The post has been translated automatically. Original language: Russian
Team growth and project expansion are always good news, but new challenges often come with them. One of these challenges for us was the chaos in documentation and knowledge. Information about processes, standards, and solutions was scattered across various chat rooms, files, and some of the knowledge remained in the minds of employees. This led to loss of time, duplication of work, and difficulties in adapting new team members.
Why did we choose Yandex Wiki?
We were looking for a convenient and simple tool that would be accessible to all employees and easily adaptable to our needs. The Yandex Wiki seemed like a great solution:
- The ease of creating and editing pages that does not require deep technical knowledge.
- The ability to structure information by sections and categories.
- Integration with the Yandex services we already use.
• Accessibility from anywhere, which is especially important for remote and hybrid work.
How was the implementation process
- Information analysis and systematization We have collected all the key documents, instructions and checklists, highlighted recurring topics and frequently asked questions.
- Structuring the knowledge base We have created a logical and convenient navigation through the sections: processes, product, support, onboarding, FAQ, etc. The main rule is that any employee should quickly find the information they need, even if they have only been on the team for a week.
- Team training We conducted short training sessions and gave short instructions on how to use the Yandex Wiki and why it is important to update information.
4. Regular updates and quality control We have assigned responsibility for each section so that the information is always relevant and useful. We have implemented the practice of periodic knowledge base reviews.
What we got as a result
- We have reduced the adaptation time for new employees — now a beginner can independently learn the basic processes and get involved in the work faster.
- The number of recurring questions has been reduced — employees have received a single source of truth.
- We have increased the transparency of processes — everyone understands how and why a particular task is being done.
- We've freed up the time of leaders and specialists — there's less need to explain the same thing, and we can focus on developing the product and the team.
Why a Knowledge Base is an investment in growth
For a startup and an IT team, the knowledge base is not just a convenient reference. This is a tool that:
- It helps to preserve and transfer experience.
- Simplifies communication.
- Reduces risks when changing employees.
- Creates conditions for scaling without loss of quality.
If your team has not yet used such a tool, I recommend that you do not delay — start small and gradually develop the base. This will pay off quickly and will help you make your work more efficient and comfortable.
Рост команды и расширение проектов — это всегда хорошие новости, но с ними часто приходят и новые вызовы. Одним из таких вызовов для нас стал хаос в документации и знаниях. Информация о процессах, стандартах и решениях была разбросана по разным чатам, файлам, а часть знаний оставалась в головах сотрудников. Это приводило к потери времени, дублированию работы и сложностям при адаптации новых членов команды.
Почему мы выбрали Яндекс Wiki?
Мы искали удобный и простой инструмент, который будет доступен всем сотрудникам и легко адаптируем под наши нужды. Яндекс Wiki показалась отличным решением:
- Легкость создания и редактирования страниц, не требующая глубоких технических знаний.
- Возможность структурировать информацию по разделам и категориям.
- Интеграция с уже используемыми у нас сервисами Яндекса.
• Доступность из любого места, что особенно важно для удаленной и гибридной работы.
Как проходил процесс внедрения
- Анализ и систематизация информации Мы собрали все ключевые документы, инструкции и чек-листы, выделили повторяющиеся темы и часто задаваемые вопросы.
- Структурирование базы знаний Создали логичную и удобную навигацию по разделам: процессы, продукт, поддержка, onboarding, FAQ и т.д. Главное правило — любой сотрудник должен быстро найти нужную информацию, даже если он в команде только неделю.
- Обучение команды Провели короткие обучающие сессии и сделали небольшие инструкции, как пользоваться Яндекс Вики и почему важно обновлять информацию.
4. Регулярное обновление и контроль качества Назначили ответственных за каждый раздел, чтобы информация всегда была актуальной и полезной. Внедрили практику периодических ревью базы знаний.
Что мы получили в результате
- Сократили время адаптации новых сотрудников — теперь новичок может самостоятельно изучить базовые процессы и быстрее включиться в работу.
- Снизили количество повторяющихся вопросов — сотрудники получили единый источник правды.
- Повысили прозрачность процессов — каждый понимает, как и зачем делается та или иная задача.
- Освободили время лидеров и специалистов — меньше нужно объяснять одно и то же, можно сосредоточиться на развитии продукта и команды.
Почему база знаний — это инвестиция в рост
Для стартапа и IT-команды база знаний — это не просто удобный справочник. Это инструмент, который:
- Помогает сохранять и передавать опыт.
- Упрощает коммуникацию.
- Снижает риски при смене сотрудников.
- Создает условия для масштабирования без потери качества.
Если ваша команда еще не использует подобный инструмент, рекомендую не откладывать — начать с малого и постепенно развивать базу. Это окупится быстро и поможет сделать работу более эффективной и комфортной.
Share
