The post has been translated automatically. Original language: Russian
The initial meeting with the customer, or kick-off, often turns into a formality: we met, exchanged contacts and parted ways. Meanwhile, this is the best moment to agree on the main thing, while everyone is full of enthusiasm and no one is arguing about the timing yet.
A good start meeting takes about an hour and follows a clear agenda. First, the project objectives and the expected outcome. Then the scope of work and the boundaries: what is included and what is not. Next is the schedule and key milestones, roles and contacts from both sides. In the end, there are the main risks and open issues that need to be resolved in the first weeks.
It is important that the meeting be attended by people who will actually participate in the project on the part of the customer.: not only the supervisor, but also the chief engineer, the representative of the operation responsible for the acceptance. Then the agreements will be general, not just on paper.
The results of the meeting are recorded in a short protocol and sent to all participants on the same day. It lists the arrangements, responsible persons, and deadlines for open issues. This protocol will be the first document of the project, to which everyone will return if there are disagreements.
Стартовая встреча с заказчиком, или kick-off, часто превращается в формальность: познакомились, обменялись контактами и разошлись. Между тем это лучший момент, чтобы договориться о главном, пока все полны энтузиазма и никто ещё не спорит о сроках.
Хорошая стартовая встреча занимает около часа и проходит по понятной повестке. Сначала цели проекта и ожидаемый результат. Затем объём работ и границы: что входит, а что нет. Далее график и ключевые вехи, роли и контакты с обеих сторон. В конце — основные риски и открытые вопросы, которые нужно решить в первые недели.
Важно, чтобы на встрече присутствовали люди, которые реально будут участвовать в проекте со стороны заказчика: не только руководитель, но и главный инженер, представитель эксплуатации, ответственный за приёмку. Тогда договорённости будут общими, а не только на бумаге.
Итоги встречи фиксируются в коротком протоколе и рассылаются всем участникам в тот же день. В нём перечислены договорённости, ответственные и сроки по открытым вопросам. Этот протокол станет первым документом проекта, к которому все будут возвращаться, если возникнут разногласия.
Share
