Поговаривают, что все-таки где-то есть тот «идеальный мир» организации мероприятия, когда все идет по плану, у вас надежный и добросовестный поставщик, самая лучшая команда, грамотно выстроено планирование, распределены ответственные лица по всем задачам и согласование дизайнов происходит по щелчку пальцев. Но, на деле, как бы вы ни старались, всегда есть ряд, казалось бы, мелких вопросов, на которые вы не обратили внимание, но из-за таких мелочей есть реальный риск провалить мероприятие.

В этой статье делюсь своим опытом и рассказываю о важных организационных моментах,  чтобы обезопасить вас от конфузов.

Независимо от того, какого уровня мероприятие вы планируете провести - будь-то мелкий ивент на 20 слушателей или масштабный форум на 20 000 посетителей - у вас всегда должен быть четкий план А, и, конечно же, план Б, который вы держите запазухой, но надеятесь, что он вам не понадобится.

Перед вами стоит цель провести мероприятие. Первое, с чего вам необходимо начать, это определить общую концепцию, учитывая все современные тренды, но не забывая и о креативных решениях. Далее важно определить дату.  Проведите мониторинг инфополя и поймите, что проводится в стране в желаемое для вас время. Важно не пересекаться по целевой аудитории с другими ивентами, которые будут проходить примерно в это же время. Теперь займитесь поиском подходящей площадки, опираясь на масштабы мероприятия. Здесь необходимо учесть огромное количество критериев:

- территориальное расположение;

-  удобная логистика для приглашенных спикеров;

-  наличие парковки;

- входные группы, которые беспрепятственно могут встретить большой наплыв участников и гостей мероприятия;

- технические возможности;

- вместимость залов;

- наличие зон питания.

И еще много прочего, которое является неким «закулисьем» любого мероприятия. Идеально, когда потенциальная площадка обладает всеми вышеперечисленными параметрами, к тому же, имеет в арсенале вспомогательные помещения, которые всегда очень необходимы при подготовке и организации крупных ивентов.

Как только согласованы ключевые моменты, начинается основная часть работы:

- Формирование бюджета мероприятия. Любой бюджет стоит планировать с умом: сокращать необоснованные расходы и не экономить на важных мелочах (к примеру, комфорт гостей важнее дорогих печатных материалов).

- Разработка подробного плана работ с назначением ответственных лиц по проекту. Не забываем, что ПЛАНИРОВАНИЕ -  всему ОСНОВА! Рекомендую создать один рабочий документ, который будет доступен всей проектной группе, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и картину подготовки в целом. Начните с основных крупных задач, затем максимально детализируйте, обязательно соблюдайте дедлайны.

- Разработка программы, привлечение спикеров, компаний и спонсоров мероприятия.
Не забывайте продумывать тщательную логистику спикеров, при подготовительных работах старайтесь учесть все  риски и заранее бронируйте места в отелях.  Вот, к примеру, один из кейсов по приезду иностранных гостей форума. Наш приглашенный спикер в последний момент изменил дату прилета, в итоге - остался без гостиницы. Пришлось бронировать номер в загородном доме отдыха. Но, вы не представляете, как в итоге он был доволен и сколько положительных отзывов мы услышали в свой адрес.

Все это - потому что, у нас был план Б.

- Анализ рынка потенциальных поставщиков услуг и последующие заключение договоров с ними. Здесь обращаем внимание на финансовую устойчивость поставщика и его референс-лист. Изучите его портфолио.

- PR-кампания. Тщательно продумайте как, с помощью каких ресурсов и через какие каналы комуникации о вас узнают. Разработайте маркетинговый план. 

За несколько дней до даты проведения мероприятия, взгляните на мероприятие глазами гостя, проиграйте в голове весь сценарий. Возможно, где-то недостаточно указателей или есть припятствия на проходах. Предусмотрите все возможные проблемы и оперативно их решите. После проведения мероприятия, обязательно соберите отзывы гостей и проведите рестроспективу, разберите все проблемы, возникшие в ходе подготовки и проведения ивента. Обязательно учтите их в будущем.

Поблагодарите команду и как следует выспитесь) Каждая история успеха связана со слаженной коллективной работой.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и верьте в свои силы.