Бұл жазба автоматты түрде орыс тілінен аударылған. Russian
Бизнес-процестер-бұл ұйым шеңберінде белгілі бір мақсатқа жету үшін жасалуы керек қадамдар тізбегі.
Бірақ оларды қалай сипаттау керек?
Бұл мақалада біз оларды қалай және қашан сипаттау керектігін қарастырамыз.
- Нақты түсінік.
Қызметкерлерге ұйымның жұмысын, мақсаттарға жету қадамдарын түсінуге көмектеседі. Бұл процесті ашық етеді және қызметкерлерге өз міндеттерін жақсырақ басқаруға көмектеседі.
- Тиімділікті жақсарту.
Компания қажетсіз операцияларды, артық ресурстарды ысырап етуді және уақытты анықтап, жоя алады және әрекеттер тізбегін оңтайландырады. Бұл компанияның жалпы өнімділігін арттыруға, шығындарды азайтуға және жақсы нәтижелерге қол жеткізуге көмектеседі.
- Бақылау орнату.
Компанияға олардың үлгерімін бақылау үшін нәтижелерді бақылауға және өлшеуге және егер олар құндылықтарға сәйкес келмесе, процестерді жақсарту үшін шаралар қабылдауға көмектеседі. Сайып келгенде, бұл компанияға сыртқы ортаның өзгеруіне бейімделуге және клиенттердің қажеттіліктерін қанағаттандыру арқылы ұзақ мерзімді мақсаттарына жетуге көмектеседі.
- Жылдам оңтайландыру.
Қателерді анықтауға және оларды жұмыс сапасына әсер етпес бұрын жоюға мүмкіндік береді.
- Оқыту және білім беру.
Бизнес-процестердің құрылымдық және егжей-тегжейлі сипаттамалары жаңа қызметкерлердің бейімделуін жеңілдетеді, бұл олардың рөлдерін тезірек игеруге және олардың міндеттері басқа қызметкерлердің жұмысымен қалай байланысты екенін түсінуге мүмкіндік береді. Бұл қажет болған жағдайда қызметкерлер арасындағы міндеттерді ауыстыруға немесе тапсыруға көмектеседі.
Бизнес-процестерді сипаттауды бастамас бұрын, оны сауатты ету үшін олардың түрлері мен жіктелуін білу керек
Бірнеше классификация бар, бірақ ең көп таралған бизнес-процестерді 3 топқа бөлуге болады:
- Негізгі:
Пайда әкелетін компаниядағы негізгі процестер. Өндірісті, маркетингті, сатуды және тұтынушыларға қызмет көрсетуді қамтиды.
- Көмекші:
Сіздің бизнесіңіздің тегіс және тиімді жұмыс істеуіне көмектеседі. Олардың өнімді құруға немесе қызмет көрсетуге тікелей қатысы жоқ, бірақ негізгі процестерді қолдау үшін қажет. Мысалы, адамдарды басқару, қаржы (бухгалтерлік есеп), Ақпараттық технологиялар (компьютерлер, бағдарламалық қамтамасыз ету), сатып алу (қажетті материалдар мен жабдықтарды сатып алу) және жеткізуді басқару (жеткізуді бақылау және логистика).
- Басқарушылық:
Бұл процестер шешім қабылдауға және жоғары деңгейде жоспарлауға байланысты.
Олар бизнесті басқаруға және стратегиялық мақсаттарға жетуге көмектеседі. Бизнесті дамыту стратегиясын әзірлеу, бюджетті жоспарлау, тапсырмаларды орындау, өзгерістерді басқару және нәтижелерді бағалау сияқты нәрселерді қамтиды.
Бұл процестердің барлығы бір-бірімен байланысты және бір-біріне әсер ететінін есте ұстаған жөн.
Әдетте компания өз процестерін үш себепке байланысты сипаттауы керек:
- Қолданыстағы процестерді оңтайландыру:
Бұрыннан қалыптасқан бизнес болған кезде, сипаттама жақсартуға мүмкіндік беретін әлсіз жерлерді анықтауға көмектеседі. Барлық процестерді талдау тиімділікті арттыру үшін оңтайландыруға болатын қажетсіз қадамдарды, қиындықтарды, кішігірім тапсырмаларды және басқа салаларды анықтауға мүмкіндік береді.
- Жаңа жүйелерді енгізу:
Жүйелерді немесе технологияларды біріктіру кезінде бизнес-процестерді өзгерту қажет болуы мүмкін. Бұл жаңа жүйелерді енгізу ағымдағы операцияларға қалай әсер ететінін және сәтті енгізу үшін қандай өзгерістер енгізу керектігін түсінуге көмектеседі.
- Қызметкерлерді оқыту:
Сондай-ақ, бұл жаңа қызметкерлерді оқыту немесе ұйымға жаңа процедураларды енгізу жағдайында пайдалы екенін атап өткен жөн. Нақты сипаттама болған кезде, жаңа қызметкерлерге өз міндеттерін қалай дәл орындау керектігін түсіну оңайырақ болады, бұл өз кезегінде тапсырмаларды орындауда біркелкілік пен дәйектілікке ықпал етеді.
- Мақсаттарды анықтау
Бірінші қадам-бизнесте орындалатын барлық функцияларды жазу. Бизнес мақсаттарына жету үшін қажетті барлық негізгі міндеттерді ескеру маңызды. Содан кейін бұл функциялар үш санатқа топтастырылады: негізгі,көмекші және басқару процестері. Осылайша, қандай процестер маңызды және ерекше назар аударуды қажет ететіні белгілі болады.
- Тапсырмаларды жазу
Әрбір процесс үшін мақсаттарды сәтті жүзеге асыруға көмектесетін нақты қадамдарды (тапсырмаларды) сипаттайтын әрекет жоспарын жасаңыз. Әрекеттер тізбегін және әртүрлі тапсырмалар арасындағы байланысты қарастырыңыз. Бұл тәсіл нақтылықты енгізуге және оңтайландыру мүмкіндіктерін анықтауға көмектеседі.
Мұнда notion, Trello және Bitrix24 сияқты қызметтердегі тапсырмаларды тексеру парақтарына бөлу сізге көмектесе алады.
- Құрылымды құрастыру
Процестерді жақсы түсіну және басқару үшін құрылымдау қажет. Негізгі процестер жоғарғы жағында, ал ішкі процестер мен тапсырмалар төменгі жағында болатын иерархияны жасаңыз. Кейін деректер, Ақпарат және ресурстар ағынын көрсету үшін әртүрлі процестер мен ішкі процестер арасында байланыс жасаңыз. Бизнес-процестердің иерархиясы мен логикасын нақты көрсететін құрылымды жасаңыз.
Бұл қызметтер сізге көмектесе алады: Enterprise Architect, ArchiMate және BizzDesign.
- Процестерді визуализациялау
Процестің құрылымын жинағаннан кейін оны блок-схема ретінде елестетуге болады.
Сіз мұны mind карталарын жасау үшін кез-келген қызметте сипаттай аласыз, мысалы: Miro, Mindmeister және Xmind. Процестердің құрылымы мен реттілігін көрнекі түрде көрсету үшін диаграммалар мен графиктерді пайдаланыңыз.
Бизнес-процестерді сипаттау және жақсарту жүйелік тәсілді және компанияның ағымдағы операциялары туралы нақты түсінікті қажет ететінін ескеру маңызды.
Бірақ бұл тәсілдің нәтижесінде басқа маңызды мәселелерге назар аудару үшін уақытты босатуға болады, сонымен бірге тапсырмаларды орындаудың 100% сенімділігіне қол жеткізуге болады.
Достар егер сіз өзіңіздің бизнес процестеріңізді автоматтандырғыңыз келсе, бізбен мына жерден таныса аласыз: sailet.kz. Кеңес тегін!
Бизнес-процессы — это последовательность шагов, которые необходимо выполнить для достижения конкретной цели в рамках организации.
Но каким образом их описать?
В этой статье мы рассмотрим, как и когда нужно их описывать.
Зачем описывать бизнес-процессы?
- Ясное представление.
Помогает сотрудникам понять работу организации, шаги к достижению целей. Что делает процесс более прозрачным и помогает сотрудникам лучше ориентироваться в своих задачах.
- Улучшение эффективности.
Компания может определить и устранить ненужные операции, лишние траты ресурсов и время, а также оптимизировать последовательность действий. Это помогает повысить общую производительность компании, сократить издержки и достичь более эффективных результатов.
- Установление контроля.
Помогает компании мониторить и измерять результаты, чтобы отслеживать свой прогресс и принимать меры для улучшения процессов, если они не соответствуют ценностям. В конечном итоге, это помогает компании быть более адаптивной к изменениям внешней среды и достигать своих долгосрочных целей, удовлетворяя потребности клиентов.
- Быстрая оптимизация.
Дает возможность выявить ошибки и устранить их еще до того, как они могут повлиять на качество работы.
- Обучение и передача знаний.
Структурированные и подробные описания бизнес-процессов облегчают адаптацию новых сотрудников, позволяя им быстрее освоить свои роли и понять, как их обязанности связаны с работой других сотрудников. Это также помогает в случае необходимости заменить или делегировать обязанности между сотрудниками.
Виды бизнес-процессов
Прежде чем начать описывать бизнес-процессы, нужно знать их типы и классификации, чтобы сделать это более грамотно
Существует несколько классификаций, но наиболее распространенные бизнес-процессы можно разделить на 3 группы:
- Основные:
Являются ключевыми процессами в компании, которые приносят прибыль. Включают в себя производство, маркетинг, продажи и обслуживание клиентов.
- Вспомогательные:
Помогают вашему бизнесу функционировать гладко и эффективно. Они не имеют прямого отношения к созданию продукта или предоставлению услуг, но необходимы для поддержки основных процессов. Например, управление людьми, финансами (бухгалтерия), информационные технологии (компьютеры, программное обеспечение), закупки (покупка необходимых материалов и оборудования) и управление поставками (контроль поставок и логистика).
- Управленческие:
Эти процессы связаны с принятием решений и планированием на более высоком уровне.
Они помогают руководить бизнесом и достигать стратегических целей. Включают в себя такие вещи, как разработка стратегии для развития бизнеса, планирование бюджета, контроль выполнения задач, управление изменениями и оценка результатов.
Важно помнить, что все эти процессы взаимосвязаны и влияют друг на друга.
Когда нужно описывать процессы?
Обычно компании нужно описывать свои процессы по трем причинам:
- Оптимизация существующих процессов:
Когда уже имеется устоявшийся бизнес, описание поможет выявить слабые места с возможностью для улучшения. Анализы всех процессов позволяют определить ненужные шаги, узкие места, незначительные задачи и другие области, которые могут быть оптимизированы для повышения эффективности.
- Внедрение новых систем:
При интеграции систем или технологий может потребоваться изменение бизнес-процессов. Это поможет понять, как внедрение новых систем повлияет на текущие операции и какие изменения нужно внести для успешного внедрения.
- Обучении сотрудников:
Также важно упомянуть, что это полезно в случае обучения новых сотрудников или внедрения новых процедур в организацию. Когда имеется четкое описание, новым сотрудникам гораздо легче понять, как точно выполнять свои обязанности, что, в свою очередь, способствует единообразию и согласованности в выполнении задач.
Как описать процессы?
- Определение целей
Первым делом нужно записать все функции, которые выполняются в бизнесе. Важно учесть все ключевые задачи, которые необходимые для достижения целей бизнеса. Затем эти функции группируются в три категории: основные,вспомогательные и в процессы управления. Таким образом, станет ясно, какие процессы важны и требуют особого внимания.
- Выписывание задач
Для каждого процесса составьте свой план действий, в котором будут описаны конкретные шаги (задачи), которые помогут в успешной реализации целей. Учитывайте последовательность действий и взаимосвязь между различными задачами. Такой подход помогает внести ясность и выявить возможности для оптимизации.
Тут вам может помочь разделение задач на чек-листы в таких сервисах, как: Notion, Trello и Битрикс24.
- Составление структуры
Структурирование необходимо для лучшего понимания и управления процессами. Создайте иерархию, в которой основные процессы находятся наверху, а подпроцессы и задачи — внизу. После сделайте связи между различными процессами и подпроцессами, чтобы показать поток данных, информации и ресурсов между ними. Разработайте структуру, которая ясно отображает иерархию и логику выполнения бизнес-процессов.
С этим вам могут помочь эти сервисы: Enterprise Architect, ArchiMate и BizzDesign.
- Визуализация процессов
После того, как мы собрали структуру процесса, можно его визуализировать в виде блок-схемы.
Вы можете это описать в любом сервисе для создания mind-карт, такие как: Miro, Mindmeister и Xmind. Также использовать диаграммы и графики, чтобы наглядно представить структуру и последовательность процессов.
Заключение
Важно учесть, что описание и улучшение бизнес-процессов требует системного подхода и ясного представления о текущих операциях компании.
Но в результате такого подхода можно освободить время, чтобы сосредоточиться на других важных делах, и при этом добиться 100% надежности выполнения задач.
Друзья если вы хотите автоматизировать свои бизнес процессы, вы можете ознакомиться с нами по адресу: sailet.kz. Консультация бесплатная!
Share
