Docrobot, международный разработчик SaaS-сервисов для ритейла и оператор электронного документооборота, запустил обмен неструктурированными юридически значимыми электронными документами для премиальной казахстанской сети супермаркетов Galmart.  

Документы можно отправлять в удобных форматах, таких как PDF, JPG, DOC, или XLS. Подписав их квалифицированной электронной подписью, вы придаёте им ту же юридическую силу, что и бумажным оригиналам.

С переходом на электронный документооборот через платформу Docrobot, торговая сеть Galmart существенно упростила и ускорила работу с бухгалтерскими документами. Ежемесячно Galmart оформляет более 1000 актов сверки взаиморасчетов и актов выполненных работ, сотрудничая с более чем 500 поставщиками. Если раньше на печать, доставку и обработку вручную более 1000 актов сверки и актов выполненных работ каждый месяц уходило 120 часов и свыше 1 000 000 тенге, то теперь эти документы формируются в электронных форматах, подписываются квалифицированной электронной подписью и соответствуют требованиям закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Благодаря этому затраты сократились почти в четыре раза.

Изначально Galmart оформлял акты в своей учетной системе 1С и отправлял их по электронной почте или распечатывал на бумаге, после передавая контрагентам вместе с курьером. Переход на ЮЗЭДО не только сэкономил ресурсы, но и избавил Galmart от необходимости вручную подписывать каждый документ и отправлять их курьерами.

Теперь формирование, подписание и отправка актов сверки и актов выполненных работ занимают не больше нескольких минут. Документы передаются поставщикам 10 числа каждого месяца в автоматическом режиме, и сеть может легко отследить статус документов и внести корректировки в случае необходимости. При этом Galmart продолжает работать в своей привычной учетной системе. 

В ближайшее время Galmart планирует оцифровать накладные на отпуск груза, возвратные накладные и коммерческие документы: договоры, дополнительные и маркетинговые и бонусные соглашения В будущем же — полностью отказаться от бумаги и обмениваться документами только в электронном виде.

Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot:

«Переход крупных торговых сетей на юридически значимый документооборот является значимым шагом в цифровизации бизнес-процессов и повышении эффективности управления документами и информацией. Такие изменения позволяют существенно сократить издержки и бюрократические процессы, повысить безопасность данных и обеспечить прозрачность операций. Помимо Galmart, решения Docrobot уже успели положительно оценить и другие крупные торговые сети Казахстана».  

Нурболат Усенов, IT Директор Galmart: 

«Юридически значимый электронный документооборот — единственно верное направление развития современного рынка ритейла по части документооборота. Переход на ЮЗЭДО — приоритетное направление развития отношений между Galmart и нашими партнерами. Благодаря электронному формату мы избавились от многочисленных сложностей, связанных с доставкой, хранением, пересылкой и поиском огромного количества бумажных документов, а отказ от привлечения курьерских служб значительно экономит наши бюджеты».

Больше информации по ссылке https://www.docrobot.kz/