1. Общая цель и контекст проекта Нужно создать единую внутреннюю платформу для бэк-офиса компании (административный контур), которая заменит разрозненные таблицы, чаты и ручные согласования. Платформа должна собрать в одном месте задачи, документы, заявки, бюджеты, платежи, статусы и контроль исполнительской дисциплины. Главная ценность: прозрачность, управляемость, контроль сроков и денег, снижение хаоса и “потери” задач между людьми и подразделениями. 2. Что считается “бэк-офисом” в рамках платформы Негізгі бизнеске қызмет көрсететін ішкі бөлімшелер мен функциялар: қаржы/төлемдер, сатып алулар/шоттар, келісімшарттар, маркетингтік операциялар, мердігерлер, HR-әкімші, АТ/қол жетімділік, заңды келісімдер, бюджетті бақылау, кездесулер/міндеттемелер күнтізбесі, KPI/есеп беруді бақылау. Важно: платформа не для пациентов/клиентов, а для сотрудников компании. 3. Основные пользователи и роли Рөлдік қатынасты шектеу (RBAC) қажет. Минимальные роли: Администратор системы (создает роли, доступы, настройки). Руководитель (видит отчеты, бюджеты, статусы всех задач, утверждает заявки). Менеджер/координатор (создает и ведет заявки, задачи, документы). Исполнитель (получает задачи, сдает результат, прикрепляет файлы). Финансист/бухгалтерия (обрабатывает оплаты, счета, статусы оплат). Юрист (согласование договоров, правки, статусы). Маркетинг-оператор (размещение материалов, контроль подрядчиков). IT маманы (қол жетімділік, интеграция, техникалық қолдау). Опционально: внешний подрядчик (ограниченный доступ только к своим задачам/файлам). 4. Ключевые проблемы, которые платформа должна решить Заявки и задачи теряются в мессенджерах и устных договоренностях. Нет единого источника правды по статусам: кто делает, какой срок, что согласовано. Бюджеты “переваливают” или “недокручиваются” без контроля. Нет прозрачного процесса согласования счетов и оплат. Нет единого архива договоров/документов с версиями и комментариями. Нет системной фиксации встреч, обязательств и дедлайнов (в календаре и в задачах). Сложно понять нагрузку по команде и контроль исполнения. 5. Модули платформы (что должно быть внутри) 5.1. Модуль “Заявки” (единый вход) Это основа. Любая потребность в бэк-офисе оформляется как заявка. Типы заявок: Оплата/счет (поставщик, сумма, дедлайн, основание). Закуп/заказ (что купить, сколько, где, кому нужно, срочность). Договор/юридическое согласование (контрагент, предмет, версия файла). Маркетинг-заявка (креатив, размещение, тексты, дизайн, сроки). IT қосымшасы (қол жетімділік, теңшеу, интеграция, қателер). HR-өтінім (анықтамалар, құжаттар, ресімдеу). Каждая заявка имеет: номер, автора, подразделение, приоритет, дедлайн, ответственного, статус, чек-лист, файлы, комментарии, историю изменений. Статусы: “Новая” → “В работе” → “На согласовании” → “Ожидает оплаты/выполнения” → “Выполнено” → “Закрыто”. Плюс: “Отклонено” и “Возврат на доработку”. 5.2. Модуль “Задачи” (исполнение) Из заявки автоматически создаются задачи по шагам и назначаются исполнителям. Поддержка зависимостей (задача Б после задачи А). Подзадачи, чек-листы, вложения, комментарии. Напоминания и просрочка. Сдача результата: обязательное поле “что сделано” + приложить файл/ссылку. Возможность “вернуть на доработку” с причиной. 5.3. Модуль “Финансы и оплаты” Реестр счетов и оплат: Карточка счета: контрагент, реквизиты, сумма, валюта, назначение, проект/филиал, статья бюджета, дедлайн оплаты, файл счета, договор/основание, кто согласовал. Статусы: “Получен” → “На согласовании” → “Согласован” → “Оплачен/В оплате” → “Закрыт”. Контроль бюджета: фиксируем “план” и “факт”, отклонения, причины. Важная логика: нельзя отправить “в оплату” без обязательных полей (основание/документы/согласование). Excel/CSV-ге экспорттау міндетті болып табылады. 5.4. Модуль “Бюджеты и лимиты” Бюджеты по: месяцу, проекту, филиалу, статье расходов, ответственному. Лимитирование: если заявка/счет превышает лимит, система требует дополнительного согласования (например, руководитель/фин директор). Поля: план, фактические траты, остаток, прогноз (по заявкам “в работе”). Отчет “перевалили/недокрутили бюджет”. 5.5. Модуль “Документы и договоры” Единый архив: договоры, допсоглашения, счета, акты, ТЗ, референсы. Версионность: новая версия файла не затирает старую. Маркировка статусов: “Черновик”, “На согласовании”, “Подписан”, “Истек/закрыт”. Поиск по названию/контрагенту/дате/проекту. Права доступа по ролям. 5.6. Модуль “Календарь и встречи” Кездесулер платформа ішінде жазылуы және / немесе Google Calendar қолданбасымен синхрондалуы керек. Обязательные поля: тема, участники, дата/время, цель, список обязательств по итогу. Автоматическое превращение “обязательств” в задачи с дедлайнами. Отдельный раздел “обязательства руководителю/команде” для контроля. 5.7. Модуль “Отчетность и дашборды” Для руководства: Сводка по заявкам (сколько новых/в работе/просрочено). Сводка по оплатам (ожидает согласования, в оплате, оплачено). Бюджет план/факт по периодам. Нагрузка по сотрудникам (сколько задач, просрочка, средний срок закрытия). Фильтры: город/филиал/проект/тип заявки/ответственный/период. 5.8. Модуль “Коммуникации внутри задач” Комментарии, упоминания @, уведомления. Шаблоны сообщений: запрос уточнения, согласование, возврат на доработку. История активности: кто что изменил и когда. 6. Бизнес-логика и правила Приоритеты: низкий/средний/высокий/срочно. SLA: шұғыл өтінімдер үшін-жұмысқа қабылдаудың міндетті растауы. Эскалация: егер мерзімі Өткен N сағат / күн болса — басшыға хабарлау. Контроль качества: закрыть задачу можно только при заполненном “результате” и приложенном файле/ссылке (если тип задачи это требует). Обязательные поля зависят от типа заявки. Заявка “Оплата” не может перейти в “Согласован” без прикрепленного счета + основания (договор/акт/ТЗ). 7. Интеграции (желательно, но прописываем как требования) Google Жұмыс Кеңістігі: Google Күнтізбесі (кездесулер). Google Drive (файлдарды сақтау немесе ішкі жад). WhatsApp: Ішкі процестер үшін "WhatsApp-қа жазу" сілтемелерін/түймелерін жасау қажет емес, Бірақ whatsapp хабарландыруларын опция ретінде пайдалануға болады (ЕГЕР API/провайдер болса). Email: мәртебелер, келісімдер туралы хабарландырулар. CRM/call-center / registration (егер сізде бар болса) — әзірге 2-кезең ретінде мүмкін, бірақ TK-де "API-ready" архитектурасын қамтамасыз етіңіз. 8. Нефункциональные требования Веб-версия обязательна, адаптив под мобильный желателен. Скорость: загрузка страниц до 2–3 секунд при обычной нагрузке. Надежность: логирование ошибок, бэкапы. Безопасность: роли, права, журналы аудита, защита данных. Хранение данных: база данных + файловое хранилище. Оқшаулау RU (минимум), KZ міндетті емес. 9. Техническая архитектура (можно как рамки) Алдыңғы жағы: веб (React/Vue — мердігердің таңдауы). Артқа: REST API. ДБ: PostgreSQL/MySQL. Файлдар: S3 үйлесімді сақтау орны Немесе Google Drive интеграция. Авторизация: JWT + рөлдері немесе GOOGLE Workspace SSO. 10. Этапы внедрения (чтобы подрядчик понимал объем) 1 кезең (MVP, шартты түрде 4-8 апта): өтініштер + тапсырмалар + негізгі рөлдер + хабарландырулар + файлдар. Этап 2: финансы/счета + бюджеты + согласования. Этап 3: документы/договоры + календарь + расширенная аналитика. 4 кезең: сыртқы жүйелермен интеграциялау (CRM/байланыс орталығы/тіркеу). 11. Что вы хотите получить от разработчика в ответ на ТЗ Оценка сроков по этапам. Оценка стоимости по этапам (или диапазон). Предложенная архитектура и стек. Экран макеттері немесе прототип (Figma) негізгі сценарийлер бойынша. План внедрения и обучения пользователей. Шығарылғаннан кейінгі қолдау шарттары (SLA, bugfix, қайта қарау). Уточнение по хостингу и владению кодом. 12. Коммерческая часть Стоимость работ определяется после обсуждения, уточнения требований и рассмотрения заявки подрядчика. Подрядчик должен предложить смету по этапам и условия сопровождения.

1. Общая цель и контекст проекта Нужно создать единую внутреннюю платформу для бэк-офиса компании (административный контур), которая заменит разрозненные таблицы, чаты и ручные согласования. Платформа должна собрать в одном месте задачи, документы, заявки, бюджеты, платежи, статусы и контроль исполнительской дисциплины. Главная ценность: прозрачность, управляемость, контроль сроков и денег, снижение хаоса и “потери” задач между людьми и подразделениями. 2. Что считается “бэк-офисом” в рамках платформы Негізгі бизнеске қызмет көрсететін ішкі бөлімшелер мен функциялар: қаржы/төлемдер, сатып алулар/шоттар, келісімшарттар, маркетингтік операциялар, мердігерлер, HR-әкімші, АТ/қол жетімділік, заңды келісімдер, бюджетті бақылау, кездесулер/міндеттемелер күнтізбесі, KPI/есеп беруді бақылау. Важно: платформа не для пациентов/клиентов, а для сотрудников компании. 3. Основные пользователи и роли Рөлдік қатынасты шектеу (RBAC) қажет. Минимальные роли: Администратор системы (создает роли, доступы, настройки). Руководитель (видит отчеты, бюджеты, статусы всех задач, утверждает заявки). Менеджер/координатор (создает и ведет заявки, задачи, документы). Исполнитель (получает задачи, сдает результат, прикрепляет файлы). Финансист/бухгалтерия (обрабатывает оплаты, счета, статусы оплат). Юрист (согласование договоров, правки, статусы). Маркетинг-оператор (размещение материалов, контроль подрядчиков). IT маманы (қол жетімділік, интеграция, техникалық қолдау). Опционально: внешний подрядчик (ограниченный доступ только к своим задачам/файлам). 4. Ключевые проблемы, которые платформа должна решить Заявки и задачи теряются в мессенджерах и устных договоренностях. Нет единого источника правды по статусам: кто делает, какой срок, что согласовано. Бюджеты “переваливают” или “недокручиваются” без контроля. Нет прозрачного процесса согласования счетов и оплат. Нет единого архива договоров/документов с версиями и комментариями. Нет системной фиксации встреч, обязательств и дедлайнов (в календаре и в задачах). Сложно понять нагрузку по команде и контроль исполнения. 5. Модули платформы (что должно быть внутри) 5.1. Модуль “Заявки” (единый вход) Это основа. Любая потребность в бэк-офисе оформляется как заявка. Типы заявок: Оплата/счет (поставщик, сумма, дедлайн, основание). Закуп/заказ (что купить, сколько, где, кому нужно, срочность). Договор/юридическое согласование (контрагент, предмет, версия файла). Маркетинг-заявка (креатив, размещение, тексты, дизайн, сроки). IT қосымшасы (қол жетімділік, теңшеу, интеграция, қателер). HR-өтінім (анықтамалар, құжаттар, ресімдеу). Каждая заявка имеет: номер, автора, подразделение, приоритет, дедлайн, ответственного, статус, чек-лист, файлы, комментарии, историю изменений. Статусы: “Новая” → “В работе” → “На согласовании” → “Ожидает оплаты/выполнения” → “Выполнено” → “Закрыто”. Плюс: “Отклонено” и “Возврат на доработку”. 5.2. Модуль “Задачи” (исполнение) Из заявки автоматически создаются задачи по шагам и назначаются исполнителям. Поддержка зависимостей (задача Б после задачи А). Подзадачи, чек-листы, вложения, комментарии. Напоминания и просрочка. Сдача результата: обязательное поле “что сделано” + приложить файл/ссылку. Возможность “вернуть на доработку” с причиной. 5.3. Модуль “Финансы и оплаты” Реестр счетов и оплат: Карточка счета: контрагент, реквизиты, сумма, валюта, назначение, проект/филиал, статья бюджета, дедлайн оплаты, файл счета, договор/основание, кто согласовал. Статусы: “Получен” → “На согласовании” → “Согласован” → “Оплачен/В оплате” → “Закрыт”. Контроль бюджета: фиксируем “план” и “факт”, отклонения, причины. Важная логика: нельзя отправить “в оплату” без обязательных полей (основание/документы/согласование). Excel/CSV-ге экспорттау міндетті болып табылады. 5.4. Модуль “Бюджеты и лимиты” Бюджеты по: месяцу, проекту, филиалу, статье расходов, ответственному. Лимитирование: если заявка/счет превышает лимит, система требует дополнительного согласования (например, руководитель/фин директор). Поля: план, фактические траты, остаток, прогноз (по заявкам “в работе”). Отчет “перевалили/недокрутили бюджет”. 5.5. Модуль “Документы и договоры” Единый архив: договоры, допсоглашения, счета, акты, ТЗ, референсы. Версионность: новая версия файла не затирает старую. Маркировка статусов: “Черновик”, “На согласовании”, “Подписан”, “Истек/закрыт”. Поиск по названию/контрагенту/дате/проекту. Права доступа по ролям. 5.6. Модуль “Календарь и встречи” Кездесулер платформа ішінде жазылуы және / немесе Google Calendar қолданбасымен синхрондалуы керек. Обязательные поля: тема, участники, дата/время, цель, список обязательств по итогу. Автоматическое превращение “обязательств” в задачи с дедлайнами. Отдельный раздел “обязательства руководителю/команде” для контроля. 5.7. Модуль “Отчетность и дашборды” Для руководства: Сводка по заявкам (сколько новых/в работе/просрочено). Сводка по оплатам (ожидает согласования, в оплате, оплачено). Бюджет план/факт по периодам. Нагрузка по сотрудникам (сколько задач, просрочка, средний срок закрытия). Фильтры: город/филиал/проект/тип заявки/ответственный/период. 5.8. Модуль “Коммуникации внутри задач” Комментарии, упоминания @, уведомления. Шаблоны сообщений: запрос уточнения, согласование, возврат на доработку. История активности: кто что изменил и когда. 6. Бизнес-логика и правила Приоритеты: низкий/средний/высокий/срочно. SLA: шұғыл өтінімдер үшін-жұмысқа қабылдаудың міндетті растауы. Эскалация: егер мерзімі Өткен N сағат / күн болса — басшыға хабарлау. Контроль качества: закрыть задачу можно только при заполненном “результате” и приложенном файле/ссылке (если тип задачи это требует). Обязательные поля зависят от типа заявки. Заявка “Оплата” не может перейти в “Согласован” без прикрепленного счета + основания (договор/акт/ТЗ). 7. Интеграции (желательно, но прописываем как требования) Google Жұмыс Кеңістігі: Google Күнтізбесі (кездесулер). Google Drive (файлдарды сақтау немесе ішкі жад). WhatsApp: Ішкі процестер үшін "WhatsApp-қа жазу" сілтемелерін/түймелерін жасау қажет емес, Бірақ whatsapp хабарландыруларын опция ретінде пайдалануға болады (ЕГЕР API/провайдер болса). Email: мәртебелер, келісімдер туралы хабарландырулар. CRM/call-center / registration (егер сізде бар болса) — әзірге 2-кезең ретінде мүмкін, бірақ TK-де "API-ready" архитектурасын қамтамасыз етіңіз. 8. Нефункциональные требования Веб-версия обязательна, адаптив под мобильный желателен. Скорость: загрузка страниц до 2–3 секунд при обычной нагрузке. Надежность: логирование ошибок, бэкапы. Безопасность: роли, права, журналы аудита, защита данных. Хранение данных: база данных + файловое хранилище. Оқшаулау RU (минимум), KZ міндетті емес. 9. Техническая архитектура (можно как рамки) Алдыңғы жағы: веб (React/Vue — мердігердің таңдауы). Артқа: REST API. ДБ: PostgreSQL/MySQL. Файлдар: S3 үйлесімді сақтау орны Немесе Google Drive интеграция. Авторизация: JWT + рөлдері немесе GOOGLE Workspace SSO. 10. Этапы внедрения (чтобы подрядчик понимал объем) 1 кезең (MVP, шартты түрде 4-8 апта): өтініштер + тапсырмалар + негізгі рөлдер + хабарландырулар + файлдар. Этап 2: финансы/счета + бюджеты + согласования. Этап 3: документы/договоры + календарь + расширенная аналитика. 4 кезең: сыртқы жүйелермен интеграциялау (CRM/байланыс орталығы/тіркеу). 11. Что вы хотите получить от разработчика в ответ на ТЗ Оценка сроков по этапам. Оценка стоимости по этапам (или диапазон). Предложенная архитектура и стек. Экран макеттері немесе прототип (Figma) негізгі сценарийлерге. План внедрения и обучения пользователей. Шығарылғаннан кейінгі қолдау шарттары (SLA, bugfix, қайта қарау). Уточнение по хостингу и владению кодом. 12. Коммерческая часть Стоимость работ определяется после обсуждения, уточнения требований и рассмотрения заявки подрядчика. Подрядчик должен предложить смету по этапам и условия сопровождения.