The post has been translated automatically. Original language: Russian
Keep the entrance queue moving by giving staff four clear actions and a named colleague for exceptions. Find the registration, check admission, record arrival and explain where to go next. Assign the remaining tasks before the doors open.
Check-in confirms that a person has arrived at the venue. It does not replace selection or turn every registration into permission to enter. The shift card below is an original working proposal for a small event. Organizers should adapt it to their own admission rules.
Prepare the card before opening
Use one page for the desk location, shift start and end, registration lookup method, permitted statuses and the contact responsible for admission decisions. Include the next destination, such as the opening room. Staff need to know who decides when information does not match.
MLH's check-in guide recommends leaving room for the queue and moving name-writing for badges away from the main flow. Source: MLH Hackathon Organizer Guide, Check-in Process. This card develops that idea into a sequence for staff.
Handle the routine arrival
First find the registration using the agreed method. Compare its status with the admission rules. If it qualifies, record the actual arrival and issue the required pass. Finish with a short direction: “The opening is in the room on your right; the door has a sign.”
Fictional training example: a participant has their invitation, a confirmed registration and no arrival recorded yet. The staff member records arrival once. An extra survey or merchandise collection happens after the desk if it is not required for admission.
Hand an exception to a named person
If the QR code is missing, use the fallback lookup that the organizer approved in advance. If the registration is missing or its status does not allow entry, send the question to the person responsible. The volunteer says what they have checked and receives confirmation that the colleague has taken the case.
Avoid sending the participant back and forth between desks. One person owns the case until a decision and explains the next step. For re-entry, check the existing arrival record and the return rules. A second visit must not create a second attendee in the report.
Prepare for an outage
Check the backup procedure before the shift. If the organizer permits a limited offline list, label its date, owner and permitted users. Include only the information needed for verification and keep it out of the queue's view.
After service returns, one assigned staff member compares backup marks with the main records and resolves duplicates. Agree in advance how the backup will be stored and removed after reconciliation. Do not send fresh copies into general chats during a rush.
Rehearse four situations
Before opening, act out a routine arrival, a missing code, an arrival already recorded and a route the person cannot use. Watch for points where staff have to guess. Fix the card and signs. Leave a contact for late arrivals if the event permits them.
Before attending, review public event information in Stavleak’s hackathon catalog. Open the website from the ИП Stavleak company profile and choose English. When the next shift starts, hand over each unresolved case with the name of its owner.
Чтобы очередь у входа двигалась, дайте сотруднику четыре понятных действия и отдельного человека для сложных случаев. Найти заявку, проверить допуск, отметить прибытие, показать дальнейший маршрут. Остальное заранее распределите между командой.
Чекин подтверждает прибытие на площадку. Он не заменяет отбор участников и не должен автоматически превращать любую заявку в разрешение войти. Ниже предложена рабочая карточка смены для небольшого события. Это авторская схема, которую организатор адаптирует к своим правилам.
Подготовьте карточку до открытия
На одной странице укажите место стойки, начало и конец смены, способ поиска заявки, разрешённые статусы и контакт ответственного за допуск. Добавьте место следующего шага: например, зал открытия. Сотрудник должен понимать, кто принимает решение, если данные не сходятся.
В руководстве MLH по чекину предложено заранее оставить место для очереди и вынести заполнение бейджей в сторону от основного потока. Источник: MLH Hackathon Organizer Guide, Check-in Process. Карточка ниже развивает эту идею через порядок действий сотрудников.
Проведите обычный случай
Сначала найдите заявку согласованным способом. Затем сверьте статус с правилами допуска. Если всё подходит, отметьте фактическое прибытие и выдайте нужный пропуск. Завершите короткой фразой о маршруте: «Открытие в зале справа, указатель у двери».
Учебный пример: участник нашёл своё приглашение, его заявка подтверждена, отметки о прибытии ещё нет. Сотрудник отмечает прибытие один раз. Дополнительную анкету или выдачу сувениров участник проходит после стойки, если они не требуются для допуска.
Передайте исключение конкретному человеку
Если нет QR-кода, используйте запасной поиск, заранее разрешённый организатором. Если заявка не найдена или её статус не допускает вход, передайте вопрос ответственному. Волонтёр сообщает, что именно уже проверил, и получает подтверждение, что коллега принял ситуацию.
Не просите человека бесконечно переходить между стойками. Один ответственный ведёт вопрос до решения и объясняет участнику следующий шаг. При повторном входе проверьте существующую отметку и порядок возвращения; второй приход не создаёт второго посетителя в отчёте.
Подготовьте работу при сбое
До начала смены проверьте резервный способ приёма. Если организатор разрешил ограниченный офлайн-список, обозначьте его дату, владельца и круг доступа. Используйте только данные, нужные для проверки, и держите список вне обзора очереди.
После восстановления системы один назначенный сотрудник сверяет резервные отметки с основными и разбирает дубли. Команда заранее знает, как хранить и убрать резерв после сверки. Не добавляйте новые копии списка в общие чаты во время наплыва.
Проверьте смену на четырёх ситуациях
Перед открытием разыграйте обычный вход, отсутствие кода, уже отмеченное прибытие и недоступный для человека маршрут. Посмотрите, где сотруднику приходится угадывать. Исправьте карточку и указатели, затем оставьте контакт для опоздавших, если правила события допускают поздний вход.
Для подготовки всей процедуры найдите в материалах Stavleak гайд о чекине на хакатоне. Сайт открыт из профиля компании ИП Stavleak. На следующей смене передайте коллеге незавершённые вопросы и имя ответственного за каждый из них.
Share
