Бұл мақалада Мен сізге Notion негізіндегі CRM-ден шот-фактураларды құруды және жіберуді қалай автоматтандыру керектігін айтамын. Жүйенің өзі құжаттарды нөмірлейді, Google Docs шаблонын мәміле деректерімен толтырады, PDF форматына түрлендіреді және клиентке Zapier арқылы email жібереді.

Нәтиже - уақытты үнемдеу (қанша үнемдей алатыныңызды елестетіп көріңіз), қателерді азайту, тұтынушы қызметінің сапасын арттыру.

Шоттың орнына КП, келісімшарт, спецификация болуы мүмкін, Notion орнына басқа жүйе болуы мүмкін (оны Zapier-ге қосуға болады).

Егер сіз көргенді ұнатсаңыз оқудан гөрі, міне бейнеге сілтеме: 

• Жүйенің негізі-бұл біздің ақысыз CRM шаблонының Notion-дағы өңделген нұсқасы.
• Google Docs шаблон негізінде құжаттарды жасау үшін қолданылады: арнайы белгілер Notion-дан қажетті ақпаратты автоматты түрде ауыстыруға мүмкіндік береді.
• Zapier қосымшаларды өзара байланыстырады-Notion CRM-дегі өзгерістерді бақылайды (мәмілені "шот-фактура" күйіне ауыстыру) және әрекеттер тізбегін іске қосады.
• Google Drive шоттардың дайын PDF нұсқалары мен өңделетін DOCS файлдары үшін сақтау орны ретінде әрекет етеді. Әрбір құжатқа сілтеме автоматты түрде Notion ішіндегі қажетті мәміле картасына қосылады.
• Zoho Mail (немесе басқа қызмет оны Zapier-ге қосуға болады) клиенттің электрондық поштасына дайын шот-фактурасы бар хатты (сілтеме және PDF тіркемесі түрінде) автоматты түрде жіберу үшін қолданылады.
• Ghat GPT (және қазір AI жоқ жерде): мәміле сомасын сандық форматтан мәтіндік форматқа (жазбаша) аударады.

• Қолданыстағы CRM жүйесіне 2 жаңа мәліметтер базасын қосамыз: құжаттар (және оны қорғасын мен мәміле базасымен байланыстырамыз) және техникалық (және оны құжаттар базасымен байланыстырамыз). Техникалық барлық шоттарды тіркеуге және соңғы нөмірдің құжаттар базасына "қайтаруға" арналған бір ғана жазбадан тұрады.
• Құжаттар базасына техникалық базадағы жазбаға және шоттарды толтыруға (аты, күні, нөмірі) әрбір жасалатын шотты (егер жаңа жазба және тип-шот жасалған болса) автоматты түрде тіркеу үшін қажетті "бағандар" мен автоматтандыруды қосамыз...).

• Клиенттер базасына шот-фактураны толтыру қажет болатын мәліметтер үшін "бағандарды" қосамыз.
• Шотты толтыру үшін қажетті барлық ақпаратты ролаптар мен формулалар арқылы құжаттар базасына "тартамыз": клиенттердің деректемелері, шот сомасы және қызметтерден / тауарлардан қызметтің атауы, шот нөмірі және құжаттардан шарттың нөмірі (негізі). Автоматтандыру үшін оған қажет нәрсенің бәрін бір жерден алу "ыңғайлы".

• Біз дайын шотты (немесе жасауды автоматтандырғыңыз келетін басқа құжатты) аламыз, көшірме жасаймыз және көшірмеге біз автоматты түрде толтырғымыз келетін орындарды көшіреміз\Notion деректерімен ауыстырыңыз, бұйра тырнақшаларға алып, латын әліпбиіндегі айнымалының атын енгіземіз, осылайша біз кейінірек түсінікті боламыз, мысалы: "21.05.2025" орнына - .
• Біз шаблонды кейінірек түсінікті етіп атаймыз және оны тапсырыс үшін қажетті қалтаға саламыз. 

  Барлығы жұмыс істеуі үшін құжатты жасау үшін барлық қажетті мәліметтер Notion-дағы мәміле картасында толтырылуы керек.Ол үшін Сіз жасай аласыз визуалды индикаторлар бірдеңе жетіспейтінін көрсететін немесе оларды автоматты түрде қосу жүйесін қамтамасыз ететін.  

• Біз жаңа Zap жасаймыз, триггерді таңдаймыз-мәліметтер базасының жазбасын өзгерту және notion мәмілелері.
• Біз тек нақты өзгерістерге қызығушылық танытамыз, сондықтан 2-қадаммен біз оны қосамыз Zapier арқылы сүзгі ол бақылайды толтыру үшін қажет барлық деректер бар және "шот-фактура" мәмілесінің мәртебесі бар жазбалар ғана "жүреді".
• Біз Chatgpt модулін қосамыз, Conversation типімен (немесе басқа AI модулі міндетті емес), ол шамамен осындай өнімді қолдана отырып, сандық тапсырыс сомасын жазбаша сомаға аударуды "сұраймыз":

Take this number: [тапсырыс сомасы Number] and spell it in the Russian language without capitalization.
--
Example:
Input - "2750"
Output - "екі мың жеті жүз елу"
--
Include only the spelling in your response.

• Әрі қарай, біз Google Docs - та шот жасаймыз-Template-тен жасалатын құжат (шаблон бойынша құжат жасаңыз). Есептік жазбаны, қалтаны және қажетті үлгіні таңдаңыз.
• Біз барлық мәндерін Notion (triter) мәмілесінен толтырамыз, ал қосынды ai Модулінің output болып табылады.
• Дайын құжаттарды қайда "бүктеу" қалтасын көрсетіп, экспорттық форматтарды таңдаңыз: DOCS және PDF.
• Біз поштаны қосамыз және конфигурациялаймыз (бізде Zoho Mail бар, бірақ Zapier-ге қосылуға болатын кез-келген адам жасайды) хатты жіберу әрекеті бар.
• Алушы-Notion (тритер) мәмілесінен клиенттің электрондық поштасы.
• Хаттың тақырыбы мен хаттың мәтіні-сізге қажет нәрсе-клиенттің мәмілесінен динамикалық деректерді қосуға болады.
• Мәтінге Google Docs модулінен PDF (Export Links Application Pdf) форматындағы шотқа сілтеме қосамыз.
• Google Docs модулінен PDF (public Links Application PDF) файлын тіркелген файл ретінде қосыңыз.
• Соңғы қадам-Notion ішіндегі database Record жаңартуы, notion мәмілесіне өңделетін форматта (Alternative Link) жасалған құжатқа сілтеме қосыңыз.

• Уақытты үнемдеу: құжаттарды қолмен жасауға және жіберуге бірнеше сағат жұмсаудың қажеті жоқ.
• Қателерді азайту: автоматтандыру құжаттардағы деректердің дәлдігін қамтамасыз ету арқылы адам факторын азайтады.
• Стандарттау және кәсібилік: барлық құжаттар бір үлгі бойынша жасалады.
• Клиенттік қызметті жақсарту: клиенттер құжаттарды тез алады.
• Икемділік және ауқымдылық: жүйені құжаттардың басқа түрлерін (келісімшарттар, коммерциялық ұсыныстар, техникалық тапсырмалар) жасауға оңай бейімдеуге болады және қажеттіліктер өскен сайын күрделене түседі.
• Орталықтандырылған сақтау: барлық құжаттар Google Drive – та реттелген түрде сақталады және олар туралы ақпарат CRM-де оңай қол жетімділік пен бақылауды қамтамасыз етеді.

Бұл мысал Notion және Zapier сияқты заманауи құралдардың күнделікті бизнес-процестерді қалай түбегейлі өзгерте алатындығын, шынымен маңызды нәрсеге уақыт пен ресурстарды босататындығын айқын көрсетеді.

Мұнда басқару жүйелері мен процестерді автоматтандырудың нақты мысалдары келтірілген.

Назарларыңызға рақмет.