The post has been translated automatically. Original language: Russian
Getting three commercial offers (KP) from IT companies is not a problem. The problem starts when they need to be compared.
One contractor describes the stages of the work in detail. The other focuses on price. The third one talks about technology and his experience.
As a result, you are not comparing the working conditions, but the quality of the presentation design.
Beautiful design, logos of famous clients and high-profile figures help to sell services. But then you won't have to work with the presentation.
You will have to work with a commercial offer and a contract in plain black text on white paper. It is in these documents that it is written that the contractor undertakes to do what is considered the result of the work, what is included in the price, what restrictions are there and what will have to be paid separately.
Everything else helps to sell the service, but it says almost nothing about how the work will be structured. To remove emotions from the selection process, I use a simple three-step system.
Step 1. We bring the KP to one format
In order for the offers to become comparable, you first need to remove the marketing shell. I'm only interested in the facts.:
- What is included in the price and what is not
- What is considered the result of the work
- What are the restrictions?
- What additional work is paid separately?
At this stage, I'm connecting the AI. I upload commercial offers and ask you to remove the selling texts, put the documents in a comparative table and show what information is missing. AI doesn't care how beautifully designed the presentation is. He compares documents, not impressions.
Step 2. We ask everyone the same questions.
Comparing offers becomes much easier when all contractors have the same set of specifications.
I usually ask these questions:
- What exactly is included and not included in the price?
- What is considered the result of the work?
- How will the work be organized if the requirements change?
- Who is responsible for integration with third-party services?
- What risks does the contractor see in the project right now?
- What else did I forget to ask as a customer?
The last question, in my opinion, is the most useful.
It quickly shows how well the contractor really understood the project. An experienced team will almost always highlight risks that the customer has not yet thought about.
Step 3. Check the "KP + contract" bundle
A classic mistake is to choose a contractor based on a commercial proposal, and open the contract for the first time before signing.
It is worth requesting a standard contract together with the KP.
It is at the junction of these documents that discrepancies most often appear. For example:
- The offer includes 12 months warranty support. In the contract, only critical errors are corrected free of charge.
- The offer includes three months of development. In the contract, the deadlines are automatically shifted if the customer delays the approval.
- The offer includes Agile software development. In the contract, any change in requirements is formalized by an additional agreement and is paid separately.
One of the projects that I evaluated in this way is an illustrative example. At KP, the contractor promised a "dedicated support team" with incident response within two hours. The wording in the contract was different: four hours was the time to confirm the application, not to start work, and referred only to critical incidents of the first level. In words, the contractor explained that in practice it fits in two hours, and he set four hours in case of system updates when the flow of requests from customers is growing sharply.
Formally, the discrepancy was understandable, but according to the documents, the customer received a completely different level of guarantees than according to the presentation. And this discrepancy was found precisely at the junction of the KP and the contract — when reading each document separately, it was unnoticeable.
That is why it is worth checking the bundle of the KP and the contract not after selecting the contractor, but at the comparison stage — together with the rest of the candidates. Here I'm connecting the AI again, but with a different task.: compare the commercial offer and the contract.
I'm checking that all the key agreements are actually included in the contract.:
- Deadlines
- Acceptance criteria
- SLA
- Responsibility of the parties
- Communication channels
If the promise was in the KP, but disappeared from the contract, it is better to discuss it before signing the documents.
AI copes well with this routine: it finds contradictions and highlights formulations that are worth clarifying. But the final assessment of the contract should be given by the company's lawyer, who monitors changes in laws — AI does not replace such expertise.
The main idea
Choosing a contractor is a management decision, not a presentation contest. To make it objective, you need to compare the same set of documents for each contractor: a commercial offer, answers to the same clarifying questions, and a contract.
The higher the cost of making a mistake, the less emotion should remain in the selection process. And if you had a case where the presale promised full flexibility, but the contract had strict restrictions and paid changes to requirements — tell us in the comments, it is interesting to compare the practice.
Bonus: prompt for contractor verification
Upload the commercial offer and the contractor's standard contract to the AI, then use this prompt:
Here are two documents from a potential IT contractor: a commercial proposal and a standard contract.
Compare them with each other.
- Find all the contradictions and discrepancies.
- Show the promises from the KP that are missing from the contract or described there less advantageously for the customer.
- Identify the five main risks.
- Make a list of questions to ask the contractor before signing the contract.
Write theses, without general introductory phrases. Don't make assumptions if you don't have enough information. Formalize the results in a convenient table.
Получить три коммерческих предложения (КП) от IT-компаний — не проблема. Проблема начинается, когда их нужно сравнить.
Один подрядчик подробно расписывает этапы работ. Другой делает акцент на цене. Третий рассказывает про технологии и свой опыт.
В итоге вы сравниваете не условия работы, а качество оформления презентации.
Красивый дизайн, логотипы известных клиентов и громкие цифры помогают продавать услуги. Но работать потом придется не с презентацией.
Работать придется с коммерческим предложением и договором — обычным черным текстом на белой бумаге. Именно в этих документах написано, что подрядчик обязуется сделать, что считается результатом работы, что входит в стоимость, какие есть ограничения и за что придется платить отдельно.
Все остальное помогает продавать услугу, но почти ничего не говорит о том, как будет строиться работа. Чтобы убрать эмоции из процесса выбора, я использую простую систему из трех шагов.
Шаг 1. Приводим КП к одному формату
Чтобы предложения стали сравнимыми, сначала нужно убрать маркетинговую оболочку. Меня интересуют только факты:
- Что входит в стоимость, а что нет
- Что считается результатом работы
- Какие ограничения есть
- Какие дополнительные работы оплачиваются отдельно
На этом этапе я подключаю ИИ. Загружаю коммерческие предложения и прошу убрать продающие тексты, свести документы в сравнительную таблицу и показать, какой информации не хватает. ИИ безразлично, насколько красиво оформлена презентация. Он сравнивает документы, а не впечатления.
Шаг 2. Задаем всем одинаковые вопросы
Сравнивать предложения становится намного проще, когда у всех подрядчиков есть одинаковый набор уточнений.
Обычно задаю такие вопросы:
- Что конкретно входит и не входит в стоимость?
- Что считается результатом работы?
- Как будет организована работа, если изменятся требования?
- Кто отвечает за интеграции со сторонними сервисами?
- Какие риски подрядчик видит в проекте уже сейчас?
- Что еще я забыл спросить как заказчик?
Последний вопрос, на мой взгляд, самый полезный.
Он быстро показывает, насколько подрядчик действительно разобрался в проекте. Опытная команда почти всегда подсветит риски, о которых заказчик еще не задумывался.
Шаг 3. Проверяем связку «КП + договор»
Классическая ошибка — выбрать подрядчика по коммерческому предложению, а договор впервые открыть перед подписанием.
Запрашивать типовой договор стоит вместе с КП.
Именно на стыке этих документов чаще всего появляются расхождения. Например:
- В предложении — гарантийная поддержка 12 месяцев. В договоре — бесплатно исправляются только критические ошибки.
- В предложении — разработка за три месяца. В договоре — сроки автоматически сдвигаются, если заказчик задержал согласование.
- В предложении — гибкая разработка по Agile. В договоре — любое изменение требований оформляется дополнительным соглашением и оплачивается отдельно.
Один из проектов, который я оценивал таким способом, — показательный пример. В КП подрядчик обещал «выделенную команду поддержки» с реакцией на инциденты в течение двух часов. В договоре формулировка была другой: четыре часа — это время на подтверждение заявки, а не на начало работ, и относилось только к критическим инцидентам первого уровня. На словах подрядчик пояснил, что на практике укладывается в два часа, а четыре часа заложил на случай выхода обновлений систем, когда поток запросов от клиентов резко растёт.
Формально расхождение было объяснимым, но по документам заказчик получал совсем другой уровень гарантий, чем по презентации. И нашлось это расхождение именно на стыке КП и договора — при чтении каждого документа по отдельности оно было незаметно.
Именно поэтому связку КП и договора стоит проверять не после выбора подрядчика, а на этапе сравнения — вместе с остальными кандидатами. Здесь я снова подключаю ИИ, но уже с другой задачей: сравнить между собой коммерческое предложение и договор.
Я проверяю, что в договор действительно попали все ключевые договоренности:
- Сроки
- Критерии приемки
- SLA
- Ответственность сторон
- Каналы коммуникации
Если обещание было в КП, но исчезло из договора, это лучше обсудить до подписания документов.
ИИ хорошо справляется с этой рутиной: находит противоречия и подсвечивает формулировки, которые стоит уточнить. Но финальную оценку договора должен давать юрист компании, отслеживающий изменения в законах, — ИИ такую экспертизу не заменяет.
Главная мысль
Выбор подрядчика — это управленческое решение, а не конкурс презентаций. Чтобы оно было объективным, нужно сравнивать один и тот же набор документов у каждого подрядчика: коммерческое предложение, ответы на одинаковые уточняющие вопросы и договор.
Чем выше стоимость ошибки, тем меньше эмоций должно оставаться в процессе выбора. А если у вас был случай, когда на пресейле обещали полную гибкость, а в договоре появлялись жесткие ограничения и платные изменения требований — расскажите в комментариях, интересно сравнить практику.
🎁 Бонус: промпт для проверки подрядчика
Загрузите в ИИ коммерческое предложение и типовой договор подрядчика, затем используйте этот промпт:
Перед тобой два документа от потенциального IT-подрядчика: коммерческое предложение и типовой договор.
Сравни их между собой.
- Найди все противоречия и расхождения.
- Покажи обещания из КП, которые отсутствуют в договоре или описаны там менее выгодно для заказчика.
- Выдели пять главных рисков.
- Составь список вопросов, которые стоит задать подрядчику до подписания договора.
Пиши тезисно, без общих вводных фраз. Не делай предположений, если информации недостаточно. Оформи итоги в виде удобной таблицы.
Share
