Бұл жазба автоматты түрде орыс тілінен аударылған. Russian
Бүгінгі таңда заманауи бизнесті автоматтандырусыз елестету мүмкін емес. Бұл тиімділікті арттыруға мүмкіндік береді және кәсіпкерлерге стратегиялық міндеттерге назар аударуға мүмкіндік береді.
Дегенмен, көптеген артықшылықтарға қарамастан, кәсіпкерлер өз бизнесін автоматтандыруға тырысқанда жиі бірқатар қиындықтар мен қиындықтарға тап болады. Forrester мәліметтері бойынша, жобалардың 58% - ы тиімділікті арттыру үшін салынған үміттерді ақтамайды.
Бұл мақалада біз осындай алты мәселені қарастырамыз, сонымен қатар оларды шешу жолдарын ұсынамыз.
Жағдай:
"А" логистикалық компаниясы өсіп, кеңейіп келеді және олар өз бизнестерін автоматтандыруды шешеді, бірақ өз компанияларының барлық аспектілерін қамту үшін қателеседі.
Мәселе:
Барлық бизнес-процестерді бір уақытта автоматтандыруға тырысу өте қымбат және қиын міндет болуы мүмкін. Бұл процестердің толығымен оңтайландырылмауына және қызметкерлердің өзгерістерге бейімделуінде қиындықтарға әкелуі мүмкін.
Шешім:
Сәтті автоматтандыру үшін келесі жоспарды ұстану керек.
- Процестерге басымдық беру:
Компанияның пайдасы мен тиімділігіне ең көп үлес қосатын процестерді анықтаңыз. Бұл, мысалы, тапсырыстарды өңдеуге, тауарлы-материалдық құндылықтарды басқаруға немесе тұтынушыларға қызмет көрсетуге байланысты процестер болуы мүмкін.
- Біртіндеп енгізу:
Таңдалған басым процестерді автоматтандырудан бастаңыз. Қол жұмысын автоматтандырылған шешімдерге ауыстырған қызметкерлердің толық түсінігі мен қолдауын қамтамасыз етіңіз.
- Нәтижелерді бағалау:
Автоматтандыруды енгізгеннен кейін нәтижелерді талдаңыз. Тиімділікті жақсартуды, шығындарды азайтуды және жұмыс сапасын жақсартуды өлшеңіз.
- Қосымша кезеңдер:
Процестер тұрақты және көп пайда әкелген сайын, басқа процестерді автоматтандыруға көшуге болады. Әр қадамды бағалаңыз және қажет болған жағдайда жоспарды реттеңіз.
Тиімді автоматтандыру бизнестің негізгі аспектілеріне назар аудара отырып, жоспарлаудан және дәйекті енгізуден басталады.
Жағдай:
Жақында " B " компаниясы өз бизнесін автоматтандырды және автоматтандырылған процестің 3 ай ішінде іске асыру өз шығындарын өтемейтініне көңілі қалды.
Мәселе:
Шығындарды тез төмендету туралы күту жобадан бас тартуға және бас тартуға әкелуі мүмкін.
Шешім:
Шынайы болыңыз. Бастапқы инвестицияларды да, қолдау құнын да ескере отырып, автоматтандырудың ұзақ мерзімді пайдасын жоспарлаңыз. Процестерді біртіндеп жақсарту, әдетте, бүкіл жүйенің күрт өзгеруіне қарағанда тиімдірек.
Жағдай:
"С" компаниясында қолмен қойма есебінде үлкен шығындар және тауарлардың есептілігінде проблемалар бар. Тауардың қалай сатылатыны және қандай ережелер қолданылатыны туралы нақты түсінік жоқ. Бизнес-процестер құрылымдалмаған, бұл тұтынушыларға тауарларды жеткізу уақытының ұлғаюына әкеледі.
Мәселе:
Мұндай процестерді автоматтандыру қиын болуы мүмкін және нәтижелер қанағаттанарлықсыз болуы мүмкін.
Шешім:
Күрделі процестерді автоматтандырмас бұрын мұқият талдау жасаңыз. Автоматтандыруға ыңғайлы болу үшін процестерді алдын-ала оңтайландыру және ретке келтіру қажет болуы мүмкін.
Жағдай:
"D" компаниясы тапсырыстарды басқару үшін жаңа жүйені автоматтандыру және енгізу процесін сәтті аяқтады, алайда ол бұл жүйені бұрыннан бар жүйемен біріктіруді көздемеді. Нәтижесінде қызметкерлер жұмыста үнемі қиындықтарға тап болады, бизнес-процестердің дәйектілігі жоқ және менеджмент интеграциялық мәселелерді шешуге қосымша ресурстар жұмсауға мәжбүр.
Мәселе:
Автоматтандыру процесі аяқталғаннан кейін жаңа технологиялар ескі жүйелермен тиімді әрекеттесе алмайды.
Компания тапсырысты басқару жүйесін енгізеді және оны түгендеуді басқару жүйесімен біріктірмейді. Тапсырысты басқару жүйесіне енгізілген барлық тапсырыстар мен өнім туралы ақпарат басқа жүйелерде көрсетілмейді.
Қызметкерлер тауарлы-материалдық құндылықтарды басқару жүйесіне жаңа өнім деректерін қолмен енгізуге мәжбүр, бұл қосымша уақыт пен ресурстарды қажет етеді. Автоматтандыру жоспарлары қайта қаралуда және компания жаңа жүйені енгізудің кейбір кезеңдерін қайта бастайды.
Шешім:
Автоматтандыру жобасы үшін ТК қалыптастыру кезеңінде интеграцияны жоспарлаңыз. Жаңа және ескі жүйелердің барлық ерекшеліктерін ескеріңіз, олардың өзара әрекеттесуінің егжей-тегжейлі жоспарын жасаңыз және мүмкін шығындарды бағалаңыз.
Жағдай:
Кейде кәсіпкерлер сирек кездесетін бизнес-процестерді автоматтандыруды шешеді.
Мәселе:
Егер процестер сирек қайталанса, автоматтандыру шығындары негізсіз болуы мүмкін.
Шешім:
Біз сізге бизнес-процестерді автоматтандырудың мағынасы бар-жоғын анықтауға көмектесетін формуланы ұсынуды шештік:
Процесті оңтайландыру қажет пе екенін түсіну үшін қарапайым формуланы қолдануға болады:
Оңтайландыру қажеттілігі=(уақыт шығындары×ресурстар шығындары) / Шығыс нәтижесі
Егер бұл формуланың мәні жоғары болса, бұл процестің тиімсіз екенін және оны оңтайландыруға тұрарлық екенін білдіреді.
Мысал:
Уақыт шығындары: 10 сағат (бір тапсырма үшін)
Ресурстардың шығындары: 3 қызметкер
Нәтиже: 5 тапсырма орындалды
Оңтайландыру қажеттілігі=(10×3)/5=6
Мұнда 6 мәні жеткілікті жоғары, бұл процесті оңтайландыру қажеттілігін көрсетеді.
Біздің студия тәжірибесінде бұл тәсіл "қиындықтардың" қай жерде екенін және бірінші кезекте қандай процестерді автоматтандыру керектігін тез бағалауға көмектеседі. Бұл уақытты ғана емес, қаржылық ресурстарды да үнемдейді.
Автоматтандыру қажеттілігінің градациясы 3 деңгей түрінде ұсынылуы мүмкін:
- Жоғары қажеттілік: формула мәні > 10. "Қиындықтарды"жою үшін автоматтандыру қажет.
- Орташа қажеттілік: формуланың мәні 5-тен 10-ға дейін. Автоматтандыру пайдалы болады, бірақ маңызды емес.
- Төмен қажеттілік: формула мәні < 5. Автоматтандыру мүмкін, бірақ ол жақын арада айтарлықтай әсер етпейді.
Бұл деңгейлер дәл қазір қандай процестерге назар аударуды қажет ететінін тез анықтауға мүмкіндік береді. Бұл шешім қабылдауды тездетіп қана қоймай, ресурстарды бөлуді оңтайландырады.
Жағдай:
Көптеген кәсіпкерлер өздерінің бизнес-процестерін толық түсінбейді.
Мәселе:
Өз компаниясының бизнес-процестерін жеткіліксіз түсіну сәтті автоматтандыруға үлкен кедергі болып табылады. Бұл мәселе нақты қандай процестерді оңтайландыру қажет екендігі, сондай-ақ қандай тапсырмаларды автоматтандыру керектігі туралы түсініксіз идеялар түрінде көрінуі мүмкін. Бұл мәселедегі белгісіздік дұрыс емес шешімдер мен ресурстардың жоғалуына әкелуі мүмкін.
Шешім:
- Процестерді егжей-тегжейлі зерттеу:
Автоматтандыруды бастамас бұрын компанияның барлық ағымдағы бизнес-процестерін мұқият зерттеп, құжаттау қажет. Бұл әр процеске қандай қадамдар мен тапсырмалар енгізілгені туралы нақты түсінік береді.
- Әлсіз жерлерді анықтау:
Ағымдағы процестердегі қиындықтар мен мәселелерді анықтаңыз. Бұл баяулауды, артық қадамдарды, қателерді немесе стандарттарға сәйкессіздіктерді қамтуы мүмкін.
- Сарапшылармен кеңесу:
Мүмкіндігінше тәжірибелі мамандарға немесе бизнес-процестерді автоматтандыру бойынша кеңесшілерге хабарласыңыз. Біздің компания тегін кеңес береді, оның барысында біз сізге тапсырмаларыңызды оңтайландыру және автоматтандыру бойынша пайдалы ұсыныстар береміз.
- Автоматтандыруды біртіндеп енгізу:
Автоматтандыруға асықпаңыз. Бизнес-процестерді тереңірек түсінгеннен кейін автоматтандыруды біртіндеп енгізе бастаңыз. Бұл қателіктер мен күтпеген мәселелерді болдырмауға, сондай-ақ автоматтандырылған шешімдердің компанияның нақты қажеттіліктеріне сәйкес келетініне көз жеткізуге көмектеседі.
Жеке бизнес-процестерді түсінбеу сәтті автоматтандыруға маңызды кедергі болуы мүмкін. Мұқият зерттеу, сарапшылармен кеңесу және біртіндеп енгізу кәсіпкерлерге өз бизнесін тиімдірек оңтайландыруға және автоматтандыруға көмектеседі.
Бизнес-процестерді автоматтандыруды енгізу компания дамуының әртүрлі кезеңдерінде қажет болады.Төменде автоматтандыру ең тиімді және тиімді болуы мүмкін негізгі нүктелер берілген:
- Операциялар көлемі өсуде:
Сіздің компанияңыз Масштабтай бастағанда және операциялар көлемі ұлғайған кезде, автоматтандыру үлкен деректер мен процестерді тиімдірек басқаруға мүмкіндік береді.
- Жұмыс процестерін оңтайландыру:
Егер сізде стандарттауға және оңтайландыруға болатын процестер болса, автоматтандыру адамның қателіктерін жоюға және тапсырмаларды тездетуге мүмкіндік береді.
- Бәсекеге қабілеттілікті арттыру:
Автоматтандыру нарықтағы өзгерістерге жылдам жауап беру және тұтынушыларға қызмет көрсетуді жақсарту арқылы Сіздің компанияңыздың бәсекеге қабілеттілігін арттыра алады.
- Шығындарды азайту:
Автоматтандыру операциялық шығындарды азайтуға көмектеседі, өйткені ол көп жұмыс күшіне деген қажеттілікті азайтады.
- Реттеу талаптарын сақтау:
Егер сіздің индустрияңыз қатаң реттеуші талаптарға ұшыраса, автоматтандыру нормалар мен стандарттардың сақталуын қамтамасыз етуге көмектеседі.
- Деректерді талдау:
Автоматтандыру стратегиялық шешімдер қабылдау үшін құнды болуы мүмкін үлкен көлемдегі деректерді жинауға және талдауға мүмкіндік береді.
Сіздің компанияңыздың қай сатысында тұрғаны маңызды емес, біздің команда сізге шешім ұсынады және сіздің бизнесіңіздің тиімділігі мен бәсекеге қабілеттілігін арттыру үшін веб немесе мобильді жүйені әзірлейді. Сіздің нақты қажеттіліктеріңізді талқылау және сізге сәйкес келетін автоматтандыру жоспарын жасау үшін бізге хабарласыңыз.
Автоматтандыру бизнесті дамытудың қуатты құралы болып табылады, бірақ оны жүзеге асыру мұқият жоспарлау мен талдауды қажет етеді. Автоматтандыруға ақылға қонымды көзқарас көптеген мәселелерден аулақ болуға көмектеседі және компанияның табысты дамуын қамтамасыз етеді. Автоматтандыру – бұл бизнестің болашағына инвестиция, оның тиімділігі мен бәсекеге қабілеттілігін едәуір арттыра алатындығын есте ұстаған жөн.
Сегодня современный бизнес невозможно представить без автоматизации. Она позволяет повысить эффективность и дает возможность предпринимателям сосредоточиться на более стратегических задачах.
Однако, несмотря на множество преимуществ, предприниматели часто сталкиваются с рядом проблем и трудностей при попытке автоматизировать свой бизнес. Согласно Forrester, 58% проектов не оправдывают вложенные ожидания по повышению эффективности.
В этой статье мы рассмотрим шесть таких проблем, а также предложим пути их решения.
Ситуация:
Логистическая компания "A" растет и масштабируется, и они решают автоматизировать свой бизнес, но совершают ошибку, стремясь охватить все аспекты своей компании.
Проблема:
Попытка автоматизировать все бизнес-процессы одновременно может стать крайне затратной и сложной задачей. Это может привести к тому, что процессы могут быть не полностью оптимизированы, а персонал будет испытывать трудности в адаптации к изменениям.
Решение:
Для успешной автоматизации следует придерживаться следующего плана.
- Приоритизация процессов:
Определите процессы, которые имеют наибольший вклад в прибыль и эффективность компании. Это могут быть, например, процессы, связанные с обработкой заказов, управлением запасами или обслуживанием клиентов.
- Постепенное внедрение:
Начните с автоматизации выбранных приоритетных процессов. Обеспечьте полное понимание и поддержку со стороны сотрудников, заменивших ручную работу на автоматизированные решения.
- Оценка результатов:
После внедрения автоматизации проанализируйте результаты. Измерьте улучшение эффективности, сокращение затрат и повышение качества работы.
- Дополнительные этапы:
По мере того, как процессы становятся более стабильными и приносят больше пользы, можно переходить к автоматизации других процессов. Оценивайте каждый шаг и корректируйте план при необходимости.
Эффективная автоматизация начинается с планирования и последовательного внедрения, сосредотачиваясь на ключевых аспектах бизнеса.
Ситуация:
Компания “B” недавно автоматизировала свой бизнес и разочаровалась, что за 3 месяца работы автоматизированного процесса, внедрение не окупает свои затраты.
Проблема:
Ожидания о быстром снижении расходов могут привести к разочарованию и отказу от проекта.
Решение:
Будьте реалистами. Планируйте долгосрочные выгоды от автоматизации, учитывая как начальные инвестиции, так и стоимость поддержки. Постепенное улучшение процессов обычно более эффективно, чем резкое изменение всей системы.
Ситуация:
У компании “С” имеются большие издержки при ручном складском учете и проблемы с отчетностью товаров. Не существует четкого понимания того, как товар отпускается в продажу и какие регламенты используются. Бизнес-процессы не структурированы, что приводит к увеличению времени на поставку товаров клиентам.
Проблема:
Автоматизация таких процессов может оказаться трудной задачей, и результаты могут быть неудовлетворительными.
Решение:
Перед автоматизацией сложных процессов проведите тщательный анализ. Возможно, потребуется предварительная оптимизация и упорядочение процессов, чтобы сделать их более подходящими для автоматизации.
Ситуация:
Компания "D" успешно завершила процесс автоматизации и внедрения новой системы для управления заказами, однако она не предусмотрела интеграцию этой системы с уже существующими. В результате сотрудники сталкиваются с регулярными проблемами в работе, отсутствует согласованность бизнес-процессов, и руководство вынуждено затрачивать дополнительные ресурсы на решение интеграционных задач.
Проблема:
После завершения процесса автоматизации, новые технологии не могут эффективно взаимодействовать со старыми системами.
Компания внедряет систему управления заказами и не интегрирует ее с системой управления запасами. Все заказы и информация о продуктах, внесенные в систему управления заказами, не отражаются в других системах.
Сотрудники вынуждены ручным способом вводить данные о новых продуктах в систему управления запасами, что требует дополнительных временных и ресурсных затрат. Планы по автоматизации пересматриваются, и некоторые этапы внедрения новой системы компания запускает заново.
Решение:
Планируйте интеграцию уже на этапе формирования ТЗ для проекта автоматизации. Учтите все особенности как новых, так и старых систем, разработайте подробный план их взаимодействия и оцените возможные затраты.
Ситуация:
Иногда предприниматели решают автоматизировать бизнес-процессы, которые редко происходят.
Проблема:
Расходы на автоматизацию могут оказаться неоправданными, если процессы редко повторяются.
Решение:
Мы решили предоставить вам формулу, которая поможет определить, имеет ли смысл автоматизировать бизнес-процессы:
Чтобы понять, нужна ли оптимизация процесса, можно использовать простую формулу:
Необходимость оптимизации=(Затраты времени×Затраты ресурсов)/Выходной результат
Если значение этой формулы высокое, это значит, что процесс неэффективен и его стоит оптимизировать.
Пример:
Затраты времени: 10 часов (на одну задачу)
Затраты ресурсов: 3 сотрудника
Выходной результат: 5 выполненных задач
Необходимость оптимизации=(10×3)/5=6
Здесь значение 6 — достаточно высокое, что указывает на необходимость оптимизации процесса.
В опыте нашей студии, такой подход помогает быстро оценить, где "узкие места" и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь. Это экономит не только время, но и финансовые ресурсы.
Градация необходимости автоматизации может быть представлена в виде 3 уровней:
- Высокая необходимость: Значение формулы > 10. Срочно требуется автоматизация для устранения "узких мест".
- Средняя необходимость: Значение формулы от 5 до 10. Автоматизация будет полезна, но не является критически важной.
- Низкая необходимость: Значение формулы < 5. Автоматизация возможна, но она не даст значительного эффекта в ближайшее время.
Данные уровни позволяют быстро определить, какие процессы требуют внимания прямо сейчас. Это не только ускорит принятие решений, но и оптимизирует распределение ресурсов.
Ситуация:
Многие предприниматели не полностью понимают свои собственные бизнес-процессы.
Проблема:
Недостаточное понимание бизнес-процессов собственной компании является серьезным барьером для успешной автоматизации. Эта проблема может проявиться в виде нечетких представлений о том, какие именно процессы нуждаются в оптимизации, а также какие именно задачи следует автоматизировать. Неопределенность в этом вопросе может привести к неверным решениям и потере ресурсов.
Решение:
- Детальное исследование процессов:
Прежде чем начинать автоматизацию, необходимо тщательно изучить и документировать все текущие бизнес-процессы компании. Это позволит получить ясное представление о том, какие шаги и задачи включены в каждый процесс.
- Выявление слабых мест:
Определите узкие места и проблемы в текущих процессах. Это может включать в себя замедления, избыточные этапы, ошибки или несоответствия стандартам.
- Консультация с экспертами:
По возможности, обратитесь к опытным специалистам или консультантам по автоматизации бизнес-процессов. Наша компания предоставляет бесплатные консультации, в ходе которых мы дадим вам полезные рекомендации по оптимизации и автоматизации ваших задач.
- Постепенное внедрение автоматизации:
Не торопитесь с автоматизацией. После более глубокого понимания бизнес-процессов начните внедрять автоматизацию постепенно. Это поможет избежать ошибок и непредвиденных проблем, а также убедиться, что автоматизированные решения соответствуют реальным потребностям компании.
Непонимание собственных бизнес-процессов может стать критической преградой на пути к успешной автоматизации. Тщательное исследование, консультации с экспертами и постепенное внедрение помогут предпринимателям более эффективно оптимизировать и автоматизировать свой бизнес.
Внедрение автоматизации бизнес-процессов становится необходимым на разных этапах развития компании.Ниже приведены ключевые моменты, когда автоматизация может оказаться наиболее выгодной и эффективной:
- Объем операций растет:
Когда ваша компания начинает масштабироваться и объем операций увеличивается, автоматизация позволяет управлять большими данными и процессами более эффективно.
- Оптимизация рабочих процессов:
Если у вас есть процессы, которые можно стандартизировать и оптимизировать, автоматизация позволяет устранить человеческие ошибки и ускорить выполнение задач.
- Увеличение конкурентоспособности:
Автоматизация может повысить конкурентоспособность вашей компании, обеспечивая более быстрое реагирование на изменения на рынке и улучшая обслуживание клиентов.
- Сокращение издержек:
Автоматизация может помочь снизить операционные издержки, так как уменьшает необходимость в большом количестве рабочей силы.
- Следование требованиям регулирования:
В случае, если ваша индустрия подвержена строгим регуляторным требованиям, автоматизация помогает обеспечить соблюдение норм и стандартов.
- Анализ данных:
Автоматизация позволяет собирать и анализировать большие объемы данных, что может быть ценным для принятия стратегических решений.
Не важно, на какой стадии ваша компания находится, наша команда подскажет решение и разработает веб или мобильную систему, чтобы увеличить эффективность и конкурентоспособность вашего бизнеса. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши конкретные потребности и разработать план автоматизации подходящий именно для вас.
Автоматизация – мощный инструмент для развития бизнеса, но её внедрение требует внимательного планирования и анализа. Разумный подход к автоматизации поможет избежать многих проблем и обеспечит успешное развитие компании. Важно помнить, что автоматизация – это инвестиция в будущее бизнеса, которая может значительно повысить его эффективность и конкурентоспособность.
Share
