В этой статье я расскажу как автоматизировать создание и отправку счетов из CRM на базе Notion. Система сама нумерует документы, заполняет шаблон Google Docs данными из сделки, конвертирует в PDF и отправляет клиенту по email через Zapier.

Результат – экономия времени (представьте сколько могли бы сэкономить вы), минимизация ошибок, повышение качества клиентского сервиса.

Вместо счетом могут быть КП, Договора, Спецификации, вместо Notion может быть другая система (которую можно подключить к Zapier).

Если вы больше любите смотреть чем читать, вот ссылка на видео: 

Структура системы

• Основа системы - отредактированная версия нашего бесплатного шаблона CRM на Notion.
• Для создания документов на основании шаблона используется Google Docs: специальные метки позволяют автоматически подставлять нужную информацию из Notion.
• Zapier связывает приложения между собой - отслеживает изменения в Notion CRM (перевод сделки в статус "Выставить счет") и запускает цепочку действий.
• Google Drive выступает местом  хранения для готовых PDF-версий счетов и редактируемых файлов формата DOCS. Ссылка на каждый документ автоматически добавляется в карточку нужной сделки в Notion.
• Zoho Mail (или другой сервис который можно подключить к Zapier) используется для автоматической отправки письма с готовым счетом (в виде ссылки и PDF-вложения) на email клиента.
• Ghat GPT (а куда сейчас без ИИ): переводит сумму сделки из числового формата в текстовый (прописью).

Настраиваем Notion

• К существующей CRM системе добавляем 2 новые базы данных: Документы (и связываем ее с базой Лиды и Сделки) и Техническая (и связываем ее с базой документы). Техническая  будет содержать только одну запись, для прикрепления к ней всех счетов и "возвращения" в базу Документов номера последнего.
• В базу Документы добавляем необходимые "колонки" и автоматизации для авто-прикрепления каждого создаваемого счета (если создана новая запись и тип - счет) к записи в Технической базе и заполнения счетов (имя, дата, номер...).

• В базу Клиенты добавляем "колонки" для реквизитов, которые нужно будет заполнять нужных для выставления счета.
• Всю нужную для заполнения Счета информацию "подтягиваем" через ролапы и формулы  в базу Документы: реквизиты от Клиентов, сумма счета и наименование услуги из Услуг\Товаров, номер счета и номер договора (основание) из Документов. Чтобы автоматизации было "удобно" взять все что ей нужно из одного места.

Создаем шаблон Google Docs

• Берем готовый счет (или другой документ, создание которого вы хотите автоматизировать), копируем и в копии те места которые хотим авто-заполнять\заменять данными из Notion, берем в фигурные кавычки и вставляем название переменной на латинице, такое, чтобы нам потом было понятно, например: вместо "21.05.2025" - .
• Называем Шаблон так, чтобы нам потом было понятно и помещаем в нужную папку, для порядка. 

Настраиваем автоматизацию Zapier

  Для того, чтобы все работало, нужно чтобы все необходимые данные для создания документа были заполнены в карточке сделки в Notion.

Для этого можно создать визуальные индикаторы которые будут показывать что чего-то не хватает или предусмотреть систему их автоматического добавления.  

• Создаем новый Zap, тригером выбираем - изменение записи базы данных Лиды и Сделки Notion.
• Нам интересны только конкретные изменения, поэтому 2 шагом добавляем Filter by Zapier который контролирует чтобы дальше "шли" только те записи, где все нужные для заполнения данные есть и статус сделки "Выставить счет".
• Добавляем модуль ChatGPT, с типом Conversation (или другой ИИ модуль по желанию) который "просим" перевести числовую сумму заказа в сумму прописью при помощи примерно такого промпта:

Take this number: [Сумма Заказа Number] and spell it in the Russian language without capitalization.
--
Example:
Input - "2750"
Output - "две тысячи семьсот пятьдесят"
--
Include only the spelling in your response.

• Далее делаем счет в Google Docs - Create Document From Template (создать документ по шаблону). Выбираем аккаунт, папку и нужный шаблон.
• Заполняем все значениями из сделки Notion (тритер) а сумму прописью - output ИИ модуля.
• Указываем папку куда "складывать" готовые документы и выбираем экспортные форматы: DOCS и PDF.
• Подключаем и настраиваем почту (у нас Zoho Mail, но подойдет любая другая, которую можно подключить к Zapier) с действием отправить письмо.
• Получатель - Email клиента из из сделки Notion (тритер).
• Тема письма и Текст письма - то что нужно, можно включить туда динамические данные из Сделки-Клиента.
• Добавляем в Текст ссылку на счет в формате PDF (Export Links Application Pdf) из модуля Google Docs.
• Добавляем файл PDF (Public Links Application Pdf) из модуля Google Docs как прикрепленный файл.
• Последний шаг - Update Database Record в Notion, добавляем ссылку на сделанный документ в редактируемом формате (Alternative Link) в Сделку Notion.

Результаты

• Значительная экономия времени: Больше не нужно тратить часы на ручное создание и отправку документов.
• Снижение количества ошибок: Автоматизация минимизирует человеческий фактор, обеспечивая точность данных в документах.
• Стандартизация и профессионализм: Все документы создаются по единому шаблону.
• Улучшение клиентского сервиса: Клиенты получают документы быстро.
• Гибкость и масштабируемость: Систему можно легко адаптировать для создания других типов документов (договоры, коммерческие предложения, технические задания) и усложнять по мере роста потребностей.
• Централизованное хранение: Все документы хранятся в упорядоченном виде на Google Drive, а информация о них – в CRM, обеспечивая легкий доступ и контроль.

Этот пример наглядно демонстрирует, как современные инструменты, такие как Notion и Zapier могут кардинально трансформировать рутинные бизнес-процессы, освобождая время и ресурсы для того, что действительно важно.

Больше реальных примеров систем управления и автоматизаций процессов ЗДЕСЬ.

Спасибо за внимание.