The post has been translated automatically. Original language: Russian Russian
Today, it is impossible to imagine a modern business without automation. It allows you to increase efficiency and allows entrepreneurs to focus on more strategic tasks.
However, despite the many advantages, entrepreneurs often face a number of problems and difficulties when trying to automate their business. According to Forrester, 58% of projects do not meet the invested expectations for efficiency improvement.
In this article, we will look at six such problems, as well as suggest ways to solve them.
Situation:
Logistics company "A" is growing and scaling, and they decide to automate their business, but they make the mistake of trying to cover all aspects of their company.
Problem:
Trying to automate all business processes at the same time can become an extremely costly and difficult task. This can lead to the fact that processes may not be fully optimized, and staff will have difficulty adapting to changes.
Solution:
For successful automation, the following plan should be followed.
- Prioritization of processes:
Identify the processes that have the greatest contribution to the company's profit and efficiency. These can be, for example, processes related to order processing, inventory management or customer service.
- Gradual implementation:
Start by automating the selected priority processes. Provide full understanding and support from employees who have replaced manual work with automated solutions.
- Evaluation of the results:
After implementing automation, analyze the results. Measure efficiency improvements, cost reductions, and job quality improvements.
- Additional stages:
As processes become more stable and bring more benefits, you can move on to automating other processes. Evaluate each step and adjust the plan if necessary.
Effective automation begins with planning and consistent implementation, focusing on key aspects of the business.
Situation:
Company “B" has recently automated its business and was disappointed that in 3 months of the automated process, the implementation does not pay off its costs.
Problem:
Expectations of a rapid reduction in costs can lead to disappointment and rejection of the project.
Solution:
Be realistic. Plan for the long-term benefits of automation, considering both the initial investment and the cost of support. Gradual improvement of processes is usually more effective than a drastic change of the entire system.
Situation:
The company “C” has high costs for manual warehouse accounting and problems with the reporting of goods. There is no clear understanding of how the goods are put on sale and what regulations are used. Business processes are not structured, which leads to an increase in the time for the delivery of goods to customers.
Problem:
Automating such processes can be a difficult task, and the results may be unsatisfactory.
Solution:
Before automating complex processes, conduct a thorough analysis. It may be necessary to pre-optimize and streamline processes to make them more suitable for automation.
Situation:
Company "D" has successfully completed the process of automation and implementation of a new system for order management, but it has not provided for the integration of this system with existing ones. As a result, employees face regular problems at work, there is no consistency of business processes, and management is forced to spend additional resources on solving integration tasks.
Problem:
After the automation process is completed, new technologies cannot effectively interact with old systems.
The company implements an order management system and does not integrate it with an inventory management system. All orders and product information entered into the order management system are not reflected in other systems.
Employees are forced to manually enter data about new products into the inventory management system, which requires additional time and resource costs. Automation plans are being reviewed, and the company is launching some stages of the implementation of the new system anew.
Solution:
Plan integration already at the stage of forming the technical specifications for the automation project. Take into account all the features of both new and old systems, develop a detailed plan for their interaction and estimate the possible costs.
Situation:
Sometimes entrepreneurs decide to automate business processes that rarely occur.
Problem:
The costs of automation may be unjustified if the processes are rarely repeated.
Solution:
We decided to provide you with a formula that will help determine whether it makes sense to automate business processes:
To understand whether process optimization is needed, you can use a simple formula:
The need for optimization =(Time costs×Resource costs)/Output result
If the value of this formula is high, it means that the process is inefficient and it should be optimized.
Example:
Time spent: 10 hours (per task)
Resource costs: 3 employees
Output result: 5 completed tasks
The need for optimization=(10×3)/5=6
Here the value of 6 is high enough, which indicates the need to optimize the process.
In the experience of our studio, this approach helps to quickly assess where the "bottlenecks" are and which processes should be automated in the first place. This saves not only time, but also financial resources.
The gradation of the need for automation can be presented in the form of 3 levels:
- High necessity: Formula value > 10. Automation is urgently needed to eliminate bottlenecks.
- Average need: The value of the formula is from 5 to 10. Automation will be useful, but not critical.
- Low need: Formula value < 5. Automation is possible, but it will not have a significant effect in the near future.
These levels allow you to quickly determine which processes require attention right now. This will not only speed up decision-making, but also optimize the allocation of resources.
Situation:
Many entrepreneurs do not fully understand their own business processes.
Problem:
Insufficient understanding of the business processes of your own company is a serious barrier to successful automation. This problem may manifest itself in the form of fuzzy ideas about which processes need to be optimized, as well as which tasks should be automated. Uncertainty in this matter can lead to incorrect decisions and loss of resources.
Solution:
- Detailed study of the processes:
Before starting automation, it is necessary to thoroughly study and document all the current business processes of the company. This will allow you to get a clear idea of what steps and tasks are included in each process.
- Identifying weaknesses:
Identify bottlenecks and problems in current processes. This may include slowdowns, redundant stages, errors, or non-compliance with standards.
- Consultation with experts:
If possible, contact experienced specialists or consultants on business process automation. Our company provides free consultations, during which we will give you useful recommendations on optimizing and automating your tasks.
- Gradual introduction of automation:
Take your time with automation. After a deeper understanding of business processes, start implementing automation gradually. This will help to avoid mistakes and unforeseen problems, as well as make sure that automated solutions meet the real needs of the company.
Misunderstanding of your own business processes can become a critical obstacle to successful automation. Thorough research, consultations with experts and gradual implementation will help entrepreneurs to optimize and automate their business more effectively.
The introduction of automation of business processes becomes necessary at different stages of the company's development.Below are the key points when automation can be most profitable and effective:
- The volume of operations is growing:
When your company starts to scale and the volume of operations increases, automation allows you to manage big data and processes more efficiently.
- Optimization of work processes:
If you have processes that can be standardized and optimized, automation allows you to eliminate human errors and speed up the execution of tasks.
- Increasing competitiveness:
Automation can increase your company's competitiveness by providing a faster response to changes in the market and improving customer service.
- Cost reduction:
Automation can help reduce transaction costs, as it reduces the need for a large number of workers.
- Compliance with regulatory requirements:
If your industry is subject to strict regulatory requirements, automation helps to ensure compliance with norms and standards.
- Data analysis:
Automation allows you to collect and analyze large amounts of data, which can be valuable for making strategic decisions.
No matter what stage your company is at, our team will suggest a solution and develop a web or mobile system to increase the efficiency and competitiveness of your business. Contact us to discuss your specific needs and develop an automation plan that is right for you.
Automation is a powerful tool for business development, but its implementation requires careful planning and analysis. A reasonable approach to automation will help to avoid many problems and ensure the successful development of the company. It is important to remember that automation is an investment in the future of a business, which can significantly increase its efficiency and competitiveness.
Сегодня современный бизнес невозможно представить без автоматизации. Она позволяет повысить эффективность и дает возможность предпринимателям сосредоточиться на более стратегических задачах.
Однако, несмотря на множество преимуществ, предприниматели часто сталкиваются с рядом проблем и трудностей при попытке автоматизировать свой бизнес. Согласно Forrester, 58% проектов не оправдывают вложенные ожидания по повышению эффективности.
В этой статье мы рассмотрим шесть таких проблем, а также предложим пути их решения.
Ситуация:
Логистическая компания "A" растет и масштабируется, и они решают автоматизировать свой бизнес, но совершают ошибку, стремясь охватить все аспекты своей компании.
Проблема:
Попытка автоматизировать все бизнес-процессы одновременно может стать крайне затратной и сложной задачей. Это может привести к тому, что процессы могут быть не полностью оптимизированы, а персонал будет испытывать трудности в адаптации к изменениям.
Решение:
Для успешной автоматизации следует придерживаться следующего плана.
- Приоритизация процессов:
Определите процессы, которые имеют наибольший вклад в прибыль и эффективность компании. Это могут быть, например, процессы, связанные с обработкой заказов, управлением запасами или обслуживанием клиентов.
- Постепенное внедрение:
Начните с автоматизации выбранных приоритетных процессов. Обеспечьте полное понимание и поддержку со стороны сотрудников, заменивших ручную работу на автоматизированные решения.
- Оценка результатов:
После внедрения автоматизации проанализируйте результаты. Измерьте улучшение эффективности, сокращение затрат и повышение качества работы.
- Дополнительные этапы:
По мере того, как процессы становятся более стабильными и приносят больше пользы, можно переходить к автоматизации других процессов. Оценивайте каждый шаг и корректируйте план при необходимости.
Эффективная автоматизация начинается с планирования и последовательного внедрения, сосредотачиваясь на ключевых аспектах бизнеса.
Ситуация:
Компания “B” недавно автоматизировала свой бизнес и разочаровалась, что за 3 месяца работы автоматизированного процесса, внедрение не окупает свои затраты.
Проблема:
Ожидания о быстром снижении расходов могут привести к разочарованию и отказу от проекта.
Решение:
Будьте реалистами. Планируйте долгосрочные выгоды от автоматизации, учитывая как начальные инвестиции, так и стоимость поддержки. Постепенное улучшение процессов обычно более эффективно, чем резкое изменение всей системы.
Ситуация:
У компании “С” имеются большие издержки при ручном складском учете и проблемы с отчетностью товаров. Не существует четкого понимания того, как товар отпускается в продажу и какие регламенты используются. Бизнес-процессы не структурированы, что приводит к увеличению времени на поставку товаров клиентам.
Проблема:
Автоматизация таких процессов может оказаться трудной задачей, и результаты могут быть неудовлетворительными.
Решение:
Перед автоматизацией сложных процессов проведите тщательный анализ. Возможно, потребуется предварительная оптимизация и упорядочение процессов, чтобы сделать их более подходящими для автоматизации.
Ситуация:
Компания "D" успешно завершила процесс автоматизации и внедрения новой системы для управления заказами, однако она не предусмотрела интеграцию этой системы с уже существующими. В результате сотрудники сталкиваются с регулярными проблемами в работе, отсутствует согласованность бизнес-процессов, и руководство вынуждено затрачивать дополнительные ресурсы на решение интеграционных задач.
Проблема:
После завершения процесса автоматизации, новые технологии не могут эффективно взаимодействовать со старыми системами.
Компания внедряет систему управления заказами и не интегрирует ее с системой управления запасами. Все заказы и информация о продуктах, внесенные в систему управления заказами, не отражаются в других системах.
Сотрудники вынуждены ручным способом вводить данные о новых продуктах в систему управления запасами, что требует дополнительных временных и ресурсных затрат. Планы по автоматизации пересматриваются, и некоторые этапы внедрения новой системы компания запускает заново.
Решение:
Планируйте интеграцию уже на этапе формирования ТЗ для проекта автоматизации. Учтите все особенности как новых, так и старых систем, разработайте подробный план их взаимодействия и оцените возможные затраты.
Ситуация:
Иногда предприниматели решают автоматизировать бизнес-процессы, которые редко происходят.
Проблема:
Расходы на автоматизацию могут оказаться неоправданными, если процессы редко повторяются.
Решение:
Мы решили предоставить вам формулу, которая поможет определить, имеет ли смысл автоматизировать бизнес-процессы:
Чтобы понять, нужна ли оптимизация процесса, можно использовать простую формулу:
Необходимость оптимизации=(Затраты времени×Затраты ресурсов)/Выходной результат
Если значение этой формулы высокое, это значит, что процесс неэффективен и его стоит оптимизировать.
Пример:
Затраты времени: 10 часов (на одну задачу)
Затраты ресурсов: 3 сотрудника
Выходной результат: 5 выполненных задач
Необходимость оптимизации=(10×3)/5=6
Здесь значение 6 — достаточно высокое, что указывает на необходимость оптимизации процесса.
В опыте нашей студии, такой подход помогает быстро оценить, где "узкие места" и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь. Это экономит не только время, но и финансовые ресурсы.
Градация необходимости автоматизации может быть представлена в виде 3 уровней:
- Высокая необходимость: Значение формулы > 10. Срочно требуется автоматизация для устранения "узких мест".
- Средняя необходимость: Значение формулы от 5 до 10. Автоматизация будет полезна, но не является критически важной.
- Низкая необходимость: Значение формулы < 5. Автоматизация возможна, но она не даст значительного эффекта в ближайшее время.
Данные уровни позволяют быстро определить, какие процессы требуют внимания прямо сейчас. Это не только ускорит принятие решений, но и оптимизирует распределение ресурсов.
Ситуация:
Многие предприниматели не полностью понимают свои собственные бизнес-процессы.
Проблема:
Недостаточное понимание бизнес-процессов собственной компании является серьезным барьером для успешной автоматизации. Эта проблема может проявиться в виде нечетких представлений о том, какие именно процессы нуждаются в оптимизации, а также какие именно задачи следует автоматизировать. Неопределенность в этом вопросе может привести к неверным решениям и потере ресурсов.
Решение:
- Детальное исследование процессов:
Прежде чем начинать автоматизацию, необходимо тщательно изучить и документировать все текущие бизнес-процессы компании. Это позволит получить ясное представление о том, какие шаги и задачи включены в каждый процесс.
- Выявление слабых мест:
Определите узкие места и проблемы в текущих процессах. Это может включать в себя замедления, избыточные этапы, ошибки или несоответствия стандартам.
- Консультация с экспертами:
По возможности, обратитесь к опытным специалистам или консультантам по автоматизации бизнес-процессов. Наша компания предоставляет бесплатные консультации, в ходе которых мы дадим вам полезные рекомендации по оптимизации и автоматизации ваших задач.
- Постепенное внедрение автоматизации:
Не торопитесь с автоматизацией. После более глубокого понимания бизнес-процессов начните внедрять автоматизацию постепенно. Это поможет избежать ошибок и непредвиденных проблем, а также убедиться, что автоматизированные решения соответствуют реальным потребностям компании.
Непонимание собственных бизнес-процессов может стать критической преградой на пути к успешной автоматизации. Тщательное исследование, консультации с экспертами и постепенное внедрение помогут предпринимателям более эффективно оптимизировать и автоматизировать свой бизнес.
Внедрение автоматизации бизнес-процессов становится необходимым на разных этапах развития компании.Ниже приведены ключевые моменты, когда автоматизация может оказаться наиболее выгодной и эффективной:
- Объем операций растет:
Когда ваша компания начинает масштабироваться и объем операций увеличивается, автоматизация позволяет управлять большими данными и процессами более эффективно.
- Оптимизация рабочих процессов:
Если у вас есть процессы, которые можно стандартизировать и оптимизировать, автоматизация позволяет устранить человеческие ошибки и ускорить выполнение задач.
- Увеличение конкурентоспособности:
Автоматизация может повысить конкурентоспособность вашей компании, обеспечивая более быстрое реагирование на изменения на рынке и улучшая обслуживание клиентов.
- Сокращение издержек:
Автоматизация может помочь снизить операционные издержки, так как уменьшает необходимость в большом количестве рабочей силы.
- Следование требованиям регулирования:
В случае, если ваша индустрия подвержена строгим регуляторным требованиям, автоматизация помогает обеспечить соблюдение норм и стандартов.
- Анализ данных:
Автоматизация позволяет собирать и анализировать большие объемы данных, что может быть ценным для принятия стратегических решений.
Не важно, на какой стадии ваша компания находится, наша команда подскажет решение и разработает веб или мобильную систему, чтобы увеличить эффективность и конкурентоспособность вашего бизнеса. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши конкретные потребности и разработать план автоматизации подходящий именно для вас.
Автоматизация – мощный инструмент для развития бизнеса, но её внедрение требует внимательного планирования и анализа. Разумный подход к автоматизации поможет избежать многих проблем и обеспечит успешное развитие компании. Важно помнить, что автоматизация – это инвестиция в будущее бизнеса, которая может значительно повысить его эффективность и конкурентоспособность.
Share
