол на несколько страниц.
Иногда достаточно нескольких строк:
Что решили?
Когда?
Кто участвовал в принятии решения?
Почему выбрали именно этот вариант?
Что теперь нужно сделать и кто за это отвечает?
И вот пункт «почему мы так решили» мне кажется особенно полезным.
Потому что через два месяца старое решение иногда выглядит довольно странно.
Зачем выбрали именно этот вариант? Почему не сделали проще?
А потом открываешь запись и видишь: на тот момент был ограничен бюджет. Или не было технической возможности. Или заказчик поставил конкретное условие.
Обстоятельства потом могут измениться, и тогда старое решение вполне можно пересмотреть.
Для небольшого проекта вообще достаточно обычной таблицы.
Главное, чтобы было одно место, где можно быстро посмотреть, о чем на самом деле договорились, а не искать это по почте, перепискам и воспоминаниям участников.
Потому что память у всех хорошая.
Просто иногда у каждого своя :)
Share
