The post has been translated automatically. Original language: Russian Russian
Your employee is on a business trip to Singapore, he needs to pay for the hotel urgently, but the personal card is rejected, and the money transfer from the company will take two days. Is this a familiar situation? In 2025, advance reports and transfers to personal accounts are anachronistic. We are looking at how modern corporate cards solve this problem and why it is not only convenient, but also beneficial for business.
First of all, it is important to dispel the main myth. A corporate card is not an analog of a company's checking account, from which you can pay large invoices to suppliers for goods or equipment.
This is a payment instrument issued in the name of a specific employee (individual) to cover his operating expenses in the interests of the company.
What the card is ideal for:
- Travel expenses: air tickets, hotels, taxis, car rentals.
- Representative expenses: paying bills at restaurants during meetings with partners.
- Online operational purchases: payment for subscriptions to SaaS services, hosting, purchase of software licenses, payment for advertising.
- Minor household needs: purchase of stationery, payment for courier services.
What the card is NOT intended for:
- Payment of large B2B bills for raw materials or equipment.
- Transfers to other legal entities.
- Payment of wages.
This is a fundamental difference that needs to be understood in order to properly manage financial flows in a company.
The transition from cash and advance reports to corporate cards gives businesses four key advantages.
- Full real-time control. The manager or finance department sees all transactions on all cards in a single online interface. You can instantly set or change limits for any employee, block the card, or track the balance.
- A radical simplification for accounting. The era of collecting receipts and advance reports is a thing of the past. All transactions on the card are already expenses of the company, which are automatically recorded in the system. This reduces paperwork and minimizes the risk of errors.
- Direct tax benefit. This is the most important, but not obvious advantage. All documented expenses on corporate cards (receipts, invoices) are attributed to the company's expenses. This legally reduces the income tax base. In fact, the government will co-finance your travel expenses.
- Safety and flexibility. In case of loss, the card is instantly blocked, and the money remains in the company's account. Multi-currency cards allow employees to pay in local currency, avoiding double conversion and saving money.
The card issue is the final stage. The professional approach to the implementation of this system looks like this:
- Step 1: Needs analysis. The consultant examines the specifics of your business: how often and where employees travel, what types of expenses prevail, how many cards are needed, and what are the reporting requirements.
- Step 2: Develop a roadmap. Based on the analysis, a plan is drawn up: choosing the optimal payment system (Visa/ Mastercard), the type of cards (physical, virtual) and the appropriate financial institution (bank or EMI) that offers the best conditions.
- Step 3: Select and configure the platform. Software is being selected that will allow you to manage all cards and expenses from a single personal account.
- Step 4: Implementation and integration. The cards are issued to employees, their training is underway, and, if necessary, they are configured to upload data to the company's accounting systems (for example, 1C, Xero, or Quickbooks).
At all stages, specialists stay in touch to promptly resolve emerging issues.
A corporate card is not just a "convenience plastic", but a powerful tool for financial management and tax optimization. It was created to solve a specific business problem - effective and controlled management of travel and representative expenses.
A properly implemented corporate card program saves accounting department time, employee nerves, and company money. This is the case when a modern fintech solution brings direct and measurable business results.
Ваш сотрудник в командировке в Сингапуре, ему нужно срочно оплатить отель, но личная карта отклонена, а денежный перевод от компании займет два дня. Знакомая ситуация? В 2025 году авансовые отчеты и переводы на личные счета — это анахронизм. Разбираемся, как современные корпоративные карты решают эту проблему и почему это не просто удобно, но и выгодно для бизнеса.
Прежде всего, важно развеять главный миф. Корпоративная карта — это не аналог расчетного счета компании, с которого можно оплачивать крупные инвойсы поставщикам за товары или оборудование.
Это платежный инструмент, выпускаемый на имя конкретного сотрудника (физического лица) для покрытия его операционных расходов в интересах компании.
✅ Для чего карта идеально подходит:
- Командировочные расходы: оплата авиабилетов, гостиниц, такси, аренды авто.
- Представительские расходы: оплата счетов в ресторанах при встречах с партнерами.
- Операционные онлайн-закупки: оплата подписок на SaaS-сервисы, хостинг, покупка лицензий на ПО, оплата рекламы.
- Мелкие хозяйственные нужды: покупка канцтоваров, оплата курьерских услуг.
❌ Для чего карта НЕ предназначена:
- Оплата крупных B2B-счетов за сырье или оборудование.
- Переводы другим юридическим лицам.
- Выплата заработной платы.
Это принципиальное различие, которое нужно понимать для правильного выстраивания финансовых потоков в компании.
Переход от наличных и авансовых отчетов к корпоративным картам дает бизнесу четыре ключевых преимущества.
- Полный контроль в реальном времени. Руководитель или финансовый отдел видит все транзакции по всем картам в едином онлайн-интерфейсе. Можно мгновенно установить или изменить лимиты для любого сотрудника, заблокировать карту или отследить баланс.
- Радикальное упрощение для бухгалтерии. Эпоха сбора чеков и авансовых отчетов уходит в прошлое. Все транзакции по карте уже являются расходами компании, которые автоматически фиксируются в системе. Это снижает бумажную волокиту и минимизирует риск ошибок.
- Прямая налоговая выгода. Это самый важный, но неочевидный плюс. Все документально подтвержденные расходы по корпоративным картам (чеки, инвойсы) относятся на затраты компании. Это легально уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. По сути, государство софинансирует ваши командировочные расходы.
- Безопасность и гибкость. В случае утери карта мгновенно блокируется, а деньги остаются на счету компании. Мультивалютные карты позволяют сотрудникам расплачиваться в местной валюте, избегая двойной конвертации и экономя средства.
Выпуск карт — это финальный этап. Профессиональный подход к внедрению этой системы выглядит так:
- Шаг 1: Анализ потребностей. Консультант изучает специфику вашего бизнеса: как часто и куда ездят сотрудники, какие типы расходов преобладают, сколько карт необходимо, каковы требования к отчетности.
- Шаг 2: Разработка дорожной карты. На основе анализа составляется план: выбор оптимальной платежной системы (Visa/Mastercard), типа карт (физические, виртуальные) и подходящего финансового института (банка или EMI), который предлагает лучшие условия.
- Шаг 3: Выбор и настройка платформы. Подбирается программное обеспечение, которое позволит управлять всеми картами и расходами из единого личного кабинета.
- Шаг 4: Реализация и интеграция. Происходит выпуск карт на сотрудников, их обучение и, при необходимости, настройка выгрузки данных в бухгалтерские системы компании (например, 1С, Xero или Quickbooks).
На всех этапах специалисты остаются на связи для оперативного решения возникающих вопросов.
Корпоративная карта — это не просто «пластик для удобства», а мощный инструмент финансового управления и налоговой оптимизации. Она создана для решения конкретной бизнес-задачи — эффективного и контролируемого управления командировочными и представительскими расходами.
Правильно внедренная программа корпоративных карт экономит время бухгалтерии, нервы сотрудников и деньги компании. Это тот случай, когда современное финтех-решение приносит прямой и измеримый результат для бизнеса.
More from this author
Share
Import in 2025: why the main problem is not logistics, but international payments. And how to solve it.
1
5
891
Share
AML Compliance 2025: How to build a transparent system and avoid fines?
1
5
656
Share
