В этой статье я расскажу как самостоятельно сделать простую и удобную CRM систему для малого бизнеса для продажи товаров и услуг на Notion.

Если не хотите читать или делать сами - в конце статьи ссылка на готовый шаблон.

Notion - это универсальный no-code инструмент который дает возможность сделать личную или корпоративную систему для чего угодно.  

Сначала я расскажу о том как сделать правильную структуру баз данный (чтобы потом не пришлось переделывать), потом расскажу как cделать функции, автоматизации и интерфейсы которые повышают удобство работы и производительность, и закончу на том, что еще можно было бы сделать чтобы поднять систему на уровень выше.

Любая система, включая CRM должна быть подстроена под конкретные процессы. Наша CRM будет усредненно-базовой версией - основой для такой подстройки, и сможет подойти тем кто продает как товары так и услуги, однако кому-то она и не подойдет.

Если больше любите смотреть чем читать - вот ссылка на видео. 

“Семь раз отмерь, один раз отрежь”. 

Начинаем с создания структуры баз данных, это самая важная часть которую будет сложно переделать потом. От выбора правильной структуры зависят возможности будущей CRM системы.

Я опущу теорию, детали и тех. ограничения (больше этого есть в статье о том как сделать систему управления проектами).

У нас из будет 6 баз:

Стрелки обозначают прямые связи.

1. Лиды/Сделки. Здесь будут находиться заявки поступающие из всех источников, которые потом превращаются в продажи.
2. Клиенты. Те кто “покупают”
3. Менеджеры. Те кто “продают”. Клиенты могут быть закреплены за менеджерами.
4. Товары/Услуги. То что мы будем продавать, а продавать мы можем как единичные услуги, так и ”лист” товаров.
5. Проводки. Техническая база которая позволит нам делать то, что написано в пункте выше.
6. Дашборды. Рабочие пространства для менеджеров, чтобы все что надо было наведу, а лишнее не отвлекало.

Уровни доступа

В нашей упрощенной системе их будет 2:

1. “Менеджер”. Видит и имеет доступ ко всему кроме баз Менеджеры и Дашборды.
2. “Владелец” Имеет доступ ко всему.

Базы готовы:

Функции

Руководствуясь целью сделать простую и универсальную CRM и “золотым правилом” проектирования:

Чем меньше тем лучше.

Мы делаем минимально возможный/нейтральный набор.

Лиды/Сделки

• Название - либо мета информация (при авто загрузке с форм и сайта) либо указание того что нужно, имеющая смысл информация для идентификации лида менеджером.
• Дата создания - когда лид был создан/добавлен в базу. Дата которую можно выбрать вручную;
• Источник - откуда “пришел” лид. Выпадающий список с вариантами. Мы добавим пару примеров, каждый пользователь должен будет настроить под себя;
• Email;
• Телефон;
• Менеджер - за кем закреплен Лид/Сделка;
• Дата следующего контакта;
• Тема следующего контакта;

Последние 2 функции: Мы строим работу нашей CRM, руководствуясь принципом, что каждый контакт должен заканчиваться назначением даты следующего контакта (и указанием темы, чтобы не забыть), даже если сделка закрыта. 

• Статус - Лид (первого контакта не было), Переговоры, Документы (формальное согласие на сделку, подготовка документов), Продажа (Договор подписан/Cчет оплачен…), В работе (отгрузка товаров, Оказание услуг), Готово (товары отгружены, Услуги оказаны), Закрыто (документы подписаны/отзыв получен), Отказ;

• Дата сделки - дата когда статус изменен на Продажа;
• Проводки - какой Товар/Услуги были добавлены к Сделке
• Клиенты - клиенты связанные со сделкой - кто “покупает”
• Email Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
• Телефон Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
• Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, автоматом подтягивается из базы Проводки, учитывает скидку;
• Скидка - на Сумму заказа выставляемая вручную;
• Отзыв - либо ссылка на отзыв (на картах например), либо ответ на вопрос - “Что можно сделать лучше” который стоит задавать всем клиентам после сделки.
• Лид (count) - тех функция для подсчета лидов Менеджеров;
• Продажа (count) - тех функция для подсчета количества продаж Менеджеров;
• Сумма (count) - тех функция для подсчета суммы продаж Менеджеров;

Клиенты

• Имя - название организации или имя физ. лица.
• Email;
• Телефон;
• Лиды/Сделки - связь с базой;
• Общая сумма покупок;
• Последняя сделка;
• Закрепленный Менеджер - подтягивается из Лидов/Сделок.

Менеджеры

• Имя;
• В Notion - профиль в Notion;
• Закрепленные клиенты;
• Лиды/Сделки - связь с базой;
• Количество лидов в работе - считается автоматом;
• Количество сделок в работе - не закрытых, считается автоматом;
• Сумма по сделкам - считается автоматом;
• Дашборд - ссылка/связь c личным Дашбордом.

Товары/Услуги

• Название;
• Кол-во - Эостаток на складе";
• Количество - рассчитывается на основании Начального количества и Проводок, учитывает списания;
• Цена;
• Проводки - связь с базой;
• Клиенты - подтягивается автоматом из Проводок.

Проводки

• Название - будет заполняться автоматом;
• Лиды/Сделки - связь с базой;
• Товары/Услуги - связь с базой;
• Цена ✋🏼 - выставляется вручную, если отличается от фикс Цены Товара/Услуги
• Цена - если Цена ✋🏼 пустая, показывает Цену Товара/Услуги;
• Итого - Цена *количество;
• Дата - будет заполняться автоматом, может быть изменена вручную;
• Количество - по умолчанию - 1;
• Количество (count) - число для вычитания из количества Товаров/Услуг "на складе";
• Клиент - подтягивается автоматом из базы Лиды/Сделки.

Дашборды

• Имя - имя ”владельца” Дашборда;
• Менеджер - связь с базой Менеджеры.

Технические функции (во всех базах):

Здесь, я подробнее хотел бы остановиться на нескольких формулах-функциях, которые играют ключевую роль:

• Лид (count) - считает количество лидов в работе у Менеджеров;

if(and(prop("Статус")!="Готово", prop("Статус")!="Закрыто", prop("Статус")!="Продажа", prop("Статус")!="Выполнение",prop("Статус")!="Отказ" ), 1,0)

• Продажа (count) - считает количество продаж у Менеджеров;

if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), 1,0)

• Сумма (count) - считает сумму продаж у Менеджеров;

if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), prop("Сумма заказа "),0)

• Количество (count) - показывает число только если статус сделки Продажа и или пуст (для фиксации “приходов на склад”);

if(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто", empty(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус"))))), prop("Количество"), 0)

• Лид или Сделка (tech) - для суммирования на уровне Менеджера считает запись лидом, сделкой, или отказом; 

ifs(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто"), 1,
	format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Отказ",2,0)

⚠️ Если меняете названия статусов (или добавляете новые) - нужно поменять их в этих формулах, чтобы они работали. 

• Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, всех Проводок, за вычетом Скидки (если таковая есть).

sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))-(sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))*(prop("Скидка")/100))

Автоматизации

Чтобы повысить эффективность, уменьшить количество ошибок и количество ручной работы, мы добавим “родные” автоматизации Notion, там где это возможно:

• Новый лид - когда создана новая запись (лид), автоматом проставляется: Дата создания - Сейчас, Статус - Лид, Дата следующего контакта - Сейчас+2 дня, Тема следующего контакта - Фоллойап.

• Дата и имя сделки - ставим дату когда статус изменен на Продажа, а имя - Дата+Клиент;

• Название проводок - авто-заполнение на основании названия Товара и Клиента сделки;

• Дата проводки + количество (1 по умолчанию) - авто-заполнение при создании;

Шаблоны

Шаблоны не только будут показывать всю нужную связанную информацию в одном месте, но и существенно упрощать процессы (часть работы будет идти через них). 

Notion недавно выпустил обновление, где изменил возможность управлять тем как выглядят properties (функции -”колонки”) внутри страницы базы данных, давая возможность закрепить 4 в шапке, часть вынести в свернутое боковое меню, а также добавлять отдельные в разных видах.

Функция называется - Customize Layout

В нашем шаблоне мы будем пользоваться новыми возможностями:

• Закреплять “самые важные” properties в шапке;
• Скрывать менее важные в боковом меню.

Делаем следующие шаблоны:

Сделка

Автоматически собирает и представляет всю важную информацию по сделке.

В отличие от других шаблонов - этот активно участвует в рабочих процессах - “изнутри” к сделке добавляются товары и услуги (посредством добавленного нами вида на базу данных), где за счет установленного фильтра каждая Проводка будет автоматически привязана к Лиду/Сделке.

Клиент

Показывает общую информацию в шапке, а также все Лиды, Сделки и Товары/Услуги, ассоциированные с клиентом.

Выполняет информационную функцию.

Менеджер

Помимо общей информации показывает все Лиды и Сделки относящиеся к менеджеру.

Если добавить новый лид здесь - он будет автоматически закреплен за менеджером.

Товар/Услуга

Показывает все Проводки (Продажи) Товара/Услуги в различных представлениях, а также “суммарную” информацию.

Дашборд

Индивидуальное рабочее пространство для каждого Менеджера, настраиваемое под него, где Менеджер сможет работать со своими Лидами и Сделками, а также видеть всех своих

Интерфейсы

Теперь переходим к созданию интерфейсов.

Для Менеджеров интерфейс мы уже создали - Дашборд, теперь нам нужно создать интерфейс для второго уровня доступа - Владелец.

Что (и как) Владельцу нужно видеть, предполагаем что:

• Все Лиды/Сделки в табличном и канбан виде.
• Лиды/Сделки с группировкой по Менеджерам.
• Продажи с группировкой по месяцам, Закрытые сделки с группировкой по месяцам + с группировкой по менеджерам (двойная группировка на виде канбан).
• Менеджеры и их Дашборды.
• Клиенты в табличном виде и Клиенты с группировкой по менеджерам.
• Товары/Услуги.
• Проводки В работе (не продажи), а также продажи с группировкой по: Товарам\Услугам.Сделкам.Клиентам.
• Товарам\Услугам.
• Сделкам.
• Клиентам.

+ Наверху у нас будет “доска” для ссылок и документов и технический “блок” где лежат все базы данных, синхронизированный блок, а также могут лежать инструкции.

В конце хотелось бы добавить…

Что еще можно было-бы сделать

Короткий ответ - почти все что угодно.

Правильный ответ - то что нужно именно вам.

Для примера, вот “короткий” список идей, пришедших нам во время строительства:

• Базу месяцы - для учета статистики по продажам по месяцам, а также оценки работы менеджеров;
• Базу Контакты - если вы продаете бизнесу, вы взаимодействуете с организациями, где разные люди отвечают за разное: принятие решений, документы, доставку, тех. часть…CRM должна это учитывать.
• Отгрузки, доставка, связь с проектами - в зависимости от того, как именно происходит поставка товаров/услуг;
• Закупки - для “правильного” пополнения склада и не только;
• Склад, остатки, инвентаризации;
• Документы - счета, договора, КП и тд. Чтобы все хранилось в одном месте и было связано со сделками - для быстрого и удобного доступа.
• Резерв количества Товаров/Услуг по сделке при определенном ее статусе;
• Скидки на отдельные Товары/Услуги;
• Систему накопительных скидок для клиентов, на основании объема продаж;
• Систему “приведи друга” - скидка на товары/услуги для обоих сторон, основанная на уникальных кодах - мощный инструмент для удержания клиентов для определенных ниш;
• Авто-расчет комиссии для менеджеров по продажам, в зависимости от проданного в месяц объема, скидок, Товаров/Услуг;
• Статистика Отказов по каждому Менеджеру, с фиксацией причин отказов;
• Модуль работы с возвратами;
• Статистика продаж Товаров/Услуг (дата, количество, скидка…) по каждому менеджеру;
• Общую сумму продаж по каждому Товару/Услуге;
• Авто-выбор менеджеров при добавлении ими лида, а также систему авто-распределения лидов;
• Архивирование - Не работающих Менеджеров и неактуальных Товаров/Услуг;
• HR модуль - для онбординга и офбординга менеджеров, включая Базу Знаний/Процессов и автоматизацию этих процессов;
• Подключение к сайту, например к Tilda - для приема заявок оттуда автоматом и авто-определения источника;
• Проекты и задачи (кстати посмотрите наши шаблоны Проектов и задач и Трекер для учета времени по ним);
• …

Здесь еще раз хотелось бы сказать, что все, начиная со структуры и заканчивая интерфейсами, должно подстраиваться под процессы конкретного бизнеса, что Notion очень хорошо позволяет сделать. 

Здесь можно получить шаблон CRM.

Если хотите чтобы я рассказал о том как делать нужную именно вам систему - напишите в комментарии.

Спасибо за внимание.