Прошлый год показал нашему обществу и государству, как необходима цифровизация во всех сферах отрасли. В период пандемии все компании столкнули с одной самой явной проблемой - это удаленный процесс работы сотрудника и сложность процессов, которые носят именно бумажный и ручной характер. 

Как любят говорить наше общество: Решаем проблемы по мере его поступления;-)

В этот период, кто еще не ввел инструмент для оцифровки процессов, в срочном порядке внедряет популярные на рынки CRM-систему в свой бизнес процесс. Такой процесс аналитики называют “как есть”. В итоге, компания просто цифровизирует свои бизнес-процессы, ну никак не автоматизирует и не оптимизирует их. Не применяя и избегая основы принципа оптимизации.

Почему так происходит? И почему такой подход не обеспечит должной эффективности. Ведь именно в нашем веке цифровизация несет яркую ценность - это эффективность.

Внедряя оцифровку процессов “как есть”, любая компания столкнется с тем, что в итоге на каждый процесс может быть использовано несколько систем, у сотрудников увеличатся шаги процесса и времени, также увеличение статьи расходов на обновление и корректировки той же системы. Позже она столкнется с проблемой как применить и как структурировать такой массив данных, да еще с разных систем. 

Уже не говоря о том, что мы уже входим в век использования новых технологий, ведь именно сейчас нам нужно уже думать о Big Data и киберзащите.

Какие же преимущества получает бизнес, если он оцифровывает бизнес-процессы и почему необходимо оптимизировать бизнес-процессы? И какие риски в себе несет оцифровка процессов “как есть”?     

Для ответа на указанные вопросы разберем пошагово:

1. Внедрение системы в текущие процессы “как есть”. Каковы риски?

• Риск увеличения объема работ сотрудников;
• Риск увеличения времени; 
• Риск того, что бумажный процесс останется и прибавится к объему работ сотрудников;
• Риск неиспользования системы со стороны сотрудников, так как нет ценности в самой системе, ведь им легче двигаться по старой схеме, чем использовать новую, которая не уменьшает и не упрощают их работу;
• Отсутствие эффективности;
• Риск снижение результативности, либо отсутствие такого;
• Риск увеличения массива данных;
• Отсутствие контроля исполнения - в основном оставляя процессы “как есть”, исполнительскую роль несут сразу несколько сотрудников, что в итоге приводит к дезориентации ответственного сотрудника.

Хотелось бы отметить, что не для всех компаний оцифровка процессов “как есть” приведет к указанным рискам, для микро и малого бизнеса, процессы имеют наименьшее количество, в связи с этим оцифровка процессов наоборот приведет к улучшению показателей бизнеса.

1. Преимущества оцифровки бизнес-процесса.

• Уменьшение бумажного процесса (здесь слова будут лишними);
• Контроль процессов (что очень важно для менеджмента);
• Управлением над улучшением качеством;
• Обеспечение базы данных для аналитики (красивые и понятные диаграммы, количественные показатели, фильтр критериев и мн. др.);
• Увеличения результативности (запустил процесс, перешел к другому);
• Планирование (использования интерактивных досок, такие как канбан);
• Доступ к данным (база знаний, отчеты, ВНД, документация и т.д.);
• Приоритизация задач (можно отнести к планированию);
• Фиксация история задач (можно сказать оставляем цифровой след);
• Повышение прозрачности процессов;
• Управляемость деятельности компании (важно для менеджмента);
• Снижение рисков зависимости от определенных исполнителей.

1. Преимущества оптимизации бизнес-процессов:

• Приведет к сокращению лишних процессов;
• Уменьшит риск к неправильному распределению ролей;
• Приведет к сокращению лишних ролей в процессе;
• Приведет к порядку процессов;
• Обновлению и актуализации внутренних нормативных документов;
• Структурированию данных.

Одним из важнейших преимуществ по оптимизации процессов - это приведет к правильному описанию процессов c “как есть” к “to be” - “как должно быть”. После такой оптимизации процессов Вы можете с уверенностью перейти к автоматизации и Вам любой разработчик скажет огромное спасибо за такой правильный подход. Но для оптимизации процессов нужно исходит от принципов оптимизации:

1. Критерии (необходимы показатели по сокращению бизнес-процессов);
2. Декомпозиция (распределение сперва на крупные блоки процессов, потом на мелкие);
3. Приоритизация (все ли процессы необходимо автоматизировать? какие необходимо сократить или убрать? а главное какую систему использовать?).

Для каждого из трех описательных частей можно использовать разные инструменты подходов. В наше время не идти в направление к цифровизации - непозволительная роскошь. Цифровизация необходима тем, кто хочет быть конкурентоспособным на рынке. Период пандемии показал, насколько изменчив мир и необходимость быть оцифрованным и внедрять новые технологии в бизнес.

Для большинство руководителям бизнеса стоит вопрос, а стоит ли оцифровывать свои бизнес-процессы или мои бизнес-процессы оцифрованы, но эффективности нет - на эти вопросы и выявление в потребности в цифровизации Вы можете использовать Программу цифровых компетенций, которую разработал офис Международного технопарка IT-стартапов Astana Hub.

В следующей статье разберем, чем хороша методология Scrum для работы, если я не в отрасли IT.