Бұл жазба автоматты түрде аударылған. Бастапқы тіл: Орысша
Әрбір бизнес үнемі өсуді жеделдету және тиімділікті арттыру жолдарын іздейді және негізгі шешімдердің бірі автоматтандыру болып табылады. Бірақ сіздің бизнесіңізді автоматтандыру уақыты келгенін қалай білуге болады? Біз автоматтандыру қажеттілігін көрсететін белгілерді қарастырамыз және осындай шешімдерді енгізудің ықтимал пайдасын қалай дұрыс бағалау керектігін көрсетеміз. Бұл мақала нақты критерийлер мен мысалдарға сүйене отырып, негізделген шешім қабылдауға көмектеседі.
Сәлем, біз Sailet - тен. Біз орташа және күрделі дамуға маманданамыз, 2017 жылдан бастап жұмыс істейміз, 50-ден астам қызықты жобаларды орындадық және автоматтандыру туралы айтып береміз. Мен Максим Беляковпын, осы сән-салтанаттың директоры. Кішкене "сенім несиесін" тапқаннан кейін, мен нүктеге жетемін.Автоматтандыруды енгізу керек пе, жоқ па, соны шешу үшін бірнеше негізгі нәрсені анықтайық:
* Автоматтандыру дегеніміз не?
* Қандай тапсырмаларды автоматтандыру керек?
* Тапсырмаларға қанша ресурстар мен уақыт кетеді?
* Тапсырмаларды орындау кезінде қателіктер қаншалықты жиі кездеседі?
Автоматтандыру-қол еңбегін ауыстыру. Егер сәл күрделірек болса, бұл жұмыс процестерін жеңілдету және жеделдету үшін технологиялық шешімдерді біріктіру. Маңыздысы, бұл "барлық ауруларға арналған таблетка"емес. Маңыздысы, бұл кенеттен сандарды көрсете бастаған ондаған әдемі графиктер емес.
Мысалы, егер сіз бұрын шоттарда санап, енді калькуляторға немесе одан да жаман Excel-ге көшкен болсаңыз, онда сіз қарапайым математикалық процестерді автоматтандырдыңыз. Егер формулалар қосылса, онда сізде болашақ АЖ (ақпараттық жүйе) "эмбрионы" бар. Егер график шығарылса, онда интегратор дерлік)
Немесе бұрын баспалдақ болған, содан кейін эскалатор, содан кейін лифт қойылды, содан кейін барлық осы лифттерді бір қосымшаға байлады, сонда оған қызмет көрсететін Игорь бәрін қалаған кезде емес, лифт қажет болған кезде жасайды.
Менің ойымша, бұл қазірдің өзінде түсінікті, бірақ мен жоғарыда келтірілген қарапайым мысалдардың да итеративті (дәйекті) екендігіне назар аударғым келеді. Олай емес, алдымен баспалдақ, содан кейін күрт "Матрица". Мен мұны көрсетемін, өйткені " қанша тұрады?", біз тек естиміз " және сіз бүкіл компанияны бірден автоматтандыра аласыз ба?”.
Және түпкілікті бекіту үшін:
Тиімді операцияларды автоматтандыру тиімділікті арттырады, тиімсіз операцияларды автоматтандыру тиімсіздікті арттырады
Билл Гейтс-бәрімізді вируспен өлтіргіміз келді
Шындығында, біз тәжірибеге көшеміз.
Алдымен автоматтандыру үшін тапсырмалар тізімін қалай жинау керектігін түсінеміз: ағымдағы процестерді тексеруден бастаңыз. Есіңізде болсын, кез-келген процесс 5 блоктан тұрады:
- Мақсат-процестің нәтижесі қандай?
- Қадамдар-бұл нәтижеге қалай қол жеткіземіз?
- Қатысушылар-нәтижеге жету үшін қандай рөлдер қажет?
- Құралдар-нәтижеге жету үшін не қолданамыз?
- Көрсеткіштер - біз дұрыс жолда екенімізді қалай түсінеміз?
Кейін, тапсырмаларды анықтаңыз:
- Олар айтарлықтай уақыт пен ресурстарды қажет етеді;
- Жиі қайталанады;
- Адам факторына байланысты қателіктер қаупі жоғары.
Содан кейін, осы тапсырмаларды қолмен орындауға қанша уақыт пен ресурстар кететінін есептеңіз. Бұл автоматтандырудың ықтимал үнемдеуін түсінуге көмектеседі.
Ағымдағы тапсырмалар процесінде қателер қаншалықты жиі пайда болатынын және олардың салдары қандай екенін талдаңыз.
Мысал:
Мысал ретінде барлығына түсінікті тапсырманы алайық: электрондық поштаны жіберу. Бұл адам жасайтын жұмыс деп елестетіп көрейік. Айталық, ол әр хатқа 2 минут жұмсайды және сізге күн сайын 240 хат жіберу керек. Адам оған күніне 480 минут = 8 сағат жұмсайды. Сондай-ақ, адамға сағатына 5 доллар жалақы қажет, бұл жұмсалған ресурстарға ақша коэффициентін қосады.
Енді бұл тапсырманы электрондық поштаны жіберудің автоматтандырылған процесі арқылы қарастырыңыз. Барлық 240 электрондық поштаны жүйе бір уақытта автоматты түрде жібереді. Уақытты ысырап ету-бірнеше секунд. Электрондық хаттарды автоматты түрде жіберуді әзірлеу және енгізу 5 күнді алады және 250 доллар тұрады делік, ал ай сайын қолдау үшін тағы 50 доллар төлеу керек (хостинг, домен және т.б.).
Біз пайданы есептейміз (20 жұмыс күні үшін):
Шығындар = (тәулігіне сағатпен жұмыс уақыты) * (бір айдағы жұмыс күндерінің саны) * (сағатына жалақы мөлшерлемесі)
Адам күніне 8 сағат жұмыс істейді.
Бір күндік шығындар = 8 сағат * 5 час / сағ = 40 $
Бір айдағы шығындар = /40 / күн * 20 күн = 8 800
Автоматтандыру шығындары =раз 250 (бір реттік)
Жүйені қолдау = месяц 50 (ай)
Пайда = 800 $ - 300 = = 500 $
Егер автоматтандыруды ұзақ мерзімді перспективада қарастыратын болсақ, онда пайда өседі. Автоматтандырылған өнім неғұрлым ұзақ пайдаланылса, соғұрлым оның пайдасы артады. Әрине, бұл жерде ToC (иеленудің толық құны) ескерілмейді, "пысықтаулар", серверлер, әкімшілендіру және көптеген жобалар бар.
Мақаланы қараңыз, бұл сізге пайдалы болады: "сапаны жоғалтпай IT әзірлеу шығындарын қалай азайтуға болады?»
Автоматтандыруға инвестициялардың қайтарымы (ROI) автоматтандыру жобаларына инвестициялардың тиімділігінің көрсеткішін білдіреді.
ROI = (автоматтандырудан түскен пайда-автоматтандыру шығындары) / автоматтандыру шығындары * 100%
Мысалға оралайық:
Автоматтандырудан түскен пайда = 500$
Автоматтандыру шығындары = 250$
ROI = (500 - 250) / 250 * 100%
= 250 / 250 * 100%
= 1 * 100%
= 100%
Бұл мысалда автоматтандыруға салынған инвестициялар бастапқы шығындардың 100% - на тең пайда әкелді.
Инвестиция туралы кез-келген шешімде алдымен математика "қағазда"біріктірілуі керек. Сондықтан, әрқашан кем дегенде шығындарды азайтуды және ROI-ді қарастырыңыз.
Бірақ шешім қабылдауға көмектесетін негізгі формула:
Автоматтандырудың орындылығы = (кезеңдегі шығындарды азайту × өтеу мерзімі − автоматтандыру шығындары) / автоматтандыру шығындары
Қайда:
- Кезеңдегі шығындарды азайту-бұл автоматтандыруды енгізгеннен кейін белгілі бір кезеңдегі операциялық шығындар азаятын сома.
- Өтеу мерзімі-бұл автоматтандыруға салынған инвестициялардың қайтарымы күтілетін уақыт.
- Автоматтандыру шығындары - автоматтандырылған шешімді енгізу мен қолдаудың барлық шығындарын қамтиды.
Егер нәтиже нөлден жоғары болса, автоматтандыруды ақтауға болады. Алайда, таза қаржылық есептеулерден басқа, басқа факторларды да ескеру қажет.
Тағы да біздің мысалға. Берілген:
- Кезеңдегі шығындарды азайту (айына, қарапайымдылық үшін бірінші санаймыз): 5 500
- Өтеу мерзімі: бұл 1 ай деп есептейік, өйткені шығындар бір айда төленеді.
- Автоматтандыру шығындары: 2 250
Формулаға ауыстырыңыз:
Орындылық = (500×1-250) / 250
Орындылық = (500-250)/250
Орындылық = 250/250
Орындылық = 1
Осылайша, нәтиже 1-ге тең, бұл бір ай ішінде автоматтандыруға салынған инвестицияның 100% қайтарымын білдіреді. Бұл автоматтандырудың қаржылық тұрғыдан орынды екенін көрсетеді.
Автоматтандырудың жасырын пайдасы-бұл сандық мәнде өлшеу немесе бағалау қиын, бірақ тиімділікке айтарлықтай әсер етуі мүмкін артықшылықтар.
Жасырын артықшылықтарды сандық бағалау қиын болғандықтан, оларды өлшеу үшін сапалы әдістер жиі қолданылады. Мысалы, олардың жұмысқа қанағаттану деңгейінің өзгеруін бағалау үшін автоматтандыруды енгізгенге дейін және одан кейін қызметкерлерге сауалнама жүргізуге болады.
Автоматтандырудың жасырын пайдасының мысалдары:
- Жұмыс сапасын жақсарту
Автоматтандыру адам факторын азайту арқылы өнімнің тұрақты және жоғары сапасына әкелуі мүмкін.
- Қызметкерлердің қанағаттанушылығын арттыру
Күнделікті өмірді азайту және қызметкерлерге жүктемені азайту олардың жалпы әл-ауқаты мен жұмысқа қанағаттануын жақсарта алады.
- Клиенттердің адалдығын арттыру
Өнім мен қызмет көрсету сапасын жақсарту тұтынушылардың қанағаттанушылығын және олардың брендке деген адалдығын арттыруы мүмкін.
- Компанияның имиджін нығайту
Озық технологияларды енгізу жаңа клиенттер мен серіктестерді тарту арқылы компанияның нарықтағы тәжірибесін жақсарта алады.
- Қателік қаупін азайту
Автоматтандыру қателіктердің ықтималдығын азайтады, бұл қателерді түзету және зиянды өтеу шығындарының төмендеуіне әкелуі мүмкін.
- Бизнестің икемділігін арттыру
Автоматтандырылған жүйелерді масштабтау және нарықтың өзгеретін жағдайларына бейімдеу оңайырақ.
Автоматтандырудың сәттілігі көптеген факторларға байланысты. Тапсырыс берушінің әзірлеушімен өзара әрекеттесуі мен өзара түсіністігі де үлкен рөл атқарады. Автоматтандыруға да дайындық қажет. Сондықтан келесі қадамдар туралы ұмытпаңыз.
Мақсат қою
Іске асырылатын мақсат қойыңыз. Бәрі ойдағыдай болуы үшін Сіз қандай нәтиже күтетініңізді өзіңіз түсінуіңіз керек.
Мысалы, менің мақсатым – жұмысты жеделдету және қателіктердің ықтималдығын азайту үшін өтінімдерді өңдеу процесін автоматтандыру. Мен өтінімнің қалай өңделетінін, барлық нюанстарды және өңдеудегі қандай элементтерді автоматтандыру керектігін нақты түсінуім керек.
Бизнес-процестердің тізімі
Біз мақсат қойып, не қалайтынымызды білгеннен кейін бизнес-процестердің тізімін жасау керек.
Өтінімдерді өңдеуді автоматтандырумен бірдей мысалды алайық. Өтінімді өңдеу қандай тармақтардан тұрады?
- Өтінімді алу.
- Өтінімді тіркеу және тексеру.
- Жауапты адамды тағайындау.
- Өтінімді өңдеу және бақылау.
- Аяқтау және клиентті хабардар ету.
- Талдау және жақсарту.
Талдау
Енді сіз барлық кіріспе сөздерді талдауыңыз керек. Процестердің қайсысы автоматтандырылады, ал қайсысы автоматтандырылмайды? Қанша уақыт қажет? Автоматтандырудың құны қандай?
Осы және басқа факторларды ескеру қажет. Толығырақ мақалада: "IT өнімінің құны: идеядан нарыққа шығуға дейін".
Жоспар құру
Мақсатқа жету үшін жоспар құрыңыз. Біз бәрін кезең-кезеңімен ойластыруымыз керек. Егер біз өтінімдерді өңдеу мысалын қарастыратын болсақ, онда жоспар келесідей болады:
- Процесті бағалау.
- Өтінімдерді басқару жүйесін таңдау және теңшеу.
- Қолданыстағы жүйелерді біріктіру.
- Қызметкерлерді оқыту.
- Тестілеу және жөндеу.
- Біртіндеп енгізу.
- Бақылау және оңтайландыру.
- Жүйені жаңарту және дамыту.
Тілектерді түсіну
Мұнда біз әзірлеушілер мен тапсырыс берушілердің өзара әрекеттесуі туралы айтып отырмыз. Тапсырыс беруші өз тілектерін нақты жеткізуі керек, ал жауапты адамдар оларды түсініп, жүзеге асыруы керек. Сенімді қарым-қатынас қажет.
Тапсырыс беруші не қалайтынын білмейтін және ыңғайлы және әдемі жасауды сұрайтын кездер болады. Бұл жағдайда PMU жұмыс істейтін ештеңе жоқ, өйткені кіріспе жоқ. Мұндай жағдайларды болдырмау үшін қарым-қатынас орнату қажет.
Процеске қатысу
Бақылау, бақылау, түсініктеме беру – мұның бәрі табысқа жету үшін қажет. Тапсырыс беруші даму процесіне белсенді қатысып, әрдайым байланыста болған кезде, бұл процесті жеделдетіп қана қоймай, бақылауға, байқауға және түсінуге мүмкіндік береді.
Сайтта өтінім қалдыру арқылы әзірлеу процесін бізге сеніп тапсыра аласыз. Апталық нәтиже демонстрациясы, икемді төлем жүйесі және процестің толық ашықтығы.
- Барлық негізгі жұмыс процестерін тізімдеді.
- Уақыт пен ресурстардың едәуір шығындарын қажет ететін міндеттер бөлінді.
- Қайталау жиілігі жоғары тапсырмаларды атап өтті.
- Адам факторына байланысты қателіктер қаупі жоғары міндеттерді атап өтті.
- Таңдалған тапсырмаларды қолмен орындауға қанша уақыт пен ресурстар кететінін бағалады.
- Компания үшін осы ресурстар мен уақыттың құнын есептеңіз.
- Ағымдағы тапсырмаларды орындау процесінде қателердің жиілігі мен түрлерін талдады.
- Бұл қателіктердің бизнеске әсерін бағалады.
- Автоматтандырудан кейін әлеуетті уақытты үнемдеу және ресурстар шығындарының төмендеуі есептелді.
- Қателіктердің төмендеуі және жұмыс сапасының жақсаруы бағаланды.
- Автоматтандыруды енгізу шығындарын бағалады.
- Автоматтандыру шығындарын күтілетін үнемдеумен және жұмыс сапасын жақсартумен салыстырды.
- Автоматтандыру үшін технологиялар мен құралдарды таңдады.
- Уақыт шеңбері мен бюджетті ескере отырып, автоматтандыруды енгізу жоспарын әзірледі.
- Автоматтандырудың тиімділігін бағалау үшін KPI анықталды.
- Автоматтандырылған процестерді толық енгізер алдында тестілеуді жоспарлады.
- Автоматтандырылған процестердің жұмысын бақылау үшін мониторинг жүйесін орнатты.
- Автоматтандырылған жүйелердің нәтижелерін үнемі талдап отырды.
- Автоматтандырудың тиімділігі мен сапасын жақсарту үшін түзетулер енгізілді.
Осы тексеру парағынан өткеннен кейін сіз өзіңіздің ұйымыңыздағы қандай процестерді автоматтандыруға тұрарлық екенін объективті түрде бағалай аласыз, сондай-ақ мұндай инвестициялардың ықтимал пайдасы мен қайтарымдылығын түсіне аласыз. Мұның бір бөлігі, әрине, мердігерге берілуі мүмкін және берілуі керек.
Бізге жазылыңыз, достарыңызбен бөлісіңіз және сіздің бизнесіңізді автоматтандыру мен дамытуда сәттілік тілейміз!
Каждый бизнес постоянно ищет способы ускорения роста и улучшения эффективности, и одним из ключевых решений является автоматизация. Но как узнать, пришло ли время автоматизировать именно ваш бизнес? Мы рассмотрим признаки, указывающие на необходимость автоматизации, и покажем, как правильно оценить потенциальную пользу от внедрения таких решений. Эта статья поможет вам принять обоснованное решение, опираясь на конкретные критерии и примеры.
Привет, мы из Sailet. Специализируемся на средней и сложной разработке, работаем с 2017 года, выполнили больше 50 интересных проектов и рассказываем про автоматизацию. А я Максим Беляков, директор всего этого великолепия. Заработав немного "кредита доверия", перейду к сути.Чтобы решить, стоит ли вводить автоматизацию, выясним несколько ключевых вещей:
• Что представляет собой автоматизация?
• Какие задачи автоматизировать?
• Сколько ресурсов и времени уходит на задачи?
• Как часто возникают ошибки при выполнении задач?
Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не “таблетка от всех болезней”. И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.
Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже “зародыш” будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор)
Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.
Думаю, что это уже понятно, но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры выше приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко “Матрица”. Указываю это, потому что чаще вопроса “а сколько стоит?”, мы слышим только “а можно автоматизировать сразу всю компанию?”.
И чтобы окончательно закрепить:
Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность
Билл Гейтс - хотел нас всех убить вирусом
Собственно, переходим к практике.
Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:
- Цель - какой результат процесса?
- Шаги - как достигаем этого результата?
- Участники - какие роли нужны для достижения результата?
- Инструменты - что используем, чтобы достичь результата?
- Метрики - как понимаем, что мы на верном пути?
После, выявите задачи, которые:
- Требуют значительного времени и ресурсов;
- Часто повторяются;
- Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.
Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.
Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия.
Пример:
Возьмем для примера всем понятную задачу: рассылка писем. Представим, что это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.
Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени - всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250$, а ежемесячно надо платить еще 50$ для поддержания (хостинг, домен, и т.д.).
Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):
Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)
Человек работает 8 часов в день.
Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $
Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $
Затраты на автоматизацию = 250 $ (единоразово)
Поддержка системы = 50$ (месяц)
Выгода = 800 $ - 300 $ = 500 $
Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода. Конечно, тут не учтена ToC (полная стоимость владения), с а-ля "доработками", серверами, администрированием и кучей всего, на проектах большего масштаба.
Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»
Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.
ROI = (Прибыль от автоматизации - Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%
Вернемся к примеру:
Прибыль от автоматизации = 500$
Затраты на автоматизацию = 250$
ROI = (500 - 250) / 250 * 100%
= 250 / 250 * 100%
= 1 * 100%
= 100%
В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 100% от изначальных затрат.
При любом решении об инвестиции, сначала должна сойтись математика "на бумаге". Поэтому, всегда считайте хотя бы сокращение затрат и ROI.
А вот основная формула, которая может помочь в принятии решения:
Целесообразность автоматизации = (Сокращение затрат за период × Период окупаемости − Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию
Где:
- Сокращение затрат за период — это сумма, на которую уменьшатся операционные затраты за определённый период после внедрения автоматизации.
- Период окупаемости — это время, за которое ожидается окупаемость инвестиций в автоматизацию.
- Затраты на автоматизацию — включают в себя все расходы на внедрение и поддержку автоматизированного решения.
Если результат выше нуля, автоматизация может быть оправдана. Однако, помимо чисто финансовых расчётов, следует учитывать и другие факторы.
И снова к нашему примеру. Дано:
- Сокращение затрат за период (в месяц, считаем по первому для простоты): $500
- Период окупаемости: предполагаем, что это 1 месяц, так как затраты окупаются за месяц.
- Затраты на автоматизацию: $250
Подставляем в формулу:
Целесообразность = (500×1−250)/250
Целесообразность = (500−250)/250
Целесообразность = 250/250
Целесообразность = 1
Таким образом, результат равен 1, что означает 100% окупаемость инвестиций в автоматизацию за один месяц. Это указывает на то, что автоматизация является целесообразной с финансовой точки зрения.
Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.
Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.
Примеры неявной выгоды от автоматизации:
- Улучшение качества работы
Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.
- Повышение удовлетворенности сотрудников
Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.
- Повышение лояльности клиентов
Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.
- Укрепление имиджа компании
Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.
- Снижение риска ошибок
Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.
- Увеличение гибкости бизнеса
Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.
Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка. Поэтому, не забывайте о следующих шагах.
Постановка целей
Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.
Например, моя цель – автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.
Список бизнес-процессов
После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.
Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?
- Получение заявки.
- Регистрация и проверка заявки.
- Назначение ответственного.
- Обработка и мониторинг заявки.
- Завершение и уведомление клиента.
- Анализ и улучшение.
Анализ
Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?
Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: “Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок”.
Составление плана
Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:
- Оценка процесса.
- Выбор и настройка системы управления заявками.
- Интеграция существующих систем.
- Обучение персонала.
- Тестирование и отладка.
- Постепенное внедрение.
- Мониторинг и оптимизация.
- Обновление и развитие системы.
Понимание желаний
Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.
Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМу не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.
Участие в процессе
Контролировать, наблюдать, комментировать – все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.
Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.
- Перечислили все ключевые рабочие процессы.
- Выделили задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат.
- Отметили задачи с высокой частотой повторения.
- Отметили задачи с высоким риском ошибок из-за человеческого фактора.
- Оценили, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение отобранных задач вручную.
- Подсчитали стоимость этих ресурсов и времени для компании.
- Проанализировали частоту и типы ошибок в текущем процессе выполнения задач.
- Оценили последствия этих ошибок для бизнеса.
- Рассчитали потенциальную экономию времени и снижение затрат на ресурсы после автоматизации.
- Оценили потенциальное снижение ошибок и улучшение качества работы.
- Оценили затраты на внедрение автоматизации.
- Сравнили затраты на автоматизацию с ожидаемой экономией и улучшением качества работы.
- Выбрали технологии и инструменты для автоматизации.
- Разработали план внедрения автоматизации с учетом временных рамок и бюджета.
- Определили KPI для оценки эффективности автоматизации.
- Запланировали тестирование автоматизированных процессов перед полным внедрением.
- Установили систему мониторинга для отслеживания работы автоматизированных процессов.
- Регулярно анализировали результаты работы автоматизированных систем.
- Вносили коррективы для улучшения эффективности и качества автоматизации.
Пройдя по этому чек-листу, вы сможете объективно оценить, какие процессы в вашей организации стоит автоматизировать, а также понять потенциальную пользу и окупаемость таких инвестиций. Часть из этого, конечно же, можно и нужно делегировать подрядчику.
Подписывайтесь на нас, делитесь с друзьями и удачи в автоматизации и развитии вашего бизнеса!
Share
