Бұл мақалада Мен сізге notion-да тауарлар мен қызметтерді сату үшін шағын бизнеске арналған қарапайым және ыңғайлы CRM жүйесін қалай жасау керектігін айтамын.

Егер сіз өзіңіз оқығыңыз немесе жасағыңыз келмесе-мақаланың соңында дайын шаблонға сілтеме жасаңыз.

Notion-бұл әмбебап no-code құралы бұл кез-келген нәрсе үшін жеке немесе корпоративті жүйені жасауға мүмкіндік береді.  

Алдымен Мен сізге мәліметтер базасының дұрыс құрылымын қалай жасау керектігі туралы айтамын (содан кейін оны қайта құрудың қажеті жоқ), содан кейін Мен сізге жұмыс ыңғайлылығы мен өнімділігін арттыратын функцияларды, автоматтандырулар мен интерфейстерді қалай жасау керектігін айтамын және жүйені жоғары деңгейге көтеру үшін тағы не істеуге болатынын аяқтаймын.

Кез-келген жүйе, соның ішінде CRM белгілі бір процестерге бейімделуі керек. Біздің CRM орташаланған негізгі нұсқа болады-мұндай түзетудің негізі және тауарлар мен қызметтерді сататындар үшін қолайлы болуы мүмкін, бірақ ол біреуге жарамайды.

Егер сіз оқығаннан гөрі көбірек көргіңіз келсе, міне бейнеге сілтеме. 

"Жеті рет өлшеңіз, бір рет кесіңіз". 

Біз мәліметтер базасының құрылымын құрудан бастаймыз, бұл кейінірек қайта жасау қиын болатын ең маңызды бөлік. Болашақ CRM жүйесінің мүмкіндіктері дұрыс құрылымды таңдауға байланысты.

Мен теорияны, егжей-тегжейлерді және соларды қалдырамын.шектеулер (жобаны басқару жүйесін қалай жасау керектігі туралы мақалада көбірек).

Бізде 6 база болады:

Көрсеткілер тікелей байланыстарды білдіреді.

1. Жетекшілер/Мәмілелер. Мұнда барлық көздерден келіп түсетін өтінімдер болады, олар кейін сатылымға айналады.
2. Клиенттер. "Сатып алғандар"
3. Менеджерлер. "Сататындар". Клиенттер менеджерлерге тағайындалуы мүмкін.
4. Тауарлар/Қызметтер. Біз не сатамыз, не сатамыз біз жеке қызметтерді де, тауарлардың "парағын" да сата аламыз.
5. Сымдар. Техникалық база бұл бізге жоғарыдағы тармақта жазылғандарды жасауға мүмкіндік береді.
6. Бақылау тақталары. Менеджерлерге арналған жұмыс кеңістігі, сондықтан қажет нәрсенің бәрі алаңдатпайды.

Қол жеткізу деңгейлері

Біздің жеңілдетілген жүйеде олар 2 болады:

1. "Менеджер". Менеджерлер мен бақылау тақталарынан басқа барлық нәрсені көреді және оған қол жеткізе алады.
2. "Иесі" бәріне қол жеткізе алады.

Базалар дайын:

Қарапайым және әмбебап CRM және дизайнның "алтын ережесін" жасау мақсатын басшылыққа алады:

Неғұрлым аз болса, соғұрлым жақсы.

Біз минималды / бейтарап жиынтық жасаймыз.

Жетекшілер/Мәмілелер

• Атауы-мета ақпарат (формалар мен сайттан автоматты түрде жүктеу кезінде) немесе менеджердің жетекшілігін анықтау үшін мағынасы бар ақпаратты көрсету.
• Құрылған күні-қорғасын құрылған/базаға қосылған кезде. Қолмен таңдауға болатын күн;
• Дереккөз-лид қайдан "келді". Опциялары бар ашылмалы тізім. Біз бірнеше мысал қосамыз, әр пайдаланушы өзін-өзі реттеуі керек;
• Email;
• Телефон;
• Менеджер-қорғасын кімге бекітілген / мәміле;
• Келесі байланыс күні;
• Келесі байланыс тақырыбы;

Соңғы 2 функция: біз әрбір байланыс келесі байланыс күнін белгілеумен аяқталуы керек деген қағиданы басшылыққа ала отырып, CRM жұмысын құрамыз (және ұмытпау үшін тақырыпты көрсетеміз), тіпті егер мәміле жабық болса да. 

• Мәртебе-Лид (бірінші байланыс болған жоқ), келіссөздер, құжаттар (мәмілеге ресми келісім, құжаттарды дайындау), сату (шартқа қол қойылды/шот төленді), жұмыста (тауарларды жөнелту, қызметтер көрсету), дайын (тауарлар жөнелтілді, қызметтер көрсетілді), жабық (құжаттарға қол қойылды/кері қайтарып алынды), Бас тарту;

• Мәміле күні-мәртебесі өзгертілген күн сату;
• Сымдар-мәмілеге қандай тауар / қызмет қосылды
• Клиенттер-мәмілеге байланысты клиенттер-кім "сатып алады"
• Клиенттің электрондық поштасы - клиенттер базасынан автоматты түрде тартылады;
• Клиенттің телефоны-клиенттер базасынан автоматты түрде тартылады;
• Тапсырыс сомасы-таңдалған тауарлардың/қызметтердің жалпы сомасы, сымдар базасынан автоматты түрде тартылады, жеңілдікті ескереді;
• Жеңілдік-тапсырыс сомасына қолмен қойылады;
• Шолу-шолуға сілтеме (мысалы, карталарда) немесе сұраққа жауап - "жақсы не істеуге болады" бұл мәміледен кейін барлық клиенттерге қойылуы керек.
• Жетекші (count) - менеджерлердің жетекшілерін санауға арналған функция;
• Сату (count) - бұл менеджерлердің сату санын есептеу функциясы;
• Сома (count) - бұл менеджерлердің сату сомасын есептеуге арналған функция;

Клиенттер

• Аты-ұйымның атауы немесе жеке тұлғаның аты.
• Email;
• Телефон;
• Жетекшілер/мәмілелер-базамен байланыс;
• Сатып алудың жалпы сомасы;
• Соңғы мәміле;
• Бекітілген Менеджер-қорғасыннан/мәмілелерден тартылады.

Менеджерлер

• Аты;
• The Notion-Notion профилі;
• Бекітілген клиенттер;
• Жетекшілер/мәмілелер-базамен байланыс;
• Жұмыстағы жетектердің саны Автоматты болып саналады;
• Жұмыстағы мәмілелер саны жабық емес, Автоматты болып саналады;
• Мәмілелер бойынша сома - Автоматты болып саналады;
• Бақылау тақтасы-жеке бақылау тақтасымен сілтеме/байланыс.

Тауарлар / Қызметтер

• Атауы;
• Қоймадағы Эостаток саны";
• Саны-бастапқы сан мен сымдар негізінде есептеледі, есептен шығаруды ескереді;
• Бағасы;
• Сымдар-базамен байланыс;
• Клиенттер-сымдардан автоматты түрде тартылады.

Сымдар

• Атауы-автоматты түрде толтырылады;
• Жетекшілер/мәмілелер-базамен байланыс;
• Тауарлар/қызметтер-базамен байланыс;
• ✋ 🏼 Бағасы-егер тауар/қызмет бағасының фиксінен өзгеше болса, қолмен қойылады
• Бағасы-егер ✋ 🏼 бағасы бос болса, тауардың/қызметтің бағасын көрсетеді;
• Барлығы-бағасы * саны;
• Күні-автоматты түрде толтырылады, қолмен өзгертілуі мүмкін;
• Саны - әдепкі-1;
• Саны (count) - "қоймада"тауарлар/қызметтер санынан шегеруге арналған Сан;
• Клиент-қорғасын / мәміле базасынан автоматты түрде тартылады.

Бақылау тақталары

• Аты-Дашбордтың "иесінің" аты;
• Менеджер-базамен Байланыс менеджерлер.

Техникалық функциялар (барлық базаларда):

Мұнда Мен бірнеше формулаларға тоқталғым келеді-негізгі рөл атқаратын функциялар:

• Көшбасшы (count) - менеджерлердің жұмысындағы көшбасшылар санын есептейді;

if(and (prop ("мәртебе")!="Дайын", prop ("мәртебе")!="Жабық", prop ("күй")!="Сату", prop ("мәртебе")!="Орындау", prop ("күй")!= "Бас тарту"), 1,0)

• Сату (count) - Менеджерлердегі сату санын есептейді;

if (Pro (Prop ("күй")= = "дайын", prop ("күй")= = "жабық", prop ("күй")= = "сату", prop ("күй")== "орындау"), 1,0)

• Сома (count) - Менеджерлердегі сату сомасын есептейді;

if (Pro (Prop ("күй")= = "дайын", prop ("күй")== "жабық", prop ("күй")== "сату", prop ("күй")== "орындау"), prop("тапсырыс сомасы"), 0)

• Саны (count) - санды көрсетеді тек егер мәміле мәртебесі сату және немесе бос болса ("қоймаға кірістерді" тіркеу үшін);

if(or(format(map (prop ("қорғасын/мәміле"),current.prop ("мәртебе")))== "сату", format(map(prop ("қорғасын/мәміле"), current.prop ("мәртебе")))== "орындау", format(map(Prop ("қорғасын/мәміле"), current.prop ("мәртебе")))== "дайын", формат(map(prop ("қорғасын/мәміле"), ағымдағы.prop ("мәртебе")))==" жабық", empty(FORMAT(map(Prop ("қорғасын/мәміле"), current.prop ("мәртебе"))))), prop ("саны"), 0)

• Жетекші немесе мәміле (tech) - менеджер деңгейінде қорытындылау үшін жазбаны жетекші, мәміле немесе бас тарту деп санайды; 

ifs (for (format(map (prop ("қорғасын/мәміле"),current.prop ("мәртебе")))== "сату", format(map(prop ("қорғасын/мәміле"), current.prop ("мәртебе")))== "орындау", format(map(Prop ("қорғасын/мәміле"), current.prop ("мәртебе")))== "дайын", формат(map(prop ("қорғасын/мәміле"), ағымдағы.prop ("күй")))= = "жабық"), 1,
	format (map (prop ("қорғасын/мәміле"),current.prop ("мәртебе")))=="бас тарту", 2, 0)

⚠️ Егер сіз күй атауларын өзгертсеңіз (немесе жаңаларын қоссаңыз) - оларды жұмыс істеу үшін оларды осы формулаларда өзгерту керек. 

• Тапсырыс сомасы-таңдалған тауарлардың/қызметтердің, барлық сымдардың жалпы сомасы, жеңілдікті шегергенде (егер бар болса).

sum(map (prop ("сымдар"),ағымдағы.prop("барлығы")))-(sum(map(prop("сымдар"),current.prop("барлығы")))*(prop("жеңілдік")/100))

Тиімділікті арттыру, қателерді азайту және қолмен жұмыс жасау үшін біз мүмкіндігінше "жергілікті" Notion автоматикасын қосамыз:

• Жаңа қорғасын-жаңа жазба (қорғасын) жасалған кезде автоматты түрде қойылады: құрылған күні-қазір, мәртебесі-қорғасын, келесі Байланыс күні-қазір+2 күн, келесі байланыс тақырыбы-Folloyap.

• Мәміленің күні мен аты-күйі өзгертілген күнді белгілеңіз сату, ал аты-Күн + Клиент;

• Сымдардың атауы-тауар мен мәміле клиентінің атауына негізделген автотолтыру;

• Сым күні + Саны (әдепкі 1) - жасау кезінде автоматты түрде толтыру;

Үлгілер барлық қажетті ақпаратты бір жерде көрсетіп қана қоймайды, сонымен қатар процестерді айтарлықтай жеңілдетеді (жұмыстың бір бөлігі олар арқылы өтеді). 

Жақында Notion жаңартуды шығарды, онда ол дерекқор бетіндегі properties (функциялар -"бағандар") қалай көрінетінін басқару мүмкіндігін өзгертті, бұл 4-ті қақпаққа бекітуге, бір бөлігін кішірейтілген бүйірлік мәзірге шығаруға, сондай-ақ әртүрлі түрлерде бөлек қосуға мүмкіндік береді.

Функция - Customize Layout деп аталады

Біздің шаблонда біз жаңа мүмкіндіктерге ие боламыз:

• "Ең маңызды" қасиеттерді қақпаққа бекіту;
• Бүйірлік мәзірде маңыздылығы азырақ жасырыңыз.

Біз келесі үлгілерді жасаймыз:

Мәміле

Мәміле бойынша барлық маңызды ақпаратты автоматты түрде жинайды және ұсынады.

Басқа үлгілерден айырмашылығы - бұл жұмыс процестеріне белсенді қатысады - "ішінен" мәмілеге тауарлар мен қызметтер қосылады (біз қосқан мәліметтер базасының көрінісі арқылы), онда орнатылған сүзгі арқылы әр сым автоматты түрде жетекші/мәмілеге қосылады.

Клиент

Бас киімдегі жалпы ақпаратты, сондай-ақ клиентпен байланысты барлық жетектерді, мәмілелерді және тауарларды/қызметтерді көрсетеді.

Ақпараттық функцияны орындайды.

Менеджер

Жалпы ақпараттан басқа, менеджерге қатысты барлық жетекшілер мен мәмілелер көрсетіледі.

Егер сіз мұнда жаңа қорғасын қоссаңыз, ол менеджерге автоматты түрде бекітіледі.

Тауар / Қызмет

Әр түрлі көріністерде тауардың/қызметтің барлық сымдарын (сатуларын), сондай-ақ "жиынтық" ақпаратты көрсетеді.

Бақылау тақтасы

Әр менеджер үшін жеке жұмыс кеңістігі, оған теңшелетін, онда Менеджер өзінің жетектерімен және мәмілелерімен жұмыс істей алады, сонымен қатар олардың барлығын көре алады

Енді интерфейстерді құруға көшейік.

Менеджерлер үшін интерфейс біз қазірдің өзінде жасадық - бақылау тақтасы, енді қол жетімділіктің екінші деңгейіне интерфейс жасауымыз керек-иесі.

Иесі нені (және қалай) көруі керек деп ойлаймыз:

• Барлық жетекшілер / мәмілелер кестеде және канбан түрінде.
• Көшбасшылар / менеджерлер тобы бойынша мәмілелер.
• Айлар бойынша топтастырылған сатылымдар, айлар бойынша топтастырылған жабық мәмілелер + менеджерлер тобымен (канбан түріндегі Қос топтастыру).
• Менеджерлер және олардың бақылау тақталары.
• Кесте түріндегі клиенттер және менеджерлер тобы бар клиенттер.
• Тауарлар/Қызметтер.
• Жұмыстағы сымдар (сату емес), сондай-ақ топтастырылған сату: Тауарлар / Қызметтер.Мәмілелер.Клиенттерге.
• Тауарлар / Қызметтер.
• Мәмілелер.
• Клиенттерге.

+ Жоғарғы жағында бізде сілтемелер мен құжаттарға арналған "тақта" және техникалық "блок" онда барлық мәліметтер базасы, синхрондалған блок, сонымен қатар нұсқаулар болуы мүмкін.

Соңында мен қосқым келеді…

Қысқа жауап - кез келген нәрсе.

Дұрыс жауап - бұл сізге қажет нәрсе.

Мысалы, құрылыс кезінде бізге келген идеялардың "қысқа" тізімі:

• Айлар базасы-айлар бойынша сату статистикасын есепке алу, сондай-ақ менеджерлердің жұмысын бағалау үшін;
• Байланыс базасы - егер сіз бизнеске сатсаңыз, сіз әр түрлі адамдар жауап беретін ұйымдармен қарым-қатынас жасайсыз: шешім қабылдау, құжаттар, жеткізу, солар.
• Жөнелту, жеткізу, жобалармен байланыс-тауарларды / қызметтерді жеткізу қалай жүретініне байланысты;
• Сатып алу-қойманы "дұрыс" толтыру үшін және тек қана емес;
• Қойма, қалдықтар, түгендеу;
• Құжаттар-шоттар, шарттар, КП және т.б. Барлығын бір жерде сақтау және мәмілелермен байланыстыру - жылдам және оңай қол жеткізу үшін.
• Мәміле бойынша оның белгілі бір мәртебесі кезінде тауарлар/қызметтер санының резерві;
• Жеке тауарларға/қызметтерге жеңілдіктер;
• Сату көлемі негізінде клиенттер үшін жинақтаушы жеңілдіктер жүйесі;
• "Дос әкел" жүйесі-бірегей кодтарға негізделген екі тарап үшін де тауарлар/қызметтерге жеңілдік-белгілі бір тауашалар үшін тұтынушыларды ұстап қалудың қуатты құралы;
• Айына сатылған көлемге, жеңілдіктерге, тауарларға / қызметтерге байланысты сату менеджерлері үшін комиссияның Авто-есебі;
• Бас тарту себептерін белгілей отырып, әрбір менеджер бойынша бас тарту статистикасы;
• Қайтару модулі;
• Әр менеджер үшін тауарларды/қызметтерді сату статистикасы (күні, Саны,... жеңілдігі) ;
• Әрбір тауар / қызмет бойынша сатудың жалпы сомасы;
• Олар жетекші қосқан кезде менеджерлердің Автоматты таңдауы, сондай-ақ қорғасынды автоматты түрде бөлу жүйесі;
• Мұрағаттау-жұмыс істемейтін менеджерлер және маңызды емес тауарлар / қызметтер;
• HR модулі-білім/процестер базасын және осы процестерді автоматтандыруды қоса алғанда, менеджерлерді бақылау және офбордингке арналған;
• Сайтқа қосылу, мысалы Tilda - өтінімдерді сол жерден автоматты түрде қабылдау және АВТО-көзді анықтау үшін;
• Жобалар мен тапсырмалар (айтпақшы, Біздің жобалар мен тапсырмалар үлгілерін және олар бойынша уақытты бақылау құралын қараңыз);
• …

Мұнда тағы да айтқым келеді, құрылымнан бастап интерфейстерге дейінгі барлық нәрсе белгілі бір бизнестің процестеріне бейімделуі керек, бұл Notion өте жақсы мүмкіндік береді. 

Мұнда CRM үлгісін алуға болады.

Егер сізге қажет жүйені қалай жасау керектігі туралы айтқым келсе-түсініктемелерде жазыңыз.

Назарларыңызға рақмет.