На данный момент многие проекты имеют проблему с неправильной постановкой задач, и для ее решения составляются чек-листы. Но у многих возникает вопрос, что это такое и как правильно их вести?

Поэтому мы решили рассказать о том, как правильно составлять чек-листы и что для этого нужно.

Что такое чек-лист?

Чек-лист — это инструмент, который помогает систематизировать и контролировать выполнение задач. Он представляет собой список действий, которые необходимо выполнить в определенном порядке, чтобы достичь желаемого результата.

Чек-листы используются в различных областях деятельности — от управления проектами до медицинской практики. Они помогают упростить процесс выполнения задач, снизить вероятность ошибок и улучшить качество работы. Наша студия тоже не исключение, и в процессе работы команд также используются определенные наборы задач.

Основные преимущества использования чек-листов:

1. Систематизация работы, позволяет разбить сложную задачу на более мелкие подзадачи, что упрощает ее выполнение.
2. Сокращение затрачиваемого времени на выполнение задачи, так как имеются все необходимые шаги для достижения результата.
3. Улучшение качества работы, позволяет снизить вероятность ошибок, за счет четко расписанных задач.
4. Удобство использования, может быть создан в любом формате — от бумажного до электронного — что делает его удобным в работе.
5. Возможность контроля, дает возможность отслеживать процесс выполнения задач и их прогресс.

Где используются чек-листы?

Мы разобрались, что такое чек-лист. Теперь нужно разобраться, где используются подобные списки и для кого они подходят!

Приведем несколько примеров:

1. Управление проектами.

Могут быть использованы для контроля выполнения задач в рамках проекта. Упрощают работу всей команды, где каждый знает, что нужно делать.

Благодаря такому подходу коллектив начинает максимально продуктивно работать и своевременно выполнять поставленные задачи.

2. Медицинская практика.

Также используются для контроля выполнения процедур в медицинской практике, что в разы облегчает работу медработникам и пациентам.

Давайте рассмотрим пример врачей общей практики, где многие пациенты испытывают трудности в понимании того, что им нужно сделать в первую очередь после приема у доктора. После того, как врач поставил человеку диагноз, он дает пациенту необходимое руководство по дальнейшим действиям. Если в этот процесс внедрить использование чек-листов, то это поможет сотрудникам мед. учреждений выполнять свою работу с посетителями более быстро и четко.

Давайте подробнее рассмотрим, в каких случаях применяются такие списки:

• Проверка идентификации пациента: проверка имени, фамилии, даты рождения и номера медицинской карты и т. д.
• Проверка правильности диагноза.
• Проверка наличия картотеки пациента.
• Проверка наличия всех необходимых, выписанных по диагнозу, препаратов и направлений.
• Проверка наличия всех необходимых документов, если имеется серьезные диагнозы, включая согласие на операцию, и результаты обследований.
• Проверка наличия надлежащей подготовки операционной команды.

3. Бизнес.

На практике многие пользуются чек-листами, для контроля выполнения задач в бизнесе, например, при проведении инвентаризации или при подготовке ко встрече с клиентом — это экономит огромное количество время предпринимателям.

Можем привести в пример нашу компанию, которая увеличивает свою эффективность с помощью правильной постановки задач:

• Внедрение использования чек-листов в работе всех сотрудников.
• Обучение персонала компании использованию чек-листов и контроль правильности применения.
• Регулярное анализирование результатов работы с использованием чек-листов и проведение корректировки процесса работы, в случае необходимости.
• Оценка эффективности использования, на основе улучшения качества предоставляемых услуг, увеличения объема заказов и повышения уровня удовлетворенности клиентов
• Регулярное информирование сотрудников компании о результатах использования чек-листов и привлечение их к участию в улучшении процесса работы.
• Организация систем наград, за лучшие результаты работы, с использованием чек-листов, и мотивирование сотрудников на повышение своей эффективности.
• Разработка и контроль выполнения определенного плана мероприятий по внедрению бизнес-процессов в компанию.
• Ответственность за внедрение и контроль использования чек-листов в компании возложен на руководителя и назначенного им ответственного, за данный процесс, сотрудника.

4. Образование. Также чек-листы внедряются для контроля выполнения задач в образовательной сфере, например: при проведении экзамена или при подготовке к уроку; помогают сложить единую систему оценивания и проведения занятий для преподавателей.

Чек-листы в сфере образования могут быть использованы для обеспечения качественного обучения и предотвращения ошибок в работе с учащимися.

Кроме того, использование подобных перечней позволяет учителям более эффективно планировать свою работу и повышать качество обучения учащихся.

Рассмотрим пример для проведения уроков:

• Проверка наличия необходимых материалов и оборудования для проведения урока.
• Проверка соответствия темы урока учебной программе.
• Проверка понимания учащимися целей и задач урока.
• Проверка наличия плана урока и его соответствия учебной программе.
• Проверка оценки знаний и понимания учащимися материала.

Расписав данные действия, учителя имеют определенное понимание, как нужно работать с учениками, а также проводить учебные занятия в учреждениях.

Как начать делать чек-лист?

Создание чек-листа не требует особых навыков или знаний, но при этом может значительно упростить процесс выполнения задач и повысить качество работы.

Дальше рассмотрим план, как составить чек-лист:

Шаг 1: Определите цель чек-листа

Первым шагом создания чек-листа является определение его цели. Что вы хотите достичь с помощью этого инструмента? Например, вы можете создать чек-лист для контроля выполнения задач в рамках проекта, для контроля выполнения процедур в медицинской практике или для подготовки к встрече с клиентом. Определение цели чек-листа поможет вам сформировать список необходимых шагов для достижения желаемого результата.

Шаг 2: Определите шаги для достижения цели

После того, как вы определили цель чек-листа, следующим шагом будет анализ действий, необходимых для достижения этой цели. Разбейте цель на более мелкие подзадачи и определите последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Например, если вы создаете чек-лист для контроля выполнения задач в рамках проекта, то шаги могут включать в себя: определение задач, назначение ответственных лиц, определение сроков выполнения и т. д.

Вот несколько инструментов, которые помогут расписать цели для чек-листа:

1. MindMeister
2. Miro
3. Canva
4. XMind
5. Coggle
6. MindNote
7. SimpleMind
8. iThoughts

Шаг 3: Составьте список шагов в нужном порядке

После того, как вы определили все необходимые действия для достижения цели чек-листа, следующим шагом нужно составить список данных задач в нужном порядке. При составлении данного перечня учитывайте логическую последовательность действий и оптимальный порядок выполнения задач.

Вам помогут данные инструменты:

1. Bitrix24
2. Trello
3. Asana
4. Todoist
5. Microsoft Outlook
6. Google Sheets и Microsoft Excel

Шаг 4: Добавьте дополнительные инструкции и комментарии

После того, как вы составили список действий, следующим шагом вы добавляете дополнительные инструкции и комментарии. Это может быть полезно для более точного понимания того, что необходимо сделать на каждом шаге. Например, вы можете добавить пояснения к некоторым подзадачам или указать на возможные ошибки, которые необходимо избежать.

Шаг 5: Проверьте и исправьте чек-лист

Последний шаг в создании чек-листа — проверка и исправление. Перечитайте список задач и убедитесь, что он содержит все необходимые действия для достижения цели. Также проверьте правильность порядка их выполнения и наличие добавленных инструкций. Исправьте все ошибки и уточните детали, при необходимости.

Проверить можно с помощью анализа Метрик и рекламных кабинетов по типу:

• Яндекс.Метрика и Google Analytics
• Рекламные кабинеты контекстной рекламы Google Ads и Яндекс Директ
• Рекламные кабинеты таргетированой рекламы Facebook Ads, Twitter Ads и т.д.

Заключение

В заключении отметим, создание чек-листа — это простой и эффективный способ для более легкой систематизации и контроля выполнения задач: определение цели, шаги для ее достижения, список действий, инструкции, комментарии и коррекция возникших ошибок, при необходимости.

С помощью всего этого вы можете эффективно систематизировать процесс разработки продукта, не забыв ни один из важных этапов и в результате получить ожидаемые успехи.

Выберите инструменты для постановки задач, которые наиболее удобны для вас, и достигайте желаемого результата.