Каждый бизнес постоянно ищет способы ускорения роста и улучшения эффективности, и одним из ключевых решений является автоматизация. Но как узнать, пришло ли время автоматизировать именно ваш бизнес? Мы рассмотрим признаки, указывающие на необходимость автоматизации, и покажем, как правильно оценить потенциальную пользу от внедрения таких решений. Эта статья поможет вам принять обоснованное решение, опираясь на конкретные критерии и примеры.

Привет, мы из Sailet. Специализируемся на средней и сложной разработке, работаем с 2017 года, выполнили больше 50 интересных проектов и рассказываем про автоматизацию. А я Максим Беляков, директор всего этого великолепия. Заработав немного "кредита доверия", перейду к сути.Чтобы решить, стоит ли вводить автоматизацию, выясним несколько ключевых вещей:

• Что представляет собой автоматизация?

• Какие задачи автоматизировать?

• Сколько ресурсов и времени уходит на задачи?

• Как часто возникают ошибки при выполнении задач?

Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не “таблетка от всех болезней”. И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.

Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже “зародыш” будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор)

Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.

Думаю, что это уже понятно, но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры выше приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко “Матрица”. Указываю это, потому что чаще вопроса “а сколько стоит?”, мы слышим только “а можно автоматизировать сразу всю компанию?”.

И чтобы окончательно закрепить:

Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность

Билл Гейтс - хотел нас всех убить вирусом

Собственно, переходим к практике.

Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:

• Цель - какой результат процесса?
• Шаги - как достигаем этого результата?
• Участники - какие роли нужны для достижения результата?
• Инструменты - что используем, чтобы достичь результата?
• Метрики - как понимаем, что мы на верном пути?

После, выявите задачи, которые:

• Требуют значительного времени и ресурсов;
• Часто повторяются;
• Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.

Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.

Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия. 

Пример: 

Возьмем для примера всем понятную задачу: рассылка писем. Представим, что это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.

Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени - всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250$, а ежемесячно надо платить еще 50$ для поддержания (хостинг, домен, и т.д.).

Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):

Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)

Человек работает 8 часов в день.

Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $

Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $

Затраты на автоматизацию = 250 $ (единоразово)

Поддержка системы = 50$ (месяц)

Выгода = 800 $ - 300 $ = 500 $

Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода. Конечно, тут не учтена ToC (полная стоимость владения), с а-ля "доработками", серверами, администрированием и кучей всего, на проектах большего масштаба. 

Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»

Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.

ROI = (Прибыль от автоматизации - Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%

Вернемся к примеру:

Прибыль от автоматизации = 500$

Затраты на автоматизацию = 250$

ROI = (500 - 250) / 250 * 100%

= 250 / 250 * 100%

= 1 * 100%

= 100%

В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 100% от изначальных затрат.

При любом решении об инвестиции, сначала должна сойтись математика "на бумаге". Поэтому, всегда считайте хотя бы сокращение затрат и ROI.

А вот основная формула, которая может помочь в принятии решения:

Целесообразность автоматизации = (Сокращение затрат за период × Период окупаемости − Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию

Где:

• Сокращение затрат за период — это сумма, на которую уменьшатся операционные затраты за определённый период после внедрения автоматизации.
• Период окупаемости — это время, за которое ожидается окупаемость инвестиций в автоматизацию.
• Затраты на автоматизацию — включают в себя все расходы на внедрение и поддержку автоматизированного решения.

Если результат выше нуля, автоматизация может быть оправдана. Однако, помимо чисто финансовых расчётов, следует учитывать и другие факторы.

И снова к нашему примеру. Дано:

• Сокращение затрат за период (в месяц, считаем по первому для простоты): $500
• Период окупаемости: предполагаем, что это 1 месяц, так как затраты окупаются за месяц.
• Затраты на автоматизацию: $250

Подставляем в формулу: 

Целесообразность = (500×1−250)/250

Целесообразность = (500−250)/250 

Целесообразность = 250/250

Целесообразность = 1

Таким образом, результат равен 1, что означает 100% окупаемость инвестиций в автоматизацию за один месяц. Это указывает на то, что автоматизация является целесообразной с финансовой точки зрения.

Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.

Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.

Примеры неявной выгоды от автоматизации:

• Улучшение качества работы

Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.

• Повышение удовлетворенности сотрудников

Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.

• Повышение лояльности клиентов

Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.

• Укрепление имиджа компании

Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.

• Снижение риска ошибок

Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.

• Увеличение гибкости бизнеса

Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.

Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка. Поэтому, не забывайте о следующих шагах.

Постановка целей

Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.

Например, моя цель – автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.

Список бизнес-процессов

После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.

Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?

• Получение заявки.
• Регистрация и проверка заявки.
• Назначение ответственного.
• Обработка и мониторинг заявки.
• Завершение и уведомление клиента.
• Анализ и улучшение.

Анализ

Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?

Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: “Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок”.

Составление плана

Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:

• Оценка процесса.
• Выбор и настройка системы управления заявками.
• Интеграция существующих систем.
• Обучение персонала.
• Тестирование и отладка.
• Постепенное внедрение.
• Мониторинг и оптимизация.
• Обновление и развитие системы.

Понимание желаний

Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.

Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМу не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.

Участие в процессе

Контролировать, наблюдать, комментировать – все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.

Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.

• Перечислили все ключевые рабочие процессы.
• Выделили задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат.
• Отметили задачи с высокой частотой повторения.
• Отметили задачи с высоким риском ошибок из-за человеческого фактора.
• Оценили, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение отобранных задач вручную.
• Подсчитали стоимость этих ресурсов и времени для компании.
• Проанализировали частоту и типы ошибок в текущем процессе выполнения задач.
• Оценили последствия этих ошибок для бизнеса.
• Рассчитали потенциальную экономию времени и снижение затрат на ресурсы после автоматизации.
• Оценили потенциальное снижение ошибок и улучшение качества работы.
• Оценили затраты на внедрение автоматизации.
• Сравнили затраты на автоматизацию с ожидаемой экономией и улучшением качества работы.
• Выбрали технологии и инструменты для автоматизации.
• Разработали план внедрения автоматизации с учетом временных рамок и бюджета.
• Определили KPI для оценки эффективности автоматизации.
• Запланировали тестирование автоматизированных процессов перед полным внедрением.
• Установили систему мониторинга для отслеживания работы автоматизированных процессов.
• Регулярно анализировали результаты работы автоматизированных систем.
• Вносили коррективы для улучшения эффективности и качества автоматизации.

Пройдя по этому чек-листу, вы сможете объективно оценить, какие процессы в вашей организации стоит автоматизировать, а также понять потенциальную пользу и окупаемость таких инвестиций. Часть из этого, конечно же, можно и нужно делегировать подрядчику.

Подписывайтесь на нас, делитесь с друзьями и удачи в автоматизации и развитии вашего бизнеса!