Бұл жазба автоматты түрде аударылған. Бастапқы тіл: Орысша
Қазіргі бизнесте автоматтандыру тиімділікті арттыруда, өнімділікті жақсартуда және операциялық шығындарды азайтуда маңызды рөл атқарады.
Бірақ оны өз кәсіпорныңызға сәтті енгізу үшін неден бастау керек? Бұл мақалада біз автоматтандыруды дұрыс нотамен бастау үшін әрекет жоспарын қарастырамыз.
Автоматтандыру-бұл адамның тікелей қатысуынсыз тапсырмаларды орындауға қабілетті технологиялар мен жүйелерді енгізу. Технологияның бұл спектрі қарапайым сценарийлер мен боттардан бастап күрделі интеллектуалды жүйелерге дейін барлығын қамтиды. Автоматтандырудың негізгі мақсаты-жұмыс жылдамдығын арттыру, тиімділікті арттыру және қателіктер ықтималдығын азайту.
Көптеген адамдар автоматтандыру мен оңтайландыруды бірдей деп санайды, бірақ олай емес.
Оңтайландыру-бұл оның тиімділігін арттыру мақсатында ағымдағы жұмыс процесін жақсарту процесі. Оңтайландыру кезінде процестің әр кезеңіне талдау жасалады, артық қадамдар анықталады және жойылады. Оңтайландыру өнімділікті арттыруға және шығындарды жоюға бағытталған.
Оңтайландырудың мақсаты-тиімділікті жақсарту, ресурстарды (уақытты, ақшаны, материалдарды) үнемдеу және өнімділікті арттыру. Оңтайландыру қолда бар ресурстарды тиімді пайдалануға бағытталған.
Мысалды қарастырайық:
"X" компаниясы өз операцияларына талдау жүргізіп, клиенттердің тапсырыстарын өңдеуге кететін уақыт келісудің артық кезеңдеріне байланысты тым ұзақ екенін анықтады. Және шығындарды азайту және тұтынушы тәжірибесін жақсарту мақсатында өтінімдерді өңдеу процесін толық қайта құрылымдау туралы қорытындыға келді.
Автоматтандырудың негізгі мақсаты-процестерді тиімдірек және адамның араласуына аз тәуелді ету. Бұл тапсырмалардың жылдамдығын арттыруға және қателіктер қаупін азайтуға көмектеседі.
Сол мысалды қарастырайық, бірақ автоматтандыруды ескере отырып:
"X" компаниясы клиенттерді өңдеу процесін талдағаннан кейін сатып алуды келісу кезінде уақыт шығындарын қысқартуға шешім қабылдады және тапсырыстарды басқару үшін мамандандырылған бағдарламалық жасақтаманы енгізуге шешім қабылдады.
Енді клиент компанияның веб-сайты арқылы тапсырыс жібергенде, бұл жүйе автоматты түрде:
- Тапсырысты тіркейді және тиісті бөлімге электрондық хабарлама жасайды;
- Қоймадағы тауарлардың қолжетімділігін тексереді;
- Егер тауарлар қоймада жеткіліксіз болса, жеткізуге тапсырысты ресімдейді;
- Тапсырыс күйі және болжамды жеткізу күні туралы клиентке хабарлама жібереді.
Бұл "X" компаниясына бұрын тапсырыстарды қолмен басқаруға кететін уақытты едәуір қысқартуға, сондай-ақ қателіктер ықтималдығын азайтуға және тапсырыстарды өңдеу дәлдігін жақсартуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, ол стратегиялық шешімдер қабылдауға және тұтынушыларға қызмет көрсетуді жақсартуға көмектесетін Тапсырыс деректерін оңай бақылап, талдай алады.
IT-өнімді әзірлеу міндетіне тап болған әрбір кәсіпкер: "неден бастау керек?".
Бұл кезеңде оған көптеген мүмкіндіктер ашылады және дұрыс таңдау оның бизнесінің сәттілігіне айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Есіңізде болсын, біз мақсатты анықтаудың маңыздылығы туралы айтқан болатынбыз. Бұл келесі қадамдарды анықтаудың бастапқы нүктесіне айналады.
Егер сізде нақты мақсат болса және сіз өз бизнесіңізді талдаған болсаңыз, онда өзіңізге қоятын келесі сұрақ: "Мен не істегім келеді?".
Осы кезде екі негізгі бағытты бөлуге болады: бар процестерді автоматтандыру немесе жаңа идеяларды немесе гипотезаларды тексеру үшін MVP (минималды өміршең өнім) құру.
Автоматтандыру негізінен бұрыннан бар процесті жақсарту болып табылады. Егер сізде жеделдетуге болатын нақты операциялар болса, бұл қолайлы. Мысалы, егер сіздің қызметкерлеріңіз CRM басқару, есептерді автоматты түрде құру, жеткізушілермен өзара әрекеттесу немесе электрондық құжат айналымы сияқты автоматтандыруға болатын күнделікті тапсырмаларға көп уақыт жұмсаса. Мұның бәрі автоматтандыру саласына қатысты.
Кәсіпкерлер жиі: "бәрін бірден автоматтандырайық!". Бірақ мұны істеу керек пе?
Сіздің бизнесіңіз көптеген бөлшектерден тұратын күрделі механизм сияқты екенін елестетіп көріңіз. Әрбір бөлік өз функциясын орындайды. Автоматтандыру, өз кезегінде, осы бөлшектерді жетілдіруді білдіреді. Егер біз барлық бөлшектерді бір уақытта ауыстырсақ, механизм тоқтап қалуы мүмкін.
Екінші жағынан, MVP немесе минималды өміршең өнім-бұл нарықтағы жаңа идеяларды тексеру әдісі. Егер сізде жаңа бағыт немесе гипотеза болса және оларды үлкен қаржылық инвестициясыз сынап көргіңіз келсе, MVP жасау – сіздің таңдауыңыз.
Қай жолды таңдау керектігін анықтау үшін біз бұрын айтқан бастапқы мақсатыңызға оралыңыз. Егер сіздің мақсатыңыз оңтайландыру және тиімділікті арттыру болса, онда автоматтандыруды таңдаңыз. Егер сіз жаңа идеяларды сынап, нарықтың реакциясын бағалағыңыз келсе, MVP құрудан бастаңыз.
MVP (минималды өміршең өнім) – бұл тек дизайн немесе прототип емес, жаңа өнімнің нұсқасы, бұл командаға пайдаланушылардан минималды шығындармен ең көп кері байланыс алуға мүмкіндік береді.
Мұны мысалмен қарастырайық:
Интернеттегі тағамға тапсырыс беру үшін мобильді қосымша жасауды жоспарлап отырсыз делік. Барлық мүмкін мүмкіндіктері бар толыққанды қосымшаны әзірлеуді бірден бастаудың орнына, MVP құрудан бастаңыз. Бұл MVP тек тағамды таңдау, Себетке қосу және төлеу сияқты негізгі мүмкіндіктерді қамтиды. Ол шолулар, мейрамхана рейтингтері немесе тапсырыстарды егжей-тегжейлі бақылау сияқты қосымша мүмкіндіктерді қамтымайды.
Осылайша, MVP көмегімен сіз қолданбаңыздың адамдарға қаншалықты қажет екенін, оны тағамға тапсырыс беру үшін пайдалануға дайын екенін және олар үшін қандай мүмкіндіктер маңызды екенін тексере аласыз.
Кері байланыс алғаннан кейін және сіздің идеяңыздың қажеттілігіне көз жеткізгеннен кейін, сіз жаңа мүмкіндіктерді қосу және бұрыннан барларын жақсарту арқылы өнімді одан әрі дамыта аласыз.
Біздің даму процесі қалай жүреді?
Кәсіпкерлер жиі сұрақ қояды: "идеяны қалай жүзеге асыруға немесе ағымдағы процестерді жақсартуға болады?".
Біздің компания жұмыс істеген жылдар ішінде біз әмбебап жауап жоқ екенін түсіндік, бірақ дәлелденген әдістер бар.
Автоматтандыру сияқты қолданыстағы процестерді жақсарту туралы сөз болғанда, біз көбінесе жобаны әзірлеуді ұсынамыз.
Бұл формат мыналарды қамтиды:
- Белгіленген құны;
- Нақты орындау мерзімі;
- 3 ай ішінде қателерді түзетуге кепілдік.
Егер сізде техникалық тапсырма (ТТ) болса, біз оны бағалауға, коммерциялық ұсыныс беруге және келісім-шарт жасасуға дайынбыз.
Алайда, компанияда немесе кәсіпкерде әрдайым нақты және егжей-тегжейлі ТК бола бермейді.
Көбінесе бұл тілектер тізімі немесе "қалау".
Мұндай жағдайларда біз ТК әзірлеу қосымша қызметін ұсынамыз, оған мыналар кіреді:
- Бизнес талаптарын біріктіру;
- 2 апта ішінде түсінікті құрылымы бар техникалық тапсырманы егжей-тегжейлі сипаттау;
- Құжат түрінде ТТ ұсыну және mindmap жобасының құрылымы.
Бұл сізге және сіздің командаңызға бізбен жұмыс істеуді шешсеңіз де, дұрыс бағытта жүруге және қозғалуға көмектесетін сенімді негізге айналады.
Егер біз жаңа идея немесе өнім туралы айтатын болсақ, онда басқа тәсіл мүмкін. Біз көбінесе MVP (минималды өміршең өнім) құрудан бастауды ұсынамыз. Бұл сіздің гипотезаңызды нақты аудиторияда тез және аз шығындармен тексеруге мүмкіндік беретін стратегия.
Мұндай тапсырмалар үшін біз икемді сағаттық дамуды ұсынамыз.
Сіз қажетті сағат санын таңдайсыз (мысалы, 100, 200, 400 және т.б.) және біздің команда жұмысқа кіріседі.
Бұл формат жобаны жылдам іске қосу және оның сұранысын бағалау үшін өте қолайлы.
Екі жағдайда да, мейлі ол жобалық ынтымақтастық болсын, мейлі сағаттық даму болсын, сіздің мақсаттарыңыз туралы нақты байланыс пен түсінік негізгі факторлар болып қала береді. Біздің мақсатымыз-идеяларыңызды шындыққа айналдыру үшін оңтайлы шешімдерді ұсына отырып, бизнесіңіздің өсуіне және дамуына көмектесу.
Әрбір бизнес бірегей болғандықтан, автоматтандыру тәсілі әр жағдайда жеке болуы керек.
1) Ағымдағы процестердің мақсаттарын анықтау және талдау
Ең маңызды қадам-ең көп уақытты қажет ететін және жетілдіруді қажет ететін процестерді анықтау.
Талдау жасаңыз: сіз ең көп уақыт пен ресурстарды қай жерде жұмсайсыз? Бұл аймақтар автоматтандыру үшін сіздің басымдықтарыңыз болады.
2) шешімдерді іздеу
Нарықты зерттеп, тапсырмаларды автоматтандырудың дұрыс құралдары мен шешімдерін іздеңіз. Қажет болса, дайын шешімдерді біріктіруді немесе өзіңіздің бағдарламалық ЖАСАҚТАМАҢЫЗДЫ жасауды қарастырыңыз.
3) енгізу
Автоматтандыру үшін басым бағыттарды таңдап, таңдалған шешімдерді енгізуді бастаңыз. Жаңа құралдармен жұмыс істеу үшін командаңызды дайындаңыз және оқытыңыз.
4) Мониторинг және түзету
Автоматтандырылған процестердің тиімділігін бақылау үшін бақылау жүйесін орнатыңыз. Өнімділік пен нәтижелерді жақсарту үшін деректерді үнемі талдап, түзетулер енгізіңіз.
MVP құру-бұл толыққанды өнім жасамай-ақ нарықтың қажеттіліктерін түсіну тәсілі.
1) мақсаттар мен негізгі функцияларды анықтау
Болашақ өніміңіздің негізгі мәнін анықтаудан бастаңыз.
Сіз тұтынушыларға нақты не ұсынғыңыз келеді?
Қандай негізгі функцияларды қосу керек?
Сіз өзіңіздің өніміңізге қандай құндылық бересіз?
2) прототип жасау
Негізгі мүмкіндіктерге назар аудара отырып, өнімнің жеңілдетілген нұсқасын жасаңыз
Мысалы, азық-түлікке онлайн тапсырыс беру қызметін құру кезінде артық нәрсені алып тастаңыз және идеяның мәніне назар аударыңыз. Бұл қажетсіз шығындардан аулақ болады.
3) Тестілеу
Прототипті нақты пайдаланушылармен немесе мақсатты аудиториямен тексеріңіз. Пайдаланушылардың өніммен өзара әрекеттесуі туралы Кері байланыс пен деректерді жинаңыз.
4) MVP жақсарту
Тестілеуден алынған пікірлер мен мәліметтерге сүйене отырып, MVP-ге қажетті жақсартулар мен түзетулер енгізіңіз.
5) масштабтау
Егер MVP сәтті сынақтан өтіп, мақсатты аудиторияның қызығушылығын тудырса, нарықтың қажеттіліктеріне сәйкес жаңа мүмкіндіктерді қосу және оның функционалдығын кеңейту арқылы өнімді масштабтауды қарастырыңыз.
Автоматтандыру-бұл сіздің бизнесіңіздің болашағына инвестиция. Іс-қимыл жоспарына сүйене отырып, сіз автоматтандыруды сәтті бастай аласыз және компанияңыздың жұмысын жақсарта аласыз. Біздің мысал көрсеткендей, дұрыс жоспарланған және жүзеге асырылған автоматтандыру немесе MVP өнімі бизнестің жұмысын едәуір жақсартып, оның бәсекеге қабілеттілігін арттыра алады.
В современном бизнесе автоматизация играет важную роль в повышении эффективности, улучшении производительности и сокращении операционных издержек.
Но с чего начать, чтобы успешно её внедрить в свое предприятие? В этой статье мы рассмотрим план действий для того, чтобы начать автоматизацию с правильной ноты.
Что такое автоматизация?
Автоматизация – это внедрение технологий и систем, которые способны выполнять задачи без непосредственного участия человека. Этот спектр технологий включает в себя все, начиная от простых скриптов и ботов и заканчивая сложными интеллектуальными системами. Основная цель автоматизации – увеличить скорость выполнения работ, повысить эффективность и снизить вероятность ошибок.
Отличие между автоматизацией и оптимизацией:
Многие считают, что автоматизация и оптимизация – одно и то же, но это не так.
Оптимизация – это процесс улучшения текущего рабочего процесса с целью повышения его эффективности. При оптимизации производится анализ каждого этапа процесса, выявляются избыточные шаги и устраняются. Фокус оптимизации на повышении производительности и устранении потерь.
Цель оптимизации – это улучшение эффективности, экономии ресурсов (времени, денег, материалов) и увеличение производительности. Оптимизация стремится к наилучшему использованию имеющихся ресурсов.
Давайте рассмотрим на примере:
Компания “X” провела анализ своих операций и выявила, что время, затрачиваемое на обработку заказов клиентов, слишком велико из-за избыточных этапов согласования. И пришли к выводу к полной реструктуризации процесса обработки заявок с целью сокращения издержек и улучшения клиентского опыта.
А основная цель автоматизации – это сделать процессы более эффективными и менее зависимыми от человеческого вмешательства. Что может помочь увеличить скорость выполнения задач и снизить риск ошибок.
Давайте рассмотрим тот же пример, но с учетом автоматизации:
Компания “X” после анализа процесса обработки клиентов, решила сократить временные издержки при согласовании покупки и решается внедрить специализированное ПО для управления заказами.
Теперь, когда клиент отправляет заказ через веб-сайт компании, эта система автоматически:
- Регистрирует заказ и создает электронное уведомление для соответствующего отдела;
- Проверяет доступность товаров на складе;
- Оформляет заказ на поставку, если товаров недостаточно на складе;
- Отправляет уведомление клиенту о статусе заказа и предполагаемой дате доставки.
Что позволяет компании “X” существенно сократить время, которое ранее затрачивалось на ручное управление заказами, а также снизить вероятность ошибок и улучшить точность обработки заказов. Помимо всего, она может также легко мониторить и анализировать данные о заказах, что помогает в принятии стратегических решений и улучшении обслуживания клиентов.
С чего начать?
Каждый предприниматель, столкнувшись с задачей разработки IT-продукта, задается вопросом: "С чего начать?".
На этом этапе перед ним открывается множество возможностей, и правильный выбор может существенно повлиять на успех его бизнеса. Помните, что мы уже говорили о важности определения цели. Она становится отправной точкой для определения следующих шагов.
Если у вас уже есть четкая цель и вы проанализировали свой бизнес, то следующим вопросом, который стоит задать себе, будет: "Что я хочу получить в итоге?".
На этом этапе можно выделить два основных направления: автоматизация существующих процессов или создание MVP (минимально жизнеспособного продукта) для проверки новых идей или гипотез.
Об автоматизации
Автоматизация – это, в основном, улучшение уже существующего процесса. Она предпочтительна, если у вас есть конкретные операции, которые можно ускорить. Например, если ваши сотрудники затрачивают много времени на рутинные задачи, которые можно автоматизировать, такие как управление CRM, автоматическая генерация отчетов, взаимодействие с поставщиками или электронный документооборот. Все это относится к области автоматизации.
Часто предприниматели говорят: "Давайте автоматизируем все сразу!". Но стоит ли это делать?
Представьте, что ваш бизнес подобен сложному механизму, состоящему из множества деталей. Каждая деталь выполняет свою функцию. Автоматизация, в свою очередь, представляет собой усовершенствование этих деталей. Если мы заменим все детали одновременно, механизм может просто остановиться.
Об MVP
С другой стороны, MVP или минимально жизнеспособный продукт – это способ проверки новых идей на рынке. Если у вас есть новое направление или гипотеза, и вы хотите опробовать их без больших финансовых вложений, создание MVP – ваш выбор.
Чтобы определить, какой путь выбрать, вернитесь к вашей исходной цели, о которой мы говорили ранее. Если вашей целью является оптимизация и повышение эффективности, то выбирайте автоматизацию. Если же вы хотите протестировать новые идеи и оценить реакцию рынка, начните с создания MVP.
Что такое MVP?
MVP (минимально жизнеспособный продукт) – это не просто дизайн или прототип, а версия нового продукта, которая позволяет команде получить максимальное количество обратной связи от пользователей с минимальными затратами в кратчайшие сроки.
Давайте рассмотрим это на примере:
Предположим, вы планируете разработать мобильное приложение для онлайн-заказа еды. Вместо того, чтобы сразу приступать к разработке полноценного приложения со всеми возможными функциями, начните с создания MVP. Этот MVP будет включать только основные функции, такие как выбор блюда, добавление в корзину и оплата. Он не будет включать дополнительные функции, такие как отзывы, рейтинги ресторанов или подробное отслеживание заказов.
Таким образом, с помощью MVP вы сможете проверить, насколько ваше приложение действительно нужно людям, готовы ли они использовать его для заказа еды и какие функции имеют для них наибольшее значение.
Как только вы получите обратную связь и убедитесь в востребованности вашей идеи, вы сможете дальше развивать продукт, добавляя новые функции и улучшая существующие.
Как ведется наш процесс разработки?
Предприниматели часто задаются вопросом: "Как воплотить идею в жизнь или улучшить текущие процессы?".
За годы работы нашей компании, мы поняли одно, что не существует универсального ответа, но есть проверенные методики.
Проектная разработка
Когда речь идет об улучшении существующих процессов, таких как автоматизация, мы чаще всего предлагаем проектную разработку.
Этот формат включает:
- Фиксированную стоимость;
- Четкие сроки выполнения;
- Гарантию на исправление багов в течении 3 месяцев.
Если у вас уже есть техническое задание (ТЗ), мы готовы его оценить, предоставить коммерческое предложение и заключить договор.
Однако, не всегда у компании или предпринимателя есть ясное и подробное ТЗ.
Зачастую это скорее список пожеланий или "хотелок".
В таких случаях мы предлагаем дополнительную услугу разработку ТЗ, в которую входит:
- Агрегация требований бизнеса;
- Подробное расписывание технического задание с понятной структурой за 2 недели;
- Предоставление ТЗ в виде документа и структуру проекта mindmap.
Это становится надежным основанием, которое помогает вам и вашей команде четко ориентироваться и двигаться в нужном направлении, независимо от того, решите ли вы сотрудничать с нами.
Почасовая разработка
Если речь идет о новой идее или продукте, то возможен другой подход. Мы часто рекомендуем начать с создания MVP (минимально жизнеспособного продукта). Это стратегия, позволяющая быстро и с минимальными затратами проверить вашу гипотезу на реальной аудитории.
Для таких задач мы предлагаем гибкую почасовую разработку.
Вы выбираете необходимое количество часов (например, 100, 200, 400 и т. д.), и наша команда приступает к работе.
Такой формат идеально подходит для быстрого запуска проекта и оценки его востребованности.
В обоих случаях, будь то проектное сотрудничество или почасовая разработка, ключевыми факторами остаются четкая коммуникация и понимание ваших целей. Наша цель – помочь вашему бизнесу расти и развиваться, предоставляя оптимальные решения для воплощения ваших идей в реальность.
Процесс автоматизации
Поскольку каждое дело уникально, подход к автоматизации должен быть индивидуальным в каждом случае.
1) Определение целей и анализ текущих процессов
Самым важным шагом является определение процессов, которые наиболее трудоемки и требуют усовершенствования.
Проведите анализ: где именно вы тратите больше всего времени и ресурсов? Эти области станут вашими приоритетами для автоматизации.
2) Поиск решений
Исследуйте рынок и ищите подходящие инструменты и решения для автоматизации задач. Рассмотрите возможность интеграции готовых решений или разработку собственного ПО, если необходимо.
3) Внедрение
Выберите приоритетные области для автоматизации и начните внедрение выбранных решений. Обеспечьте подготовку и обучение вашей команды для работы с новыми инструментами.
4) Мониторинг и корректировка
Установите систему мониторинга для отслеживания эффективности автоматизированных процессов. Регулярно анализируйте данные и вносите коррективы, чтобы улучшить производительность и результаты.
Процесс создания MVP
Создание MVP – это способ понять потребности рынка без создания полноценного продукта.
1) Определение целей и ключевых функций
Начните с определения основной ценности вашего будущего продукта.
Что именно вы хотите предложить потребителям?
Какие ключевые функции должны быть включены?
Какую ценность вы даете своим продуктом?
2) Создание прототипа
Разработайте упрощенную версию продукта, фокусируясь на ключевых функциях
Например, при создании онлайн-сервиса заказа еды, уберите все лишнее и сосредоточьтесь на сути идеи. Это позволит избежать ненужных затрат.
3) Тестирование
Проведите тестирование прототипа с реальными пользователями или целевой аудиторией. Соберите обратную связь и данные о том, как пользователи взаимодействуют с продуктом.
4) Улучшение MVP
Основываясь на отзывах и данных из тестирования, внесите необходимые улучшения и коррективы в MVP.
5) Масштабирование
Если MVP успешно прошел тестирование и привлек интерес целевой аудитории, рассмотрите возможности масштабирования продукта, добавив новые функции и расширив его функциональность в соответствии с потребностями рынка.
Заключение
Автоматизация – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Следуя плану действий, вы можете успешно начать автоматизацию и улучшить эффективность вашей компании. Как показывает наш пример, правильно спланированная и реализованная автоматизация или же MVP-продукт, может значительно улучшить работу бизнеса и повысить его конкурентоспособность.
Бөлісу
