В этой статье я шаг-за-шагом покажу как самостоятельно создать систему управления проектами на Notion. Описание и “процесс строительства” упрощены, чтобы сделать статью короче и более легко читаемой.

Если вы не хотите делать сами или начинать с ноля - в конце статьи ссылка на готовый бесплатный шаблон системы (который можно редактировать).

Notion это уникальный инструмент который дает возможность сделать личную или корпоративную систему для чего угодно.

Планирование. Структура

Начинаем с планирования самой важной части системы - структуры баз данных, она является фундаментом-основанием и ее будет сложно изменить потом.

Чтобы понять сколько баз данных делать, нужно представлять что нам надо получить на выходе: и знать кое-что о том, как работает Notion:

• Предположим, мы хотим чтобы были задачи и оно объединялись в проекты, так же нам нужны встречи, нужно иметь возможность создавать или иметь быстрый доступ к документам и понимать кто в нашей системе работает (люди) и каждому человеку иметь свой личный дашборд, иметь возможность задавать и получать ответы на рабочие вопросы (база знаний) внутри системы, и всем видеть эти вопросы, прежде чем задавать свой.

• Уровни доступа. В Notion мы не можем предоставить человеку доступ например только к его задачам), мы либо предоставляем доступ к каждой задаче отдельно вручную, либо даем доступ ко всем задачам. То есть для разделение доступа нужно разделять базы.
  Мы сделаем 3 уровня Доступа:

1. Задачи, встречи и вопросы;
2. Задачи, встречи, вопросы, документы, проекты;
3. Доступ ко всему.

• Теперь нам надо ответить на вопрос: сколько записей у нас примерно будет создаваться в базах данных за 1 год? Зачем это знать:

📜 Неофициально, по отзывам пользователей, есть “порог” на количество записей в базе, после которого она можем начать работать “медленнее”, если она связана с другими базами - это примерно 10000 записей.

Чем больше связей, тем хуже.

1. 1000-5000 - можно делать несколько связанных друг с другом баз данных.
2. 5000-10000 - лучше делать структуру с центральной объединенной базой (или как можно меньшим их количеством).
3. Более 10000 - стоит проектировать систему с учетом механизма архивирования данных, либо искать другой инструмент.

На практике многое зависит от деталей, однако эти диапазоны можно использовать как примерный ориентир. Мы выбираем первый варинат, поэтому наша схема выглядит вот так

Теперь нам нужно понять: какие функции нам нужны/что мы хотим чтобы система “делала”?

На данном этапе очень легко придумать множество функций, автоматизаций (о них позже) и прочего, но мы держим в уме 4 дополняющие друг-друга “мысли”:

1. Закон Гала (непрямая цитата):«Любая работающая сложная система развивается на базе работающей простой системы. Сложные системы, созданные с нуля, никогда не будут работать в реальном мире, поскольку в процессе разработки на них не влияли факторы отбора, присущие среде».
2. Правило хорошего дизайна чего угодно:“Меньше-лучше”
3. Любой выдуманный процесс с высокой долей вероятности не будет работать.
4. Чем больше действий людям надо будет совершать, тем будет сопротивление системе. Даже если это будет в итоге экономить время и силы им же.

Мы подходим к процессу проектирования-планирования следующим образом:

1. Составляем список всех желаемых “функций”и делим их на группы: -Необходимо;-Скорее всего нужно;-Было бы неплохо…
2. Выбираем Необходимые и то с чем уже сейчас работаем/привыкли, а остальные идеи оставляем на потом.
3. Создаем документ к которому будет быстрый доступ у всех людей кто работает в системе, где можно оставлять комментарии: что не работает, что можно улучшить. Делаем упор на проблемы, а не на способы решения. Люди хорошо видят проблему, но часто не понимают как ее можно решить.

У нас получается вот такой список:

Функции Задач:

• Срок выполнения - когда задача должна быть готова;
• Результат - До выполнения здесь описывается что будет являться итогом выполненной задачи;- После выполнения сюда может добавляться ссылка на результат или сам результат (текст);
• До выполнения здесь описывается что будет являться итогом выполненной задачи;
• После выполнения сюда может добавляться ссылка на результат или сам результат (текст);
• Ответственный - кто выполняет задачу;
• Готово (Чекбокс) - для отметки выполненной задачи;
• Когда фактически была выполнена задача;
• Уведомление о том, что задача просрочена;
• Связи с другими базами: Проекты, Вопросы, Встречи, Документы;

Функции Проектов:

• То же что и у задач, только в связях вместо Проектов Задачи;
• Прогресс выполнения - показывает в процентах сколько задач выполнено из общего количества задач;
• Сколько дней осталось - до конца Срока выполнения.

Функции Встреч:

• Дата и время;
• Место - Место - место проведения/ссылка на встречу или физический адрес (мало ли);
• Ведущий;
• Секретарь - кто составляет документ по итогам встречи и распределяет Задачи в процессе;
• Участники;
• Повестка - что будет обсуждатьсяна встрече;
• Для заполнения протокола - формула которая будет объединять: дату, название встречи и имена участников. Копируется и вставляется в протокол нажатием двух кнопок.
• Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Документы;

❓ Для чего нужна отдельная база Встречи:

1. По итогам встречи создается документ - протокол, который выгружается в базу документов.
2. На встрече онлайн назначаются и распределяются задачи.

Функции Документов:

• Создатель;
• Дата создания;
• Верификация - до какого момента документ актуален;
• Тип документа - у нас будет 2:
• Протокол встречи;
• Инструкция;
• Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Встречи, Вопросы.

Функции Вопросов:

• Создатель;
• Дата создания;
• Ответ - текстовое поле куда помещается ответ;
• Отвечающие - человек или люди к которым Создатель адресует вопрос;
• Отдел - к какому “отделу” относиться вопрос-ответ, для примера сделаем 3: IT, Финансы, Общий;
• Связи с другими базами: Проекты, Задачи, Документы.

❓ Для чего нужна отдельная база Вопросы: для сохранения и повторного использования знаний и для повышения эффективности рабочего процесса через Непрямую коммуникацию.

1. Прежде чем задавать вопрос человек ищет (у Notion нормальный поиск по базам), не был ли уже дан ответ на этот или похожий вопрос, а каждый новый ответ формирует базу знаний.
2. Отвечающим (тот к кому вопрос), не отвлекается от текущей работы (и не сбивается) а отвечает на вопрос тогда, когда удобно (в рамках установленных процессов).

Функции Людей:

• Имя;
• Почта;
• Телефон;
• Доступы (к чему человек имеет доступ);
• Личный Дашборд: мы хотим чтобы у каждого человека была своя страница, где он будет видеть только свои задачи, встречи и вопросы адресованные ему. Для этого делается отдельная база Дашборды, в которой не будет функций.

📜 Основная задача базы люди - содержать всю информацию о людях, которые работают в системе. К этой базе нужен высший - 3 уровень доступа.

Мы также добавляем ко всем базам автоматически заполняемые технические функции:

• Когда запись была создана;
• Кем была создана;
• Когда запись была изменена в последний раз;
• Кем была изменена;
• ID - уникальный идентификационный номер записи.

⚠️ Здесь мы намеренно ограничиваем количество функций необходимыми, поэтому мы не будем отбирать и составлять список “вторичных”. Но в нормальном процессе такой шаг есть.

1. У каждого Человека будет свой дашборд, где он будет видеть:
   1 уровень доступа: Задачи, Вопросы и Встречи;
   2 уровень доступа: все что на первом + Проекты и Документы.
2. Для высшего 3 уровня доступа Мы сделаем центральный дашборд, на котором будет видно все, кто что делает и общие показатели “эффективности”.

Создание

Прежде чем перейти к “строительству” я хотели бы еще раз подчеркнуть важность планирования - это основа и начинать всегда нужно с нее.
“Семь раз отмерь, один раз отрежь”.

Даже в процессе планирования этой простой системы, я понял что “в голове” не учел некоторых вещей. Когда мы записываем или “рисуем” идеи мыслительный процесс начинает работать по другому, и меняется общий изначальный взгляд. 

Здесь не буду детально объяснять как работать в Notion (какие кнопки нажимать и т. д.), у статьи другая цель.

Больше деталей, нажимание кнопок и сам процесс есть в ВИДЕО 

Создаем базы данных 

Все по очереди, прямо на одной странице (inline): так будет быстрее работать и настраивать:

После этого мы связываем их между собой (создаем Relation property):

Отлично, структура готова. 

Добавляем функции

К каждой базе, по указанному выше списку:

• Для заполнения протокола - это формула, в которой должны собираться в одно: дата, название встречи и имена участников. Формула выглядит вот так:

formatDate(prop("Дата/Время"), "DD.MM.YY HH:mm") + " 
"+format(prop("Название"))+" 
"+"Ведущий-"+format(prop("Ведущий"))+"
"+"Секретарь-"+format(prop("Секретарь"))+
"Участники: "+prop("Участники").map(name(current)).join(", ")

• Уведомление о том, что задача просрочена - это формула, работающая по логике: если Готово не отмечено и Срок прошел, то поле возвращает красный круг.Формула выглядит вот так:

if(and(prop("Срок") < now(), empty(prop("Готово"))), "🔴", "")

• Прогресс выполнения Проекта - создаем rollup property, выбираем связь с Задачами, с property Готово. Мы хотим видеть процент “зачеркнутых” то есть выполненных задач.

• Сколько дней осталось до конца срока Проекта - это формула, работающая по логике: если Срок не пустой и проект не Готов, формула возвращает количество дней и часов, до Готово (или на сколько дней просрочено).Формула выглядит вот так:

if(!empty(prop("Срок")) and empty(prop("Готово")), ((format(dateBetween(dateEnd(prop("Срок")), dateStart(now()), "days")) + " д ") + format(dateBetween(dateEnd(prop("Срок")), dateStart(now()), "hours") % 24)) + " ч", "")

Ну и в конце добавим описание этим функциям, чтобы при наведении на них, было видно/понятно, что они делают. Это очень полезно, когда функций много. 

Используем автоматизации Notion: пользоваться ими могут все, а вот настраивать только обладатели платных тарифов.

Добавляем к Задачам и Проектам авто-заполнение даты/времени, когда они были выполнены (когда “зачеркнут” чекбокс Готово);

 🚀 Внутренние автоматизации сильно ограничены, для расширения возможностей и связи Notion с другими приложениями, можно использовать сторонние “автоматизаторы” Zapier или Make. Это дает возможность атоматизировать практически что угодно и создавать взаимосвязанную систему из множества приложений.

Далее мы добавим еще 2 внутренних инструмента Notion, которые также автоматизируют процесс и сохраняют много времени - шаблоны и кнопки.

Создаем шаблоны

Если Проекты или Встречи всегда одинаковые или почти одинаковые, мы можем создать для этого шаблон. Также мы сделаем шаблон для Персонального Дашборда.

Во всех 3х, шаблонах будут присутствовать “виды” на базы данных, и я хотел бы объяснить 1 связанный с этим важный принцип, на примере Проектов.

Проекты

Внутри шаблона проекта будет 4 вида: не сделанные Задачи, сделанные Задачи, все Задачи и Встречи.

Сначала создаем вид Все Задачи, нажимаем фильтр, выбираем property связи с проектами и в нем выбираем - этот шаблон.

 📜 Теперь здесь будут показываться только задачи которые связаны с этим проектом, и когда мы на странице Проекта сделанного по этому шаблону создадим задачу, она будет автоматически привязана к этому Проекту.

Теперь дублируем вид Все Задачи 2 раза и меняем в каждом фильтр, чтобы он показывал только невыполненные и выполненные.

Ко всем 3м добавляем сортировку:

• К не выполненным - с ранним Сроком сверху;
• К выполненным - с ближайшим (поздним) Сроком сверху;
• Ко всем - с ближайшей датой/временем создания сверху.

Встречи

Во Встречах также ставим фильтр-привязку к шаблону Встречи и делаем сортировку с ближайшей датой/временем создания наверху.

В шаблоне Встреч у нас будет один вид - задачи. Который нужен для того, чтобы распределять задачи прямо на встрече, после чего эти задачи будут иметь с ней связь.

Дашборды

У нас будет 2 типа персональных дашбордов: для уровня доступа 1 и 2

1 уровень - виды на задачи, встречи (как список и как календарь) и вопросы;

2 уровень - Виды на задачи, встречи, вопросы, проекты и документы;

Под встречи делаем отдельную секцию, разбивая виды по фильтрам: где человек выбран как ведущий, как секретарь и как участник.

Все Фильтр мы “преднастраиваем” (картинка) и при создании нового дашборда, выбираем человека в соответствующий property:

• Ответственный в проектах и Задачах;
• Отвечающий в Вопросах;
• Участник, секретарь и ведущий во Встречах;

Создаем кнопки

Кнопки могут сэкономить много времени когда, например, у нас есть Тип проекта, список задач в котором всегда одинаковый (или почти одинаковый).

Мы не можем просто добавить этот список задач в шаблон (Notion так не работает), но мы можем создать кнопку в шаблоне, при нажатии которой Проект будет заполнен списком предзаполненных задач, которые связаны с этим проектом.

Такие кнопки создаются под индивидуальные процессы, мы сделаем простой пример, чтобы показать принцип :

Настраиваем виды и делаем “дизайн”

Теперь мы можем перейти к настройке вида главного дашборда для доступа №3.

• Задачи (выполненные, не выполненные)
• Проекты (выполненные, не выполненные)
• Встречи (таблица, календарь)
• Вопросы (отвеченные - Отвечающий пустой, и не отвеченные)
• Документы, по типу
• Люди
• Дашборды
• Активность (кто что редактировал последним)

Таких страниц и видов можно создать много, но исходить нужно из реальной потребности.

На этом наше упрощенное демонстрационное строительство закончено.

В заключении хотелось бы сказать, что в Notion можно много еще чего сделать и создать, однако главная мысль которую я хотел бы чтобы вы унесли, то что можно создать именно то, что нужно вам.

К этому также можно добавить сторонние автоматизации, объединив все (или почти все) приложения в которых вы работаете в одну, полуавтоматическую систему.

Пределом здесь будет являться ваше воображение.

Шаблон созданной выше системы можно бесплатно получить здесь.