Публикация была переведена автоматически. Исходный язык: Русский
В прошлой статье я писала про встречи и созвоны. Но все таки большая часть работы с заказчиками происходит не в Zoom, а в переписке. Именно там чаще всего случаются недопонимания, обиды и странные паузы. Делюсь, как я выстраиваю переписку так, чтобы всем было комфортно и понятно
Каналы общения
Здесь все довольно предсказуемо:
- Email — классика для обсуждения задач, договоренностей и фиксации важных решений.
- WhatsApp — чаще всего используют заказчики из Европы и США.
- Telegram — заказчики из Ближнего Востока и арабских стран.
Если я добавляю в чат коллегу, я никогда не делаю это молча. Пару строк — и всем сразу ясно, кто этот человек и зачем он здесь. Например:
«Это Алина, она отвечает за дизайн в этом проекте».
Мелочь, но она сразу снимает неловкость.
Все, о чем договорились, — фиксирую
Одно из главных правил, которое экономит кучу нервов: все важное должно быть зафиксировано письменно.
После созвона я почти всегда отправляю короткое summary:
- что решили
- кто за что отвечает
- какие дедлайны
Без длинных текстов и лишних слов. Просто чтобы у всех была одна и та же картина.
Если договоренностей много, я выношу их в Google Docs. Заказчику там удобно оставлять комментарии, а мне — ничего не терять в чатах.
Рекомендации по деловой переписке
Вот несколько правил деловой переписки с зарубежными заказчиками. Они простые, но работают безотказно.
Проверяю ошибки. Всегда
Особенно имена и фамилии. Ошибка в имени — самый быстрый способ испортить впечатление.
Сохраняю вежливый и спокойный тон
Даже если что-то пошло не так. В письмах эмоции читаются острее, чем мы думаем.
Пишу коротко и по делу
Одна мысль — одно предложение. Чем проще формулировка, тем меньше шансов, что тебя поймут неправильно. Никаких длинных предложений на пять строк с деепричастными оборотами. Чем прямее мысль, тем лучше.
Не использую сокращения и сленг
I’m, it’s, can’t — оставляю для неформального общения. Сокращениям, сленгу, жаргону и излишне разговорным фразам не место в деловой переписке.
Говорю “I”, когда говорю за себя, и “we” — когда за команду
Так у заказчика не возникает вопросов, кто именно отвечает за задачу.
Как правильно о чем-то просить
Это отдельный важный момент.
Когда я прошу что-то у заказчика, я не пишу прямо:
“Send me the report”
Я выбираю более мягкую и вежливую форму:
- Could you please send the report?
- It would be helpful if you could share the report
Я почти никогда не использую can и will в запросах — в английском это звучит слишком резко. Could, would, might — мои лучшие друзья в деловой переписке.
Хорошая деловая переписка — это про уважение, ясность и внимание к деталям.
Когда ты пишешь понятно, вежливо и фиксируешь договоренности, с тобой хотят работать. А это, по опыту, важнее любых красивых формулировок
В прошлой статье я писала про встречи и созвоны. Но все таки большая часть работы с заказчиками происходит не в Zoom, а в переписке. Именно там чаще всего случаются недопонимания, обиды и странные паузы. Делюсь, как я выстраиваю переписку так, чтобы всем было комфортно и понятно
Каналы общения
Здесь все довольно предсказуемо:
- Email — классика для обсуждения задач, договоренностей и фиксации важных решений.
- WhatsApp — чаще всего используют заказчики из Европы и США.
- Telegram — заказчики из Ближнего Востока и арабских стран.
Если я добавляю в чат коллегу, я никогда не делаю это молча. Пару строк — и всем сразу ясно, кто этот человек и зачем он здесь. Например:
«Это Алина, она отвечает за дизайн в этом проекте».
Мелочь, но она сразу снимает неловкость.
Все, о чем договорились, — фиксирую
Одно из главных правил, которое экономит кучу нервов: все важное должно быть зафиксировано письменно.
После созвона я почти всегда отправляю короткое summary:
- что решили
- кто за что отвечает
- какие дедлайны
Без длинных текстов и лишних слов. Просто чтобы у всех была одна и та же картина.
Если договоренностей много, я выношу их в Google Docs. Заказчику там удобно оставлять комментарии, а мне — ничего не терять в чатах.
Рекомендации по деловой переписке
Вот несколько правил деловой переписки с зарубежными заказчиками. Они простые, но работают безотказно.
Проверяю ошибки. Всегда
Особенно имена и фамилии. Ошибка в имени — самый быстрый способ испортить впечатление.
Сохраняю вежливый и спокойный тон
Даже если что-то пошло не так. В письмах эмоции читаются острее, чем мы думаем.
Пишу коротко и по делу
Одна мысль — одно предложение. Чем проще формулировка, тем меньше шансов, что тебя поймут неправильно. Никаких длинных предложений на пять строк с деепричастными оборотами. Чем прямее мысль, тем лучше.
Не использую сокращения и сленг
I’m, it’s, can’t — оставляю для неформального общения. Сокращениям, сленгу, жаргону и излишне разговорным фразам не место в деловой переписке.
Говорю “I”, когда говорю за себя, и “we” — когда за команду
Так у заказчика не возникает вопросов, кто именно отвечает за задачу.
Как правильно о чем-то просить
Это отдельный важный момент.
Когда я прошу что-то у заказчика, я не пишу прямо:
“Send me the report”
Я выбираю более мягкую и вежливую форму:
- Could you please send the report?
- It would be helpful if you could share the report
Я почти никогда не использую can и will в запросах — в английском это звучит слишком резко. Could, would, might — мои лучшие друзья в деловой переписке.
Хорошая деловая переписка — это про уважение, ясность и внимание к деталям.
Когда ты пишешь понятно, вежливо и фиксируешь договоренности, с тобой хотят работать. А это, по опыту, важнее любых красивых формулировок
Поделиться
