В современном бизнесе автоматизация играет важную роль в повышении эффективности, улучшении производительности и сокращении операционных издержек. 

Но с чего начать, чтобы успешно её внедрить в свое предприятие? В этой статье мы рассмотрим план действий для того, чтобы начать автоматизацию с правильной ноты.

Что такое автоматизация?

Автоматизация – это внедрение технологий и систем, которые способны выполнять задачи без непосредственного участия человека. Этот спектр технологий включает в себя все, начиная от простых скриптов и ботов и заканчивая сложными интеллектуальными системами. Основная цель автоматизации – увеличить скорость выполнения работ, повысить эффективность и снизить вероятность ошибок.

Отличие между автоматизацией и оптимизацией:

Многие считают, что автоматизация и оптимизация – одно и то же, но это не так.

Оптимизация – это процесс улучшения текущего рабочего процесса с целью повышения его эффективности. При оптимизации производится анализ каждого этапа процесса, выявляются избыточные шаги и устраняются. Фокус оптимизации на повышении производительности и устранении потерь.

Цель оптимизации – это улучшение эффективности, экономии ресурсов (времени, денег, материалов) и увеличение производительности. Оптимизация стремится к наилучшему использованию имеющихся ресурсов.

Давайте рассмотрим на примере:

Компания “X” провела анализ своих операций и выявила, что время, затрачиваемое на обработку заказов клиентов, слишком велико из-за избыточных этапов согласования. И пришли к выводу к полной реструктуризации  процесса обработки заявок с целью сокращения издержек и улучшения клиентского опыта.

А основная цель автоматизации – это сделать процессы более эффективными и менее зависимыми от человеческого вмешательства. Что может помочь увеличить скорость выполнения задач и снизить риск ошибок.

Давайте рассмотрим тот же пример, но с учетом автоматизации:

Компания “X” после анализа процесса обработки клиентов, решила сократить временные издержки при согласовании покупки и решается внедрить специализированное ПО  для управления заказами.

Теперь, когда клиент отправляет заказ через веб-сайт компании, эта система автоматически:

1. Регистрирует заказ и создает электронное уведомление для соответствующего отдела;
2. Проверяет доступность товаров на складе;
3. Оформляет заказ на поставку, если товаров недостаточно на складе;
4. Отправляет уведомление клиенту о статусе заказа и предполагаемой дате доставки.

Что позволяет компании “X” существенно сократить время, которое ранее затрачивалось на ручное управление заказами, а также снизить вероятность ошибок и улучшить точность обработки заказов. Помимо всего, она может также легко мониторить и анализировать данные о заказах, что помогает в принятии стратегических решений и улучшении обслуживания клиентов.

С чего начать?

Каждый предприниматель, столкнувшись с задачей разработки IT-продукта, задается вопросом: "С чего начать?". 

На этом этапе перед ним открывается множество возможностей, и правильный выбор может существенно повлиять на успех его бизнеса. Помните, что мы уже говорили о важности определения цели.  Она становится отправной точкой для определения следующих шагов.

Если у вас уже есть четкая цель и вы проанализировали свой бизнес, то следующим вопросом, который стоит задать себе, будет: "Что я хочу получить в итоге?". 

На этом этапе можно выделить два основных направления: автоматизация существующих процессов или создание MVP (минимально жизнеспособного продукта) для проверки новых идей или гипотез.

Об автоматизации

Автоматизация – это, в основном, улучшение уже существующего процесса. Она предпочтительна, если у вас есть конкретные операции, которые можно ускорить. Например, если ваши сотрудники затрачивают много времени на рутинные задачи, которые можно автоматизировать, такие как управление CRM, автоматическая генерация отчетов, взаимодействие с поставщиками или электронный документооборот. Все это относится к области автоматизации.

Часто предприниматели говорят: "Давайте автоматизируем все сразу!". Но стоит ли это делать? 

Представьте, что ваш бизнес подобен сложному механизму, состоящему из множества деталей. Каждая деталь выполняет свою функцию. Автоматизация, в свою очередь, представляет собой усовершенствование этих деталей. Если мы заменим все детали одновременно, механизм может просто остановиться.

Об MVP

С другой стороны, MVP или минимально жизнеспособный продукт – это способ проверки новых идей на рынке. Если у вас есть новое направление или гипотеза, и вы хотите опробовать их без больших финансовых вложений, создание MVP – ваш выбор.

Чтобы определить, какой путь выбрать, вернитесь к вашей исходной цели, о которой мы говорили ранее. Если вашей целью является оптимизация и повышение эффективности, то выбирайте автоматизацию. Если же вы хотите протестировать новые идеи и оценить реакцию рынка, начните с создания MVP.

Что такое MVP?

MVP (минимально жизнеспособный продукт) – это не просто дизайн или прототип, а версия нового продукта, которая позволяет команде получить максимальное количество обратной связи от пользователей с минимальными затратами в кратчайшие сроки.

Давайте рассмотрим это на примере:

Предположим, вы планируете разработать мобильное приложение для онлайн-заказа еды. Вместо того, чтобы сразу приступать к разработке полноценного приложения со всеми возможными функциями, начните с создания MVP. Этот MVP будет включать только основные функции, такие как выбор блюда, добавление в корзину и оплата. Он не будет включать дополнительные функции, такие как отзывы, рейтинги ресторанов или подробное отслеживание заказов.

Таким образом, с помощью MVP вы сможете проверить, насколько ваше приложение действительно нужно людям, готовы ли они использовать его для заказа еды и какие функции имеют для них наибольшее значение.

Как только вы получите обратную связь и убедитесь в востребованности вашей идеи, вы сможете дальше развивать продукт, добавляя новые функции и улучшая существующие.

Как ведется наш процесс разработки?

Предприниматели часто задаются вопросом: "Как воплотить идею в жизнь или улучшить текущие процессы?".

За годы работы нашей компании, мы поняли одно, что не существует универсального ответа, но есть проверенные методики.

Проектная разработка

Когда речь идет об улучшении существующих процессов, таких как автоматизация, мы чаще всего предлагаем проектную разработку. 

Этот формат включает: 

1. Фиксированную стоимость;
2.  Четкие сроки выполнения;  
3. Гарантию на исправление багов в течении 3 месяцев. 

Если у вас уже есть техническое задание (ТЗ), мы готовы его оценить, предоставить коммерческое предложение и заключить договор.

Однако, не всегда у компании или предпринимателя есть ясное и подробное ТЗ. 

Зачастую это скорее список пожеланий или "хотелок".

В таких случаях мы предлагаем дополнительную услугу разработку ТЗ, в которую входит: 

1. Агрегация требований бизнеса;
2. Подробное расписывание технического задание с понятной структурой за 2 недели;
3. Предоставление ТЗ  в виде документа и структуру проекта mindmap.

Это становится надежным основанием, которое помогает вам и вашей команде четко ориентироваться и двигаться в нужном направлении, независимо от того, решите ли вы сотрудничать с нами.

Почасовая разработка

Если речь идет о новой идее или продукте, то возможен другой подход. Мы часто рекомендуем начать с создания MVP (минимально жизнеспособного продукта). Это стратегия, позволяющая быстро и с минимальными затратами проверить вашу гипотезу на реальной аудитории. 

Для таких задач мы предлагаем гибкую почасовую разработку. 

Вы выбираете необходимое количество часов (например, 100, 200, 400 и т. д.), и наша команда приступает к работе. 

Такой формат идеально подходит для быстрого запуска проекта и оценки его востребованности.

В обоих случаях, будь то проектное сотрудничество или почасовая разработка, ключевыми факторами остаются четкая коммуникация и понимание ваших целей. Наша цель – помочь вашему бизнесу расти и развиваться, предоставляя оптимальные решения для воплощения ваших идей в реальность.

Процесс автоматизации

Поскольку каждое дело уникально, подход к автоматизации должен быть индивидуальным в каждом случае.

1) Определение целей и анализ текущих процессов

Самым важным шагом является определение процессов, которые наиболее трудоемки и требуют усовершенствования. 

Проведите анализ: где именно вы тратите больше всего времени и ресурсов? Эти области станут вашими приоритетами для автоматизации.

2) Поиск решений

Исследуйте рынок и ищите подходящие инструменты и решения для автоматизации задач. Рассмотрите возможность интеграции готовых решений или разработку собственного ПО, если необходимо.

3) Внедрение

Выберите приоритетные области для автоматизации и начните внедрение выбранных решений. Обеспечьте подготовку и обучение вашей команды для работы с новыми инструментами.

4) Мониторинг и корректировка

Установите систему мониторинга для отслеживания эффективности автоматизированных процессов. Регулярно анализируйте данные и вносите коррективы, чтобы улучшить производительность и результаты.

Процесс создания MVP

Создание MVP – это способ понять потребности рынка без создания полноценного продукта.

1) Определение целей и ключевых функций

Начните с определения основной ценности вашего будущего продукта. 

Что именно вы хотите предложить потребителям? 

Какие ключевые функции должны быть включены?

Какую ценность вы даете своим продуктом?

2) Создание прототипа

Разработайте упрощенную версию продукта, фокусируясь на ключевых функциях

Например, при создании онлайн-сервиса заказа еды, уберите все лишнее и сосредоточьтесь на сути идеи. Это позволит избежать ненужных затрат.

3) Тестирование

Проведите тестирование прототипа с реальными пользователями или целевой аудиторией. Соберите обратную связь и данные о том, как пользователи взаимодействуют с продуктом.

4) Улучшение MVP

Основываясь на отзывах и данных из тестирования, внесите необходимые улучшения и коррективы в MVP.

5) Масштабирование

Если MVP успешно прошел тестирование и привлек интерес целевой аудитории, рассмотрите возможности масштабирования продукта, добавив новые функции и расширив его функциональность в соответствии с потребностями рынка.

Заключение

Автоматизация – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Следуя плану действий, вы можете успешно начать автоматизацию и улучшить эффективность вашей компании. Как показывает наш пример, правильно спланированная и реализованная автоматизация или же MVP-продукт, может значительно улучшить работу бизнеса и повысить его конкурентоспособность.