Как сделать простую CRM для малого бизнеса на Notion + шаблон
В этой статье я расскажу как самостоятельно сделать простую и удобную CRM систему для малого бизнеса для продажи товаров и услуг на Notion.
Если не хотите читать или делать сами - в конце статьи ссылка на готовый шаблон.
Notion - это универсальный no-code инструмент который дает возможность сделать личную или корпоративную систему для чего угодно.
Сначала я расскажу о том как сделать правильную структуру баз данный (чтобы потом не пришлось переделывать), потом расскажу как cделать функции, автоматизации и интерфейсы которые повышают удобство работы и производительность, и закончу на том, что еще можно было бы сделать чтобы поднять систему на уровень выше.
Любая система, включая CRM должна быть подстроена под конкретные процессы. Наша CRM будет усредненно-базовой версией - основой для такой подстройки, и сможет подойти тем кто продает как товары так и услуги, однако кому-то она и не подойдет.
Если больше любите смотреть чем читать - вот ссылка на видео.
“Семь раз отмерь, один раз отрежь”.
Начинаем с создания структуры баз данных, это самая важная часть которую будет сложно переделать потом. От выбора правильной структуры зависят возможности будущей CRM системы.
Я опущу теорию, детали и тех. ограничения (больше этого есть в статье о том как сделать систему управления проектами).
У нас из будет 6 баз:
Стрелки обозначают прямые связи.
- Лиды/Сделки. Здесь будут находиться заявки поступающие из всех источников, которые потом превращаются в продажи.
- Клиенты. Те кто “покупают”
- Менеджеры. Те кто “продают”. Клиенты могут быть закреплены за менеджерами.
- Товары/Услуги. То что мы будем продавать, а продавать мы можем как единичные услуги, так и ”лист” товаров.
- Проводки. Техническая база которая позволит нам делать то, что написано в пункте выше.
- Дашборды. Рабочие пространства для менеджеров, чтобы все что надо было наведу, а лишнее не отвлекало.
Уровни доступа
В нашей упрощенной системе их будет 2:
- “Менеджер”. Видит и имеет доступ ко всему кроме баз Менеджеры и Дашборды.
- “Владелец” Имеет доступ ко всему.
Базы готовы:
Функции
Руководствуясь целью сделать простую и универсальную CRM и “золотым правилом” проектирования:
Чем меньше тем лучше.
Мы делаем минимально возможный/нейтральный набор.
Лиды/Сделки
- Название - либо мета информация (при авто загрузке с форм и сайта) либо указание того что нужно, имеющая смысл информация для идентификации лида менеджером.
- Дата создания - когда лид был создан/добавлен в базу. Дата которую можно выбрать вручную;
- Источник - откуда “пришел” лид. Выпадающий список с вариантами. Мы добавим пару примеров, каждый пользователь должен будет настроить под себя;
- Email;
- Телефон;
- Менеджер - за кем закреплен Лид/Сделка;
- Дата следующего контакта;
- Тема следующего контакта;
Последние 2 функции: Мы строим работу нашей CRM, руководствуясь принципом, что каждый контакт должен заканчиваться назначением даты следующего контакта (и указанием темы, чтобы не забыть), даже если сделка закрыта.
- Статус - Лид (первого контакта не было), Переговоры, Документы (формальное согласие на сделку, подготовка документов), Продажа (Договор подписан/Cчет оплачен…), В работе (отгрузка товаров, Оказание услуг), Готово (товары отгружены, Услуги оказаны), Закрыто (документы подписаны/отзыв получен), Отказ;
- Дата сделки - дата когда статус изменен на Продажа;
- Проводки - какой Товар/Услуги были добавлены к Сделке
- Клиенты - клиенты связанные со сделкой - кто “покупает”
- Email Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
- Телефон Клиента - автоматом подтягивается из базы Клиенты;
- Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, автоматом подтягивается из базы Проводки, учитывает скидку;
- Скидка - на Сумму заказа выставляемая вручную;
- Отзыв - либо ссылка на отзыв (на картах например), либо ответ на вопрос - “Что можно сделать лучше” который стоит задавать всем клиентам после сделки.
- Лид (count) - тех функция для подсчета лидов Менеджеров;
- Продажа (count) - тех функция для подсчета количества продаж Менеджеров;
- Сумма (count) - тех функция для подсчета суммы продаж Менеджеров;
Клиенты
- Имя - название организации или имя физ. лица.
- Email;
- Телефон;
- Лиды/Сделки - связь с базой;
- Общая сумма покупок;
- Последняя сделка;
- Закрепленный Менеджер - подтягивается из Лидов/Сделок.
Менеджеры
- Имя;
- В Notion - профиль в Notion;
- Закрепленные клиенты;
- Лиды/Сделки - связь с базой;
- Количество лидов в работе - считается автоматом;
- Количество сделок в работе - не закрытых, считается автоматом;
- Сумма по сделкам - считается автоматом;
- Дашборд - ссылка/связь c личным Дашбордом.
Товары/Услуги
- Название;
- Кол-во - Эостаток на складе";
- Количество - рассчитывается на основании Начального количества и Проводок, учитывает списания;
- Цена;
- Проводки - связь с базой;
- Клиенты - подтягивается автоматом из Проводок.
Проводки
- Название - будет заполняться автоматом;
- Лиды/Сделки - связь с базой;
- Товары/Услуги - связь с базой;
- Цена ✋🏼 - выставляется вручную, если отличается от фикс Цены Товара/Услуги
- Цена - если Цена ✋🏼 пустая, показывает Цену Товара/Услуги;
- Итого - Цена *количество;
- Дата - будет заполняться автоматом, может быть изменена вручную;
- Количество - по умолчанию - 1;
- Количество (count) - число для вычитания из количества Товаров/Услуг "на складе";
- Клиент - подтягивается автоматом из базы Лиды/Сделки.
Дашборды
- Имя - имя ”владельца” Дашборда;
- Менеджер - связь с базой Менеджеры.
Технические функции (во всех базах):
Здесь, я подробнее хотел бы остановиться на нескольких формулах-функциях, которые играют ключевую роль:
- Лид (count) - считает количество лидов в работе у Менеджеров;
if(and(prop("Статус")!="Готово", prop("Статус")!="Закрыто", prop("Статус")!="Продажа", prop("Статус")!="Выполнение",prop("Статус")!="Отказ" ), 1,0)
- Продажа (count) - считает количество продаж у Менеджеров;
if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), 1,0)
- Сумма (count) - считает сумму продаж у Менеджеров;
if(or(prop("Статус")=="Готово", prop("Статус")=="Закрыто", prop("Статус")=="Продажа", prop("Статус")=="Выполнение"), prop("Сумма заказа "),0)
- Количество (count) - показывает число только если статус сделки Продажа и или пуст (для фиксации “приходов на склад”);
if(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто", empty(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус"))))), prop("Количество"), 0)
- Лид или Сделка (tech) - для суммирования на уровне Менеджера считает запись лидом, сделкой, или отказом;
ifs(or(format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Продажа", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Выполнение", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Готово", format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Закрыто"), 1,
format(map(prop("Лиды/Сделки"),current.prop("Статус")))=="Отказ",2,0)
⚠️ Если меняете названия статусов (или добавляете новые) - нужно поменять их в этих формулах, чтобы они работали.
- Сумма заказа - общая сумма выбранных товаров/услуг, всех Проводок, за вычетом Скидки (если таковая есть).
sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))-(sum(map(prop("Проводки"),current.prop("Итого")))*(prop("Скидка")/100))
Автоматизации
Чтобы повысить эффективность, уменьшить количество ошибок и количество ручной работы, мы добавим “родные” автоматизации Notion, там где это возможно:
- Новый лид - когда создана новая запись (лид), автоматом проставляется: Дата создания - Сейчас, Статус - Лид, Дата следующего контакта - Сейчас+2 дня, Тема следующего контакта - Фоллойап.
- Дата и имя сделки - ставим дату когда статус изменен на Продажа, а имя - Дата+Клиент;
- Название проводок - авто-заполнение на основании названия Товара и Клиента сделки;
- Дата проводки + количество (1 по умолчанию) - авто-заполнение при создании;
Шаблоны
Шаблоны не только будут показывать всю нужную связанную информацию в одном месте, но и существенно упрощать процессы (часть работы будет идти через них).
Notion недавно выпустил обновление, где изменил возможность управлять тем как выглядят properties (функции -”колонки”) внутри страницы базы данных, давая возможность закрепить 4 в шапке, часть вынести в свернутое боковое меню, а также добавлять отдельные в разных видах.
Функция называется - Customize Layout
В нашем шаблоне мы будем пользоваться новыми возможностями:
- Закреплять “самые важные” properties в шапке;
- Скрывать менее важные в боковом меню.
Делаем следующие шаблоны:
Сделка
Автоматически собирает и представляет всю важную информацию по сделке.
В отличие от других шаблонов - этот активно участвует в рабочих процессах - “изнутри” к сделке добавляются товары и услуги (посредством добавленного нами вида на базу данных), где за счет установленного фильтра каждая Проводка будет автоматически привязана к Лиду/Сделке.
Клиент
Показывает общую информацию в шапке, а также все Лиды, Сделки и Товары/Услуги, ассоциированные с клиентом.
Выполняет информационную функцию.
Менеджер
Помимо общей информации показывает все Лиды и Сделки относящиеся к менеджеру.
Если добавить новый лид здесь - он будет автоматически закреплен за менеджером.
Товар/Услуга
Показывает все Проводки (Продажи) Товара/Услуги в различных представлениях, а также “суммарную” информацию.
Дашборд
Индивидуальное рабочее пространство для каждого Менеджера, настраиваемое под него, где Менеджер сможет работать со своими Лидами и Сделками, а также видеть всех своих
Интерфейсы
Теперь переходим к созданию интерфейсов.
Для Менеджеров интерфейс мы уже создали - Дашборд, теперь нам нужно создать интерфейс для второго уровня доступа - Владелец.
Что (и как) Владельцу нужно видеть, предполагаем что:
- Все Лиды/Сделки в табличном и канбан виде.
- Лиды/Сделки с группировкой по Менеджерам.
- Продажи с группировкой по месяцам, Закрытые сделки с группировкой по месяцам + с группировкой по менеджерам (двойная группировка на виде канбан).
- Менеджеры и их Дашборды.
- Клиенты в табличном виде и Клиенты с группировкой по менеджерам.
- Товары/Услуги.
- Проводки В работе (не продажи), а также продажи с группировкой по: Товарам\Услугам.Сделкам.Клиентам.
- Товарам\Услугам.
- Сделкам.
- Клиентам.
+ Наверху у нас будет “доска” для ссылок и документов и технический “блок” где лежат все базы данных, синхронизированный блок, а также могут лежать инструкции.
В конце хотелось бы добавить…
Что еще можно было-бы сделать
Короткий ответ - почти все что угодно.
Правильный ответ - то что нужно именно вам.
Для примера, вот “короткий” список идей, пришедших нам во время строительства:
- Базу месяцы - для учета статистики по продажам по месяцам, а также оценки работы менеджеров;
- Базу Контакты - если вы продаете бизнесу, вы взаимодействуете с организациями, где разные люди отвечают за разное: принятие решений, документы, доставку, тех. часть…CRM должна это учитывать.
- Отгрузки, доставка, связь с проектами - в зависимости от того, как именно происходит поставка товаров/услуг;
- Закупки - для “правильного” пополнения склада и не только;
- Склад, остатки, инвентаризации;
- Документы - счета, договора, КП и тд. Чтобы все хранилось в одном месте и было связано со сделками - для быстрого и удобного доступа.
- Резерв количества Товаров/Услуг по сделке при определенном ее статусе;
- Скидки на отдельные Товары/Услуги;
- Систему накопительных скидок для клиентов, на основании объема продаж;
- Систему “приведи друга” - скидка на товары/услуги для обоих сторон, основанная на уникальных кодах - мощный инструмент для удержания клиентов для определенных ниш;
- Авто-расчет комиссии для менеджеров по продажам, в зависимости от проданного в месяц объема, скидок, Товаров/Услуг;
- Статистика Отказов по каждому Менеджеру, с фиксацией причин отказов;
- Модуль работы с возвратами;
- Статистика продаж Товаров/Услуг (дата, количество, скидка…) по каждому менеджеру;
- Общую сумму продаж по каждому Товару/Услуге;
- Авто-выбор менеджеров при добавлении ими лида, а также систему авто-распределения лидов;
- Архивирование - Не работающих Менеджеров и неактуальных Товаров/Услуг;
- HR модуль - для онбординга и офбординга менеджеров, включая Базу Знаний/Процессов и автоматизацию этих процессов;
- Подключение к сайту, например к Tilda - для приема заявок оттуда автоматом и авто-определения источника;
- Проекты и задачи (кстати посмотрите наши шаблоны Проектов и задач и Трекер для учета времени по ним);
- …
Здесь еще раз хотелось бы сказать, что все, начиная со структуры и заканчивая интерфейсами, должно подстраиваться под процессы конкретного бизнеса, что Notion очень хорошо позволяет сделать.
Здесь можно получить шаблон CRM.
Если хотите чтобы я рассказал о том как делать нужную именно вам систему - напишите в комментарии.
Спасибо за внимание.
Комментарии 7
Авторизуйтесь чтобы оставить комментарий
Ilias Zholaman · Дек. 2, 2024 19:32
👍
Jason Walker · Дек. 2, 2024 13:15
For collecting leads Typeform (https://type.coupons/) is one of the best platform.
Test T · Ноя. 29, 2024 12:16
Прикольно
Lain Iwakura · Ноя. 29, 2024 11:49
👍
Samat Sagyndykov · Ноя. 28, 2024 17:32
Тема!
СҰҢҒАТ МАРКСҰЛЫ · Ноя. 28, 2024 16:54
👍
Lain Iwakura · Ноя. 28, 2024 14:48
Cool!