The post has been translated automatically. Original language: Russian
You've digitized your processes, but they still can't be controlled: why is this happening?
In Kazakhstan, basic digitalization has already become the norm: about 70-80% of large companies have implemented digital infrastructure and electronic document management.
However, according to the study of the digital maturity of enterprises in Kazakhstan (Satpayeva et al., 2025), automation of internal business processes covers only about 16.7% of companies with a significantly higher level of basic digitalization.
The gap between these levels forms the current reality: with a variety of digital tools, there is no end-to-end manageability of processes.
Let's imagine the situation
For example, let's take an abstract company that regularly enters into contracts with various counterparties. Let's call it, say, Nur LLP.
The agreement is being negotiated in the company. The secretary initiates the process, the lawyer checks the terms and makes edits, and the supervisor gets involved at the approval stage.
Each stage passes correctly and is fixed as it moves.
But then the process begins to diverge upon execution. Some of the discussions and clarifications go beyond the formal outline, final approvals are confirmed manually, and the status in the system does not always reflect the real state of affairs.
At some point, it becomes difficult to unambiguously answer exactly where the contract is located, whether it has been completed in full and whether the final decision has been fixed. At the same time, each participant in the process is sure that he has closed his part.
The three levels at which digitalization stops working
The problem is rarely related to a lack of features. More often, it has to do with how the boundaries between the elements of the processes are arranged.
There are three levels at which controllability is lost.
- The first is at the system level.EDMS, CRM, and external government services exist as separate circuits. Even if there are integrations, they do not form a single management model.
- The second is at the process level.It can be built up within a company, but when it goes beyond its borders, it begins to "break down" between participants, systems and external counterparties.
- The third is at the level of logic.The existing work order is being digitized, without reassembling roles, responsibilities, and the very logic of the process.
As a result, automation does not integrate processes into an integrated management system.
Research (bluescreen.kz They show that Kazakhstani companies without managed end-to—end processes continue to face hidden operational losses due to manual procedures, errors, and downtime - and automation alone does not eliminate them.
Transition to end-to-end process manageability
The next step of digitalization is to ensure that processes no longer depend on the boundaries between systems and become end-to-end.
This is the logic behind the development of Directum QAZ, as a platform that combines the key contours of working with documents and interactions.:
- a legally significant EDI with an EDS of the National Research Center of the Republic of Kazakhstan;
- interaction with government agencies through the EEA;
- exchange with counterparties through local services;
- digital support of collegial decisions.
What is stronger for you today — digitalization of processes or their manageability?
Вы цифровизировали процессы, но ими всё ещё нельзя управлять: почему так происходит
В Казахстане базовая цифровизация уже стала нормой: около 70–80% крупных компаний внедрили цифровую инфраструктуру и электронный документооборот.
Но по данным исследования цифровой зрелости предприятий Казахстана (Satpayeva et al., 2025), автоматизация внутренних бизнес-процессов охватывает лишь около 16,7% компаний при значительно более высоком уровне базовой цифровизации.
Разрыв между этими уровнями формирует текущую реальность: при разнообразии цифровых инструментов сквозная управляемость процессов отсутствует.
Представим ситуацию
Для примера возьмем абстрактную компанию, которая регулярно заключает договоры с различными контрагентами. Назовем ее, скажем, ТОО "Нур".
В компании запускается согласование договора. Секретарь инициирует процесс, юрист проверяет условия и вносит правки, руководитель подключается на этапе утверждения.
Каждый этап проходит корректно и фиксируется по мере движения.
Но дальше процесс начинает расходиться по факту исполнения. Часть обсуждений и уточнений уходит вне формального контура, финальные согласования подтверждаются вручную, статус в системе не всегда отражает реальное положение дел.
В какой-то момент становится сложно однозначно ответить, где именно находится договор, завершён ли он полностью и зафиксировано ли финальное решение. При этом каждый участник процесса уверен, что свою часть он закрыл.
Три уровня, на которых цифровизация перестаёт работать
Проблема редко связана с отсутствием функций. Чаще — с тем, как устроены границы между элементами процессов.
Можно выделить три уровня, на которых теряется управляемость.
- Первый — на уровне систем.СЭД, CRM и внешние государственные сервисы существуют как отдельные контуры. Даже при наличии интеграций они не формируют единую модель управления.
- Второй — на уровне процесса.Внутри компании он может быть выстроен, но при выходе за её пределы начинает «ломаться» между участниками, системами и внешними контрагентами.
- Третий — на уровне логики.Оцифровывается существующий порядок работы, без пересборки ролей, ответственности и самой логики движения процесса.
В результате автоматизация не складывает процессы в целостную систему управления.
Исследования (bluescreen.kz) показывают, что казахстанские компании без управляемых сквозных процессов продолжают сталкиваться со скрытыми операционными потерями из-за ручных процедур, ошибок и простоев — и автоматизация сама по себе их не устраняет.
Переход к сквозной управляемости процессов
Следующий шаг цифровизации связан с тем, чтобы процессы перестали зависеть от границ между системами и стали сквозными.
В этой логике и развивается Directum QAZ — как платформа, которая объединяет ключевые контуры работы с документами и взаимодействиями:
- юридически значимый ЭДО с ЭЦП НУЦ РК;
- взаимодействие с государственными органами через ЕСЭДО;
- обмен с контрагентами через локальные сервисы;
- цифровое сопровождение коллегиальных решений.
Что у вас сегодня сильнее — цифровизация процессов или их управляемость?
Share
