Бұл жазба автоматты түрде аударылған. Бастапқы тіл: Орысша
Қағаз дауылы цифрлық желге жол ашады: "e-com PRIME компаниясы" Sandyq Group қызметкерлеріне уақыт беруді қалай мақсат етеді
Кем дегенде бір рет HR процестерімен айналысқан кез-келген адам үшін құпия емес: жаңа қызметкер – бұл командаға бір адам ғана емес, сонымен қатар салмақты қағаздар пакеті. Шарттағы өзгеріс - тағы бірнеше парақ. Жоғалған уақыт, нервтер және, әрине, шығындар. Қазақстанның ең ірі мультиформатты компанияларының бірі Sandyq Group үшін бұл "қағаз дауыл" Елеулі сынаққа айналды. Бірақ олар жаңа HR кезеңінің сандық кілтін тапты. Бұл "Э-КОМ ПРАЙМ компаниясынан" Кадрлық электрондық құжат айналымының (КЭДО) шешімі.
Sandyq Group-Sandyq ұлттық тағамдары мейрамханаларын, Tary этно-кофеханаларын, "Мадлен" кофеханалар желісін және Pana қонақ үйлерін біріктіретін қонақжайлылық саласындағы қазақстандық компаниялар тобы. Топтың барлық брендтері сапаға, заманауи көзқарасқа және Қазақстанның мәдени мұрасымен терең байланысқа назар аударады. Компания белсенді дамып келеді және нарықтағы HoReCa индустриясындағы көшбасшылардың бірі ретінде сенімді позицияны алады.
Неліктен қағаз "тұтқада" бизнес болып табылады?
Компания өсіп келе жатқанда, sandyq Group сияқты, әрбір бизнес-процесс беріктігін тексере бастайды. Күн тәртібі уақытты үнсіз жейтін сияқты, бірақ іс жүзінде бұл саусақтарыңыздан ағып жатқан миллиондаған теңге.
"КАДОҒА көшу идеясы көптен бері талқыланып келеді, бірақ ол соңғы алты айда әсіресе өзекті болды – құжат айналымының өсуі және ішкі процестерді жеделдету қажеттілігі аясында", – дейді Sandyq Group бизнес-талдаушысы Аделина Васильева. – "Бастапқы нүкте цифрлық трансформацияға деген ұмтылыс, сондай-ақ қағаз процедураларына байланысты кідірістерге тап болған бөлімшелердің сұраныстары болды".
Және бұл қисынды. Елестетіп көріңізші: шексіз ізденістер, филиалдар арасындағы қағаздарды жеткізетін курьерлер және олардың арасында жоғалған құжаттар, қателер, бланкілердегі саусақ іздері бар. Бұл жай ғана қолайсыздық емес-бұл фиаско. Deloitte зерттеуіне сәйкес, кеңсе қызметкерлерінің жұмыс уақытының 30-40% - ы ақпарат іздеуге және қағазбастылыққа жұмсалады, бұл күніне орта есеппен 3,5 сағатты құрайды.
"Негізгі қиындықтар-жеткізу уақытын жоғалту, адам факторы (қателер, қолтаңбалар дұрыс емес жерде) және физикалық сақтау қажеттілігі. Мұның бәрі бизнес-процестерді баяулатады және компанияның жалпы икемділігін төмендетеді", – деп қосады sandyq Group бизнес-талдаушысы қағаздармен жұмыс істейтін әрбір HR-ге таныс суретті сипаттай отырып.
Sandyq Group үшін шешім жолы
КАДОҒА көшу-бұл ойлаудың өзгеруі. Компанияның күмәні болды. Ең алдымен-барлық бөлімшелер мен серіктестерді, қызметкерлердің қалай әрекет ететінін және бұл шешімнің қаншалықты сенімді және заңды түрде қауіпсіз екенін тез тартуға бола ма?
Бірақ Sandyq Group бұл мәселеге жүйелі түрде келді. Небәрі 2 айдың ішінде, бірінші талқылаудан бастап соңғы шешімге дейін, компания ішкі аудит жүргізді, бірнеше жеткізушілердің ұсыныстарын зерттеді және тестілеу өткізді. Бұл импульсивті шешім емес еді (өйткені компания өте үлкен), бірақ салмақты талдаудың нәтижесі.
Неліктен "e-com PRIME компаниясы"?
"Біз үшін платформаның интуитивті, масштабталатын және әлі де барлық заңды талаптарға сай болуы маңызды болды. Э-КОМ ПРАЙМ компаниясы түсінікті интерфейсті, жүйелерімізбен икемді интеграцияны және ұшқыштан бастап енгізуге дейінгі барлық кезеңдерде өте белсенді клиенттік қолдауды ұсынды", - деп түсіндіреді аделин Васильевтің таңдауы.
Бұл таңдау кез-келген ірі компанияның негізгі қажеттіліктерін көрсетеді: сенімділік, пайдаланудың қарапайымдылығы және қолдауға деген сенімділік. Өйткені, технология адамдарға керісінше емес, қызмет етеді және" Э-КОМ Прайм компаниясы " бұл философияны белсенді түрде қолдайды.
Махаббат Ниязалиева, Sandyq Group КДП (кадрлық іс жүргізу) басшысы: "біздің жұмысымыздағы ең құнды нәрсе не екенін білесіз бе? Уақыт. Және ол әр жаңа қызметкермен бірге өсетін қағаздар тауына аяусыз көп кетеді. Енді біз бұл көрінбейтін жүкті иығымыздан түсіргіміз келеді. Сондықтан КАДОҒА көшу-біздің компания үшін маңызды қадам".
Іс жүзінде" Э-КОМ ПРАЙМ " компаниясының шешімі
"Біздің cado шешімі-бұл HR процестерінің эволюциясы. Біз оны жүзеге асыратын компаниялардың күнделікті өмірден арылып, стратегиялық маңызды міндеттерге назар аудара отырып, сөзбе-сөз гүлденіп жатқанын көреміз. Sandyq Group-пен ынтымақтастықтағы біздің мақсатымыз-әрбір еңбек шартына, бұйрыққа немесе демалыс құжатына оңай қол қою. Заңды күшін жоғалтпай, тәуекелдер мен бюрократиясыз. Біз интуитивті интерфейсті Мұқият әзірледік, тіпті IT-ден алыс адам да өзін сенімді сезінуі үшін. Маңызды емес, Біз Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес барлық операциялардың толық заңдық тазалығын қамтамасыз етеміз",-деп түсіндірді"Э-КОМ ПРАЙМ компаниясының" атқарушы директоры Тимур Марусяк.
Тәжірибе көрсеткендей, цифрландыру HR-ді жаһандық түрде өзгертеді: зерттеулерге сәйкес, автоматтандырылған HR жүйелерін қолданатын компаниялар құжаттарды рәсімдеу уақытын 50-70% - ға қысқартады. Бұл HR мамандары қазір жалықтыратын қағазбастылықтан гөрі қызметкерлерді дамытуға, оларды бейімдеуге және оқытуға арнай алатын жүздеген сағаттар.
Қызметкерлердің реакциясы және күту
Cado енгізілуімен Sandyq Group басып шығару, Қағаз, жеткізу және мұрағаттық сақтау шығындарын азайтады деп күтеді. Бірақ олар үшін одан да маңыздысы – бұрын қолмен жұмыс істеуге және қолтаңбаларды күтуге жұмсалған қызметкерлердің уақытын үнемдеу. Өйткені, бұл жанама, бірақ өте маңызды артықшылықтар.
Sandyq Group қызметкерлерінің реакциясы: "әріптестердің көпшілігі бұл жаңалықты оң қабылдады, әсіресе құжаттардың үлкен көлеміне тап болғандар. Әрине, скептиктер болған дұрыс. Бірақ олар қаншалықты ыңғайлы және жылдам екенін көрген сайын, күмән азаяды". Бұл бір қарапайым шындықты растайды: адамдар ыңғайлылық пен тиімділікті бағалайды. Бірнеше сағатты қажет ететін тапсырма бірнеше минут ішінде шешілетінін көргенде, қарсылық тек қабылдаумен ғана емес, ризашылықпен де ауыстырылады.
КАДО философия ретінде
Қазіргі кезеңде Sandyq Group үшін ең қиын нәрсе – ішкі әдеттерді өзгерту. Адамдар қағазға үйреніп қалған және электронды мәдениетке деген ойлауды қайта құру уақыт пен қолдауды қажет етеді. Бұл трансформацияның негізгі мәні: бұл бағдарламаларда емес, адамдарда. "Э-КОМ Прайм компаниясы" мұны түсінеді. Сондықтан жан-жақты қолдау, оқыту және бейімделуге баса назар аударылады. "Э-КОМ ПРАЙМ компаниясының" мақсаты-компанияда жаңа, неғұрлым тиімді және жайлы цифрлық мәдениетті қалыптастыру.
Sandyq Group және "e-com PRIME компаниясы" корпусы – ақылмен және тұрақты қолдаумен қолданылатын заманауи технологияның таныс процестерді қалай өзгерте алатынының, құнды ресурстарды босатып, компанияға жаңа тыныс беретінінің жарқын мысалы.
Қызметкерлеріңізге шынымен маңызды нәрселермен айналысуға рұқсат етіңіз!
Бумажный шторм сменяется цифровым бризом: как “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” стремится подарить сотрудникам Sandyq Group время
Для каждого, кто хоть раз касался HR-процессов, не секрет: новый сотрудник – это не только плюс один человек в команду, но и увесистая пачка бумаг. Изменение в договоре – еще несколько листов. Потерянное время, нервы и, естественно, затраты. Для одной из крупнейших мультиформатных компаний Казахстана, Sandyq Group, этот «бумажный шторм» стал серьезным вызовом. Но они нашли цифровой ключ к новой вехе HR. Это решение кадрового электронного документооборота (КЭДО) от “Компании Э-КОМ ПРАЙМ”.
Sandyq Group – казахстанская группа компаний в сфере гостеприимства, объединяющая рестораны национальной кухни Sandyq, этно-кофейни Tary, сеть кофеен «Мадлен» и отели Pana. Все бренды группы объединяет внимание к качеству, современный подход и глубокая связь с культурным наследием Казахстана. Компания активно развивается и уверенно занимает позиции одного из лидеров в индустрии HoReCa на рынке.
Почему бумага – это бизнес «на ручнике»?
Когда компания растет, как это происходит с Sandyq Group, каждый бизнес-процесс начинает проверяться на прочность. Рутина, кажется, незаметно съедает время, но на деле это миллионы тенге, утекающие сквозь пальцы.
«Идея перехода на КЭДО обсуждалась уже давно, но особенно актуальной она стала в последние полгода – на фоне роста документооборота и необходимости ускорять внутренние процессы», – делится Аделина Васильева, бизнес-аналитик Sandyq Group. – «Отправной точкой стало стремление к цифровой трансформации, а также запросы от подразделений, которые сталкивались с задержками из-за бумажных процедур».
И это логично. Только представьте: бесконечные поиски, курьеры, доставляющие стопки бумаг между филиалами, а среди них и потерянные документы, ошибки, отпечатки пальцев на бланках. Это не просто неудобства – это фиаско. По данным исследования Deloitte, 30-40% рабочего времени офисных сотрудников тратится на поиск информации и бумажную волокиту, а в среднем это 3,5 часа в день.
«Главные сложности – это потеря времени на доставку, человеческий фактор (ошибки, подписи не в том месте), а также необходимость физического хранения. Все это замедляет бизнес-процессы и снижает общую гибкость компании», – добавляет бизнес-аналитик Sandyq Group, описывая картину, знакомую каждому HR, работающему с бумагами.
Путь к решению для Sandyq Group
Переход на КЭДО – это в том числе и трансформация мышления. Сомнения у компании были. В первую очередь – быстро ли удастся вовлечь все подразделения и партнеров, как отреагируют сотрудники, и насколько надежно и юридически безопасно это решение.
Но Sandyq Group подошла к вопросу системно. Всего за 2 месяца, с момента первого обсуждения до финального решения, компания провела внутренний аудит, изучила предложения от нескольких поставщиков и провела тестирование. Это не было импульсивным решением (ведь компания очень крупная), а результатом взвешенного анализа.
Почему именно “Компания Э-КОМ ПРАЙМ”?
«Для нас было важно, чтобы платформа была интуитивно понятной, масштабируемой и при этом соответствовала всем юридическим требованиям. Компания Э-КОМ ПРАЙМ предложила понятный интерфейс, гибкую интеграцию с нашими системами и очень активную клиентскую поддержку на всех этапах – от пилота до внедрения», – объясняет выбор Аделина Васильева.
Этот выбор отражает ключевые потребности любой крупной компании: надежность, простота использования и уверенность в поддержке. В конце концов, технологии служат людям, а не наоборот, и “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” активно поддерживает эту философию.
Махаббат Ниязалиева, руководитель КДП (кадрового делопроизводства) Sandyq Group, делится: «Знаете, что самое ценное в нашей работе? Время. А его уходит нещадно много на гору бумаг, которая растет с каждым новым сотрудником. Сейчас мы хотим сбросить этот невидимый груз с плеч. Поэтому переход на КЭДО – важный шаг для нашей компании».
Решение от "Компании Э-КОМ ПРАЙМ” на практике
«Наше решение КЭДО – это некая эволюция HR-процессов. Мы видим, как компании, которые внедряют его, буквально расцветают, избавляясь от рутины и фокусируясь на стратегически важных задачах. Наша цель в сотрудничестве с Sandyq Group – сделать так, чтобы каждый трудовой договор, приказ или отпускной документ подписывался легко. Без потери юридической силы, без рисков и бюрократии. Мы тщательно разрабатывали интуитивный интерфейс, чтобы даже человек, далекий от IT, чувствовал себя уверенно. И, что не мало важно, мы обеспечиваем полную юридическую чистоту всех операций, соответствуя законодательству Республики Казахстан», – комментирует Тимур Марусяк, исполнительный директор “Компании Э-КОМ ПРАЙМ”.
Как показывает практика, цифровизация глобально меняет HR: по данным исследований, компании, использующие автоматизированные HR-системы, сокращают время на оформление документов на 50-70%. А это сотни часов, которые HR-специалисты теперь могут посвятить развитию сотрудников, их адаптации и обучению, а не утомительной бумажной работе.
Реакция сотрудников и ожидания
С внедрением КЭДО Sandyq Group рассчитывает на снижение затрат на печать, бумагу, доставку и архивное хранение. Но еще важнее для них – экономия времени сотрудников, которое ранее тратилось на ручные процессы и ожидание подписей. Ведь это косвенные, но очень весомые выгоды.
Реакция сотрудников Sandyq Group: «Большинство коллег восприняли нововведение положительно, особенно те, кто сталкивались с большими объемами документов. Конечно, есть скептики – это нормально. Но чем больше они видят, насколько это удобно и быстро, тем меньше у них сомнений». Это подтверждает одну простую истину: люди ценят удобство и эффективность. Когда видно, что задача, занимавшая часы, решается за минуты, сопротивление сменяется не просто принятием, а благодарностью.
КЭДО как философия
На текущем этапе cамое сложное для Sandyq Group – это изменение внутренних привычек. Люди привыкли к бумаге, и перестроить мышление на электронную культуру требует времени и поддержки. Это и есть главная суть трансформации: она не в программах, а в людях. “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” понимает это. Именно поэтому акцент делается на всесторонней поддержке, обучении и адаптации. Цель “Компании Э-КОМ ПРАЙМ” – создать новую, более эффективную и комфортную цифровую культуру в компании.
Кейс Sandyq Group и "Компания Э-КОМ ПРАЙМ” – это яркий пример того, как современная технология, применяемая с умом и постоянной поддержкой, может изменить привычные процессы, освободить ценные ресурсы и дать компании новое дыхание.
Позвольте вашим сотрудникам заниматься тем, что действительно важно!
Бөлісу
