Бұл жазба автоматты түрде аударылған. Бастапқы тіл: Орысша
Бұл мақалада Мен Notion-да Жобаны басқару жүйесін қалай құруға болатындығын біртіндеп көрсетемін. Сипаттама мен" құрылыс процесі " мақаланы қысқа әрі оқуға оңай ету үшін жеңілдетілген.
Егер сіз өзіңіз жасағыңыз келмесе немесе нөлден бастағыңыз келмесе - мақаланың соңында дайын ақысыз жүйелік шаблонға сілтеме жасаңыз (оны өңдеуге болады).
Notion бұл бірегей құрал кез келген нәрсе үшін жеке немесе кәсіпорын жүйесін жасауға мүмкіндік береді.
Біз жүйенің ең маңызды бөлігін - мәліметтер базасының құрылымын жоспарлаудан бастаймыз, ол іргетас-негіз болып табылады және оны кейінірек өзгерту қиын болады.
Қанша дерекқор жасау керектігін түсіну үшін біз шығуда не алуымыз керек екенін елестетуіміз керек: және Notion қалай жұмыс істейтіні туралы бір-екі нәрсені білу керек:
- Біз тапсырмалар болғанын және оның жобаларға бірігуін қалаймыз делік, сонымен қатар бізге кездесулер қажет, құжаттарға жылдам қол жеткізе білу керек және түсіну керек біздің жүйеде кім жұмыс істейді (адамдар) және әр адамның жеке бақылау тақтасы бар, жұмыс сұрақтарына жауап бере және ала алады (білім базасы) жүйе ішінде және әркім өз сұрақтарын қоймас бұрын осы сұрақтарды көреді.
- Қол жеткізу деңгейлері. Notion-да біз адамға қол жеткізе алмаймыз Мысалы, олардың тапсырмаларына ғана), біз әр тапсырмаға қолмен бөлек қол жеткіземіз немесе барлық тапсырмаларға қол жеткіземіз. Яғни, үшін қол жетімділікті бөлу негіздерді бөлу керек. Біз қол жеткізудің 3 деңгейін жасаймыз:
- Тапсырмалар, кездесулер және сұрақтар;
- Тапсырмалар, кездесулер, сұрақтар, құжаттар, жобалар;
- Барлығына қол жеткізу.
- Енді біз сұраққа жауап беруіміз керек: 1 жыл ішінде мәліметтер базасында шамамен қанша жазба жасалады? Неліктен мұны білу керек:
📜 Бейресми түрде, пайдаланушылардың пікірлері бойынша, дерекқордағы жазбалар санына "шек" бар, содан кейін ол басқа дерекқорлармен байланысты болса, "баяу" жұмыс істей бастайды - бұл шамамен 10 000 жазба.
Байланыстар неғұрлым көп болса, соғұрлым нашар.
- 1000-5000-бір-бірімен байланысты бірнеше мәліметтер базасын жасауға болады.
- 5000-10000-орталық біріктірілген базасы бар құрылымды жасаған дұрыс(немесе мүмкіндігінше аз).
- 10000-нан астам-деректерді мұрағаттау механизмін ескере отырып жүйені жобалау немесе басқа құралды іздеу керек.
Іс жүзінде көп нәрсе егжей-тегжейге байланысты, бірақ бұл диапазондарды шамамен нұсқаулық ретінде пайдалануға болады. Біз бірінші варинатты таңдаймыз, сондықтан біздің схема келесідей
Енді біз түсінуіміз керек: бізге қандай функциялар қажет/жүйенің "не істеуін"қалаймыз?
Бұл кезеңде көптеген функцияларды, автоматтандыруды (олар туралы кейінірек) және басқаларды ойлап табу өте оңай, бірақ біз бір-бірін толықтыратын 4 "ойды"санамызда сақтаймыз:
- Гала Заңы (жанама дәйексөз):"кез-келген жұмыс істейтін күрделі жүйе жұмыс істейтін қарапайым жүйеден дамиды. Нөлден жасалған күрделі жүйелер ешқашан нақты әлемде жұмыс істемейді, өйткені даму барысында оларға қоршаған ортаға тән таңдау факторлары әсер етпеді".
- Жақсы дизайн ережесі: "аз-жақсы"
- Ықтималдығы жоғары кез келген ойдан шығарылған процесс жұмыс істемейді.
- Адамдар неғұрлым көп әрекет жасауы керек болса, соғұрлым жүйеге қарсылық болады. Егер бұл уақыт пен күш-жігерді үнемдейтін болса да.
Біз жобалау-жоспарлау процесіне келесідей қараймыз:
- Біз барлық қажетті "функциялардың" тізімін жасаймыз және оларды топтарға бөлеміз: - Қажет; - ең алдымен қажет; - жақсы болар еді…
- Біз қажетті және қазір жұмыс істейтін/үйреніп қалған нәрсені таңдаймыз, ал қалған идеяларды кейінірек қалдырамыз.
- Біз барлық адамдарда жылдам қол жетімді болатын құжат жасаймыз жүйеде жұмыс істейтіндер, онда түсініктеме қалдыруға болады: не жұмыс істемейді, нені жақсартуға болады. Біз проблемаларды шешуге емес, мәселелерге баса назар аударамыз. Адамдар мәселені жақсы көреді, бірақ көбінесе оны қалай шешуге болатынын түсінбейді.
Бізде осындай тізім бар:
Тапсырмалардың Функциялары:
- Орындалу мерзімі-тапсырма қашан дайын болуы керек;
- Нәтижесі - Орындалғанға дейін мұнда орындалған тапсырманың нәтижесі не болатыны сипатталады;- орындалғаннан кейін нәтижеге немесе нәтиженің өзіне (мәтінге)сілтеме қосылуы мүмкін;
- Орындалғанға дейін мұнда орындалған тапсырманың нәтижесі не болатыны сипатталады;
- Орындалғаннан кейін мұнда нәтижеге сілтеме немесе нәтиженің өзі (мәтін)қосылуы мүмкін;
- Жауапты-тапсырманы кім орындайды;
- Дайын (Чекбокс) - орындалған тапсырманы белгілеу үшін;
- Тапсырма қашан орындалды;
- Тапсырманың мерзімі өтіп кеткені туралы хабарлама;
- Басқа базалармен байланыс: жобалар, сұрақтар, кездесулер, құжаттар;
Жобалардың Функциялары:
- Тапсырмалар сияқты, тек тапсырма жобаларының орнына байланыстарда;
- Орындалу барысы-тапсырмалардың жалпы санынан қанша тапсырма орындалғанын пайызбен көрсетеді;
- Қанша күн қалды - мерзімі аяқталғанға дейін.
Кездесулердің Функциялары:
- Күні мен уақыты;
- Орын-орын-орын / кездесу сілтемесі немесе физикалық мекен-жай (аз);
- Жетекші;
- Хатшы-кездесу қорытындысы бойынша құжатты кім жасайды және процесте тапсырмаларды бөледі;
- Қатысушылар;
- Күн тәртібі-кездесуде не талқыланады;
- Хаттаманы толтыру үшін-біріктіретін формула: күні, кездесу атауы және қатысушылардың аты-жөні. Екі түймені басу арқылы хаттамаға көшіріледі және қойылады.
- Басқа базалармен байланыс: жобалар, міндеттер, құжаттар;
❓ Жеке кездесу базасы не үшін қажет:
- Кездесу қорытындысы бойынша құжат-хаттама жасалады, ол құжаттар базасына түсіріледі.
- Онлайн кездесуде тапсырмалар тағайындалады және бөлінеді.
Құжаттардың Функциялары:
- Жасаушы;
- Құрылған күні;
- Тексеру-құжат қай сәтке дейін өзекті;
- Құжат түрі-бізде 2 болады:
- Кездесу хаттамасы;
- Нұсқаулық;
- Басқа базалармен байланыс: жобалар, міндеттер, кездесулер, сұрақтар.
Сұрақтар Функциялары:
- Жасаушы;
- Құрылған күні;
- Жауап-жауап орналастырылған мәтін өрісі;
- Жауап берушілер-жасаушы сұраққа жауап беретін адам немесе адамдар;
- Бөлім-Сұрақ-жауап қай "бөлімге" жатады, мысал үшін біз 3 жасаймыз: it, Қаржы, жалпы;
- Басқа базалармен байланыс: жобалар, міндеттер, құжаттар.
❓ Жеке негіз не үшін қажет сұрақтар: білімді сақтау және қайта пайдалану және жанама байланыс арқылы жұмыс процесінің тиімділігін арттыру.
- Сұрақ қоймас бұрын, адам іздейді (Notion-да базалар бойынша қалыпты іздеу бар), осы немесе ұқсас сұраққа жауап берілмеді ме, және әрбір жаңа Жауап білім базасын құрайды.
- Жауап берушілер (сұрақ қойған адам) ағымдағы жұмыстан алаңдамайды (және адаспайды), бірақ сұраққа ыңғайлы кезде (белгіленген процестер шеңберінде) жауап береді.
Адамдардың Функциялары:
- Аты;
- Пошта;
- Телефон;
- Қол жетімділік (адам қол жеткізе алатын нәрсе);
- Жеке бақылау тақтасы: біз әр адамның өз парағы болғанын қалаймыз, онда ол тек өз міндеттерін, кездесулерін және оған бағытталған сұрақтарын көреді. Ол үшін бақылау тақтасының жеке базасы жасалады, онда функциялар болмайды.
📜 Адамдар базасының негізгі міндеті-жүйеде жұмыс істейтін адамдар туралы барлық ақпаратты қамту. Бұл базаға қол жетімділіктің ең жоғары - 3 деңгейі қажет.
Біз сондай ақ барлық негіздерге автоматты түрде толтырылатын техникалық функцияларды қосамыз:
- Жазба жасалған кезде;
- Кім құрды;
- Жазба соңғы рет қашан өзгертілді;
- Кім өзгертілді;
- ID-жазбаның бірегей сәйкестендіру нөмірі.
Здесь️ мұнда біз функциялардың санын әдейі шектейміз, сондықтан біз "қосымша" тізімді таңдап, жасамаймыз. Бірақ қалыпты процесте мұндай қадам бар.
- Әр адамның өз тақтасы болады, онда ол көреді:1 қол жеткізу деңгейі: тапсырмалар, сұрақтар және кездесулер;2 қол жеткізу деңгейі: біріншісіндегі барлық нәрсе + жобалар мен құжаттар.
- Қол жетімділіктің ең жоғары 3 деңгейі үшін біз Орталық бақылау тақтасын жасаймыз, онда кім не істеп жатқанын және жалпы "тиімділік"көрсеткіштерін көруге болады.
"Құрылысқа" кіріспес бұрын, мен жоспарлаудың маңыздылығын тағы бір рет атап өткім келеді - бұл негіз және оны әрқашан бастау керек."Жеті рет өлшеңіз, бір рет кесіңіз".
Осы қарапайым жүйені жоспарлау процесінде де мен "басында" кейбір нәрселерді ескермегенін түсіндім. Біз идеяларды жазғанда немесе "сурет салғанда" ойлау процесі басқаша жұмыс істей бастайды және жалпы бастапқы көзқарас өзгереді.
Мұнда Мен егжей-тегжейлі түсіндірмеймін Notion-да қалай жұмыс істеу керек (қандай батырмаларды басу керек және т.б.), мақаланың басқа мақсаты бар.
Қосымша мәліметтер, түймелерді басу және процестің өзі бейнеде
Барлығы бір-бірден, бір бетте (inline): осылайша ол тезірек жұмыс істейді және конфигурацияланады:
Осыдан кейін біз оларды бір-бірімен байланыстырамыз (Relation property құрамыз):
Керемет, құрылым дайын.
Жоғарыда көрсетілген тізім бойынша әрбір базаға:
- Хаттаманы толтыру үшін бұл бір нәрсеге жиналуы керек формула: күні, жиналыс атауы және қатысушылардың аты-жөні. Формула осылай көрінеді:
formatDate (prop ("күн/уақыт"), "DD.MM.YY HH:mm") + "
"+format (prop ("атауы"))+"
"+"Жетекші -" +формат (prop ("жетекші"))+"
"+"Хатшы -" +format (prop ("хатшы"))+
"Қатысушылар:" +prop ("мүшелер").map(name(current)).join(", ")- Тапсырманың кешіктірілгені туралы хабарлама логикалық түрде жұмыс істейтін формула болып табылады: егер ол дайын болмаса және мерзім өтсе, өріс қызыл шеңберді қайтарады.Формула осылай көрінеді:
if (and (prop ("мерзім") < now (), empty (prop ("дайын"))), "🔴", "")- Жобаның орындалу барысы-біз rollup property құрамыз, тапсырмалармен байланысты таңдаймыз, property дайын. Біз "сызылған", яғни орындалған тапсырмалардың пайызын көргіміз келеді.
- Жоба мерзімінің соңына дейін қанша күн қалды-бұл логикалық түрде жұмыс істейтін формула: егер мерзім бос болмаса және жоба дайын болмаса, формула күндер мен сағаттардың санын қайтарады. дайын (немесе қанша күн кешіктірілген).Формула осылай көрінеді:
if(!empty(Prop ("мерзімі")) және empty (prop ("дайын")), ((format(dateBetween (Dateend(Prop ("мерзімі")), dateStart(now ())," days")) + "d") + format (dateBetween (Dateend(prop("мерзім")), dateStart (now ()), "hours") % 24)) + "сағ","")Соңында біз осы функцияларға сипаттама қосамыз, сонда оларды бағыттаған кезде олардың не істейтіні анық/түсінікті болады. Бұл мүмкіндіктер көп болған кезде өте пайдалы.
Біз Notion автоматикасын қолданамыз: оларды барлығы қолдана алады, бірақ тек ақылы Тарифтердің иелері ғана теңшей алады.
Тапсырмалар мен жобаларға олар аяқталған күнді/уақытты автоматты түрде толтыруды қосыңыз ("сызылған" кезде чекбокс дайын);
🚀 Ішкі автоматтандыру өте шектеулі, notion мүмкіндіктерін кеңейту және басқа қосымшалармен байланысу үшін Zapier немесе Make үшінші тарап "автоматтандырғыштарын" пайдалануға болады. Бұл кез-келген нәрсені атомдандыруға және көптеген қосымшалардан өзара байланысты жүйені құруға мүмкіндік береді.
Әрі қарай, біз процесті автоматтандыратын және көп уақытты сақтайтын тағы 2 ішкі Notion құралын қосамыз - шаблондар мен түймелер.
Егер жобалар немесе кездесулер әрқашан бірдей немесе бірдей болса, біз бұл үшін үлгі жасай аламыз. Сондай-ақ, біз жеке бақылау тақтасына шаблон жасаймыз.
Барлық 3х, шаблондарда мәліметтер базасының "түрлері" болады және мен жобалар мысалында 1 байланысты маңызды принципті түсіндіргім келеді.
Жобалар
Жоба шаблонының ішінде 4 түрі болады: орындалмаған тапсырмалар, орындалған тапсырмалар, барлық тапсырмалар мен кездесулер.
Алдымен біз барлық тапсырмалардың көрінісін жасаймыз, сүзгіні басамыз, жобалармен байланыстың қасиетін таңдаймыз және ондағы осы үлгіні таңдаймыз.
📜 Енді мұнда тек осы жобамен байланысты тапсырмалар көрсетіледі және Біз осы үлгі бойынша жасалған жоба бетінде тапсырма жасасақ, ол автоматты түрде сол жобаға қосылады.
Енді біз барлық тапсырмаларды 2 рет қайталаймыз және әрқайсысында сүзгіні өзгертеміз, сонда ол тек орындалмағанын және орындалғанын көрсетеді.
Барлық 3м ге сұрыптауды қосыңыз:
- Орындалмағанға-жоғарыдан ерте мерзіммен;
- Орындалғанға-жоғарыдан ең жақын (кеш) мерзіммен;
- Барлығына-жоғарыдан жасалған ең жақын күн/уақытпен.
Кездесулерде біз сондай-ақ кездесу үлгісіне сүзгі байланысын орнатамыз және жоғарғы жағында ең жақын күн/уақытпен сұрыптаймыз.
Кездесу үлгісінде бізде бір түрі болады-тапсырмалар. Бұл тапсырмаларды тікелей жиналыста тарату үшін қажет, содан кейін бұл тапсырмалар онымен байланысты болады.
Бізде жеке бақылау тақталарының 2 түрі болады: қол жеткізу деңгейі үшін 1 және 2
1 деңгей-тапсырмалар, кездесулер (тізім және күнтізбе ретінде) және сұрақтар түрлері;
2 деңгей-тапсырмалардың, кездесулердің, сұрақтардың, жобалар мен құжаттардың түрлері;
Кездесулер кезінде біз жеке бөлімді жасаймыз, түрлерді сүзгілерге бөлеміз: адам жетекші, хатшы және қатысушы ретінде таңдалған жерде.
Біз барлық сүзгіні "теңшейміз "(сурет) және жаңа бақылау тақтасын жасау кезінде адамды тиісті меншікке таңдаймыз:
- Жобалар мен міндеттерге жауапты;
- Сұрақтарға жауап беру;
- Кездесулерге қатысушы, хатшы және жүргізуші;
Түймелер көп уақытты үнемдей алады мысалы, бізде тапсырмалар тізімі әрқашан бірдей (немесе дерлік бірдей) жоба түрі болған кезде.
Біз бұл тапсырмалар тізімін шаблонға жай ғана қоса алмаймыз (Notion осылай жұмыс істемейді), бірақ шаблонда батырманы жасай аламыз, оны басқан кезде жоба сол жобамен байланысты алдын-ала толтырылған тапсырмалар тізімімен толтырылады.
Мұндай түймелер жеке процестер үшін жасалады, біз принципті көрсету үшін қарапайым мысал келтіреміз :
Енді біз №3 кіру үшін негізгі бақылау тақтасының көрінісін орнатуға көше аламыз.
- Тапсырмалар (орындалған, орындалмаған)
- Жобалар (орындалған, орындалмаған)
- Кездесулер (кесте, күнтізбе)
- Сұрақтар (жауап бергендер-жауап берушілер бос және жауап бермейтіндер)
- Түрі бойынша құжаттар
- Адамдар
- Бақылау тақталары
- Әрекет (кім соңғы редакциялады)
Мұндай беттер мен түрлерді көп жасауға болады, бірақ сіз нақты қажеттіліктен туындауыңыз керек.
Бұл біздің жеңілдетілген демонстрациялық құрылысымызды аяқтады.
Қорытындылай келе, сіз Notion-да көп нәрсе жасай аласыз және жасай аласыз деп айтқым келеді, бірақ мен сізді алып кеткім келетін басты ой-бұл сізге қажет нәрсені жасай аласыз.
Бұған сіз жұмыс істейтін барлық (немесе барлық дерлік) қолданбаларды бір, жартылай автоматты жүйеге біріктіру арқылы үшінші тарап автоматтандыруларын қосуға болады.
Мұндағы шектеу сіздің қиялыңыз болады.
Жоғарыда жасалған жүйенің үлгісін мына жерден тегін алуға болады.
В этой статье я шаг-за-шагом покажу как самостоятельно создать систему управления проектами на Notion. Описание и “процесс строительства” упрощены, чтобы сделать статью короче и более легко читаемой.
Если вы не хотите делать сами или начинать с ноля - в конце статьи ссылка на готовый бесплатный шаблон системы (который можно редактировать).
Notion это уникальный инструмент который дает возможность сделать личную или корпоративную систему для чего угодно.
Планирование. Структура
Начинаем с планирования самой важной части системы - структуры баз данных, она является фундаментом-основанием и ее будет сложно изменить потом.
Чтобы понять сколько баз данных делать, нужно представлять что нам надо получить на выходе: и знать кое-что о том, как работает Notion:
- Предположим, мы хотим чтобы были задачи и оно объединялись в проекты, так же нам нужны встречи, нужно иметь возможность создавать или иметь быстрый доступ к документам и понимать кто в нашей системе работает (люди) и каждому человеку иметь свой личный дашборд, иметь возможность задавать и получать ответы на рабочие вопросы (база знаний) внутри системы, и всем видеть эти вопросы, прежде чем задавать свой.
- Уровни доступа. В Notion мы не можем предоставить человеку доступ например только к его задачам), мы либо предоставляем доступ к каждой задаче отдельно вручную, либо даем доступ ко всем задачам.
То есть для разделение доступа нужно разделять базы.
Мы сделаем 3 уровня Доступа:
- Задачи, встречи и вопросы;
- Задачи, встречи, вопросы, документы, проекты;
- Доступ ко всему.
- Теперь нам надо ответить на вопрос: сколько записей у нас примерно будет создаваться в базах данных за 1 год? Зачем это знать:
📜 Неофициально, по отзывам пользователей, есть “порог” на количество записей в базе, после которого она можем начать работать “медленнее”, если она связана с другими базами - это примерно 10000 записей.
Чем больше связей, тем хуже.
- 1000-5000 - можно делать несколько связанных друг с другом баз данных.
- 5000-10000 - лучше делать структуру с центральной объединенной базой (или как можно меньшим их количеством).
- Более 10000 - стоит проектировать систему с учетом механизма архивирования данных, либо искать другой инструмент.
На практике многое зависит от деталей, однако эти диапазоны можно использовать как примерный ориентир. Мы выбираем первый варинат, поэтому наша схема выглядит вот так
Теперь нам нужно понять: какие функции нам нужны/что мы хотим чтобы система “делала”?
На данном этапе очень легко придумать множество функций, автоматизаций (о них позже) и прочего, но мы держим в уме 4 дополняющие друг-друга “мысли”:
- Закон Гала (непрямая цитата):«Любая работающая сложная система развивается на базе работающей простой системы. Сложные системы, созданные с нуля, никогда не будут работать в реальном мире, поскольку в процессе разработки на них не влияли факторы отбора, присущие среде».
- Правило хорошего дизайна чего угодно:“Меньше-лучше”
- Любой выдуманный процесс с высокой долей вероятности не будет работать.
- Чем больше действий людям надо будет совершать, тем будет сопротивление системе. Даже если это будет в итоге экономить время и силы им же.
Мы подходим к процессу проектирования-планирования следующим образом:
- Составляем список всех желаемых “функций”и делим их на группы: -Необходимо;-Скорее всего нужно;-Было бы неплохо…
- Выбираем Необходимые и то с чем уже сейчас работаем/привыкли, а остальные идеи оставляем на потом.
- Создаем документ к которому будет быстрый доступ у всех людей кто работает в системе, где можно оставлять комментарии: что не работает, что можно улучшить. Делаем упор на проблемы, а не на способы решения. Люди хорошо видят проблему, но часто не понимают как ее можно решить.
У нас получается вот такой список:
Функции Задач:
- Срок выполнения - когда задача должна быть готова;
- Результат - До выполнения здесь описывается что будет являться итогом выполненной задачи;- После выполнения сюда может добавляться ссылка на результат или сам результат (текст);
- До выполнения здесь описывается что будет являться итогом выполненной задачи;
- После выполнения сюда может добавляться ссылка на результат или сам результат (текст);
- Ответственный - кто выполняет задачу;
- Готово (Чекбокс) - для отметки выполненной задачи;
- Когда фактически была выполнена задача;
- Уведомление о том, что задача просрочена;
- Связи с другими базами: Проекты, Вопросы, Встречи, Документы;
Функции Проектов:
- То же что и у задач, только в связях вместо Проектов Задачи;
- Прогресс выполнения - показывает в процентах сколько задач выполнено из общего количества задач;
- Сколько дней осталось - до конца Срока выполнения.
Функции Встреч:
- Дата и время;
- Место - Место - место проведения/ссылка на встречу или физический адрес (мало ли);
- Ведущий;
- Секретарь - кто составляет документ по итогам встречи и распределяет Задачи в процессе;
- Участники;
- Повестка - что будет обсуждатьсяна встрече;
- Для заполнения протокола - формула которая будет объединять: дату, название встречи и имена участников. Копируется и вставляется в протокол нажатием двух кнопок.
- Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Документы;
❓ Для чего нужна отдельная база Встречи:
- По итогам встречи создается документ - протокол, который выгружается в базу документов.
- На встрече онлайн назначаются и распределяются задачи.
Функции Документов:
- Создатель;
- Дата создания;
- Верификация - до какого момента документ актуален;
- Тип документа - у нас будет 2:
- Протокол встречи;
- Инструкция;
- Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Встречи, Вопросы.
Функции Вопросов:
- Создатель;
- Дата создания;
- Ответ - текстовое поле куда помещается ответ;
- Отвечающие - человек или люди к которым Создатель адресует вопрос;
- Отдел - к какому “отделу” относиться вопрос-ответ, для примера сделаем 3: IT, Финансы, Общий;
- Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Документы.
❓ Для чего нужна отдельная база Вопросы: для сохранения и повторного использования знаний и для повышения эффективности рабочего процесса через Непрямую коммуникацию.
- Прежде чем задавать вопрос человек ищет (у Notion нормальный поиск по базам), не был ли уже дан ответ на этот или похожий вопрос, а каждый новый ответ формирует базу знаний.
- Отвечающим (тот к кому вопрос), не отвлекается от текущей работы (и не сбивается) а отвечает на вопрос тогда, когда удобно (в рамках установленных процессов).
Функции Людей:
- Имя;
- Почта;
- Телефон;
- Доступы (к чему человек имеет доступ);
- Личный Дашборд: мы хотим чтобы у каждого человека была своя страница, где он будет видеть только свои задачи, встречи и вопросы адресованные ему. Для этого делается отдельная база Дашборды, в которой не будет функций.
📜 Основная задача базы люди - содержать всю информацию о людях, которые работают в системе. К этой базе нужен высший - 3 уровень доступа.
Мы также добавляем ко всем базам автоматически заполняемые технические функции:
- Когда запись была создана;
- Кем была создана;
- Когда запись была изменена в последний раз;
- Кем была изменена;
- ID - уникальный идентификационный номер записи.
⚠️ Здесь мы намеренно ограничиваем количество функций необходимыми, поэтому мы не будем отбирать и составлять список “вторичных”. Но в нормальном процессе такой шаг есть.
- У каждого Человека будет свой дашборд, где он будет видеть:
1 уровень доступа: Задачи, Вопросы и Встречи;
2 уровень доступа: все что на первом + Проекты и Документы. - Для высшего 3 уровня доступа Мы сделаем центральный дашборд, на котором будет видно все, кто что делает и общие показатели “эффективности”.
Создание
Прежде чем перейти к “строительству” я хотели бы еще раз подчеркнуть важность планирования - это основа и начинать всегда нужно с нее.
“Семь раз отмерь, один раз отрежь”.
Даже в процессе планирования этой простой системы, я понял что “в голове” не учел некоторых вещей. Когда мы записываем или “рисуем” идеи мыслительный процесс начинает работать по другому, и меняется общий изначальный взгляд.
Здесь не буду детально объяснять как работать в Notion (какие кнопки нажимать и т. д.), у статьи другая цель.
Больше деталей, нажимание кнопок и сам процесс есть в ВИДЕО
Создаем базы данных
Все по очереди, прямо на одной странице (inline): так будет быстрее работать и настраивать:
После этого мы связываем их между собой (создаем Relation property):
Отлично, структура готова.
Добавляем функции
К каждой базе, по указанному выше списку:
- Для заполнения протокола - это формула, в которой должны собираться в одно: дата, название встречи и имена участников. Формула выглядит вот так:
formatDate(prop("Дата/Время"), "DD.MM.YY HH:mm") + "
"+format(prop("Название"))+"
"+"Ведущий-"+format(prop("Ведущий"))+"
"+"Секретарь-"+format(prop("Секретарь"))+
"Участники: "+prop("Участники").map(name(current)).join(", ")- Уведомление о том, что задача просрочена - это формула, работающая по логике: если Готово не отмечено и Срок прошел, то поле возвращает красный круг.Формула выглядит вот так:
if(and(prop("Срок") < now(), empty(prop("Готово"))), "🔴", "")- Прогресс выполнения Проекта - создаем rollup property, выбираем связь с Задачами, с property Готово. Мы хотим видеть процент “зачеркнутых” то есть выполненных задач.
- Сколько дней осталось до конца срока Проекта - это формула, работающая по логике: если Срок не пустой и проект не Готов, формула возвращает количество дней и часов, до Готово (или на сколько дней просрочено).Формула выглядит вот так:
if(!empty(prop("Срок")) and empty(prop("Готово")), ((format(dateBetween(dateEnd(prop("Срок")), dateStart(now()), "days")) + " д ") + format(dateBetween(dateEnd(prop("Срок")), dateStart(now()), "hours") % 24)) + " ч", "")Ну и в конце добавим описание этим функциям, чтобы при наведении на них, было видно/понятно, что они делают. Это очень полезно, когда функций много.
Используем автоматизации Notion: пользоваться ими могут все, а вот настраивать только обладатели платных тарифов.
Добавляем к Задачам и Проектам авто-заполнение даты/времени, когда они были выполнены (когда “зачеркнут” чекбокс Готово);
🚀 Внутренние автоматизации сильно ограничены, для расширения возможностей и связи Notion с другими приложениями, можно использовать сторонние “автоматизаторы” Zapier или Make. Это дает возможность атоматизировать практически что угодно и создавать взаимосвязанную систему из множества приложений.
Далее мы добавим еще 2 внутренних инструмента Notion, которые также автоматизируют процесс и сохраняют много времени - шаблоны и кнопки.
Создаем шаблоны
Если Проекты или Встречи всегда одинаковые или почти одинаковые, мы можем создать для этого шаблон. Также мы сделаем шаблон для Персонального Дашборда.
Во всех 3х, шаблонах будут присутствовать “виды” на базы данных, и я хотел бы объяснить 1 связанный с этим важный принцип, на примере Проектов.
Проекты
Внутри шаблона проекта будет 4 вида: не сделанные Задачи, сделанные Задачи, все Задачи и Встречи.
Сначала создаем вид Все Задачи, нажимаем фильтр, выбираем property связи с проектами и в нем выбираем - этот шаблон.
📜 Теперь здесь будут показываться только задачи которые связаны с этим проектом, и когда мы на странице Проекта сделанного по этому шаблону создадим задачу, она будет автоматически привязана к этому Проекту.
Теперь дублируем вид Все Задачи 2 раза и меняем в каждом фильтр, чтобы он показывал только невыполненные и выполненные.
Ко всем 3м добавляем сортировку:
- К не выполненным - с ранним Сроком сверху;
- К выполненным - с ближайшим (поздним) Сроком сверху;
- Ко всем - с ближайшей датой/временем создания сверху.
Встречи
Во Встречах также ставим фильтр-привязку к шаблону Встречи и делаем сортировку с ближайшей датой/временем создания наверху.
В шаблоне Встреч у нас будет один вид - задачи. Который нужен для того, чтобы распределять задачи прямо на встрече, после чего эти задачи будут иметь с ней связь.
Дашборды
У нас будет 2 типа персональных дашбордов: для уровня доступа 1 и 2
1 уровень - виды на задачи, встречи (как список и как календарь) и вопросы;
2 уровень - Виды на задачи, встречи, вопросы, проекты и документы;
Под встречи делаем отдельную секцию, разбивая виды по фильтрам: где человек выбран как ведущий, как секретарь и как участник.
Все Фильтр мы “преднастраиваем” (картинка) и при создании нового дашборда, выбираем человека в соответствующий property:
- Ответственный в проектах и Задачах;
- Отвечающий в Вопросах;
- Участник, секретарь и ведущий во Встречах;
Создаем кнопки
Кнопки могут сэкономить много времени когда, например, у нас есть Тип проекта, список задач в котором всегда одинаковый (или почти одинаковый).
Мы не можем просто добавить этот список задач в шаблон (Notion так не работает), но мы можем создать кнопку в шаблоне, при нажатии которой Проект будет заполнен списком предзаполненных задач, которые связаны с этим проектом.
Такие кнопки создаются под индивидуальные процессы, мы сделаем простой пример, чтобы показать принцип :
Настраиваем виды и делаем “дизайн”
Теперь мы можем перейти к настройке вида главного дашборда для доступа №3.
- Задачи (выполненные, не выполненные)
- Проекты (выполненные, не выполненные)
- Встречи (таблица, календарь)
- Вопросы (отвеченные - Отвечающий пустой, и не отвеченные)
- Документы, по типу
- Люди
- Дашборды
- Активность (кто что редактировал последним)
Таких страниц и видов можно создать много, но исходить нужно из реальной потребности.
На этом наше упрощенное демонстрационное строительство закончено.
В заключении хотелось бы сказать, что в Notion можно много еще чего сделать и создать, однако главная мысль которую я хотел бы чтобы вы унесли, то что можно создать именно то, что нужно вам.
К этому также можно добавить сторонние автоматизации, объединив все (или почти все) приложения в которых вы работаете в одну, полуавтоматическую систему.
Пределом здесь будет являться ваше воображение.
Шаблон созданной выше системы можно бесплатно получить здесь.
Бөлісу
