The post has been translated automatically. Original language: Russian
Business processes play an important role in the effective functioning of the company. However, when creating and managing them, a number of serious mistakes can be made that can negatively affect the success of the business. Let's look at 5 key mistakes that should be avoided when forming business processes.
Often companies face a problem when they do not set specific goals for their business processes.
Let's give an example:
Imagine that you own a delivery company. You want to improve the efficiency of your logistics processes in order to deliver more orders on time. However, instead of setting a specific goal, for example, "to reduce the delivery time by 15%", you simply set a general goal "to improve the delivery process".
Result:
Your team is just trying to improve the delivery process without knowing a specific goal. They may get carried away with optimizing minor aspects of the process, spending too much time and resources on it. This can lead to insufficient improvement in overall efficiency, insufficient customer satisfaction and, ultimately, to the absence of the expected result.
Optimization of business processes requires a detailed analysis and definition of each step.
Also consider an example:
You are the owner of an online store and want to optimize the order processing process. But the description of the process is too general: "receive an order", "send an order".
Result:
Employees may miss important details, such as checking the availability of goods in stock, correctly filling in the delivery address, notifying the customer of the order status. This can lead to delays, delivery errors and customer dissatisfaction.
Business processes often involve participants with different roles and responsibilities. Ignoring the role of each member can lead to misunderstandings and misunderstandings.
Example:
You own a network of car service stations. Your customer service process includes many stages, from receiving the car to returning it to the customer after repair. Each stage is performed by different specialists: administrators, mechanics, painting masters, customer service managers, etc.
Result:
If mechanics do not understand their role or do not know what administrators or managers expect from them, then this can lead to missing important details during the repair process or to a misunderstanding of deadlines. Also entail an increase in waiting time for customers, dissatisfaction and, ultimately, to the loss of customers and losses for the business.
Business expansion and the addition of new services require available resources, such as trained personnel and equipment. However, if the company does not provide the necessary resources, then new services may be offered with poor quality or with long delays. This can damage the reputation of the company and lead to the loss of customers.
Consider an example:
You are the owner of a beauty salon and want to expand the list of services offered. But you don't have enough trained personnel or equipment.
Result:
New services may be offered with low quality or with long delays. This can lead to customer dissatisfaction, loss of reputation and, ultimately, to losses.
To effectively manage business processes, it is necessary to have metrics and key success indicators. Without such metrics, the company will not be able to determine exactly what improvements are needed and how they affect the business.
Example:
You are the owner of a cleaning company and want to improve the quality of your services. But you don't have metrics to measure customer satisfaction.
Result:
Without specific metrics, such as customer reviews or the number of repeat orders, you won't be able to determine exactly how your improvements affect the business. This can lead to a waste of resources on improvements that do not bring real benefits.
In conclusion, the formation and management of business processes requires attention to detail, clear goals, provision of resources and measurement of results. By avoiding the above mistakes, companies can make their business processes more efficient and successful.
If you have these errors in your business or want to automate your business processes, you can sign up for a free consultation at sailet.kz !
We are always ready to help!
Бизнес-процессы играют важную роль в эффективном функционировании компании. Однако, при их создании и управлении, можно допустить ряд серьезных ошибок, которые могут негативно сказаться на успехе бизнеса. Давайте рассмотрим 5 ключевых ошибок, которые стоит избегать при формировании бизнес-процессов.
Часто компании сталкиваются с проблемой, когда они не устанавливают конкретные цели для своих бизнес-процессов.
Давайте приведем пример:
Представьте, что вы владеете компанией по доставке товаров. Вы хотите улучшить эффективность своих логистических процессов, чтобы доставить больше заказов в срок. Однако, вместо того, чтобы установить конкретную цель, например, "уменьшить время доставки на 15%", вы просто задаете общую цель "улучшить процесс доставки".
Результат:
Ваша команда просто стремится улучшить процесс доставки, не зная конкретной цели. Они могут увлечься оптимизацией незначительных аспектов процесса, тратя на это слишком много времени и ресурсов. Это может привести к недостаточному улучшению общей эффективности, недостаточной удовлетворенности клиентов и, в конечном итоге, к отсутствию ожидаемого результата.
Оптимизация бизнес-процессов требует детального анализа и определения каждого шага.
Также рассмотрим пример:
Вы – владелец онлайн-магазина и хотите оптимизировать процесс обработки заказов. Но описание процесса слишком общее: "получить заказ", "отправить заказ".
Результат:
Сотрудники могут упустить важные детали, такие как проверка наличия товара на складе, корректное заполнение адреса доставки, уведомление клиента о статусе заказа. Это может привести к задержкам, ошибкам в доставке и недовольству клиентов.
Бизнес-процессы часто включают в себя участников с разными ролями и обязанностями. Игнорирование роли каждого члена может привести к недопониманию и недоразумениям.
Пример:
Вы владеете сетью автосервисов. Ваш процесс обслуживания клиентов включает множество этапов, от приема автомобиля до его возврата клиенту после ремонта. Каждый этап выполняют разные специалисты: администраторы, механики, мастера по покраске, менеджеры по работе с клиентами и т.д.
Результат:
Если механики не понимают свою роль или не знают, что от них ожидают администраторы или менеджеры, то это может привести к пропуску важных деталей в процессе ремонта или к недопониманию сроков. Также влечь за собой увеличение времени ожидания для клиентов, недовольству и, в конечном итоге, к потере клиентов и убыткам для бизнеса.
Расширение бизнеса и добавление новых услуг требуют доступных ресурсов, таких как обученный персонал и оборудование. Однако, если компания не обеспечивает необходимые ресурсы, то новые услуги могут быть предложены с низким качеством или с большими задержками. Это может навредить репутации компании и привести к потере клиентов.
Рассмотрим пример:
Вы – владелец салона красоты и хотите расширить перечень предлагаемых услуг. Но у вас недостаточно обученного персонала или оборудования.
Результат:
Новые услуги могут быть предложены с низким качеством или с большими задержками. Это может привести к недовольству клиентов, потере репутации и в конечном итоге – к убыткам.
Для эффективного управления бизнес-процессами необходимо иметь метрики и ключевые показатели успеха. Без таких метрик компания не сможет точно определить, какие улучшения необходимы и как они влияют на бизнес.
Пример:
Вы – владелец компании по уборке и хотите улучшить качество своих услуг. Но у вас нет метрик для измерения уровня удовлетворенности клиентов.
Результат:
Без конкретных метрик, таких как отзывы клиентов или количество повторных заказов, вы не сможете точно определить, как ваши улучшения влияют на бизнес. Это может привести к расточительству ресурсов на улучшения, которые не приносят реальной пользы.
В заключение, формирование и управление бизнес-процессами требует внимания к деталям, четких целей, обеспечения ресурсами и измерения результатов. Избегая вышеперечисленных ошибок, компании могут сделать свои бизнес-процессы более эффективными и успешными.
Если вы имеете эти ошибки в своем бизнесе или же хотите автоматизировать свои бизнес-процессы, вы можете записаться на бесплатную консультацию на sailet.kz!
Мы всегда готовы помочь!
Share
